SOP Registrasi Data Karyawan ini bertujuan menjadi pedoman dalam proses registrasi karyawan baru, memastikan seluruh data karyawan tersimpan secara lengkap, akurat, dan mutakhir, menjamin konsistensi pengelolaan data karyawan di seluruh unit pendidikan, mendukung kebutuhan administrasi kepegawaian dan pelaporan, meminimalkan kesalahan data melalui proses verifikasi dan validasi yang terukur, serta menjamin keamanan dan kerahasiaan data karyawan.
SOP Registrasi Data Karyawan ini berlaku untuk seluruh unit pendidikan dan dilaksanakan sepanjang tahun sesuai kebutuhan. Prosesnya mencakup pengumpulan dokumen, validasi kelengkapan dan keabsahan, entry data karyawan, penetapan status dan kontrak, aktivasi sistem, serta finalisasi dan pengarsipan.
Proses ini merupakan kelanjutan dari SOP Pemenuhan Karyawan setelah kontrak kerja ditandatangani. Perubahan data karyawan yang sudah terdaftar diatur terpisah di SOP Pembaruan Data Karyawan.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| ED (Executive Director) | Pejabat eksekutif tertinggi di sekolah yang berwenang mereview dan menyetujui laporan administrasi kepegawaian |
| HR (Human Resources) | Divisi Sumber Daya Manusia yang bertanggung jawab mengelola dan mengoordinasikan administrasi data karyawan |
| PKWTT | Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu |
| PKWT | Perjanjian Kerja Waktu Tertentu |
| Cross Check | Konfirmasi ulang kepada karyawan yang bersangkutan atas dokumen yang tidak dapat divalidasi keabsahannya |
| SLA (Service Level Agreement) | Standar waktu maksimal yang ditetapkan untuk menyelesaikan setiap tahapan proses |
| Eskalasi | Mekanisme peningkatan tingkat penanganan ketika SLA tidak terpenuhi |
| Peran | Tanggung Jawab dalam SOP ini |
|---|---|
| HR | Administrator registrasi data karyawan: mengumpulkan dokumen, memvalidasi kelengkapan dan keabsahan, melakukan entry data, menetapkan status dan kontrak, mengaktivasi sistem, serta mereview dan mengarsipkan berkas |
| Karyawan Baru | Menyerahkan dokumen registrasi yang lengkap dan sah, serta menjawab konfirmasi ulang bila diperlukan |
| Executive Director (ED) | Memberikan pengingat atas keterlambatan penyelesaian tahapan registrasi |
https://hr-yakobus.theprime.id) — entry data karyawan, penetapan status dan kontrakPemicu (Start Event): Message event — karyawan baru menandatangani kontrak kerja. Seluruh tahapan registrasi terikat pada batas waktu H+1 sampai H+3 sejak penandatanganan kontrak.
Pelaku dan Lane: HR, Karyawan Baru.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Kontrak kerja yang telah ditandatangani, data kontak karyawan baru
Aktivitas: HR mengumpulkan dokumen registrasi dari karyawan baru, meliputi KTP, NPWP, Kartu Keluarga, ijazah dan sertifikat, rekening bank, serta pas foto.
Output (Data Object): Berkas dokumen registrasi karyawan
Serah-terima (Message Flow): HR meminta dan menerima dokumen dari karyawan baru melalui WhatsApp
SLA/Durasi: H+1 setelah karyawan menandatangani kontrak; eskalasi — Executive Director mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Berkas dokumen registrasi karyawan
Aktivitas: HR memeriksa kelengkapan, kejelasan, dan keabsahan setiap dokumen yang menjadi acuan registrasi. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Validasi Dokumen Data Karyawan.
Output (Data Object): Status validasi dokumen (tervalidasi / perlu konfirmasi ulang)
Rincian/turunan: Tabel Keputusan Validasi Dokumen Data Karyawan
SLA/Durasi: H+1 setelah karyawan menandatangani kontrak; eskalasi — Executive Director mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3 (Gateway: Dokumen Tervalidasi?)
Pelaku (Lane): HR
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika dokumen lengkap, jelas, dan tervalidasi keabsahannya → Langkah 5 (Melakukan Entry Data Karyawan); jika dokumen tidak lengkap, atau lengkap namun tidak dapat divalidasi keabsahannya → Langkah 4 (Melakukan Konfirmasi Ulang kepada Karyawan). Kombinasi kondisi lengkap lihat Tabel Keputusan Validasi Dokumen Data Karyawan.
Penggabungan (Merge): Jalur konfirmasi ulang kembali ke Langkah 2; kedua jalur bertemu di Langkah 5.
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Dokumen yang tidak lengkap atau tidak dapat divalidasi keabsahannya
Aktivitas: HR melakukan konfirmasi ulang (cross check) kepada karyawan yang bersangkutan untuk melengkapi dokumen atau mengklarifikasi keabsahannya.
Output (Data Object): Dokumen pengganti atau klarifikasi dari karyawan
Serah-terima (Message Flow): HR menghubungi karyawan baru melalui WhatsApp
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 2 (Memvalidasi Kelengkapan dan Keabsahan Dokumen)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Dokumen registrasi yang telah tervalidasi
Aktivitas: HR menginput data karyawan ke Sistem HR Digital, meliputi data pribadi, data keluarga, serta data pendidikan dan riwayat kerja.
Output (Data Object): Data karyawan tercatat di Sistem HR Digital
SLA/Durasi: H+1 setelah karyawan menandatangani kontrak; eskalasi — Executive Director mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Kontrak kerja yang telah ditandatangani, data karyawan yang telah terinput
Aktivitas: HR menetapkan tanggal mulai kerja dan status kepegawaian karyawan (PKWTT, PKWT, atau magang) di Sistem HR Digital.
Output (Data Object): Status dan kontrak karyawan tercatat di sistem
SLA/Durasi: H+1 setelah karyawan menandatangani kontrak; eskalasi — Executive Director mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 7
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Data karyawan dan status kepegawaian yang telah ditetapkan
Aktivitas: HR mengaktivasi identitas dan akses karyawan, meliputi penerbitan ID dan kartu karyawan, pembuatan surel, serta pemberian akses sistem.
Output (Data Object): ID karyawan, kartu karyawan, surel, dan akses sistem aktif
SLA/Durasi: H+1 setelah karyawan menandatangani kontrak; eskalasi — Executive Director mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 8
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Data karyawan di sistem, berkas dokumen registrasi
Aktivitas: HR mereview data akhir karyawan di Sistem HR Digital dan mengarsipkan seluruh dokumen registrasi.
Output (Data Object): Data karyawan final dan dokumen registrasi terarsip
SLA/Durasi: H+1 setelah karyawan menandatangani kontrak; eskalasi — Executive Director mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → End Event: Registrasi Data Karyawan Selesai
End Events:
Diagram berikut merangkum alur SOP Registrasi Data Karyawan: pengumpulan dan validasi dokumen dengan siklus konfirmasi ulang bila dokumen belum sah, dilanjutkan entry data, penetapan status dan kontrak, aktivasi akses sistem, dan diakhiri review serta pengarsipan.
| Fase | Titik Kontrol | Pemeriksa | SLA Maksimal | Eskalasi |
|---|---|---|---|---|
| Fase 1: Persiapan | Kelengkapan dokumen registrasi terkumpul | HR | H+1 setelah tanda tangan kontrak | Executive Director mengingatkan |
| Fase 1: Persiapan | Kelengkapan dan keabsahan dokumen tervalidasi | HR | H+1 setelah tanda tangan kontrak | Executive Director mengingatkan |
| Fase 2: Administrasi | Data pribadi, keluarga, pendidikan, dan riwayat kerja terinput | HR | H+1 setelah tanda tangan kontrak | Executive Director mengingatkan |
| Fase 2: Administrasi | Tanggal mulai kerja dan status kepegawaian ditetapkan | HR | H+1 setelah tanda tangan kontrak | Executive Director mengingatkan |
| Fase 2: Administrasi | ID, kartu karyawan, surel, dan akses sistem aktif | HR | H+1 setelah tanda tangan kontrak | Executive Director mengingatkan |
| Fase 3: Finalisasi | Data akhir direview dan dokumen terarsip | HR | H+1 setelah tanda tangan kontrak | Executive Director mengingatkan |
Seluruh rangkaian registrasi diselesaikan paling lambat H+3 sejak karyawan menandatangani kontrak.
SOP Registrasi Data Karyawan ini tidak berlaku untuk perubahan data tanpa pengajuan (audit internal, data eksternal seperti BPJS dan pajak, serta instruksi manajemen) maupun kondisi force majeure berupa gangguan sistem, bencana, atau kondisi darurat. Ketentuan lengkapnya ditetapkan di Kebijakan Pengelolaan Kepegawaian.
Dokumen yang menjadi acuan registrasi dan tidak sah tidak dapat dijadikan dasar pemrosesan data karyawan. Apabila SLA suatu tahapan terlewat, berlaku eskalasi berjenjang:
Lampiran eksternal pada dokumen sumber: Sistem HR (https://hr-yakobus.theprime.id), Panduan Sistem Registrasi dan Pembaruan Data Karyawan, dan Diagram BPMN Proses Registrasi dan Pembaruan Data Karyawan.