SOP Pemenuhan Karyawan ini bertujuan menyediakan panduan standar dalam proses pemenuhan kebutuhan karyawan di lingkungan Yayasan Yakobus, memastikan rekrutmen berjalan efektif dan sesuai timeline, menjamin kualitas kandidat sesuai kualifikasi dan kompetensi yang dibutuhkan, menetapkan peran dan tanggung jawab setiap pihak yang terlibat, serta memberikan acuan SLA bagi setiap tahapan rekrutmen.
SOP Pemenuhan Karyawan ini berlaku untuk seluruh unit kerja dan bagian di lingkungan Yayasan Yakobus yang memerlukan penambahan karyawan. Prosesnya mencakup pengajuan rekrutmen dari MPP maupun non MPP, review dan persetujuan pengajuan, publikasi lowongan kerja, seleksi administrasi, interview user, pelaksanaan tes (micro teaching atau micro test), psikotes bila diperlukan, pengajuan kandidat kepada Executive Director, pembuatan dan penandatanganan kontrak kerja, serta persiapan administrasi karyawan baru.
Rekrutmen dari MPP dimulai mengikuti siklus perencanaan pada SOP Perencanaan Karyawan (MPP), sedangkan rekrutmen non MPP berlangsung sepanjang tahun sesuai kebutuhan. Registrasi data karyawan yang telah menandatangani kontrak diatur di SOP Registrasi Data Karyawan.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| MPP | Manpower Planning — dokumen perencanaan kebutuhan karyawan tahunan yang disusun setiap unit/bagian |
| Non MPP | Pengajuan rekrutmen di luar perencanaan tahunan karena kondisi tertentu (resign, cuti melahirkan, posisi baru) |
| User | Istilah untuk Kepala Unit/Bagian sebagai pengguna karyawan yang akan direkrut |
| Interview User | Wawancara oleh Kepala Unit/Bagian untuk menilai kesesuaian kandidat dengan kebutuhan unit |
| Micro Teaching | Tes untuk posisi guru; kandidat mempraktikkan kegiatan mengajar dalam skala kecil |
| Micro Test | Tes untuk posisi non-guru; kandidat melakukan simulasi pekerjaan sesuai posisi yang dilamar |
| Psikotes | Tes psikologi oleh vendor eksternal untuk mengukur aspek kepribadian dan kemampuan psikologis kandidat |
| Offering Letter | Surat penawaran kerja berisi posisi, kompensasi, dan benefit bagi kandidat terpilih |
| Seleksi Administrasi | Tahap awal seleksi berupa pemeriksaan kelengkapan dan kesesuaian dokumen lamaran |
| Marcom | Marketing Communication — unit yang membuat media publikasi lowongan kerja |
| Kontrak Kerja | Perjanjian kerja tertulis antara Yayasan dan karyawan yang memuat hak dan kewajiban kedua belah pihak |
| Peran | Tanggung Jawab dalam SOP ini |
|---|---|
| Kepala Unit/Bagian | Mengajukan kebutuhan rekrutmen, merevisi pengajuan, menyepakati jadwal, melaksanakan dan menilai interview serta tes, mereview hasil, dan merekomendasikan kandidat |
| HR | Koordinator proses rekrutmen: mereview pengajuan, mempublikasikan lowongan, menyeleksi administrasi, mengoordinasikan jadwal dan psikotes, mengajukan kandidat, membuat kontrak, dan menyusun laporan |
| Executive Director (ED) | Mengesahkan pengajuan rekrutmen berdasarkan anggaran, mereview pengajuan kandidat, memberikan offering letter, dan menginstruksikan pembuatan kontrak kerja |
| Marcom | Membuat, merevisi, dan memposting media publikasi lowongan kerja |
| Vendor Psikotes | Melaksanakan psikotes dan menyerahkan hasilnya kepada HR |
https://hr-yakobus.theprime.id) — pengajuan, review, persetujuan, kontrak kerja, dan pelaporanPemicu (Start Event): Message event — Kepala Unit/Bagian mengajukan kebutuhan rekrutmen melalui Sistem HR Online, baik berdasarkan posisi kosong pada dokumen MPP maupun kebutuhan di luar MPP.
Pelaku dan Lane: Kepala Unit/Bagian, HR, Executive Director, Marcom, Vendor Psikotes.
Penomoran langkah mengikuti penomoran tahap pada dokumen sumber (1.1, 2.1, dan seterusnya) agar tetap dapat ditelusuri ke SOP asli.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Dokumen MPP unit yang telah disetujui, daftar posisi kosong (vacant)
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian mengakses Sistem HR Online dan mengajukan kebutuhan rekrutmen sesuai posisi kosong yang tercantum dalam dokumen MPP.
Output (Data Object): Pengajuan rekrutmen dari MPP tercatat di sistem
Serah-terima (Message Flow): Pengajuan diteruskan ke HR melalui Sistem HR Online
SLA/Durasi: Maksimal Februari minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.1
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Dokumen pendukung sesuai kategori alasan (surat pengunduran diri, surat cuti melahirkan, justifikasi posisi baru)
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian mengajukan rekrutmen di luar MPP melalui Sistem HR Online dengan melampirkan dokumen pendukung sesuai kategori alasan.
Output (Data Object): Pengajuan rekrutmen non MPP beserta dokumen pendukung
Serah-terima (Message Flow): Pengajuan diteruskan ke HR melalui Sistem HR Online
Rincian/turunan: Batas waktu pengajuan menurut jenis dan level jabatan ditetapkan di Tabel Keputusan Durasi Rekrutmen Non MPP
SLA/Durasi: Sesuai kategori alasan — 45 hari sebelum kebutuhan untuk resign, posisi baru, dan lainnya; 90 hari sebelum kebutuhan untuk cuti melahirkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.2
Apabila pengajuan disampaikan lebih cepat dari ketentuan, sistem secara otomatis mengacu pada batas waktu rekrutmen yang telah ditetapkan. Mekanisme teknisnya didokumentasikan di Otomasi Batas Waktu dan Persetujuan pada Sistem HR.
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Pengajuan rekrutmen dari MPP, dokumen MPP unit
Aktivitas: HR memeriksa kesesuaian pengajuan dengan posisi kosong pada form MPP. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Review Pengajuan Rekrutmen.
Output (Data Object): Hasil review pengajuan (diterima / perlu revisi)
SLA/Durasi: Februari minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.3 (Gateway: Pengajuan Sesuai?)
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Pengajuan rekrutmen non MPP beserta dokumen pendukung
Aktivitas: HR memverifikasi keberadaan dokumen formal atau bukti administrasi atas kategori alasan pengajuan. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Review Pengajuan Rekrutmen.
Output (Data Object): Hasil review pengajuan (diterima / perlu revisi)
SLA/Durasi: 1 hari kerja
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.3 (Gateway: Pengajuan Sesuai?)
Pelaku (Lane): HR
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika pengajuan MPP sesuai posisi kosong, atau pengajuan non MPP dilengkapi dokumen formal → Langkah 2.6 (Mencetak Form Pengajuan Rekrutmen); selain itu → Langkah 2.4 (Menghubungi Unit untuk Revisi).
Penggabungan (Merge): Jalur revisi kembali ke Langkah 2.1 atau 2.2 setelah pengajuan diperbaiki; kedua jalur bertemu di Langkah 2.6.
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Hasil review pengajuan yang belum sesuai
Aktivitas: HR menghubungi Kepala Unit/Bagian dan menjelaskan poin-poin yang perlu diperbaiki pada pengajuan.
Output (Data Object): Catatan revisi pengajuan
Serah-terima (Message Flow): HR menyampaikan catatan revisi kepada Kepala Unit/Bagian melalui Sistem HR Online, WhatsApp, atau surel
SLA/Durasi: 1 hari kerja
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.5
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Catatan revisi dari HR
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian merevisi pengajuan rekrutmen sesuai masukan HR.
Output (Data Object): Pengajuan rekrutmen hasil revisi
SLA/Durasi: 2 hari kerja; eskalasi — HR mengingatkan bila melewati batas waktu
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 2.1 (jalur MPP) atau Langkah 2.2 (jalur non MPP)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Pengajuan rekrutmen yang telah disetujui HR
Aktivitas: HR mencetak form pengajuan rekrutmen dan mempersiapkannya untuk diajukan kepada Executive Director.
Output (Data Object): Form pengajuan rekrutmen tercetak
Serah-terima (Message Flow): HR menyerahkan form pengajuan kepada Executive Director
SLA/Durasi: Februari minggu ke-2 untuk jalur MPP; 1 hari kerja untuk jalur non MPP
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3.1
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Executive Director
Input (Data Object): Form pengajuan rekrutmen, data ketersediaan anggaran
Aktivitas: Executive Director memeriksa kesesuaian pengajuan rekrutmen — baik jalur MPP maupun non MPP — dengan anggaran yang tersedia. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Review Pengajuan Rekrutmen.
Output (Data Object): Hasil review anggaran (disahkan / perlu revisi)
SLA/Durasi: Februari minggu ke-2 untuk jalur MPP; 3 hari kerja untuk jalur non MPP. Eskalasi — HR mengingatkan setelah 3 hari kerja
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3.2 (Gateway: Sesuai Anggaran?)
Pelaku (Lane): Executive Director
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika pengajuan sesuai anggaran yang tersedia → Langkah 3.5 (Mengabarkan Persetujuan kepada HR); selain itu → Langkah 3.3 (Meminta Revisi Pengajuan).
Penggabungan (Merge): Jalur revisi kembali ke Langkah 3.1 setelah pengajuan diperbaiki; kedua jalur bertemu di Langkah 3.5.
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Executive Director
Input (Data Object): Hasil review anggaran
Aktivitas: Executive Director menghubungi HR untuk meminta unit pengusul merevisi pengajuan rekrutmen.
Output (Data Object): Permintaan revisi pengajuan
Serah-terima (Message Flow): Executive Director menyampaikan permintaan revisi kepada HR melalui WhatsApp atau surel, kemudian HR meneruskannya kepada Kepala Unit/Bagian
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3.4
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Permintaan revisi dari Executive Director melalui HR
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian merevisi pengajuan rekrutmen — antara lain dengan mengurangi jumlah posisi, menyesuaikan level jabatan, atau menyesuaikan rentang kompensasi.
Output (Data Object): Pengajuan rekrutmen hasil revisi
SLA/Durasi: Februari minggu ke-3 untuk jalur MPP; 2 hari kerja untuk jalur non MPP. Eskalasi — HR mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 3.1
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Executive Director
Input (Data Object): Pengajuan rekrutmen yang telah disahkan
Aktivitas: Executive Director mengabarkan kepada HR bahwa form rekrutmen sudah dapat diproses ke tahap berikutnya.
Output (Data Object): Pemberitahuan pengesahan pengajuan rekrutmen
Serah-terima (Message Flow): Executive Director mengabarkan kepada HR melalui WhatsApp atau surel
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.1
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Form pengajuan rekrutmen yang telah disahkan
Aktivitas: HR membuat konten lowongan kerja dan mempublikasikannya di website publikasi lowongan kerja (Glints dan sejenisnya).
Output (Data Object): Lowongan kerja terpublikasi di kanal mandiri
SLA/Durasi: 1 hari kerja; eskalasi — Kepala Unit/Bagian mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.2
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Form pengajuan rekrutmen (jabatan, kualifikasi pendidikan, kompetensi)
Aktivitas: HR menghubungi Marcom dan memberikan brief lowongan kerja yang perlu dipublikasikan di media sosial.
Output (Data Object): Brief media publikasi lowongan kerja
Serah-terima (Message Flow): HR menyerahkan brief kepada Marcom
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.3
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Marcom
Input (Data Object): Brief media publikasi dari HR, Template Media Publikasi Lowongan Kerja
Aktivitas: Marcom membuat desain dan konten media publikasi lowongan kerja sesuai brief.
Output (Data Object): Draft media publikasi lowongan kerja
Serah-terima (Message Flow): Marcom menyerahkan draft media publikasi kepada HR untuk direview
SLA/Durasi: 1 hari kerja; eskalasi — HR mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.4
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Draft media publikasi, form pengajuan rekrutmen
Aktivitas: HR memeriksa kesesuaian media iklan dengan form pengajuan rekrutmen pada aspek jabatan, kualifikasi pendidikan, dan kompetensi. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Publikasi dan Seleksi Kandidat.
Output (Data Object): Hasil review media publikasi (disetujui / perlu revisi)
SLA/Durasi: 1 hari kerja; media otomatis disetujui apabila HR tidak memberikan keputusan dalam batas waktu — lihat Otomasi Batas Waktu dan Persetujuan pada Sistem HR
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.5 (Gateway: Media Sesuai?)
Pelaku (Lane): HR
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika media iklan sesuai form pengajuan rekrutmen → Langkah 4.7 (Memposting Media Publikasi); selain itu → Langkah 4.6 (Merevisi Media Publikasi).
Penggabungan (Merge): Jalur revisi kembali ke Langkah 4.4; kedua jalur bertemu di Langkah 4.7.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Marcom
Input (Data Object): Catatan revisi dari HR
Aktivitas: Marcom memperbaiki media publikasi lowongan kerja sesuai catatan HR.
Output (Data Object): Media publikasi hasil revisi
SLA/Durasi: 2 hari kerja; eskalasi — HR mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 4.4
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Marcom
Input (Data Object): Media publikasi lowongan kerja yang telah disetujui
Aktivitas: Marcom memposting konten lowongan kerja di media sosial organisasi.
Output (Data Object): Lowongan kerja terpublikasi di media sosial
SLA/Durasi: Termasuk dalam SLA Langkah 4.3 sampai 4.6; eskalasi — HR mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5.1
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Berkas lamaran yang masuk
Aktivitas: HR memeriksa kelengkapan seluruh keperluan seleksi administrasi pada setiap lamaran. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Publikasi dan Seleksi Kandidat.
Output (Data Object): Daftar kandidat lolos dan tidak lolos seleksi administrasi
SLA/Durasi: Maksimal 5 hari kerja; eskalasi — Kepala Unit/Bagian mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5.2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Daftar kandidat lolos seleksi administrasi
Aktivitas: HR menginventarisir dan mendokumentasikan seluruh lamaran yang lolos seleksi administrasi.
Output (Data Object): Daftar kandidat terinventarisasi
SLA/Durasi: Maksimal 5 hari kerja
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5.3 (Gateway: Jumlah Kandidat Memadai?)
Pelaku (Lane): HR
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika kandidat yang lolos seleksi administrasi berjumlah 3 orang atau lebih setelah 5 hari kerja → Langkah 6.1 (Koordinasi Penjadwalan Interview); jika kurang dari 3 orang → Langkah 5.4 (Menambah Waktu Inventarisasi).
Penggabungan (Merge): Setelah perpanjangan waktu selesai, kedua jalur bertemu di Langkah 6.1.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Daftar kandidat lolos yang berjumlah kurang dari 3 orang
Aktivitas: HR menambah waktu inventarisasi lamaran untuk memperoleh lebih banyak kandidat.
Output (Data Object): Daftar kandidat yang diperbarui
SLA/Durasi: 5 hari kerja tambahan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6.1
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Daftar kandidat lolos seleksi administrasi
Aktivitas: HR berkoordinasi dengan Kepala Unit/Bagian untuk menentukan jadwal pelaksanaan interview user.
Output (Data Object): Usulan jadwal interview
Serah-terima (Message Flow): HR menyampaikan usulan jadwal kepada Kepala Unit/Bagian melalui Form Penjadwalan Interview
SLA/Durasi: 1 hari kerja; eskalasi — Kepala Unit/Bagian mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6.2
Tipe Task (BPMN): Receive Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Usulan jadwal interview dari HR
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian menyepakati jadwal interview yang diusulkan HR.
Output (Data Object): Jadwal interview yang disepakati
Serah-terima (Message Flow): Kepala Unit/Bagian mengonfirmasi kesepakatan jadwal kepada HR
SLA/Durasi: 5 hari kerja; eskalasi — HR mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6.3
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Jadwal interview yang disepakati, data kontak kandidat
Aktivitas: HR menghubungi kandidat yang lolos seleksi administrasi untuk mengabarkan jadwal interview.
Output (Data Object): Konfirmasi kehadiran kandidat
Serah-terima (Message Flow): HR menghubungi kandidat melalui WhatsApp atau surel
SLA/Durasi: 1 hari kerja
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6.4
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Template Lembar Riwayat Hidup
Aktivitas: HR meminta kandidat mengisi lembar riwayat hidup menggunakan template standar organisasi.
Output (Data Object): Lembar riwayat hidup kandidat terisi
SLA/Durasi: 1 hari kerja
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6.5
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Form Interview, lembar riwayat hidup kandidat, dokumen pendukung lamaran
Aktivitas: HR menyiapkan seluruh berkas yang diperlukan untuk pelaksanaan interview.
Output (Data Object): Berkas interview siap pakai
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6.6
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian (didampingi HR)
Input (Data Object): Berkas interview, kandidat yang hadir
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian melaksanakan interview user terhadap kandidat, dengan pendampingan HR.
Output (Data Object): Hasil wawancara kandidat
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6.7
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Hasil wawancara kandidat
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian mengisi form interview user untuk setiap kandidat, mencatat penilaian dan catatan penting.
Output (Data Object): Form interview terisi per kandidat
Serah-terima (Message Flow): Form interview diserahkan kepada HR
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6.8
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Form interview terisi dari Kepala Unit/Bagian
Aktivitas: HR mengumpulkan dan menginventarisir seluruh form interview yang telah diisi.
Output (Data Object): Arsip form interview di Sistem HR Online
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6.9
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Form interview terisi seluruh kandidat
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian menilai hasil interview untuk menentukan kandidat yang direkomendasikan, disimpan sebagai arsip, disarankan ke posisi lain, atau ditolak. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Publikasi dan Seleksi Kandidat.
Output (Data Object): Daftar kandidat yang direkomendasikan
SLA/Durasi: 1 hari kerja; eskalasi — HR mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6.10 (Gateway: Ada Kandidat Direkomendasikan?)
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika terdapat kandidat dengan skor interview minimal Baik → Langkah 6.11 (Mengabarkan Rekomendasi Kandidat); jika tidak ada kandidat yang dapat direkomendasikan → kembali ke Langkah 5.1 (Seleksi Administrasi) untuk kandidat berikutnya.
Penggabungan (Merge): Jalur "tidak ada rekomendasi" bergabung kembali di Langkah 5.1.
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Daftar kandidat yang direkomendasikan
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian mengabarkan kepada HR kandidat mana yang direkomendasikan untuk melanjutkan ke tahap tes.
Output (Data Object): Pemberitahuan rekomendasi kandidat
Serah-terima (Message Flow): Kepala Unit/Bagian mengabarkan kepada HR melalui WhatsApp atau surel
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 7.1
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Daftar kandidat yang direkomendasikan
Aktivitas: HR berkoordinasi dengan Kepala Unit/Bagian untuk menentukan jadwal pelaksanaan tes — micro teaching untuk posisi guru atau micro test untuk posisi lainnya.
Output (Data Object): Usulan jadwal tes
Serah-terima (Message Flow): HR menyampaikan usulan jadwal melalui Form Penjadwalan Tes
SLA/Durasi: 5 hari kerja; eskalasi — Kepala Unit/Bagian mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 7.2
Tipe Task (BPMN): Receive Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Usulan jadwal tes dari HR
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian menyepakati jadwal tes yang diusulkan HR.
Output (Data Object): Jadwal tes yang disepakati
SLA/Durasi: Termasuk dalam SLA Langkah 7.1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 7.3
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Jadwal tes yang disepakati, data kandidat
Aktivitas: HR memfasilitasi pelaksanaan tes sesuai jadwal yang telah disepakati.
Output (Data Object): Pelaksanaan tes terselenggara
SLA/Durasi: 1 hari kerja; eskalasi — HR mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 7.4
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Kandidat yang hadir, Form Penilaian Tes
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian melaksanakan dan mengobservasi tes kandidat — micro teaching untuk posisi guru atau micro test untuk posisi lainnya.
Output (Data Object): Observasi hasil tes kandidat
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 7.5
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Observasi hasil tes kandidat
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian mengisi form penilaian tes untuk setiap kandidat yang mengikuti tes.
Output (Data Object): Form penilaian tes terisi per kandidat
Serah-terima (Message Flow): Form penilaian tes diserahkan kepada HR
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 7.6
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Form penilaian tes terisi
Aktivitas: HR mengumpulkan dan menginventarisir seluruh form penilaian tes.
Output (Data Object): Arsip hasil tes di Sistem HR Online
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 7.7
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Form penilaian tes seluruh kandidat
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian menilai hasil tes untuk menentukan kandidat yang direkomendasikan, disimpan sebagai arsip, atau ditolak. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Publikasi dan Seleksi Kandidat.
Output (Data Object): Daftar kandidat lolos tes
SLA/Durasi: 3 hari kerja; eskalasi — HR mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 7.8 (Gateway: Ada Kandidat Lolos Tes?)
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika terdapat kandidat dengan skor tes minimal Baik → Langkah 8.1 (Mereview Kebutuhan Psikotes); jika tidak ada kandidat yang dapat direkomendasikan → kembali ke Langkah 5.1 (Seleksi Administrasi) untuk kandidat berikutnya.
Penggabungan (Merge): Jalur "tidak ada rekomendasi" bergabung kembali di Langkah 5.1.
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Data jabatan yang direkrut, daftar kandidat lolos tes
Aktivitas: HR menentukan perlu tidaknya kandidat mengikuti psikotes berdasarkan sifat managerial jabatan. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Publikasi dan Seleksi Kandidat.
Output (Data Object): Keputusan kebutuhan psikotes
SLA/Durasi: 1 hari kerja; eskalasi — Kepala Unit/Bagian mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 8.2 (Gateway: Psikotes Diperlukan?)
Pelaku (Lane): HR
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika jabatan merupakan peran managerial → Langkah 8.3 (Mengoordinasikan Psikotes dengan Vendor); jika bukan peran managerial → langsung ke Langkah 9.1 (Mengajukan Kandidat kepada Executive Director).
Penggabungan (Merge): Kedua jalur bertemu di Langkah 9.1.
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Daftar kandidat yang memerlukan psikotes
Aktivitas: HR menghubungi vendor psikotes untuk mengoordinasikan penjadwalan dan pelaksanaan psikotes, serta menghubungi kandidat untuk memberitahukan jadwal dan lokasi pelaksanaan.
Output (Data Object): Jadwal psikotes yang disepakati vendor dan kandidat
Serah-terima (Message Flow): HR mengirimkan permintaan pelaksanaan psikotes kepada Vendor Psikotes serta pemberitahuan jadwal kepada kandidat melalui WhatsApp atau surel
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 8.4
Tipe Task (BPMN): Receive Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Hasil psikotes dari Vendor Psikotes
Aktivitas: HR meminta hasil psikotes dari vendor dan mengarsipkannya sebagai bagian dari berkas kandidat.
Output (Data Object): Hasil psikotes terarsip di berkas kandidat
Serah-terima (Message Flow): Vendor Psikotes menyerahkan hasil psikotes kepada HR
SLA/Durasi: 14 hari kerja; eskalasi — Kepala Unit/Bagian mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 9.1
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Hasil interview, hasil tes, dan hasil psikotes bila ada
Aktivitas: HR mengajukan kandidat terpilih kepada Executive Director dengan melampirkan seluruh dokumen pendukung.
Output (Data Object): Pengajuan kandidat tercatat di Sistem HR Online
Serah-terima (Message Flow): HR menyerahkan pengajuan kandidat kepada Executive Director melalui Sistem HR Online
SLA/Durasi: 1 hari kerja
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 9.2
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Executive Director
Input (Data Object): Pengajuan kandidat beserta hasil interview, tes, dan psikotes
Aktivitas: Executive Director menilai pengajuan kandidat berdasarkan hasil interview, tes, dan psikotes. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Publikasi dan Seleksi Kandidat.
Output (Data Object): Keputusan atas kandidat (offering letter / ditolak)
SLA/Durasi: 1 hari kerja; eskalasi — didelegasikan kepada HR bila melewati batas waktu
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 9.3 (Gateway: Kandidat Disetujui?)
Pelaku (Lane): Executive Director
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika kandidat memiliki skor tertinggi dari hasil interview, tes, dan psikotes → Langkah 9.4 (Memberikan Offering Letter); jika hasil seleksi tidak direkomendasikan → kembali ke Langkah 5.1 (Seleksi Administrasi) untuk kandidat berikutnya.
Penggabungan (Merge): Jalur "tidak disetujui" bergabung kembali di Langkah 5.1.
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Executive Director
Input (Data Object): Data kandidat terpilih, ketentuan kompensasi dan benefit
Aktivitas: Executive Director memberikan offering letter kepada kandidat terpilih yang memuat posisi, kompensasi, benefit, dan syarat kerja.
Output (Data Object): Offering letter diterbitkan
Serah-terima (Message Flow): Executive Director menyampaikan offering letter kepada kandidat melalui Sistem HR Online
SLA/Durasi: 3 hari kerja; eskalasi — HR mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 9.5 (Gateway: Offering Letter Diterima?)
Pelaku (Lane): Executive Director
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika kandidat menerima offering letter → Langkah 10.1 (Menginstruksikan Pembuatan Kontrak Kerja); jika kandidat memerlukan penyesuaian → Langkah 9.6 (Mendiskusikan Penyesuaian Offering Letter); jika kandidat menolak dan tidak tercapai kesepakatan → kembali ke Langkah 5.1 (Seleksi Administrasi) untuk kandidat berikutnya.
Penggabungan (Merge): Jalur penyesuaian bergabung kembali di Langkah 9.5 setelah diskusi selesai.
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): Executive Director
Input (Data Object): Permintaan penyesuaian dari kandidat
Aktivitas: Executive Director berdiskusi dengan kandidat untuk mencapai kesepakatan atas penyesuaian offering letter.
Output (Data Object): Kesepakatan atau ketidaksepakatan atas offering letter
SLA/Durasi: 1 hari kerja; eskalasi — HR mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 9.5
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Executive Director
Input (Data Object): Offering letter yang telah diterima kandidat
Aktivitas: Executive Director menginstruksikan HR untuk membuat kontrak kerja.
Output (Data Object): Instruksi pembuatan kontrak kerja
Serah-terima (Message Flow): Executive Director menyampaikan instruksi kepada HR melalui WhatsApp atau surel
SLA/Durasi: 1 hari kerja
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 10.2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Data kandidat dan kesepakatan dalam offering letter
Aktivitas: HR membuat kontrak kerja melalui Sistem HR Online berdasarkan data kandidat dan kesepakatan offering letter.
Output (Data Object): Kontrak kerja tersusun di sistem
SLA/Durasi: 1 hari kerja; eskalasi — Executive Director mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 10.3
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Kontrak kerja yang telah dibuat di sistem
Aktivitas: HR mencetak kontrak kerja dari Sistem HR Online.
Output (Data Object): Kontrak kerja tercetak
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 10.4
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): HR bersama kandidat
Input (Data Object): Kontrak kerja tercetak
Aktivitas: HR meminta kandidat menandatangani atau memberikan persetujuan atas kontrak kerja.
Output (Data Object): Kontrak kerja tertandatangani
SLA/Durasi: 2 hari kerja; eskalasi — Executive Director mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 10.5
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Kontrak kerja tertandatangani
Aktivitas: HR menyiapkan peralatan kerja dan kebutuhan administrasi karyawan baru, antara lain kartu identitas, akses sistem, dan surel.
Output (Data Object): Peralatan kerja dan akses karyawan baru tersedia
Rincian/turunan: Registrasi data karyawan baru dilanjutkan sesuai SOP Registrasi Data Karyawan
SLA/Durasi: 1 hari kerja
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 10.6
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Data seluruh proses rekrutmen yang telah selesai
Aktivitas: HR mengadministrasikan dan menyusun laporan hasil pemenuhan karyawan melalui Sistem HR Online.
Output (Data Object): Laporan hasil pemenuhan karyawan
SLA/Durasi: 1 hari kerja; eskalasi — Executive Director mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → End Event: Pemenuhan Karyawan Selesai
End Events:
Diagram berikut merangkum alur SOP Pemenuhan Karyawan dari dua jalur pengajuan (MPP dan non MPP) yang bertemu pada review HR, dilanjutkan pengesahan Executive Director berdasarkan anggaran, publikasi lowongan, dan rangkaian seleksi bertahap. Setiap tahap seleksi yang tidak menghasilkan kandidat direkomendasikan mengembalikan proses ke seleksi administrasi untuk kandidat berikutnya.
Tabel berikut merangkum titik kontrol utama SOP Pemenuhan Karyawan beserta SLA dan pihak yang melakukan eskalasi apabila batas waktu terlewat.
| Titik Kontrol | SLA Maksimal | Eskalasi |
|---|---|---|
| Pengajuan rekrutmen oleh Kepala Unit/Bagian (jalur MPP) | Februari minggu ke-1 | Sistem menolak pengajuan yang melewati batas |
| Review pengajuan oleh HR | 2 hari kerja | Kepala Unit/Bagian mengingatkan |
| Revisi pengajuan oleh unit | 2 hari kerja | HR mengingatkan |
| Cetak form dan pengajuan ke Executive Director | Februari minggu ke-2 | Kepala Unit/Bagian mengingatkan |
| Review dan pengesahan oleh Executive Director | 3 hari kerja | HR mengingatkan |
| Publikasi lowongan kerja mandiri | 1 hari kerja | Kepala Unit/Bagian mengingatkan |
| Pembuatan media publikasi oleh Marcom | 1 hari kerja | HR mengingatkan |
| Review media publikasi oleh HR | 1 hari kerja | Otomatis disetujui |
| Revisi media publikasi | 2 hari kerja | HR mengingatkan |
| Seleksi administrasi | 5 hari kerja (dapat diperpanjang 5 hari kerja) | Kepala Unit/Bagian mengingatkan |
| Koordinasi jadwal interview | 1 hari kerja | Kepala Unit/Bagian mengingatkan |
| Penyepakatan jadwal interview | 5 hari kerja | HR mengingatkan |
| Review hasil interview | 1 hari kerja | HR mengingatkan |
| Koordinasi jadwal tes | 5 hari kerja | Kepala Unit/Bagian mengingatkan |
| Pelaksanaan tes | 1 hari kerja | HR mengingatkan |
| Review hasil tes | 3 hari kerja | HR mengingatkan |
| Review kebutuhan psikotes | 1 hari kerja | Kepala Unit/Bagian mengingatkan |
| Penerimaan hasil psikotes | 14 hari kerja | Kepala Unit/Bagian mengingatkan |
| Pengajuan kandidat ke Executive Director | 1 hari kerja | — |
| Review pengajuan kandidat oleh Executive Director | 1 hari kerja | Delegasi kepada HR |
| Penerbitan offering letter | 3 hari kerja | HR mengingatkan |
| Diskusi penyesuaian offering letter | 1 hari kerja | HR mengingatkan |
| Instruksi pembuatan kontrak | 1 hari kerja | — |
| Pembuatan kontrak kerja | 1 hari kerja | Executive Director mengingatkan |
| Penandatanganan kontrak | 2 hari kerja | Executive Director mengingatkan |
| Persiapan administrasi karyawan baru | 1 hari kerja | — |
| Penyusunan laporan | 1 hari kerja | Executive Director mengingatkan |
Total durasi ideal rekrutmen dari MPP (pengajuan sampai persetujuan Executive Director): 3–4 minggu.
Total estimasi durasi proses seleksi setelah persetujuan Executive Director: sekitar 30–35 hari kerja tanpa psikotes, dan sekitar 44–49 hari kerja dengan psikotes.
Batas waktu pengajuan rekrutmen non MPP menurut jenis dan level jabatan ditetapkan di Tabel Keputusan Durasi Rekrutmen Non MPP.
SOP Pemenuhan Karyawan ini tidak berlaku untuk rekrutmen posisi Executive Director dan Direksi, rekrutmen karyawan kontrak jangka pendek kurang dari 3 bulan, serta penunjukan langsung untuk posisi mendesak dan strategis. Ketentuan lengkapnya ditetapkan di Kebijakan Pengelolaan Kepegawaian.
Eskalasi per tahapan tercantum pada kolom "Eskalasi" di bagian Titik Kontrol dan Verifikasi. Di luar itu, berlaku eskalasi berjenjang kepegawaian: pengingat oleh HR, notifikasi otomatis kepada atasan langsung setelah SLA terlewat 3 hari, dan pelibatan Executive Director setelah SLA terlewat 1 minggu.
Lampiran eksternal pada dokumen sumber: Sistem HR, Panduan Pemenuhan Karyawan, Diagram BPMN Proses Pemenuhan Karyawan, Form Penjadwalan Interview, Template Lembar Riwayat Hidup, Form Interview User, Form Micro Teaching, Form Micro Test, dan Template Kontrak Kerja.