Kebijakan ini menetapkan aturan kewenangan (Delegation of Authority/DoA) dan kepatuhan yang mengikat seluruh pihak dalam proses Fase Perencanaan pengelolaan program di lingkungan sekolah. Kebijakan ini menjadi dasar normatif bagi prosedur operasional yang diatur dalam SOP terkait.
Fase Perencanaan melibatkan banyak pihak dengan peran berbeda — PIC Program/Event, Kepala Unit/Divisi, Bagian Keuangan, Executive Director, dan Yayasan. Tanpa batas kewenangan yang jelas, terdapat risiko pengambilan keputusan yang melampaui kapasitas, ketidakkonsistenan approval, dan ketidakstabilan anggaran unit/divisi. Kebijakan ini hadir untuk menetapkan batas wewenang dan aturan kepatuhan secara normatif.
- Menetapkan batas kewenangan tiap peran dalam proses penyusunan, review, dan approval proposal.
- Mencegah pengambilan keputusan yang melampaui kapasitas peran masing-masing.
- Menjaga stabilitas total anggaran unit/divisi melalui mekanisme eskalasi berjenjang.
- Memastikan kepatuhan terhadap siklus perencanaan kuartal.
Kebijakan ini berlaku untuk:
- PIC Program/Event
- Kepala Unit/Divisi
- Bagian Keuangan/Finance
- Executive Director
- Yayasan
- Admin Sistem dan pihak pendukung lain yang terlibat
Berlaku efektif sejak 1 Juli 2026 dan wajib direview minimal satu kali per tahun ajaran.
PIC Program/Event berwenang untuk:
- Menarik data dari Fase Desain ke Fase Perencanaan.
- Mengubah data event (tanggal, waktu, lokasi, PIC, satuan, jumlah peserta, detail pelaksanaan).
- Menyusun dan melengkapi Proposal Utama.
- Menyusun Perencanaan Berulang untuk event rutin/bulanan.
- Menambahkan, mengubah, atau menghapus kegiatan linimasa yang relevan.
- Menambahkan data panitia, materi, SDM non-panitia, kebutuhan, rundown, dan dokumen pendukung.
- Menyinkronkan dan menyesuaikan Event Budget.
- Menambahkan item anggaran baru selama sesuai kebutuhan event.
- Memberikan justifikasi atas perubahan anggaran signifikan atau penambahan item baru.
- Mengajukan proposal kepada Kepala Unit/Divisi.
- Melakukan revisi dan submit ulang apabila proposal di-reject.
PIC Program/Event tidak berwenang untuk:
- Menyetujui proposalnya sendiri.
- Menyetujui anggaran event.
- Mengubah baseline anggaran unit/divisi.
- Membuat project/event baru di luar siklus perencanaan kuartal tanpa kewenangan Executive Director.
- Mengabaikan notifikasi warning anggaran.
Kepala Unit/Divisi berwenang untuk:
- Melakukan review substansi proposal.
- Memberikan catatan perbaikan.
- Menolak proposal dan mengembalikannya kepada PIC.
- Menyetujui proposal tanpa anggaran sebagai approval akhir.
- Menyetujui proposal beranggaran untuk diteruskan kepada Bagian Keuangan.
- Meneruskan proposal warning kepada Keuangan apabila tetap dianggap layak diajukan.
- Memantau total anggaran berjalan unit/divisi agar tetap terkendali.
Kepala Unit/Divisi tidak berwenang untuk:
- Mengubah baseline anggaran unit/divisi.
- Memberikan approval final atas proposal warning yang membutuhkan persetujuan Yayasan.
- Melewati proses review Keuangan untuk proposal beranggaran.
Bagian Keuangan berwenang untuk:
- Melakukan review proposal beranggaran.
- Mengecek detail Event Budget, kewajaran biaya, justifikasi perubahan, dan dampak terhadap total anggaran berjalan.
- Menyetujui proposal beranggaran yang memenuhi syarat.
- Menolak dan mengembalikan proposal kepada PIC dengan notifikasi kepada Kepala Unit/Divisi.
- Meneruskan proposal warning kepada Executive Director apabila melebihi batas 5% dari baseline dan tetap dinilai perlu dipertimbangkan.
- Mengarsipkan proposal yang telah disetujui.
Bagian Keuangan tidak berwenang untuk:
- Mengubah substansi program tanpa koordinasi dengan PIC dan Kepala Unit/Divisi.
- Mengubah baseline anggaran unit/divisi tanpa approval Yayasan.
- Menyetujui sendiri proposal warning yang membutuhkan eskalasi.
Executive Director berwenang untuk:
- Menilai proposal warning yang dieskalasikan oleh Keuangan.
- Menolak proposal warning dan mengembalikannya kepada PIC dengan notifikasi kepada Kepala Unit/Divisi.
- Meneruskan proposal warning kepada Yayasan.
- Membuat atau mengotorisasi project/event baru di luar siklus perencanaan kuartal.
Executive Director tidak berwenang untuk:
- Menetapkan baseline anggaran baru apabila proposal warning membutuhkan approval Yayasan.
- Mengabaikan alur eskalasi apabila total anggaran berjalan unit/divisi melebihi batas 5%.
Yayasan berwenang untuk:
- Memberikan persetujuan final atas proposal warning yang melebihi batas 5% dari baseline anggaran unit/divisi.
- Menolak proposal warning dan mengembalikannya kepada PIC dengan notifikasi kepada Kepala Unit/Divisi dan Executive Director.
- Menyetujui pembaruan baseline anggaran unit/divisi apabila proposal warning disetujui.
| Peran |
Tanggung Jawab Utama |
| PIC Program/Event |
Menyusun, melengkapi, dan mengajukan proposal sesuai batas waktu |
| Kepala Unit/Divisi |
Mereview substansi dan menjaga total anggaran unit/divisi |
| Bagian Keuangan |
Mereview dan memvalidasi anggaran serta mengarsipkan proposal final |
| Executive Director |
Memutuskan eskalasi warning dan mengotorisasi project luar siklus |
| Yayasan |
Memberikan approval final atas warning yang melampaui batas toleransi |
| Admin Sistem |
Mendukung pemeliharaan sistem, pengarsipan, dan distribusi informasi |
- Proposal Utama hanya disusun satu kali sebagai payung besar event.
- Perencanaan Berulang wajib digunakan untuk event rutin/bulanan.
- Seluruh Perencanaan Berulang disarankan selesai berstatus Submitted sebelum Proposal Utama diajukan.
- Proposal tanpa anggaran cukup mendapatkan approval Kepala Unit/Divisi.
- Proposal beranggaran wajib melalui approval Kepala Unit/Divisi dan Bagian Keuangan.
- Penambahan item anggaran baru diperbolehkan selama sesuai kebutuhan event dan diberikan justifikasi yang memadai.
- Perubahan anggaran per item disarankan berada pada rentang 10–15%, tetapi tidak menjadi batas maksimal.
- Sistem harus mencatat dan menampilkan persentase perubahan anggaran yang terjadi.
- Total anggaran berjalan unit/divisi hanya diperbolehkan meningkat maksimal 5% dari baseline, kecuali memperoleh persetujuan berjenjang hingga Yayasan.
- Jika proposal warning disetujui Yayasan, baseline anggaran unit/divisi wajib diperbarui.
- Penambahan project baru hanya dapat dilakukan pada awal kuartal bersamaan dengan proses perencanaan.
- Project/event di luar siklus perencanaan kuartal hanya dapat dibuat oleh Executive Director.
- Project/event dapat dibatalkan sesuai kebutuhan operasional dengan pencatatan yang memadai.
- Setiap reject harus disertai catatan yang jelas agar PIC dapat melakukan revisi secara tepat.
- Seluruh proposal yang disetujui final wajib diarsipkan.
Pelanggaran terhadap batas kewenangan (mis. approval melampaui kapasitas peran) atau penghindaran alur eskalasi (mis. melewati review Keuangan untuk proposal beranggaran) akan menyebabkan proposal dianggap tidak sah dan wajib diproses ulang sesuai alur yang benar.