¶ IK Panduan Sistem PPDB — Persetujuan Keringanan Biaya (Executive Director)
Instruksi kerja ini memerinci langkah Executive Director di dalam sistem PPDB untuk memutuskan pengajuan keringanan biaya calon murid — meninjau detail calon siswa, menyetujui atau menolak pengajuan, menetapkan nominal kesepakatan per tahun ajaran, hingga mencetak surat keringanan yang dihasilkan sistem secara otomatis.
Memastikan setiap pengajuan keringanan biaya diputuskan oleh pemegang kewenangan tertinggi dengan nominal kesepakatan yang tercatat per tahun ajaran, serta terdokumentasi dalam surat keringanan resmi yang dapat diserahkan kepada orang tua calon murid.
- Akun sistem PPDB dengan peran Executive Director sudah aktif.
- Pengajuan keringanan biaya sudah diajukan oleh pengguna dan kelengkapan datanya sudah diverifikasi Admin Finance.
- Struktur biaya dan tahun ajaran yang berlaku sudah ditetapkan pada sistem.
- Browser (Chrome/Firefox/Edge terbaru).
- Akun sistem PPDB dengan peran Executive Director.
- Aplikasi pembaca PDF (untuk meninjau dan mencetak surat keringanan).
- Ketetapan kebijakan keringanan biaya yang berlaku sebagai dasar keputusan.
- Klik menu Pengajuan Keringanan pada navigasi menu.
- Sistem menampilkan data pengajuan keringanan yang telah diajukan oleh berbagai pengguna.
- Gunakan filter Tahun Ajaran, Sekolah, Periode Pendaftaran, Kelas, Status Verifikasi, serta kolom pencarian teks (nama pendaftar atau nomor pendaftaran) untuk menemukan pengajuan yang akan diputuskan.
- Klik tombol Verifikasi Keringanan pada baris pengajuan yang dipilih.
- Sistem mengarahkan pengguna ke halaman Detail Calon Siswa.
- Tinjau data calon siswa beserta alasan dan dokumen pendukung pengajuan keringanan sebagai bahan pertimbangan.
- Klik tombol Verifikasi.
- Pilih status keputusan: Disetujui atau Ditolak.
- Bila status yang dipilih adalah Ditolak, isi alasan penolakan pada kolom yang tersedia.
- Bila status yang dipilih adalah Disetujui, sistem menampilkan formulir kesepakatan nominal beserta input tahun ajaran yang berlaku untuk kesepakatan tersebut.
- Isi tahun ajaran dan nominal yang disepakati untuk tiap tahun ajaran.
- Klik tombol Verifikasi untuk menyimpan data keringanan biaya.
- Sistem secara otomatis menghasilkan surat keringanan berdasarkan data pengajuan yang telah diinput.
Nominal kesepakatan berlaku per tahun ajaran. Pastikan setiap tahun ajaran yang tercakup dalam kesepakatan diisi nominalnya — tahun ajaran yang terlewat tidak akan muncul pada surat keringanan.
Keputusan yang telah disimpan langsung memicu pembentukan surat keringanan. Tinjau kembali nominal dan tahun ajaran sebelum menekan tombol Verifikasi.
- Buka halaman Pengajuan Keringanan.
- Temukan baris pengajuan yang keputusannya sudah disimpan.
- Klik tombol Cetak Surat pada baris tersebut.
- Sistem menampilkan surat keringanan dalam bentuk berkas PDF.
- Unduh berkas PDF tersebut.
- Cetak atau distribusikan surat keringanan kepada pihak yang berkepentingan sesuai ketentuan yang berlaku.
- Setiap pengajuan keringanan biaya memiliki status keputusan yang jelas: Disetujui atau Ditolak.
- Pengajuan yang ditolak disertai alasan penolakan yang tercatat pada sistem.
- Pengajuan yang disetujui memiliki nominal kesepakatan yang tercatat untuk setiap tahun ajaran yang berlaku.
- Surat keringanan terbentuk otomatis oleh sistem dan tersedia dalam bentuk berkas PDF yang dapat diunduh serta dicetak.
| Masalah |
Solusi |
| Pengajuan keringanan tidak muncul pada daftar |
Pastikan Admin Finance sudah memverifikasi kelengkapan data pengajuan; periksa juga filter Status Verifikasi yang sedang aktif. |
| Formulir kesepakatan nominal tidak muncul |
Formulir hanya muncul bila status yang dipilih adalah Disetujui; periksa kembali pilihan status. |
| Keputusan tidak tersimpan |
Bila status Ditolak dipilih, alasan penolakan wajib diisi; bila Disetujui, tahun ajaran dan nominal wajib diisi. |
| Tombol Cetak Surat tidak menghasilkan berkas |
Surat baru terbentuk setelah keputusan disimpan; ulangi setelah proses verifikasi selesai, dan pastikan pemblokir pop-up browser dinonaktifkan. |
| Nominal pada surat keringanan tidak sesuai |
Periksa kembali isian nominal per tahun ajaran pada formulir kesepakatan; koordinasikan koreksi dengan Admin Sistem. |