Memastikan calon siswa internal (feeder) yang memenuhi syarat dapat dimonitor, ditindaklanjuti, dan diproses secara konsisten sampai keputusan enrollment dibuat — baik melanjutkan ke jenjang berikutnya maupun tidak.
SOP ini mencakup proses sejak daftar feeder diterima dari Kepala Unit Asal sampai feeder ditetapkan melanjutkan (dan beralih ke SOP Enrollment Management) atau monitoring dihentikan.
Internal feeder adalah siswa yang berpotensi melanjutkan ke jenjang pendidikan berikutnya di lingkungan sekolah yang sama (lintas unit/jenjang).
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Feeder | Siswa internal yang berpotensi melanjutkan ke jenjang berikutnya |
| Kepala Unit Asal | Kepala unit dari mana siswa berasal |
| Kepala Unit Tujuan | Kepala unit yang menjadi tujuan jenjang berikutnya |
| Register Feeder | Dokumen operasional pencatatan daftar dan perkembangan feeder |
| Monitoring Berkala | Pemantauan perkembangan feeder secara terjadwal |
| Peran | Tanggung Jawab dalam SOP ini |
|---|---|
| Kepala Unit Asal | Menyiapkan dan menyerahkan daftar siswa eligible feeder |
| Admin PPDB | Mencatat daftar feeder dan memperbarui register feeder |
| Koordinator PPDB | Monitoring berkala perkembangan feeder; koordinasi follow up |
| Kepala Unit Tujuan | Escalation owner; pengambil keputusan akhir feeder |
Catatan: Karena visibility internal feeder pada Sistem PPDB dan Dashboard PPDB masih terbatas, monitoring feeder menggunakan register feeder operasional sebagai pelengkap utama.
Pemicu (Start Event): Daftar siswa eligible feeder diterima dari Kepala Unit Asal.
Pelaku dan Lane: Kepala Unit Asal, Admin PPDB, Koordinator PPDB, Kepala Unit Tujuan.
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit Asal
Input (Data Object): Daftar siswa yang berpotensi melanjutkan ke jenjang berikutnya
Aktivitas: Kepala Unit Asal menyiapkan daftar siswa eligible dan menyerahkannya kepada Koordinator PPDB dan Admin PPDB.
Output (Data Object): Daftar feeder resmi diserahkan
Serah-terima (Message Flow): Daftar feeder dikirimkan ke Koordinator PPDB dan Admin PPDB
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Input (Data Object): Daftar feeder dari Kepala Unit Asal
Aktivitas: Admin PPDB mencatat seluruh feeder dalam register feeder operasional dan di Sistem PPDB apabila tersedia. Data yang wajib dicatat: nama siswa, unit asal, jenjang tujuan, status perkembangan terakhir, PIC monitoring.
Output (Data Object): Register feeder terisi; data tercatat di sistem (bila tersedia)
SLA/Durasi: Maksimal 5 hari kerja setelah daftar diterima
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Koordinator PPDB
Input (Data Object): Register feeder, catatan komunikasi terakhir
Aktivitas: Koordinator PPDB memonitor perkembangan feeder secara berkala, memeriksa daftar feeder yang belum memiliki perkembangan terbaru, dan menentukan feeder yang perlu ditindaklanjuti.
Output (Data Object): Daftar feeder yang perlu follow up; status monitoring diperbarui
SLA/Durasi: Review bulanan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Input (Data Object): Daftar feeder yang perlu follow up; catatan komunikasi sebelumnya
Aktivitas: Admin PPDB melakukan follow up kepada Orang Tua sesuai kebutuhan, mencatat hasil komunikasi, dan memperbarui register feeder.
Output (Data Object): Catatan komunikasi feeder; jadwal tindak lanjut berikutnya
SLA/Durasi: Update progress feeder maksimal 2 hari kerja setelah informasi diterima
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5 (Gateway: Keputusan Orang Tua?)
Pelaku (Lane): Koordinator PPDB
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan:
Penggabungan (Merge): Siklik sampai keputusan final diperoleh atau periode PPDB berakhir.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Koordinator PPDB
Input (Data Object): Feeder yang tidak merespon atau belum memberi keputusan
Aktivitas: Koordinator PPDB mengevaluasi tindak lanjut berikutnya. Jika feeder tidak merespon setelah upaya kontak berulang, lakukan eskalasi.
Output (Data Object): Rencana tindak lanjut atau keputusan eskalasi
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 4 (follow up lanjutan) ATAU → Langkah 5b (Eskalasi)
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Koordinator PPDB
Input (Data Object): Data feeder yang tidak merespon; riwayat komunikasi
Aktivitas: Koordinator PPDB mengeskalasikan kasus ke Kepala Unit Tujuan untuk pengambilan keputusan lanjutan.
Output (Data Object): Eskalasi tercatat
Serah-terima (Message Flow): Informasi eskalasi dikirimkan ke Kepala Unit Tujuan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → menunggu keputusan Kepala Unit Tujuan → kembali ke Langkah 5 (Gateway)
Tipe Task (BPMN): Call Activity
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Input (Data Object): Feeder yang menyatakan akan melanjutkan
Aktivitas: Admin PPDB memperbarui status feeder dan memproses calon siswa melalui alur PPDB standar. Siswa mengikuti proses PPDB yang berlaku dari tahap pendaftaran.
Output (Data Object): Feeder diteruskan ke proses enrollment
Alur berikutnya (Sequence Flow): → SOP Enrollment Management PPDB
End Events:
| Titik Kontrol | Yang Diperiksa | Pemeriksa | Frekuensi | Trigger Eskalasi |
|---|---|---|---|---|
| Pencatatan Daftar Feeder | Kelengkapan daftar feeder; data minimum per feeder | Admin PPDB | Saat daftar diterima | Feeder tidak dapat diidentifikasi; data tidak lengkap |
| Monitoring Berkala | Progress feeder; feeder tanpa perkembangan terbaru | Koordinator PPDB | Bulanan | Tidak ada perkembangan dalam periode monitoring; Orang Tua tidak memberi keputusan |
| Kondisi | Tindakan Awal | Eskalasi ke |
|---|---|---|
| Data feeder tidak lengkap | Minta perbaikan data kepada Kepala Unit Asal; perbarui register | Koordinator PPDB |
| Feeder tidak merespon berulang kali | Lakukan follow up sesuai jadwal; catat komunikasi | Kepala Unit Tujuan |
| Orang Tua menyatakan tidak melanjutkan | Catat alasan; hentikan monitoring aktif | — |
| Siswa pindah sekolah | Catat; hentikan monitoring aktif | — |
Jalur eskalasi lengkap diatur di Tabel Keputusan Eskalasi Operasional PPDB.