Tabel Keputusan Validasi Dokumen Data Karyawan ini digunakan HR pada dua SOP yang berbeda, dengan kriteria penilaian yang identik:
Karena aturannya sama pada kedua proses, tabel ini menjadi satu-satunya sumber kebenaran bagi keduanya.
Tabel Kondisi Dokumen di bawah memetakan tiga kondisi dokumen ke dua tindakan yang tersedia bagi HR. Tiga kondisi tersebut bersifat lengkap dan saling terpisah — setiap berkas dokumen pasti jatuh pada tepat satu baris.
| No | Kondisi Dokumen | Entry / Update Data | Cross Check |
|---|---|---|---|
| 1 | Dokumen lengkap, jelas, dan tervalidasi keabsahannya | ✅ | ❌ |
| 2 | Dokumen lengkap dan jelas, namun tidak dapat divalidasi keabsahannya | ❌ | ✅ |
| 3 | Dokumen tidak lengkap | ❌ | ✅ |
Aturan pembacaan:
Entry / Update Data: dokumen memenuhi seluruh syarat. Pada proses registrasi, HR melanjutkan ke entry data karyawan, penetapan status dan kontrak, serta aktivasi akses sistem. Pada proses pembaruan, HR memberikan approval atas pengajuan lalu memperbarui data karyawan pada Sistem HR Digital.
Cross Check: dokumen belum memenuhi syarat. HR melakukan konfirmasi ulang kepada karyawan yang bersangkutan melalui WhatsApp untuk melengkapi dokumen atau mengklarifikasi keabsahannya. Setelah dokumen pengganti atau klarifikasi diterima, HR mengulang proses validasi. Siklus ini berulang sampai dokumen memenuhi syarat; data tidak diproses selama dokumen belum sah.
Kasus 1 — Entry data. Berkas dokumen karyawan lengkap, jelas terbaca, dan keabsahannya tervalidasi. Keputusan: proses entry data dapat dilakukan.
Kasus 2 — Cross check karena keabsahan. Berkas dokumen lengkap dan jelas terbaca, namun keabsahannya tidak dapat divalidasi. Keputusan: HR melakukan konfirmasi ulang kepada karyawan yang bersangkutan sebelum data diproses.
Kasus 3 — Cross check karena kelengkapan. Berkas dokumen tidak lengkap, misalnya ijazah atau rekening bank belum diserahkan. Keputusan: HR melakukan konfirmasi ulang kepada karyawan untuk melengkapi dokumen sebelum data diproses.
Tabel Keputusan Validasi Dokumen Data Karyawan ini bersumber dari ketentuan keabsahan dokumen kepegawaian pada Kebijakan Pengelolaan Kepegawaian: