Memastikan calon siswa yang telah menyatakan kesiapan mendaftar diproses secara konsisten melalui tahap verifikasi administrasi, seleksi, pembayaran, hingga closing sebagai siswa baru yang diterima.
SOP ini dimulai ketika calon siswa menyatakan kesiapan mendaftar (output dari SOP Prospect Management PPDB) dan berakhir saat proses closing selesai atau calon siswa tidak dapat melanjutkan.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Pendaftaran | Proses pengisian formulir dan unggah dokumen oleh Orang Tua di Sistem PPDB |
| Verifikasi Administrasi | Pemeriksaan kelengkapan dan kesesuaian data serta dokumen pendaftaran |
| Seleksi | Proses penilaian calon siswa oleh Tim Seleksi sesuai kriteria sekolah |
| Pembayaran | Kewajiban finansial awal sebagai konfirmasi penerimaan |
| Closing | Status akhir calon siswa yang telah memenuhi seluruh persyaratan penerimaan |
| SLA | Service Level Agreement — batas waktu maksimal pelaksanaan aktivitas |
| Peran | Tanggung Jawab dalam SOP ini |
|---|---|
| Admin PPDB | Verifikasi administrasi, koordinasi seleksi, pemeriksaan akhir, closing |
| Orang Tua | Mengisi formulir pendaftaran dan mengunggah dokumen yang dipersyaratkan |
| Tim Seleksi | Pelaksanaan penilaian dan penetapan hasil seleksi |
| Tim Keuangan | Verifikasi dan pencatatan pembayaran |
| Koordinator PPDB | Pengawas operasional, penerima eskalasi dari Admin PPDB |
| Kepala Unit | Pengambil keputusan eskalasi akhir |
Pemicu (Start Event): Calon siswa menyatakan kesiapan mendaftar (diserahkan oleh Admin PPDB dari proses Prospect Management).
Pelaku dan Lane: Admin PPDB, Orang Tua, Tim Seleksi, Tim Keuangan, Kepala Unit.
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Input (Data Object): Data prospek yang siap mendaftar
Aktivitas: Admin PPDB menginformasikan kepada Orang Tua tentang tahapan pendaftaran, formulir yang harus diisi, dan dokumen yang dipersyaratkan.
Output (Data Object): Orang Tua menerima informasi pendaftaran
Serah-terima (Message Flow): Informasi dikirimkan ke Orang Tua
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Orang Tua
Input (Data Object): Formulir pendaftaran di Sistem PPDB, dokumen yang dipersyaratkan
Aktivitas: Orang Tua melengkapi formulir pendaftaran pada Sistem PPDB dan mengunggah seluruh dokumen yang dipersyaratkan.
Output (Data Object): Formulir terisi; dokumen terunggah di Sistem PPDB
Serah-terima (Message Flow): Notifikasi pendaftaran baru diterima oleh Admin PPDB
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Input (Data Object): Formulir dan dokumen yang diunggah Orang Tua
Aktivitas: Admin PPDB memeriksa kelengkapan formulir, dokumen, dan kesesuaian data. Mencatat status kelengkapan data dan dokumen serta catatan verifikasi.
Output (Data Object): Status verifikasi administrasi (lengkap / tidak lengkap)
SLA/Durasi: Pemeriksaan maksimal 2 hari kerja; update status di hari yang sama
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4 (Gateway: Dokumen Lengkap?)
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika semua dokumen dan data lengkap → Langkah 6 (Menjadwalkan Seleksi); selain itu → Langkah 5 (Memberitahu Kekurangan Dokumen).
Penggabungan (Merge): Setelah dokumen dilengkapi, kembali ke Langkah 3 (Verifikasi Ulang).
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Input (Data Object): Daftar dokumen yang kurang atau data yang tidak sesuai
Aktivitas: Admin PPDB menginformasikan kekurangan dokumen kepada Orang Tua dan memberikan kesempatan untuk melengkapi.
Output (Data Object): Orang Tua mengetahui kekurangan dokumen
Serah-terima (Message Flow): Notifikasi kekurangan dikirim ke Orang Tua
SLA/Durasi: Maksimal 1 hari kerja setelah pemeriksaan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 2 (Orang Tua melengkapi dokumen)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Input (Data Object): Daftar calon siswa yang telah lulus verifikasi administrasi
Aktivitas: Admin PPDB menyusun jadwal seleksi bersama Tim Seleksi dan menyampaikan informasi jadwal kepada Orang Tua.
Output (Data Object): Jadwal seleksi tercatat di sistem; Orang Tua menerima informasi jadwal
SLA/Durasi: Informasi jadwal disampaikan maksimal 3 hari kerja sebelum pelaksanaan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 7
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): Tim Seleksi
Input (Data Object): Jadwal seleksi, data calon siswa peserta seleksi
Aktivitas: Tim Seleksi melaksanakan penilaian sesuai jadwal dan kriteria yang berlaku. Mencatat kehadiran peserta dan hasil penilaian.
Output (Data Object): Hasil seleksi per peserta
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 8
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Admin PPDB (menerima dari Tim Seleksi)
Input (Data Object): Hasil seleksi dari Tim Seleksi
Aktivitas: Admin PPDB mencatat hasil seleksi ke Sistem PPDB. Hasil seleksi disampaikan kepada Orang Tua melalui proses resmi sekolah.
Output (Data Object): Status seleksi tercatat; Orang Tua diberitahu hasil
SLA/Durasi: Input hasil seleksi maksimal 2 hari kerja setelah seleksi; penyampaian hasil maksimal 2 hari kerja setelah hasil tersedia
Serah-terima (Message Flow): Hasil disampaikan ke Orang Tua
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 9 (Gateway: Lulus Seleksi?)
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika peserta memenuhi hasil seleksi → Langkah 10 (Pembayaran); selain itu → End Event: Tidak Lulus Seleksi.
Penggabungan (Merge): Jalur "tidak lulus" berakhir di End Event.
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Input (Data Object): Data calon siswa yang lulus seleksi
Aktivitas: Admin PPDB menginformasikan kewajiban pembayaran kepada Orang Tua sesuai ketentuan sekolah.
Output (Data Object): Orang Tua mengetahui kewajiban pembayaran
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 11
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): Orang Tua
Input (Data Object): Informasi kewajiban pembayaran
Aktivitas: Orang Tua melakukan pembayaran sesuai ketentuan dan menyerahkan bukti pembayaran kepada sekolah.
Output (Data Object): Bukti pembayaran diterima sekolah
Serah-terima (Message Flow): Bukti pembayaran diterima oleh Tim Keuangan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 12
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Tim Keuangan
Input (Data Object): Bukti pembayaran dari Orang Tua
Aktivitas: Tim Keuangan memverifikasi kesesuaian nominal, bukti pembayaran, dan memperbarui status pembayaran di sistem. Apabila tersedia program keringanan, proses dilakukan sesuai kebijakan resmi sekolah.
Output (Data Object): Status pembayaran terverifikasi; data tercatat di sistem
SLA/Durasi: Verifikasi maksimal 2 hari kerja setelah bukti diterima; update status di hari yang sama
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 13 (Gateway: Pembayaran Valid?)
Pelaku (Lane): Tim Keuangan
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika pembayaran valid → Langkah 14 (Closing); selain itu → Langkah 13a (Tindak Lanjut Pembayaran).
Penggabungan (Merge): Setelah tindak lanjut, kembali ke verifikasi ulang.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Tim Keuangan / Admin PPDB
Input (Data Object): Data pembayaran yang bermasalah (bukti tidak sesuai, nominal berbeda, belum masuk)
Aktivitas: Menginformasikan kepada Orang Tua, meminta klarifikasi, atau menunggu pembayaran masuk. Setelah bukti sesuai, kembali ke verifikasi.
Output (Data Object): Klarifikasi atau pembayaran ulang dari Orang Tua
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 12
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Input (Data Object): Status kelengkapan administrasi, status seleksi, status pembayaran
Aktivitas: Admin PPDB melakukan pemeriksaan akhir seluruh persyaratan (administrasi, seleksi, pembayaran). Jika semua terpenuhi, konfirmasi penerimaan dilakukan melalui proses resmi sekolah. Data siswa disiapkan untuk diserahkan ke unit terkait. Kriteria closing lihat Tabel Keputusan Kelayakan Closing PPDB.
Output (Data Object): Status closing tercatat; data siswa siap diserahkan
SLA/Durasi: Pemeriksaan akhir maksimal 2 hari kerja; konfirmasi maksimal 2 hari kerja setelah pemeriksaan; penyerahan data ke unit terkait maksimal 3 hari kerja setelah closing
Alur berikutnya (Sequence Flow): → End Event: Siswa Baru Diterima
End Events:
| Titik Kontrol | Yang Diperiksa | Pemeriksa | Frekuensi | Trigger Eskalasi |
|---|---|---|---|---|
| Verifikasi Administrasi | Kelengkapan formulir, dokumen, kesesuaian data | Admin PPDB | Setiap pendaftaran masuk | Dokumen belum lengkap setelah tindak lanjut; data tidak dapat diverifikasi |
| Pelaksanaan Seleksi | Jadwal seleksi, kehadiran peserta, kelengkapan hasil | Tim Seleksi | Setiap batch seleksi | Hasil belum tersedia sesuai jadwal; perubahan jadwal berdampak pada peserta |
| Verifikasi Pembayaran | Bukti pembayaran, kesesuaian nominal, status verifikasi | Tim Keuangan | Harian | Verifikasi tertunda; perbedaan data; bukti tidak sesuai |
| Closing | Kelengkapan administrasi, status seleksi, status pembayaran, kesiapan data | Admin PPDB | Setiap calon siswa yang akan closing | Pembayaran belum selesai; data belum lengkap; kendala administrasi terbuka |
| Kondisi | Tindakan Awal | Eskalasi ke |
|---|---|---|
| Dokumen tidak lengkap setelah tindak lanjut | Informasikan, berikan kesempatan melengkapi | Koordinator PPDB |
| Orang Tua belum melengkapi data | Lakukan pengingat; jadwalkan tindak lanjut | Koordinator PPDB |
| Peserta seleksi tidak hadir | Catat ketidakhadiran; koordinasikan jadwal pengganti | Kepala Unit |
| Jadwal seleksi berubah | Informasikan ke Orang Tua; perbarui di sistem | Kepala Unit |
| Hasil seleksi belum tersedia | Koordinasi dengan Tim Seleksi | Kepala Unit |
| Bukti pembayaran tidak sesuai | Minta klarifikasi; tunda verifikasi | Kepala Unit |
| Pengajuan keringanan | Pastikan dokumen lengkap; proses sesuai kebijakan | Kepala Unit |
| Pembayaran belum selesai saat closing | Tunda closing; tindak lanjut kepada Orang Tua | Kepala Unit |
| Orang Tua mengundurkan diri | Catat tanggal dan alasan; hentikan proses | — |
Jalur eskalasi lengkap diatur di Tabel Keputusan Eskalasi Operasional PPDB.