¶ IK Panduan Sistem PPDB — Pengelolaan Keuangan (Finance)
Instruksi kerja ini memerinci langkah operasional Admin Finance di dalam sistem PPDB — memeriksa pembayaran uang pendaftaran calon murid, mengelola tagihan uang pangkal (termasuk penyesuaian nominal, diskon, dan cicilan) serta publikasinya, dan memverifikasi kelengkapan data pengajuan keringanan biaya sebelum diteruskan untuk persetujuan.
Memastikan seluruh tagihan dan pembayaran PPDB — uang pendaftaran maupun uang pangkal — tercatat, diatur, dan dipublikasikan secara benar pada sistem, serta memastikan pengajuan keringanan biaya hanya diteruskan setelah kelengkapan datanya diverifikasi.
- Akun sistem PPDB dengan peran Admin Finance sudah aktif.
- Data calon murid sudah masuk dan status pembayaran uang pendaftaran tersedia pada sistem.
- Untuk pengelolaan uang pangkal: calon murid sudah mengikuti tes masuk dan dinyatakan lulus tes.
- Untuk verifikasi keringanan: fitur keringanan pada data calon murid sudah diaktifkan oleh Admin TU dan pengajuan sudah dikirim oleh pengguna.
- Struktur biaya (uang pangkal, uang SPP, uang kegiatan) untuk tahun ajaran berjalan sudah ditetapkan.
- Browser (Chrome/Firefox/Edge terbaru).
- Akun sistem PPDB dengan peran Admin Finance.
- Data rekening/mutasi bank atau bukti pembayaran untuk pencocokan transaksi.
- Ketetapan struktur biaya dan kebijakan diskon yang berlaku.
- Klik menu Uang Pendaftaran pada navigasi menu Manajemen Murid, lalu pilih Pembayaran.
- Sistem menampilkan halaman Pembayaran Uang Pendaftaran berisi data uang pendaftaran calon murid yang telah mendaftar, lengkap dengan status pembayaran dan detail lainnya.
- Gunakan filter Tahun Ajaran, Sekolah, Periode Pendaftaran, Kelas, Status Tes, Tanggal Awal Pembayaran, dan Tanggal Akhir Pembayaran untuk mempersempit data.
- Gunakan kolom pencarian teks (nama pendaftar, invoice, atau id transaksi) untuk menemukan transaksi tertentu.
- Cocokkan data pembayaran yang tampil dengan bukti penerimaan dana.
- Klik menu Uang Pangkal pada navigasi menu Manajemen Murid, lalu pilih Pembayaran.
- Sistem menampilkan halaman Pembayaran Uang Pangkal berisi data uang pangkal calon murid yang telah mengikuti tes masuk dan lulus tes, lengkap dengan status pembayaran dan detail lainnya.
- Gunakan filter Tahun Ajaran, Sekolah, Periode Pendaftaran, Kelas, Status Tes, Tanggal Awal Pembayaran, dan Tanggal Akhir Pembayaran untuk mempersempit data.
- Gunakan kolom pencarian teks (nama pendaftar, invoice, atau id transaksi) untuk menemukan transaksi tertentu.
- Pada halaman Pembayaran Uang Pangkal, klik tombol Ubah Data pada baris yang dipilih.
- Sistem menampilkan formulir pengaturan pembayaran uang pangkal.
- Atur nominal pada setiap detail pembayaran untuk kelompok Uang Pangkal, Uang SPP, maupun Uang Kegiatan.
- Tentukan bentuk pengaturan: penambahan biaya atau pengurangan biaya (diskon), baik dalam bentuk nominal langsung maupun persentase dari biaya yang berlaku.
- Verifikasi total tagihan hasil penyesuaian sebelum menyimpan.
Penyesuaian nominal (penambahan maupun diskon) hanya boleh dilakukan sesuai kebijakan biaya yang berlaku dan keputusan keringanan yang telah disetujui. Jangan memberikan diskon berdasarkan permintaan lisan.
- Pada formulir Pengaturan Uang Pangkal, klik Checkbox Cicilan untuk mengaktifkan cicilan pada tagihan uang pangkal.
- Sistem menampilkan formulir cicilan.
- Isi Jumlah Cicilan.
- Isi Durasi Cicilan dalam satuan hari.
- Sistem secara otomatis menghasilkan jumlah tagihan setiap cicilan beserta batas waktu pembayarannya.
- Verifikasi rincian cicilan yang dihasilkan sistem sudah sesuai kesepakatan dengan orang tua calon murid.
- Pada halaman Pembayaran Uang Pangkal, klik tombol Publish Uang Pangkal.
- Sistem meminta konfirmasi untuk melakukan publikasi atau pembatalan publikasi pembayaran uang pangkal.
- Bila diperlukan, pilih opsi pengiriman notifikasi ke email pengguna.
- Klik tombol Ya, Lanjutkan untuk memproses publikasi pada data yang dipilih.
- Untuk publikasi massal, klik tombol publikasi massal (Bulk Publish Kelulusan) di bagian atas tabel daftar calon murid.
- Sistem meminta konfirmasi.
- Klik tombol Ya, Lanjutkan untuk mem-publish uang pangkal pada seluruh data yang sedang ditampilkan dan masih berstatus belum dipublikasikan.
Publikasi massal berlaku pada seluruh data yang sedang ditampilkan. Pastikan pengaturan nominal dan cicilan seluruh baris pada filter aktif sudah final sebelum melakukan publikasi massal.
- Klik menu Pengajuan Keringanan pada navigasi menu.
- Sistem menampilkan data pengajuan keringanan yang telah diajukan oleh berbagai pengguna.
- Gunakan filter Tahun Ajaran, Sekolah, Periode Pendaftaran, Kelas, Status Verifikasi, serta kolom pencarian teks (nama pendaftar atau nomor pendaftaran) untuk mempermudah pencarian data.
- Klik tombol Verifikasi Keringanan pada baris pengajuan yang akan diproses.
- Sistem mengarahkan Admin Finance ke halaman Detail Calon Siswa.
- Tinjau kelengkapan data dan dokumen pendukung pengajuan keringanan calon murid tersebut.
- Klik tombol Teruskan.
- Sistem menampilkan formulir verifikasi keringanan biaya.
- Pilih status verifikasi yang sesuai hasil peninjauan.
- Bila memilih status Ditolak, isi alasan penolakan pada kolom yang tersedia.
- Klik tombol Verifikasi untuk menyimpan perubahan.
Alasan penolakan wajib diisi ketika status verifikasi dipilih Ditolak. Tulis alasan yang faktual dan dapat dikomunikasikan kepada orang tua calon murid.
- Seluruh pembayaran uang pendaftaran tercocokkan antara data sistem dan bukti penerimaan dana.
- Tagihan uang pangkal setiap calon murid yang lulus tes tersusun lengkap, mencakup uang pangkal, uang SPP, dan uang kegiatan beserta penyesuaian nominal atau diskon yang berlaku.
- Skema cicilan (jumlah dan durasi) tercatat pada sistem, dengan jadwal dan batas waktu tiap cicilan terbentuk otomatis.
- Tagihan uang pangkal yang sudah final berstatus dipublikasikan, dan notifikasi terkirim bila opsi tersebut dipilih.
- Setiap pengajuan keringanan biaya memiliki status verifikasi yang jelas; pengajuan yang ditolak disertai alasan penolakan.
| Masalah |
Solusi |
| Data calon murid tidak muncul di halaman Pembayaran Uang Pangkal |
Halaman ini hanya menampilkan calon murid yang telah mengikuti tes masuk dan lulus tes; periksa status tes dan status penerimaannya. |
| Pengajuan keringanan tidak muncul di menu Pengajuan Keringanan |
Pastikan Admin TU sudah mengaktifkan keringanan pada data calon murid dan pengguna sudah mengirimkan pengajuan. |
| Rincian cicilan tidak terbentuk |
Pastikan Jumlah Cicilan dan Durasi Cicilan sudah terisi; sistem baru menghitung setelah kedua nilai tersebut diisi. |
| Tagihan sudah diatur tetapi belum terlihat oleh pengguna |
Lakukan publikasi melalui tombol Publish Uang Pangkal (sub-tugas 2.4). |
| Status verifikasi keringanan tidak tersimpan |
Bila status Ditolak dipilih, alasan penolakan wajib diisi sebelum tombol Verifikasi ditekan. |