Tabel ini memuat seluruh aturan bisnis (business rules) yang berlaku dalam Fase Perencanaan pengelolaan program. Setiap baris mendefinisikan kondisi pemicu, tindakan yang harus diambil, cara penanganan pengecualian, dan contoh kasus nyata.
Tabel ini dirujuk dari SOP-SOP Pengelolaan Program pada titik keputusan yang melibatkan aturan berlapis. Gunakan tabel ini untuk menentukan tindakan yang tepat pada kondisi yang ada.
| Kode | Business Rule | Exception Handling | Contoh Kasus |
|---|---|---|---|
| BR-01 | Fase Perencanaan dimulai 2 bulan sebelum awal kuartal | Jika sistem belum terbuka, PIC melapor kepada Admin Sistem/Kepala Unit | Untuk Kuartal 2 (Oktober–Desember), sistem dibuka 1 Agustus |
| BR-02 | Batas submit proposal dan perencanaan berulang adalah 1 bulan sebelum kuartal dimulai | Jika terlambat karena alasan operasional kritis, Kepala Unit/Divisi memberi catatan dan meminta eskalasi sesuai kebutuhan | Proposal Kuartal 2 harus disubmit paling lambat 1 September |
| BR-03 | Approval harus selesai 2 minggu sebelum kuartal dimulai | Jika approval melewati batas, PIC/Kepala Unit mengingatkan approver sesuai SLA | Approval Kuartal 2 harus selesai minggu ketiga September |
| BR-04 | Data perencanaan harus ditarik dari Fase Desain sebagai basis awal | Jika data Fase Desain tidak tersedia/keliru, PIC melakukan koreksi dengan catatan perubahan | Tanggal event di Fase Desain belum final, maka PIC memperbarui tanggal di Fase Perencanaan |
| BR-05 | PIC wajib mereview perubahan data terhadap RKT | Jika ada perbedaan signifikan, PIC memberi catatan alasan perubahan | Jumlah peserta berubah dari 50 menjadi 80 karena perubahan sasaran kegiatan |
| BR-06 | Proposal Utama menjadi payung besar event dan dibuat satu kali pada awal perencanaan | Jika ada perubahan setelah submit, dilakukan melalui mekanisme revisi/reject atau pembaruan sesuai fitur sistem | Event lomba sekolah cukup memiliki satu Proposal Utama meskipun memiliki beberapa sesi |
| BR-07 | Event rutin/bulanan menggunakan Perencanaan Berulang | Jika event tidak rutin, tab ini dapat tidak digunakan | Kegiatan pembinaan bulanan siswa menggunakan Perencanaan Berulang untuk Juli, Agustus, September |
| BR-08 | Perencanaan Berulang disarankan selesai sebelum Proposal Utama disubmit | Jika sistem mengizinkan pengecualian, Kepala Unit/Divisi harus mengecek risiko kelengkapan data | PIC menyelesaikan rencana kegiatan tiap bulan sebelum mengajukan Proposal Utama |
| BR-09 | Materi event harus selaras dengan outcome dan/atau tujuan event | Jika materi tidak relevan, Kepala Unit/Divisi meminta revisi | Materi "teknik debat" harus relevan dengan tujuan peserta lolos lomba debat |
| BR-10 | Jadwal event harus dicek terhadap potensi bentrok | Jika bentrok tidak dapat dihindari, PIC memberi catatan mitigasi dan meminta keputusan Kepala Unit/Divisi | Event pelatihan bentrok dengan agenda sekolah besar, maka jadwal dipindah atau peserta disesuaikan |
| BR-11 | Proposal tanpa anggaran cukup disetujui Kepala Unit/Divisi | Jika kemudian muncul kebutuhan biaya, proposal harus masuk ke review Keuangan | Rapat koordinasi internal tanpa biaya selesai setelah approval Kepala Unit |
| BR-12 | Proposal beranggaran wajib direview oleh Bagian Keuangan | Jika tidak melalui Keuangan, proposal belum dapat dianggap final | Event outing membutuhkan konsumsi dan transportasi, sehingga masuk review Keuangan |
| BR-13 | Penambahan item anggaran baru diperbolehkan selama sesuai kebutuhan event | Jika item baru tidak relevan/tidak dijustifikasi, Keuangan dapat menolak atau meminta revisi | PIC menambahkan biaya dokumentasi karena event membutuhkan publikasi resmi |
| BR-14 | Perubahan anggaran per item disarankan berada pada rentang 10–15%, tetapi tidak menjadi batas maksimal | Jika perubahan lebih besar, sistem mencatat persentase perubahan dan PIC wajib memberikan justifikasi kuat | Harga sewa tempat naik 25% karena vendor awal tidak tersedia |
| BR-15 | Total anggaran berjalan unit/divisi hanya dapat meningkat maksimal 5% dari baseline tanpa eskalasi Yayasan | Jika melebihi 5%, proposal mendapat warning dan mengikuti alur eskalasi | Baseline unit Rp100.000.000; total berjalan menjadi Rp107.000.000 → proposal warning |
| BR-16 | Proposal warning mengikuti alur: PIC → Kepala Unit/Divisi → Keuangan → Executive Director → Yayasan | Setiap tahap dapat menolak atau meneruskan sesuai kewenangannya | Keuangan menilai proposal masih penting, lalu meneruskan ke Executive Director |
| BR-17 | Jika Yayasan menyetujui proposal warning, baseline anggaran unit/divisi diperbarui | Jika ditolak, proposal kembali kepada PIC untuk revisi atau pembatalan | Baseline diperbarui dari Rp100.000.000 menjadi Rp107.000.000 setelah approval Yayasan |
| BR-18 | Penambahan project baru hanya dilakukan pada awal kuartal bersama proses perencanaan | Project di luar siklus hanya dapat dibuat oleh Executive Director | Event baru mendadak di tengah kuartal harus diajukan melalui Executive Director |
| BR-19 | Project/event dapat dibatalkan sesuai kebutuhan operasional | Pembatalan harus dicatat agar anggaran, linimasa, dan arsip tetap akurat | Event dibatalkan karena agenda sekolah berubah |
| BR-20 | Setiap reject wajib disertai catatan yang jelas | Jika catatan tidak jelas, PIC dapat meminta klarifikasi kepada pemberi review | Kepala Unit menolak proposal dengan catatan: "tanggal bentrok dengan ujian sekolah" |
| BR-21 | Revisi oleh PIC dilakukan maksimal 3 hari kerja | Jika revisi membutuhkan data eksternal/vendor, PIC memberi update status kepada Kepala Unit/Divisi atau Keuangan | PIC membutuhkan konfirmasi vendor sebelum memperbarui harga |
| BR-22 | Review Kepala Unit/Divisi dilakukan maksimal 5 hari kerja | Jika melewati SLA, PIC mengingatkan Kepala Unit/Divisi | Proposal belum direview pada hari ke-5, PIC mengirim pengingat |
| BR-23 | Review Keuangan dilakukan maksimal 7 hari kerja | Jika melewati SLA, Kepala Unit/Divisi mengingatkan Keuangan | Proposal beranggaran belum direview setelah 7 hari kerja |
| BR-24 | Semua proposal final wajib diarsipkan | Jika arsip belum tersedia, Admin Sistem/Keuangan melakukan pengecekan status dan melengkapi arsip | Proposal final tersimpan di arsip sistem setelah approval Keuangan |
Aturan-aturan di atas berlandaskan kebijakan kewenangan yang diatur dalam Kebijakan Kewenangan Pengelolaan Program Fase Perencanaan, terutama prinsip stabilitas anggaran dan mekanisme eskalasi berjenjang.