Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) merupakan proses penting yang mempengaruhi keberlanjutan operasional sekolah, kualitas layanan kepada Orang Tua, serta pencapaian target penerimaan siswa baru.
Untuk memastikan proses PPDB berjalan secara konsisten, terukur, terdokumentasi, dan sesuai dengan tata kelola yang telah ditetapkan, kebijakan ini menetapkan prinsip, struktur peran, kewenangan, dan ketentuan dokumentasi sebagai landasan normatif bagi seluruh pihak yang terlibat.
Kebijakan ini bertujuan untuk:
Kebijakan ini berlaku untuk seluruh aktivitas operasional PPDB, mencakup:
Kebijakan ini mengikat seluruh pihak yang terlibat dalam pelaksanaan PPDB, termasuk Kepala MMP, Koordinator PPDB, Markom, Admin PPDB, Tim Seleksi, Tim Keuangan, dan Kepala Unit.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| PPDB | Penerimaan Peserta Didik Baru |
| Lead | Calon prospek Orang Tua yang berminat mendaftarkan anaknya |
| Closing | Status akhir calon siswa yang telah memenuhi seluruh persyaratan penerimaan |
| Internal Feeder | Siswa yang berpotensi melanjutkan ke jenjang berikutnya dari dalam sekolah |
| Sistem PPDB | Sistem operasional utama yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan PPDB |
| Dashboard PPDB | Alat monitoring operasional PPDB |
| SLA | Service Level Agreement — batas waktu pelaksanaan aktivitas |
| RACI | Responsible, Accountable, Consulted, Informed |
Seluruh aktivitas operasional PPDB wajib dilaksanakan sesuai dengan SOP yang berlaku. Apabila terdapat perbedaan interpretasi, dokumen governance yang berlaku memiliki prioritas lebih tinggi dari SOP operasional.
Kebijakan ini tidak menggantikan Governance Constitution, SOP Domain, Manual Sistem PPDB, maupun Dashboard PPDB.
Seluruh petugas wajib menggunakan Sistem PPDB sebagai sumber data operasional utama sesuai dengan kewenangan masing-masing. Petunjuk penggunaan sistem mengacu pada Manual Sistem PPDB yang berlaku.
Dashboard PPDB digunakan sebagai alat monitoring operasional dan tidak menggantikan Panduan Dashboard PPDB.
Seluruh aktivitas operasional PPDB wajib didukung oleh data yang tercatat dan dapat ditelusuri. Sistem PPDB menjadi sumber data operasional utama.
Dokumen PPDB wajib disimpan secara teratur menggunakan media penyimpanan resmi yang ditetapkan. Dokumen tidak boleh disimpan pada media pribadi yang tidak dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
Seluruh petugas wajib menjaga kerahasiaan data calon siswa, data Orang Tua, data pendaftaran, data seleksi, dan data pembayaran. Data hanya digunakan untuk kepentingan operasional PPDB dan kegiatan sekolah yang sah.
Petugas tidak diperkenankan:
Dokumen operasional PPDB disimpan mengikuti kebijakan resmi sekolah yang berlaku. Dokumen tidak boleh dihapus, dimusnahkan, atau dipindahkan tanpa persetujuan pihak yang berwenang.
Kepala MMP — bertanggung jawab atas aktivitas akuisisi prospek. Berwenang mengatur aktivitas promosi dan lead acquisition; tidak berwenang menetapkan hasil seleksi, memverifikasi pembayaran, atau menetapkan status penerimaan siswa.
Koordinator PPDB — mengendalikan pelaksanaan operasional PPDB sehari-hari, memonitor pipeline dan follow up, serta menangani eskalasi operasional. Berwenang mengatur prioritas tindak lanjut dan mengoordinasikan aktivitas operasional; tidak berwenang mengubah hasil seleksi atau verifikasi pembayaran.
Markom — mendukung aktivitas akuisisi prospek melalui media komunikasi dan promosi. Berwenang mengelola media promosi; tidak berwenang memverifikasi pendaftaran, pembayaran, atau menetapkan hasil seleksi.
Admin PPDB — pelaksana utama proses administrasi dan operasional PPDB. Berwenang melakukan update data operasional, follow up, dan verifikasi administrasi; tidak berwenang menetapkan hasil seleksi atau memverifikasi pembayaran akhir.
Tim Seleksi — melaksanakan proses seleksi calon siswa. Berwenang menetapkan hasil seleksi; tidak berwenang mengubah data pembayaran atau administrasi keuangan.
Tim Keuangan — melaksanakan verifikasi pembayaran PPDB. Berwenang menyatakan pembayaran valid setelah verifikasi; tidak berwenang menetapkan hasil seleksi.
Kepala Unit — mengawasi pelaksanaan operasional PPDB dan menangani eskalasi. Berwenang menangani isu yang dieskalasikan dan mengambil keputusan sesuai kewenangan; tidak berwenang mengubah governance yang telah ditetapkan.
| Domain | Primary Owner | Supporting Role | Escalation Owner |
|---|---|---|---|
| Lead Acquisition | Kepala MMP | Markom, Koordinator PPDB | Kepala Unit |
| Lead Registration & Validation | Admin PPDB | Koordinator PPDB | Kepala Unit |
| Follow Up | Admin PPDB | Koordinator PPDB | Kepala Unit |
| Nurturing | Admin PPDB | Koordinator PPDB | Kepala Unit |
| Pendaftaran | Admin PPDB | Orang Tua, Koordinator PPDB | Kepala Unit |
| Seleksi | Tim Seleksi | Admin PPDB | Kepala Unit |
| Pembayaran | Tim Keuangan | Admin PPDB | Kepala Unit |
| Closing | Admin PPDB | Tim Seleksi, Tim Keuangan | Kepala Unit |
| Internal Feeder | Kepala Unit Tujuan | Koordinator PPDB, Admin PPDB, Kepala Unit Asal | Kepala Unit Tujuan |
Keterangan: R = Responsible, A = Accountable, C = Consulted, I = Informed
| Aktivitas | Kepala MMP | Koordinator PPDB | Markom | Admin PPDB | Tim Seleksi | Tim Keuangan | Kepala Unit |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Lead Acquisition | A | C | R | I | I | I | I |
| Lead Registration | I | C | I | R/A | I | I | I |
| Validasi Lead | I | C | I | R/A | I | I | I |
| Follow Up Awal | I | A | I | R | I | I | I |
| Nurturing | I | A | I | R | I | I | I |
| Pendaftaran | I | C | I | R/A | I | I | I |
| Seleksi | I | I | I | C | R/A | I | I |
| Pembayaran | I | I | I | C | I | R/A | I |
| Closing | I | C | I | R | I | C | A |
| Internal Feeder Monitoring | C | R | I | R | I | I | A |
| Data Update Sistem | I | C | I | R/A | C | C | I |
| Dashboard Monitoring Harian | I | A | I | R | I | I | I |
| Dashboard Review Mingguan | I | R | I | C | I | I | A |
Pelanggaran terhadap ketentuan dalam kebijakan ini, termasuk pelanggaran kerahasiaan data, penggunaan sistem di luar kewenangan, atau ketidakpatuhan terhadap SOP yang berlaku, wajib dilaporkan kepada Kepala Unit dan diselesaikan melalui jalur eskalasi yang ditetapkan.
SOP Turunan:
Decision Table: