¶ IK Panduan Sistem PPDB — Pengelolaan Harian (Admin TU)
Instruksi kerja ini memerinci langkah operasional harian Admin TU di dalam sistem PPDB — mulai dari memantau capaian pendaftaran pada dasbor, mengelola rekap data event dan follow up calon peserta didik, mengelola data calon murid, menjadwalkan tes dan menetapkan kelulusan, melakukan absensi tes melalui pemindaian QR, hingga mengelola pembayaran uang pendaftaran.
Memastikan Admin TU dapat menjalankan seluruh tugas pengelolaan PPDB pada sistem secara benar dan konsisten, sehingga data calon peserta didik, status follow up, status tes, status penerimaan, dan status pembayaran uang pendaftaran selalu mutakhir dan dapat dipertanggungjawabkan.
- Akun sistem PPDB dengan peran Admin TU sudah aktif.
- Event PPDB, unit sekolah, tahun ajaran, dan periode pendaftaran sudah dikonfigurasi oleh Admin Sistem.
- Template follow up sudah tersedia pada data Template Followup.
- Data calon peserta didik sudah masuk ke sistem, baik melalui registrasi event maupun registrasi non-event.
- Browser (Chrome/Firefox/Edge terbaru).
- Akun sistem PPDB dengan peran Admin TU.
- Aplikasi WhatsApp aktif pada perangkat yang sama (untuk pengiriman follow up).
- Perangkat berkamera dengan izin akses kamera (khusus Absensi QR).
- Aplikasi pembaca PDF (untuk formulir pendaftaran dan dokumen cetak).
Halaman Dasbor Monitoring Pendaftaran PPDB digunakan untuk memantau perkembangan dan capaian target pendaftaran calon peserta didik pada setiap unit sekolah secara ringkas dan real-time.
- Buka halaman Dasbor Monitoring Pendaftaran PPDB.
- Pada filter Unit, pilih unit sekolah yang ingin ditampilkan.
- Pada filter Event, pilih event PPDB yang ingin ditampilkan.
- Pada filter Periode, tentukan rentang tanggal data yang ingin ditampilkan.
- Pada filter Tahun Ajaran, pilih tahun ajaran yang sesuai.
- Verifikasi seluruh panel dasbor menampilkan data sesuai filter yang dipilih.
- Perhatikan panel Snapshot Capaian Target Per Unit yang menampilkan grafik indikator untuk masing-masing jenjang: TK, SD, SMP, dan SMA.
- Baca informasi tiap indikator: Jumlah Pendaftar yang telah membayar uang pangkal, Target Pendaftaran pada unit terkait, dan Persentase Capaian Target berdasarkan jumlah pendaftar yang telah diterima.
- Arahkan kursor pada grafik untuk melihat detail capaian pada masing-masing unit secara lebih lengkap.
- Pada bagian Pipeline Capaian Target, baca informasi calon murid yang terdaftar melalui jalur registrasi non-event, yang meliputi jumlah pendaftar yang telah membayar uang pangkal, defisit target pendaftaran, jumlah pendaftar yang belum melakukan pembayaran pendaftaran, jumlah calon murid berstatus batal mendaftar, total jumlah pendaftar, jumlah calon murid yang lulus tes, jumlah calon murid yang mengundurkan diri, serta rasio perbandingan antara jumlah pendaftar dan pembayaran yang telah diterima.
- Pada bagian Rekap Progress Per Bulan, baca grafik perkembangan kumulatif per bulan yang terdiri dari Mendaftar (total akumulasi calon murid yang telah mendaftar), Membayar Uang Pangkal (total akumulasi calon murid yang telah membayar uang pangkal), dan Total Target Siswa (garis indikator target keseluruhan).
- Pada bagian PPDB Health Check, baca Coverage Defisit Target Siswa — rasio kemampuan jumlah pembayaran uang pangkal yang telah diterima dalam menutupi kekurangan target siswa yang belum tercapai.
- Baca Coverage Defisit Mendaftar — rasio jumlah calon murid yang telah mendaftar dibandingkan sisa target pendaftaran yang belum tercapai.
- Baca Beban Follow Up — persentase data calon murid yang masih memerlukan proses follow up dibandingkan total data pendaftaran yang masuk.
- Gunakan ketiga indikator tersebut sebagai dasar penentuan prioritas kerja harian.
- Pada bagian Funnel Event PPDB, baca visualisasi perkembangan calon peserta didik yang terdaftar melalui registrasi event, dari awal proses follow up hingga berhasil mendaftar.
- Telusuri tahapan funnel secara berurutan: Data Calon Peserta Didik (CPD), Dihubungi, Prospek Aktif, Peminat Serius, Menunggu Pembayaran Pendaftaran, dan Mendaftar.
- Perhatikan persentase pada setiap tahapan yang menunjukkan perbandingan jumlah data terhadap total data calon peserta didik yang masuk.
- Pada bagian Rekap Data Calon Peserta Didik (CPD), baca ringkasan Data Calon Peserta Didik (CPD), Data CPD Mendaftar, Perlu di Follow Up, Berpotensi Mendaftar, dan Menunggu Pembayaran Pendaftaran.
- Baca panel Distribusi Status Operasional untuk memantau kondisi follow up secara lebih detail: Tidak Tertarik, Nomor Salah, Daftar Tahun Depan, Belum Dihubungi, Belum Merespon, Belum Bersedia Visit, Bersedia Visit, Sudah Visit, dan Tertarik Mendaftar.
Dasbor bersifat baca-saja. Perubahan angka hanya terjadi bila data transaksional (follow up, pendaftaran, pembayaran) diperbarui pada menu operasionalnya masing-masing.
- Klik menu Rekap Data Event pada navigasi menu Event.
- Sistem menampilkan halaman Kelola Rekap Data Event.
- Gunakan filter Status Data, Status Followup, Text Search, Event, dan Unit untuk mempermudah pencarian dan pengelolaan data.
- Untuk mengunduh data dalam format Excel, klik tombol berikon Download.
- Pada halaman Kelola Rekap Data Event, klik tombol Log Perubahan pada baris yang dipilih.
- Sistem menampilkan informasi follow up beserta riwayat perubahan status yang pernah terjadi pada data calon murid tersebut.
Proses follow up dilakukan dalam dua tahap.
- Pada halaman Kelola Rekap Data Event, klik tombol Followup pada baris rekap data event yang akan ditindaklanjuti.
- Pada Tahap 1 (Status Followup masih Belum Dihubungi), sistem langsung mengarahkan pengguna ke halaman pengiriman WhatsApp menggunakan template follow up yang telah ditentukan pada event tempat peserta melakukan pendaftaran.
- Pada Tahap 2 (Status Followup sudah berubah dari Belum Dihubungi), sistem meminta konfirmasi pemilihan template follow up yang akan digunakan.
- Pilih template follow up yang sesuai.
- Klik tombol Kirim Follow Up untuk melanjutkan ke halaman pengiriman pesan WhatsApp sesuai template yang dipilih.
- Kirim pesan melalui WhatsApp, lalu kembali ke sistem.
Template follow up berasal dari data Template Followup. Jangan mengubah isi pesan di luar template yang telah disepakati agar komunikasi ke orang tua calon murid tetap konsisten.
- Pada halaman Kelola Rekap Data Event, temukan baris data yang akan diubah.
- Buka kolom Select Option Status Data atau Status Follow Up pada baris tersebut.
- Pilih status data atau status follow up yang baru.
- Sistem menampilkan pop-up konfirmasi.
- Klik Ya, ubah status! untuk menyimpan perubahan status.
- Klik menu Calon Murid pada navigasi menu Manajemen Murid.
- Sistem menampilkan halaman Calon Murid.
- Gunakan filter Tahun Ajaran, Sekolah, Periode Pendaftar, Kelas, Status Pembayaran, serta kolom pencarian teks (nama pendaftar atau nomor pendaftaran) untuk mempermudah pencarian data.
- Pada halaman Calon Murid, klik tombol Tindakan pada baris yang dipilih.
- Klik Ubah Data.
- Sistem menampilkan data calon murid yang telah diisi secara lengkap.
- Ubah data yang perlu diperbaiki.
- Klik tombol Simpan Data untuk menyimpan perubahan.
- Pada halaman Calon Murid, klik tombol Tindakan pada baris yang dipilih.
- Klik Aktifkan/Nonaktifkan Edit.
- Sistem menampilkan pop-up konfirmasi.
- Klik tombol Ya, Lanjutkan untuk mengaktifkan mode edit sehingga pengguna dapat memperbarui data calon murid sesuai kebutuhan.
- Pada halaman Calon Murid, klik tombol Tindakan pada baris yang dipilih.
- Klik Print Data.
- Sistem menampilkan formulir pendaftaran calon murid dalam bentuk berkas PDF.
- Unduh berkas PDF tersebut bila diperlukan sebagai arsip atau dokumen fisik.
- Pada halaman Calon Murid, klik tombol Tindakan pada baris yang dipilih.
- Klik Aktifkan/Nonaktifkan Keringanan.
- Sistem menampilkan pop-up konfirmasi.
- Klik tombol Ya, Lanjutkan untuk mengaktifkan keringanan sehingga pengguna dapat mengajukan keringanan uang pangkal.
- Pada halaman Calon Murid, klik Checkbox Kelengkapan Data pada baris yang dipilih.
- Sistem mengubah status PPDB pada data calon murid terkait menjadi Melengkapi Data.
Verifikasi kelengkapan data adalah gerbang menuju tahap tes. Calon murid yang belum diverifikasi tidak akan muncul pada halaman Jadwal Tes dan Kelulusan.
- Klik menu Jadwal Tes dan Kelulusan pada navigasi menu Manajemen Murid.
- Sistem menampilkan halaman Jadwal Tes Dan Kelulusan berisi data calon murid yang telah diverifikasi kelengkapan datanya.
- Gunakan filter Tahun Ajaran, Sekolah, Periode Pendaftar, Status Tes, Status Penerimaan, serta kolom pencarian teks (nama pendaftar atau nomor pendaftaran) untuk mempermudah pencarian data.
- Pada halaman Jadwal Tes dan Kelulusan, klik Checkbox Status Tes pada baris yang dipilih.
- Sistem mencatat waktu absensi tes, mengubah status tes menjadi Dalam Proses, serta mengubah status PPDB menjadi Mengikuti Tes Masuk.
- Untuk perubahan massal, klik tombol Bulk Update Status Tes di bagian atas tabel daftar calon murid.
- Pada formulir update status yang ditampilkan sistem, pilih status tes yang diinginkan.
- Klik tombol Update Bulk untuk mengubah status tes pada seluruh data yang sedang ditampilkan.
Perubahan massal berlaku pada seluruh data yang sedang ditampilkan. Pastikan filter sudah dipersempit dengan benar sebelum menekan Update Bulk.
- Pada halaman Jadwal Tes dan Kelulusan, klik tombol Followup pada baris yang dipilih.
- Sistem mengarahkan Admin TU ke halaman kirim pesan WhatsApp dengan template follow up Absensi Tes yang berasal dari data Template Followup.
- Kirim pesan melalui WhatsApp.
- Pada halaman Jadwal Tes dan Kelulusan, klik input Status Penerimaan pada baris yang dipilih.
- Sistem meminta konfirmasi perubahan status penerimaan.
- Klik tombol Ya, Lanjutkan untuk mengubah status penerimaan pada data calon murid yang dipilih.
- Untuk perubahan massal, klik tombol Bulk Update Status Penerimaan di bagian atas tabel daftar calon murid.
- Pada formulir update status yang ditampilkan sistem, pilih status penerimaan yang diinginkan.
- Klik tombol Update Bulk untuk mengubah status penerimaan pada seluruh data yang sedang ditampilkan.
- Buka menu Ubah Status Penerimaan sesuai langkah pada sub-tugas 4.4.
- Pilih status penerimaan Mengundurkan Diri.
- Konfirmasi perubahan status.
- Perubahan ini dapat dilakukan baik secara individu maupun secara massal.
- Pada halaman Jadwal Tes dan Kelulusan, klik tombol publikasi kelulusan pada baris yang dipilih.
- Sistem meminta konfirmasi untuk melakukan publikasi atau pembatalan publikasi hasil kelulusan.
- Bila diperlukan, pilih opsi pengiriman notifikasi hasil kelulusan ke email pengguna.
- Klik tombol Ya, Lanjutkan untuk memproses publikasi kelulusan pada data calon murid yang dipilih.
- Untuk publikasi massal, klik tombol Bulk Publish Kelulusan di bagian atas tabel daftar calon murid.
- Sistem meminta konfirmasi.
- Klik tombol Ya, Lanjutkan untuk mem-publish seluruh data yang sedang ditampilkan dan masih berstatus belum dipublikasikan.
Publikasi kelulusan membuat hasil dapat dilihat orang tua calon murid dan memicu pengiriman notifikasi. Pastikan status penerimaan seluruh calon murid pada filter aktif sudah final sebelum melakukan publikasi massal.
- Klik menu Pelaksanaan Test pada navigasi menu Manajemen Murid.
- Sistem menampilkan data calon murid yang telah mengikuti tes masuk.
- Klik tombol Scan Absensi.
- Sistem mengarahkan pengguna ke halaman Scan Absensi dan meminta izin akses kamera pada perangkat.
- Berikan izin akses kamera.
- Klik tombol Start Scanning, kemudian arahkan kamera ke kode QR pada Kartu Tes Peserta.
- Setelah kode QR terbaca, sistem mencatat waktu absensi tes, mengubah status tes menjadi Dalam Proses, serta mengubah status PPDB menjadi Mengikuti Tes Masuk.
Bila kamera tidak dapat diakses, periksa izin kamera pada browser dan perangkat. Sebagai alternatif, gunakan absensi tes manual (sub-tugas 4.2).
- Klik menu Uang Pendaftaran pada navigasi menu Manajemen Murid, lalu pilih Pembayaran.
- Sistem menampilkan halaman Pembayaran Uang Pendaftaran berisi data uang pendaftaran calon murid yang telah mendaftar, lengkap dengan status pembayaran dan detail lainnya.
- Gunakan filter Tahun Ajaran, Sekolah, Periode Pendaftaran, Kelas, Status Tes, Tanggal Awal Pembayaran, Tanggal Akhir Pembayaran, serta kolom pencarian teks (nama pendaftar, invoice, atau id transaksi) untuk mempermudah pencarian data.
- Pada halaman Pembayaran Uang Pendaftaran, klik tombol Followup pada baris yang dipilih.
- Sistem mengarahkan Admin TU ke halaman kirim pesan WhatsApp dengan template follow up Uang Pendaftaran yang berasal dari data Template Followup.
- Kirim pesan melalui WhatsApp.
- Pada halaman Pembayaran Uang Pendaftaran, klik Checkbox Batal Mendaftar pada baris yang dipilih.
- Sistem mengubah status PPDB pada data calon murid yang dipilih menjadi Batal Mendaftar.
- Pada halaman Pembayaran Uang Pendaftaran, klik input Status Lunas pada baris yang dipilih.
- Ubah status pembayaran uang pendaftaran menjadi Lunas secara manual bila diperlukan, misalnya ketika calon peserta didik membayar secara tunai atau terjadi kendala pada proses verifikasi pembayaran oleh sistem.
- Sistem meminta konfirmasi atas perubahan status lunas.
- Klik Ya, ubah status untuk menyimpan perubahan.
Penandaan lunas secara manual melewati verifikasi otomatis sistem. Lakukan hanya setelah bukti pembayaran diverifikasi, dan simpan bukti tersebut sebagai arsip.
- Capaian target pendaftaran per unit dan per jenjang terpantau melalui dasbor beserta indikator PPDB Health Check dan Funnel Event PPDB.
- Seluruh data calon peserta didik pada rekap data event memiliki status data dan status follow up yang mutakhir, dengan riwayat perubahan tercatat pada log.
- Data calon murid lengkap dan terverifikasi, sehingga status PPDB berubah menjadi Melengkapi Data.
- Status tes, status penerimaan, dan publikasi kelulusan tercatat sesuai pelaksanaan tes, baik melalui absensi manual maupun pemindaian QR.
- Status pembayaran uang pendaftaran (lunas atau batal mendaftar) tercatat akurat pada setiap data calon murid.
| Masalah |
Solusi |
| Data calon murid tidak muncul di halaman Jadwal Tes dan Kelulusan |
Pastikan Checkbox Kelengkapan Data pada halaman Calon Murid sudah dicentang (sub-tugas 3.6). |
| Data tidak dapat diubah pada halaman Calon Murid |
Aktifkan mode edit melalui Tindakan → Aktifkan/Nonaktifkan Edit (sub-tugas 3.3). |
| Menu pengajuan keringanan tidak tersedia untuk calon murid tertentu |
Aktifkan keringanan melalui Tindakan → Aktifkan/Nonaktifkan Keringanan (sub-tugas 3.5). |
| Kamera tidak aktif saat Scan Absensi |
Berikan izin akses kamera pada browser dan perangkat; bila tetap gagal, gunakan absensi tes manual. |
| Pembayaran sudah diterima tetapi status masih belum lunas |
Verifikasi bukti pembayaran, lalu ubah Status Lunas secara manual (sub-tugas 6.4). |
| Perubahan massal mengenai data yang tidak dimaksud |
Persempit filter terlebih dahulu; perubahan massal berlaku pada seluruh data yang sedang ditampilkan. |