Memastikan setiap lead yang diterima dicatat, divalidasi, ditindaklanjuti, dan dikelola secara konsisten hingga prospek siap melanjutkan ke tahap pendaftaran atau keputusan tidak dilanjutkan ditetapkan.
SOP ini mencakup proses sejak lead diterima dari kanal resmi sekolah sampai prospek dinyatakan siap mendaftar atau proses prospect management dihentikan. Proses selanjutnya (pendaftaran, seleksi, pembayaran, closing) diatur di SOP Enrollment Management PPDB.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Lead | Orang Tua yang menunjukkan minat terhadap sekolah melalui kanal resmi |
| Validasi Lead | Proses memverifikasi kelengkapan dan keabsahan data lead |
| Nurturing | Pemeliharaan komunikasi dengan prospek yang belum siap mendaftar |
| Follow Up | Tindakan menghubungi Orang Tua untuk mengetahui minat dan perkembangan |
| SLA | Service Level Agreement — batas waktu maksimal pelaksanaan aktivitas |
| Peran | Tanggung Jawab dalam SOP ini |
|---|---|
| Kepala MMP | Memastikan aktivitas lead acquisition berjalan; perencanaan promosi dan event |
| Markom | Pelaksana publikasi, promosi, dan dukungan lead acquisition |
| Admin PPDB | Pelaksana utama registrasi, validasi, follow up, dan nurturing |
| Koordinator PPDB | Pengawas operasional, reviewer validasi, penerima eskalasi |
Pemicu (Start Event): Lead masuk melalui kanal resmi sekolah (formulir online, event, walk-in, referral, atau kampanye Markom).
Pelaku dan Lane: Kepala MMP, Markom, Admin PPDB, Koordinator PPDB.
Tipe Task (BPMN): Receive Task
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Input (Data Object): Data lead dari kanal resmi (nama Orang Tua, nomor telepon, jenjang yang diminati, sumber lead)
Aktivitas: Admin PPDB menerima dan mengumpulkan data lead yang masuk dari seluruh kanal resmi.
Output (Data Object): Data lead mentah siap diregistrasi
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Input (Data Object): Data lead mentah
Aktivitas: Admin PPDB mencatat data lead ke Sistem PPDB, memastikan data minimum tersedia (nama Orang Tua, nomor telepon, jenjang yang diminati, sumber lead, tanggal masuk).
Output (Data Object): Lead tercatat di Sistem PPDB
SLA/Durasi: Maksimal 1 hari kerja sejak lead diterima
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Input (Data Object): Lead yang baru dicatat
Aktivitas: Admin PPDB memeriksa apakah lead memiliki data minimum wajib. Aturan kelayakan lihat Tabel Keputusan Validasi Lead PPDB.
Output (Data Object): Status kelengkapan data (lengkap / tidak lengkap)
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4 (Gateway: Data Minimum Tersedia?)
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika data minimum tersedia → Langkah 5 (Validasi Lead); selain itu → Langkah 4a (Melengkapi atau Menghentikan Lead).
Penggabungan (Merge): Jalur "tersedia" berlanjut ke Langkah 5; jalur "tidak tersedia" berakhir di End Event "Lead Tidak Dilanjutkan".
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Input (Data Object): Lead dengan data tidak lengkap
Aktivitas: Admin PPDB mencoba melengkapi data dari sumber yang tersedia. Jika tidak dapat dilengkapi, lead tidak diteruskan ke validasi.
Output (Data Object): Data yang berhasil dilengkapi ATAU keputusan "lead tidak dilanjutkan"
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Jika berhasil dilengkapi: kembali ke Langkah 4; jika tidak → End Event: Lead Tidak Dilanjutkan
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Input (Data Object): Lead dengan data minimum lengkap
Aktivitas: Admin PPDB memeriksa: (a) validitas nomor kontak, (b) kemungkinan duplikasi data. Kriteria valid/tidak valid lihat Tabel Keputusan Validasi Lead PPDB.
Output (Data Object): Hasil validasi (valid / tidak valid), catatan validasi, tanggal validasi
SLA/Durasi: Maksimal 2 hari kerja sejak lead masuk
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6 (Gateway: Lead Valid?)
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika lead valid → Langkah 7 (Follow Up Awal); selain itu → End Event: Lead Tidak Dilanjutkan.
Penggabungan (Merge): Jalur "tidak valid" berakhir di End Event.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Input (Data Object): Lead valid dengan nomor kontak aktif
Aktivitas: Admin PPDB menghubungi Orang Tua melalui kanal komunikasi resmi sekolah untuk mengetahui minat awal. Wajib mencatat: tanggal, PIC, ringkasan hasil komunikasi, dan rencana tindak lanjut.
Output (Data Object): Catatan hasil follow up awal di Sistem PPDB
SLA/Durasi: Maksimal 2 hari kerja setelah validasi selesai; hasil dicatat di hari yang sama
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 8 (Gateway: Orang Tua Merespon?)
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika Orang Tua merespon → Langkah 9 (Keputusan: Siap Mendaftar?); selain itu → Langkah 10 (Menjadwalkan Nurturing).
Penggabungan (Merge): Kedua jalur bertemu di Langkah 10 (Nurturing) atau Langkah 11 (Pendaftaran).
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika Orang Tua menyatakan kesiapan mendaftar → End Event: Prospek Siap Mendaftar (lanjut ke SOP Enrollment Management PPDB); selain itu → Langkah 10 (Menjadwalkan Nurturing).
Penggabungan (Merge): Jalur "belum siap" berlanjut ke Nurturing.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Input (Data Object): Prospek yang belum siap mendaftar atau tidak merespon, catatan follow up sebelumnya
Aktivitas: Admin PPDB membuat jadwal tindak lanjut nurturing, menyampaikan informasi sekolah sesuai kebutuhan Orang Tua, mencatat setiap komunikasi di Sistem PPDB. Setiap prospek dalam nurturing wajib memiliki: jadwal tindak lanjut, catatan komunikasi terakhir, dan PIC yang jelas.
Output (Data Object): Catatan komunikasi nurturing, jadwal tindak lanjut berikutnya
SLA/Durasi: Penjadwalan nurturing maksimal 3 hari kerja setelah follow up; update hasil di hari yang sama; review daftar nurturing mingguan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 11 (Gateway: Keputusan Lanjutan Orang Tua?)
Pelaku (Lane): Admin PPDB
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan:
Penggabungan (Merge): Nurturing berlanjut siklik sampai salah satu keputusan final tercapai.
End Events:
| Titik Kontrol | Yang Diperiksa | Pemeriksa | Frekuensi | Trigger Eskalasi |
|---|---|---|---|---|
| Registrasi Lead | Kelengkapan data minimum; pencatatan ke sistem | Admin PPDB | Setiap lead masuk | Data tidak dapat diidentifikasi; kendala pencatatan |
| Validasi Lead | Status validasi; duplikasi; validitas kontak | Admin PPDB (review: Koordinator PPDB) | Harian | Data tidak dapat diverifikasi; lead bermasalah signifikan |
| Follow Up | Lead valid belum dihubungi; kelengkapan catatan; jadwal tindak lanjut | Koordinator PPDB | Mingguan | Follow up melewati jadwal; tidak ada catatan |
| Nurturing | Daftar prospek; jadwal tindak lanjut; prospek belum dihubungi kembali | Koordinator PPDB | Mingguan | Tidak ada tindak lanjut; PIC tidak jelas; tidak ada jadwal berikutnya |
| Kondisi | Tindakan Awal | Eskalasi ke |
|---|---|---|
| Data lead tidak lengkap | Admin PPDB mencoba melengkapi dari sumber yang tersedia | Koordinator PPDB (jika tidak dapat dilengkapi) |
| Lead duplikat | Gunakan data paling lengkap; hindari pencatatan ganda | — |
| Nomor tidak aktif | Lakukan pengecekan ulang; gunakan nomor alternatif jika tersedia | — (lead dihentikan jika tidak ada alternatif) |
| Data tidak jelas | Verifikasi ke sumber lead | Koordinator PPDB (jika tidak dapat diverifikasi) |
| Orang Tua tidak merespon | Lakukan upaya kontak ulang; jadwalkan follow up berikutnya | Koordinator PPDB (setelah prosedur kontak ulang) |
| Follow up melewati jadwal | Prioritaskan; catat keterlambatan | Koordinator PPDB |
| Prospek tanpa tindak lanjut | Tetap dicatat di sistem; Koordinator PPDB melakukan evaluasi | Koordinator PPDB |
Jalur eskalasi lengkap diatur di Tabel Keputusan Eskalasi Operasional PPDB.