¶ IK Panduan Sistem PPDB — Proses Pendaftaran untuk Calon Murid
Instruksi kerja ini ditujukan bagi calon murid dan orang tua/wali yang mendaftar melalui Sistem PPDB. Seluruh langkah di bawah dikerjakan sendiri oleh pengguna (orang tua/wali) dari perangkat masing-masing, tanpa bantuan petugas sekolah, mulai dari pembuatan akun sampai pengajuan keringanan biaya.
Memandu calon murid dan orang tua/wali menyelesaikan seluruh rangkaian proses PPDB secara mandiri di Sistem PPDB — registrasi akun, login, pendaftaran calon siswa, pembayaran biaya pendaftaran, pengisian data diri, pengunduhan kartu tes, pemeriksaan hasil kelulusan, pembayaran uang pangkal, hingga pengajuan keringanan biaya bila diperlukan.
- Memiliki alamat email aktif dan nomor telepon aktif yang terhubung WhatsApp.
- Mengetahui data dasar calon murid: nama lengkap sesuai Akte Kelahiran, tanggal lahir, jenjang tujuan, dan sekolah asal.
- Untuk pendaftaran jalur event: memiliki barcode event atau tautan pendaftaran event yang dibagikan pihak sekolah.
- Untuk pengisian data diri: pembayaran pendaftaran sudah lunas dan terverifikasi sistem.
- Untuk melihat kartu tes: kelengkapan data calon peserta didik sudah diverifikasi Admin.
- Perangkat (ponsel, tablet, atau komputer) dengan koneksi internet.
- Browser terbaru (Chrome, Firefox, Safari, atau Edge).
- Alamat Halaman Utama Sistem PPDB (diinformasikan pihak sekolah).
- Akun Sistem PPDB (dibuat pada langkah 1 atau langkah 2 instruksi ini).
- Metode pembayaran sesuai pilihan yang tersedia di sistem.
- Berkas digital calon murid dalam bentuk hasil pindai atau foto (untuk pengisian Berkas/File).
- Bukti dukung digital — untuk pengajuan keringanan biaya.
Registrasi manual dipakai bila pendaftaran tidak melalui event sekolah. Pengguna membuat akun langsung dari Halaman Utama Sistem PPDB.
- Buka Halaman Utama Sistem PPDB pada browser.
- Klik tombol Register.
- Sistem mengarahkan pengguna ke halaman Registrasi Akun.
- Isi kolom Nama, Email, Nomor Telepon (nomor aktif WhatsApp), Password, dan Konfirmasi Password.
- Klik tombol Daftar Sekarang.
- Sistem mengarahkan pengguna ke halaman Login. Akun sudah siap dipakai.
Pastikan nomor telepon yang diisi benar-benar aktif di WhatsApp, karena nomor tersebut dipakai sekolah untuk menghubungi orang tua/wali selama proses PPDB berlangsung.
Registrasi jalur event dipakai bila orang tua/wali mendaftar melalui kegiatan atau pameran sekolah. Pada jalur ini data anak diisi lebih dahulu, baru kemudian akun dibuat.
- Pindai (scan) barcode event yang disediakan sekolah, atau buka secara manual tautan pendaftaran event.
- Sistem mengarahkan pengguna ke halaman Formulir Data Anak/Calon Murid.
- Isi Nama Lengkap Anak (sesuai Akte Kelahiran), Tanggal Lahir Anak, Jenjang Tujuan, dan Sekolah Asal.
- Klik Lanjutkan untuk menyimpan data anak.
- Sistem mengarahkan pengguna ke halaman Formulir Data Wali/Orang Tua. Isi data yang diminta.
- Klik Lanjutkan untuk menyimpan Data Wali/Orang Tua.
- Bila data wali/orang tua yang diinput sudah terdaftar di sistem, sistem menampilkan konfirmasi dengan dua pilihan:
- Klik Lanjutkan dan Login untuk memakai akun yang sudah ditemukan, lalu masukkan password akun tersebut.
- Klik Lanjutkan dan Buat Akun untuk membuat akun baru, lalu isi formulir pendaftaran akun sama seperti pada langkah 1 (Registrasi Akun Manual).
Login dilakukan setiap kali pengguna ingin melanjutkan atau memantau proses PPDB anaknya.
- Buka Halaman Utama Sistem PPDB.
- Klik tombol Login.
- Sistem mengarahkan pengguna ke halaman Login.
- Isi email atau nomor telepon yang terdaftar beserta password.
- Klik tombol Masuk.
- Sistem mengarahkan pengguna ke Halaman Beranda.
- Pada Halaman Beranda, periksa daftar calon siswa yang sudah didaftarkan. Halaman ini juga dipakai untuk memantau perkembangan proses PPDB tiap calon siswa secara langsung.
Langkah ini mendaftarkan seorang calon siswa ke tahun ajaran dan sekolah tujuan tertentu. Satu akun orang tua/wali dapat mendaftarkan lebih dari satu calon siswa.
- Pada Halaman Beranda, klik tombol Pendaftaran Baru bila registrasi dilakukan lewat jalur non event.
- Untuk registrasi jalur event, lewati langkah di atas — sistem otomatis mengarahkan pengguna ke halaman Input Data Calon Siswa setelah berhasil login atau registrasi akun.
- Pada halaman Input Data Calon Siswa, isi Tahun Ajaran, Nama Lengkap Calon Siswa, Jenjang Tujuan, Tanggal Lahir Calon Siswa, Sekolah Asal, Sekolah Tujuan, Periode Pendaftaran, dan Kelas Tujuan.
- Khusus registrasi jalur event, periksa isian Tahun Ajaran, Nama Lengkap Calon Siswa, Jenjang Tujuan, Tanggal Lahir Calon Siswa, dan Sekolah Asal yang sudah terisi otomatis dari formulir event. Lengkapi kolom yang masih kosong.
- Klik tombol Simpan untuk menyimpan data calon siswa.
- Sistem mengarahkan pengguna ke Halaman Detail Calon Siswa.
Halaman Detil Calon Siswa adalah pusat kendali seluruh tahapan PPDB untuk satu calon siswa — pembayaran, data diri, tes, kelulusan, dan uang pangkal diakses dari sini.
- Pada Halaman Beranda, temukan calon siswa yang akan diproses.
- Klik tombol Detil Data pada baris calon siswa tersebut.
- Sistem mengarahkan pengguna ke halaman Detil Calon Siswa.
Data pendaftaran calon siswa masih dapat diperbaiki sendiri oleh pengguna selama tahap awal proses PPDB.
- Pada halaman Detil Calon Siswa, klik tombol Edit Data.
- Sistem menampilkan formulir Data Calon Siswa yang sudah terisi dengan data yang diinput sebelumnya.
- Perbaiki data yang perlu diubah.
- Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan.
Biaya pendaftaran harus lunas sebelum pengguna dapat mengisi data diri calon peserta didik.
- Pada halaman Detil Calon Siswa, klik tab Pembayaran.
- Sistem menampilkan nominal pembayaran pendaftaran beserta rincian detail pembayaran yang harus diselesaikan.
- Untuk membayar lunas, klik tombol Bayar.
- Sistem mengarahkan pengguna ke halaman Pembayaran. Pilih metode pembayaran yang tersedia.
- Selesaikan pembayaran sesuai instruksi dari metode pembayaran yang dipilih.
- Setelah pembayaran diterima dan terverifikasi, sistem otomatis memperbarui status pembayaran calon siswa.
- Bila status pembayaran belum terverifikasi padahal saldo sudah terpotong, klik tombol Check Status secara berkala untuk memeriksa ulang.
- Bila status tetap belum berubah setelah beberapa kali pemeriksaan, hubungi admin terkait dengan menyertakan bukti pembayaran.
Jangan melakukan pembayaran ulang bila saldo sudah terpotong. Gunakan tombol Check Status lebih dahulu, lalu hubungi admin bila status masih belum berubah.
Pengisian data diri dibuka setelah pembayaran pendaftaran selesai. Data diisi bertahap melalui lima bagian: Calon Peserta Didik, Ayah/Ibu atau Wali, Data Tambahan, Berkas/File, dan Konfirmasi.
- Pada halaman Detil Calon Siswa, klik tab Data Diri.
- Sistem menampilkan formulir pernyataan orang tua. Baca dan setujui pernyataan tersebut.
- Setelah pernyataan disetujui, sistem membuka akses ke formulir biodata calon peserta didik.
Kolom yang diberi tanda bintang (*) adalah kolom wajib. Formulir tidak dapat disimpan bila kolom wajib masih kosong.
- Klik bagian Calon Peserta Didik.
- Isi formulir calon peserta didik: Nama Lengkap, Nama Panggilan, Jenis Kelamin, Golongan Darah, NISN, No Induk, NIK, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Kewarganegaraan, dan Agama.
- Isi Paroki bila calon peserta didik beragama Katolik.
- Isi Alamat Rumah beserta Provinsi, Kabupaten, Kecamatan, Kelurahan, dan Kode Pos.
- Isi Tempat Tinggal, Mode Transportasi, Nomor Telepon Rumah, Nomor Telepon Pribadi, dan Email.
- Isi Tinggi Badan (satuan cm), Berat Badan (satuan kg), Jarak Rumah ke Sekolah, dan Waktu Tempuh.
- Isi Status Penerima Jaminan Sosial, Tinggal Dengan Siapa, Jumlah Saudara Kandung, Anak ke, serta data saudara.
- Klik tombol Simpan Data Calon Peserta Didik untuk menyimpan data ke sistem.
- Klik bagian Ayah, Ibu, atau Wali sesuai kebutuhan.
- Pilih jenis pengisian: mengisi data ayah dan ibu, atau hanya mengisi data wali.
- Isi formulir data orang tua/wali: Nama Wali, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Kewarganegaraan, dan Agama.
- Isi Alamat Rumah beserta Provinsi, Kabupaten, Kecamatan, Kelurahan, dan Kode Pos.
- Isi Nomor Telepon Pribadi, Email, Pendidikan Terakhir, dan Pekerjaan.
- Isi Nama Perusahaan, Alamat Kantor, Kode Pos Kantor, No Telp/Fax Kantor, dan Penghasilan Per Bulan.
- Klik tombol Simpan Data untuk menyimpan data ke sistem.
Data Tambahan memuat riwayat prestasi dan riwayat beasiswa calon peserta didik. Bagian ini tidak wajib diisi bila calon peserta didik tidak memiliki data prestasi maupun data beasiswa.
- Klik bagian Data Tambahan.
- Untuk mengisi data prestasi, input Jenis Prestasi, Tingkat, Nama Prestasi atau Kejuaraan, Tahun, serta Penyelenggara.
- Untuk mengisi data beasiswa, input Jenis Beasiswa, Keterangan, Tahun Mulai, dan Tahun Selesai.
- Klik tombol Simpan Data untuk menyimpan data ke sistem.
- Klik bagian Berkas/File.
- Unggah seluruh berkas yang diwajibkan — berkas wajib ditandai tanda bintang (
*).
- Klik tombol Simpan Data untuk menyimpan data ke sistem.
- Klik bagian Konfirmasi.
- Periksa kembali seluruh data diri calon peserta didik yang sudah diisi pada langkah 8.1 sampai 8.4.
- Klik tombol Submit untuk mengirim data ke sistem agar proses verifikasi oleh admin dapat dilakukan.
Data diri calon peserta didik tidak dapat diubah setelah proses submit dilakukan. Periksa seluruh isian dengan teliti sebelum menekan tombol Submit. Bila terdapat kesalahan atau data yang perlu diperbarui setelah submit, hubungi admin terkait.
Halaman Tes/Observasi baru terbuka setelah kelengkapan data calon peserta didik diverifikasi oleh Admin.
- Buka halaman Tes/Observasi pada halaman Detil Calon Siswa.
- Periksa informasi jadwal pelaksanaan tes yang ditampilkan sistem.
- Klik tombol Unduh Kartu Tes.
- Sistem menampilkan kartu tes dalam bentuk berkas PDF. Simpan atau cetak berkas tersebut.
- Bawa kartu tes pada hari pelaksanaan tes sesuai jadwal yang tertera.
Informasi kelulusan dapat dilihat sendiri oleh pengguna setelah hasil tes dipublikasikan pihak sekolah.
- Pada halaman Detil Calon Siswa, buka halaman Hasil Kelulusan.
- Periksa informasi hasil tes/kelulusan yang ditampilkan sistem.
Tagihan uang pangkal muncul setelah dipublikasikan pihak sekolah. Alur pembayarannya sama dengan pembayaran pendaftaran pada langkah 7.
- Pada halaman Detil Calon Siswa, buka halaman Uang Pangkal.
- Periksa informasi tagihan uang pangkal yang ditampilkan sistem.
- Bila tidak ada keberatan terhadap nominal yang ditagihkan, klik tombol Bayar untuk membayar secara penuh.
- Pilih metode pembayaran, lalu selesaikan pembayaran sesuai instruksi metode yang dipilih.
- Bila merasa keberatan terhadap nominal uang pangkal yang ditagihkan, hubungi admin atau pihak sekolah untuk mengajukan permohonan keringanan biaya.
Halaman pengajuan keringanan baru terbuka bagi pengguna setelah permohonan keringanan diverifikasi oleh pihak sekolah (lihat langkah 11).
- Buka halaman Pengajuan Keringanan pada halaman Detil Calon Siswa.
- Sistem menampilkan formulir pengajuan keringanan.
- Pilih Jenis Keringanan — cicilan dan/atau keringanan biaya.
- Bila memilih cicilan, isi Jumlah Cicilan dan Bulan Mulai Pembayaran Cicilan.
- Pilih Jenis Biaya dan isi Nominal Pengajuan sesuai jenis biaya yang dipilih.
- Bila mengajukan untuk Uang Pangkal dan Uang SPP sekaligus, isi nominal untuk kedua jenis biaya tersebut.
- Lengkapi Detail Pengajuan, Alasan Pengajuan, dan Bukti Dukung.
- Unggah Bukti Dukung Tambahan bila ada — maksimal 3 berkas, bersifat opsional.
- Klik tombol Ajukan Keringanan untuk menyimpan data pengajuan.
- Akun Sistem PPDB milik orang tua/wali aktif dan dapat dipakai login.
- Data calon siswa tersimpan dan tampil di Halaman Beranda dengan status proses yang dapat dipantau.
- Status pembayaran pendaftaran menunjukkan lunas dan terverifikasi sistem.
- Data diri calon peserta didik lengkap dan sudah ter-submit untuk verifikasi admin.
- Kartu tes terunduh dan siap dibawa pada hari pelaksanaan tes.
- Hasil kelulusan terbaca pada halaman Hasil Kelulusan.
- Tagihan uang pangkal terbayar, atau pengajuan keringanan tersimpan di sistem.
Tabel berikut memuat kendala yang paling sering ditemui calon murid dan orang tua/wali saat memakai Sistem PPDB, beserta tindakan yang dapat dilakukan sendiri sebelum menghubungi admin.
| Kendala |
Tindakan |
| Tidak dapat login |
Pastikan email atau nomor telepon dan password sesuai dengan yang didaftarkan. Coba login memakai nomor telepon bila email gagal. |
| Data wali sudah terdaftar saat registrasi lewat link event |
Pilih Lanjutkan dan Login dan masukkan password akun yang ditemukan, atau pilih Lanjutkan dan Buat Akun untuk membuat akun baru. |
| Sebagian kolom Input Data Calon Siswa sudah terisi |
Normal untuk pendaftaran jalur event — data ditarik otomatis dari formulir event. Periksa kebenarannya, lalu lengkapi kolom yang masih kosong. |
| Status pembayaran belum berubah padahal saldo terpotong |
Klik tombol Check Status secara berkala. Bila tetap belum berubah, hubungi admin dengan menyertakan bukti pembayaran. |
| Tab Data Diri belum dapat dibuka |
Pastikan pembayaran pendaftaran sudah lunas dan terverifikasi sistem. |
| Formulir biodata belum dapat diisi |
Pastikan formulir pernyataan orang tua sudah disetujui lebih dahulu. |
| Formulir tidak dapat disimpan |
Periksa kolom bertanda bintang (*) — seluruh kolom wajib harus terisi. |
| Data diri perlu diperbaiki setelah submit |
Data tidak dapat diubah sendiri setelah submit. Hubungi admin terkait untuk perbaikan. |
| Halaman Tes/Observasi belum terbuka |
Kelengkapan data calon peserta didik belum diverifikasi Admin. Tunggu proses verifikasi selesai. |
| Nominal uang pangkal dirasa memberatkan |
Hubungi admin atau pihak sekolah untuk mengajukan permohonan keringanan biaya sebelum melakukan pembayaran. |
| Halaman Pengajuan Keringanan belum terbuka |
Permohonan keringanan belum diverifikasi pihak sekolah. Hubungi admin untuk memastikan status permohonan. |