Memastikan seluruh proses PPDB berjalan sesuai rencana operasional melalui monitoring berjenjang (harian, mingguan, bulanan) dan penanganan isu secara terstruktur melalui jalur eskalasi yang ditetapkan.
SOP ini mencakup aktivitas monitoring rutin (harian oleh Admin PPDB, mingguan dan bulanan oleh Koordinator PPDB) serta prosedur pengendalian dan eskalasi yang berlaku sepanjang periode PPDB untuk seluruh domain proses (lead, follow up, pendaftaran, seleksi, pembayaran, feeder, data sistem, dashboard).
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Pipeline | Rangkaian prospek/calon siswa yang sedang dalam proses PPDB |
| Eskalasi | Penyampaian isu ke level yang lebih tinggi karena tidak dapat diselesaikan di level pelaksana |
| SLA | Service Level Agreement — batas waktu maksimal pelaksanaan aktivitas |
| Dashboard PPDB | Alat monitoring yang menampilkan data operasional PPDB secara agregat |
| Peran | Tanggung Jawab dalam SOP ini |
|---|---|
| Admin PPDB | Monitoring harian; tindak lanjut isu operasional sehari-hari; pencatatan masalah |
| Koordinator PPDB | Monitoring mingguan dan bulanan; koordinasi penyelesaian isu; eskalasi ke Kepala Unit |
| Kepala Unit | Pengambil keputusan isu yang dieskalasikan; penyelesaian hambatan operasional |
Pemicu (Start Event): Operasional PPDB berjalan — monitoring dijalankan secara rutin sesuai jadwal (harian, mingguan, bulanan).
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Input (Data Object): Data operasional terkini di Sistem PPDB dan Dashboard PPDB
Aktivitas: Admin PPDB memeriksa kondisi operasional harian mencakup:
Output (Data Object): Daftar aktivitas yang harus ditindaklanjuti pada hari yang sama
Alur berikutnya (Sequence Flow): → A2 (Menindaklanjuti Temuan Harian)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Input (Data Object): Daftar aktivitas yang perlu ditindaklanjuti
Aktivitas: Admin PPDB menindaklanjuti setiap isu yang ditemukan sesuai prosedur yang berlaku di SOP terkait. Isu yang tidak dapat diselesaikan dicatat dan dieskalasikan.
Output (Data Object): Isu terselesaikan atau tercatat untuk eskalasi
Alur berikutnya (Sequence Flow): → B1 (jika isu perlu eskalasi) atau selesai untuk siklus harian
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Koordinator PPDB
Input (Data Object): Data Dashboard PPDB, laporan dari Admin PPDB, register feeder
Aktivitas: Koordinator PPDB memeriksa kondisi operasional mingguan mencakup:
Output (Data Object): Daftar tindak lanjut mingguan dan isu yang memerlukan perhatian
Alur berikutnya (Sequence Flow): → B2 (Menindaklanjuti dan Mengkoordinasikan Isu)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Koordinator PPDB
Input (Data Object): Daftar tindak lanjut mingguan
Aktivitas: Koordinator PPDB mengkoordinasikan penyelesaian isu dengan pihak terkait, memonitor tindak lanjut, dan mengeskalasikan isu yang membutuhkan keputusan Kepala Unit.
Output (Data Object): Isu terkoordinasi atau dieskalasikan ke Kepala Unit
Alur berikutnya (Sequence Flow): → C1 (jika perlu eskalasi ke Kepala Unit) atau selesai untuk siklus mingguan
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Koordinator PPDB
Input (Data Object): Data operasional PPDB selama sebulan; register feeder; laporan harian dan mingguan
Aktivitas: Koordinator PPDB meninjau kondisi operasional PPDB secara menyeluruh mencakup:
Output (Data Object): Ringkasan kondisi operasional PPDB bulan berjalan; disiapkan untuk Kepala Unit
Serah-terima (Message Flow): Ringkasan disampaikan kepada Kepala Unit
Alur berikutnya (Sequence Flow): → C2 (Tindak Lanjut Review Bulanan)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit
Input (Data Object): Ringkasan kondisi operasional bulanan dari Koordinator PPDB
Aktivitas: Kepala Unit meninjau ringkasan, memberikan arahan, dan menangani isu-isu yang membutuhkan keputusan dari level Kepala Unit.
Output (Data Object): Arahan tindak lanjut; keputusan isu yang dieskalasikan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → selesai untuk siklus bulanan
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Admin PPDB / Koordinator PPDB
Input (Data Object): Temuan monitoring atau isu operasional yang muncul
Aktivitas: Mengidentifikasi apakah isu memenuhi trigger eskalasi. Isu yang memerlukan eskalasi: (a) tidak dapat diselesaikan di level pelaksana, (b) memenuhi trigger eskalasi yang ditetapkan, (c) membutuhkan keputusan dari level lebih tinggi. Tabel trigger dan jalur eskalasi lihat Tabel Keputusan Eskalasi Operasional PPDB.
Output (Data Object): Keputusan: eskalasi atau selesaikan sendiri
Alur berikutnya (Sequence Flow): → D2 (Eskalasi) atau selesaikan di level pelaksana
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Admin PPDB (ke Koordinator PPDB) ATAU Koordinator PPDB (ke Kepala Unit) ATAU Tim Seleksi/Keuangan (ke Kepala Unit)
Input (Data Object): Data isu yang akan dieskalasikan; riwayat penanganan
Aktivitas: Pihak yang mengidentifikasi isu mengeskalasikan sesegera mungkin setelah isu teridentifikasi. Eskalasi dilakukan sesuai jalur yang ditetapkan:
Output (Data Object): Eskalasi diterima oleh pihak yang berwenang
Serah-terima (Message Flow): Isu diteruskan ke level yang lebih tinggi
Alur berikutnya (Sequence Flow): → D3 (Penanganan oleh Penerima Eskalasi)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Koordinator PPDB ATAU Kepala Unit (sesuai tingkat eskalasi)
Input (Data Object): Isu yang dieskalasikan beserta konteksnya
Aktivitas: Penerima eskalasi menangani isu, membantu penyelesaian hambatan operasional, dan mengambil keputusan sesuai kewenangan.
Output (Data Object): Isu terselesaikan; arahan tindak lanjut diberikan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → selesai atau kembali ke proses operasional terkait
End Events:
| Area Pengendalian | Control Owner | Frekuensi Review | Jalur Eskalasi |
|---|---|---|---|
| Data Quality | Admin PPDB | Mingguan | Koordinator PPDB → Kepala Unit |
| Follow Up Compliance | Koordinator PPDB | Mingguan | Kepala Unit |
| Document Completeness | Admin PPDB | Setiap Pendaftaran | Koordinator PPDB |
| Selection Result Recording | Tim Seleksi | Setiap Batch Seleksi | Kepala Unit |
| Payment Verification | Tim Keuangan | Harian | Kepala Unit |
| Internal Feeder Tracking | Koordinator PPDB | Bulanan | Kepala Unit |
| Dashboard Monitoring | Koordinator PPDB | Mingguan | Kepala Unit |
Prinsip eskalasi:
Detail trigger dan jalur eskalasi per jenis isu: lihat Tabel Keputusan Eskalasi Operasional PPDB.