SOP Perencanaan Karyawan ini bertujuan memberikan panduan terstruktur dalam proses perencanaan kebutuhan sumber daya manusia tahunan di unit pendidikan, memastikan ketersediaan data karyawan dan data akademik yang akurat sebagai dasar penyusunan Manpower Planning (MPP), mengatur koordinasi antar unit untuk pemenuhan kebutuhan secara internal, serta menetapkan timeline dan SLA yang jelas bagi setiap tahapan sehingga proses pengajuan dan persetujuan MPP berjalan akuntabel dan transparan.
SOP Perencanaan Karyawan ini berlaku untuk seluruh unit pendidikan dan mencakup periode Januari sampai Juni setiap tahun. Prosesnya dimulai dari penyusunan dan sosialisasi internal memo, dilanjutkan input data karyawan dan akademik, penyusunan draft MPP oleh Kepala Unit Pendidikan, koordinasi antar unit untuk pemenuhan internal, review dan pengajuan MPP, persetujuan atau revisi oleh Executive Director, hingga administrasi dan pelaporan hasil perencanaan karyawan.
Rekrutmen atas posisi kosong yang dihasilkan MPP diatur terpisah di SOP Pemenuhan Karyawan. Batasan keberlakuan dan pengecualian ditetapkan di Kebijakan Pengelolaan Kepegawaian.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| MPP (Manpower Planning) | Rencana kebutuhan tenaga kerja tahunan yang disusun setiap unit pendidikan berdasarkan analisis kebutuhan operasional |
| Draft MPP | Rancangan awal MPP yang disusun Kepala Unit sebelum diajukan kepada Executive Director |
| Jabatan Struktural | Posisi kepemimpinan dalam struktur organisasi unit pendidikan |
| Karyawan Kontrak | Karyawan dengan perjanjian kerja waktu tertentu yang perlu dievaluasi untuk kelanjutan kontraknya |
| Kelanjutan Kontrak Karyawan | Persentase karyawan kontrak yang direncanakan dilanjutkan kontraknya pada tahun berikutnya |
| Ketepatan JP (Jam Pelajaran) | Tingkat kesesuaian antara beban mengajar guru dengan jam pelajaran yang tersedia |
| Non Vacant | Persentase posisi yang terisi (tidak kosong) dalam struktur organisasi |
| Pemenuhan Internal | Strategi memenuhi kebutuhan karyawan dengan memanfaatkan sumber daya internal antar unit |
| Binpres Akademik | Program pembinaan prestasi siswa dalam bidang akademik |
| Binpres Non-Akademik | Program pembinaan prestasi siswa dalam bidang non-akademik (olahraga, seni, dan sejenisnya) |
| Peran | Tanggung Jawab dalam SOP ini |
|---|---|
| HR | Koordinator dan fasilitator perencanaan: menyusun internal memo, mensosialisasikan timeline, memperbarui data karyawan dan jabatan struktural, memfasilitasi pembahasan antar unit, melakukan pemberkasan dan pelaporan |
| Kepala Unit Pendidikan | Penyusun dan penanggung jawab MPP unit: mengevaluasi karyawan kontrak, menyusun draft MPP, berkoordinasi antar unit, mereview, mengajukan, dan merevisi MPP |
| Waka Kurikulum | Mendaftarkan struktur kurikulum dan bina prestasi akademik ke sistem |
| Waka Kesiswaan | Mendaftarkan ekstrakurikuler dan bina prestasi non-akademik ke sistem |
| Executive Director (ED) | Pemberi persetujuan final: mereview pengajuan MPP, memutuskan revisi atau persetujuan, dan mengabarkan hasil |
https://hr-yakobus.theprime.id) — input data karyawan dan akademik, penyusunan, pengajuan, review, dan administrasi MPPPemicu (Start Event): Timer event — siklus perencanaan karyawan tahunan dimulai pada Januari minggu ke-1, ditandai dengan penyusunan internal memo oleh HR.
Pelaku dan Lane: HR, Kepala Unit Pendidikan, Waka Kurikulum, Waka Kesiswaan, Executive Director.
Penomoran langkah pada SOP Perencanaan Karyawan ini disusun berurutan 1–24 lintas seluruh fase, menggantikan penomoran per fase pada dokumen sumber yang memiliki tumpang tindih nomor antara Fase 1 dan Fase 2.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Kalender akademik dan siklus perencanaan tahun berjalan
Aktivitas: HR menyusun internal memo yang memuat timeline dan ketentuan teknis penyusunan MPP.
Output (Data Object): Internal memo timeline dan teknis MPP
SLA/Durasi: Maksimal Januari minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Internal memo timeline dan teknis MPP
Aktivitas: HR menyampaikan internal memo dan timeline penyusunan MPP kepada seluruh unit.
Output (Data Object): Timeline MPP tersosialisasi ke seluruh unit
Serah-terima (Message Flow): HR mengirimkan internal memo kepada Kepala Unit Pendidikan, Waka Kurikulum, dan Waka Kesiswaan melalui WhatsApp atau forum diskusi
SLA/Durasi: Maksimal Januari minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Data karyawan aktif dan perubahan status kepegawaian
Aktivitas: HR menginput dan memperbarui data karyawan ke Sistem HR Digital sebagai basis penyusunan MPP.
Output (Data Object): Data karyawan mutakhir di Sistem HR Digital
SLA/Durasi: Maksimal Januari minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit Pendidikan
Input (Data Object): Data karyawan kontrak unit, Form Lembar Evaluasi Kinerja Karyawan Kontrak
Aktivitas: Kepala Unit Pendidikan mengisi dan mengunggah lembar evaluasi kinerja bagi karyawan kontrak yang tidak dilanjutkan, lalu membuat pengajuan pemenuhan karyawan pengganti.
Output (Data Object): Lembar evaluasi terunggah dan pengajuan pemenuhan karyawan pengganti
Serah-terima (Message Flow): Pengajuan pemenuhan karyawan diteruskan ke HR melalui Sistem HR Digital
SLA/Durasi: Maksimal Februari minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5
Tipe Task (BPMN): Call Activity
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Pengajuan pemenuhan karyawan pengganti dari Kepala Unit Pendidikan
Aktivitas: HR memproses pengajuan karyawan pengganti sebagai sub-proses tersendiri.
Output (Data Object): Pengajuan rekrutmen yang diproses pada jalur pemenuhan karyawan
Rincian/turunan: Sub-proses dijalankan sesuai SOP Pemenuhan Karyawan
SLA/Durasi: Maksimal Februari minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit Pendidikan
Input (Data Object): Data karyawan kontrak unit, Form Lembar Evaluasi Kinerja Karyawan Kontrak
Aktivitas: Kepala Unit Pendidikan mengisi dan mengunggah lembar evaluasi kinerja bagi karyawan kontrak yang dilanjutkan kontraknya.
Output (Data Object): Lembar evaluasi karyawan kontrak lanjutan terunggah di sistem
SLA/Durasi: Maksimal Februari minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 7 (Gateway paralel pendaftaran data akademik)
Pelaku (Lane): Waka Kurikulum, Waka Kesiswaan, HR
Tipe Gateway: Parallel (AND)
Aturan: Langkah 8, 9, 10, 11, dan 12 dikerjakan bersamaan oleh tiga lane yang berbeda. Ketiganya tidak saling bergantung dan seluruhnya harus selesai sebelum draft MPP disusun.
Penggabungan (Merge): Seluruh jalur bertemu (join) di Langkah 13 — proses berlanjut hanya setelah Langkah 8 sampai 12 selesai.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Waka Kurikulum
Input (Data Object): Struktur kurikulum tahun ajaran berjalan
Aktivitas: Waka Kurikulum mendaftarkan struktur kurikulum ke Sistem HR Digital.
Output (Data Object): Struktur kurikulum terdaftar di sistem
SLA/Durasi: Maksimal Maret minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 13 (join)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Waka Kurikulum
Input (Data Object): Daftar program bina prestasi akademik
Aktivitas: Waka Kurikulum mendaftarkan bina prestasi akademik ke Sistem HR Digital.
Output (Data Object): Bina prestasi akademik terdaftar di sistem
SLA/Durasi: Maksimal Maret minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 13 (join)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Waka Kesiswaan
Input (Data Object): Daftar ekstrakurikuler tahun ajaran berjalan
Aktivitas: Waka Kesiswaan mendaftarkan ekstrakurikuler ke Sistem HR Digital.
Output (Data Object): Ekstrakurikuler terdaftar di sistem
SLA/Durasi: Maksimal Maret minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 13 (join)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Waka Kesiswaan
Input (Data Object): Daftar program bina prestasi non-akademik
Aktivitas: Waka Kesiswaan mendaftarkan bina prestasi non-akademik ke Sistem HR Digital.
Output (Data Object): Bina prestasi non-akademik terdaftar di sistem
SLA/Durasi: Maksimal Maret minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 13 (join)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Struktur organisasi unit dan data karyawan mutakhir
Aktivitas: HR menginventarisir dan memperbarui jabatan struktural karyawan di Sistem HR Digital.
Output (Data Object): Daftar jabatan struktural mutakhir
SLA/Durasi: Maksimal Maret minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 13 (join)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit Pendidikan
Input (Data Object): Data karyawan, jabatan struktural, struktur kurikulum, ekstrakurikuler, bina prestasi, hasil evaluasi karyawan kontrak
Aktivitas: Kepala Unit Pendidikan menyusun draft MPP unit di Sistem HR Digital.
Output (Data Object): Draft MPP unit
SLA/Durasi: Maksimal Maret minggu ke-4
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 14
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Draft MPP dari seluruh unit
Aktivitas: HR menjadwalkan dan memfasilitasi agenda pembahasan MPP antar unit untuk mengidentifikasi peluang pemenuhan internal.
Output (Data Object): Jadwal dan forum pembahasan MPP antar unit
Serah-terima (Message Flow): HR mengundang seluruh Kepala Unit Pendidikan ke forum pembahasan
SLA/Durasi: Maksimal April minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 15
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit Pendidikan
Input (Data Object): Draft MPP unit, daftar kebutuhan dan ketersediaan karyawan antar unit
Aktivitas: Kepala Unit Pendidikan berkoordinasi dengan unit lain untuk memenuhi kebutuhan karyawan dari sumber daya internal, apabila diperlukan.
Output (Data Object): Kesepakatan pemenuhan internal antar unit
SLA/Durasi: Maksimal April minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 16
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit Pendidikan
Input (Data Object): Draft MPP unit setelah koordinasi internal
Aktivitas: Kepala Unit Pendidikan memeriksa kelengkapan draft MPP terhadap kriteria keterisian data. Kriteria penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Kelengkapan Draft MPP.
Output (Data Object): Hasil review kelengkapan draft MPP
Rincian/turunan: Tabel Keputusan Kelengkapan Draft MPP
SLA/Durasi: Maksimal April minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 17 (Gateway: MPP Dapat Diajukan?)
Pelaku (Lane): Kepala Unit Pendidikan
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika seluruh kriteria keterisian terpenuhi atau jam pelajaran telah terdistribusi optimal → Langkah 18 (Mencetak Hasil Penyusunan MPP); selain itu → Langkah 20 (Menyesuaikan Kembali MPP). Kriteria lengkap lihat Tabel Keputusan Kelengkapan Draft MPP.
Penggabungan (Merge): Jalur penyesuaian kembali ke Langkah 16 (Mereview Draft MPP) sampai kriteria terpenuhi; kedua jalur bertemu di Langkah 18.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit Pendidikan
Input (Data Object): Draft MPP yang telah memenuhi kriteria
Aktivitas: Kepala Unit Pendidikan mencetak hasil penyusunan MPP dari Sistem HR Digital sebagai berkas pengajuan.
Output (Data Object): Berkas cetak MPP unit
SLA/Durasi: Maksimal April minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 19
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit Pendidikan
Input (Data Object): MPP unit yang telah lengkap dan tercetak
Aktivitas: Kepala Unit Pendidikan mengajukan MPP kepada Executive Director melalui Sistem HR Digital.
Output (Data Object): Pengajuan MPP tercatat di sistem
Serah-terima (Message Flow): Kepala Unit Pendidikan menyerahkan pengajuan MPP kepada Executive Director melalui Sistem HR Digital, dilengkapi pemberitahuan WhatsApp bila diperlukan
SLA/Durasi: Maksimal April minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 21
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit Pendidikan
Input (Data Object): Draft MPP yang belum memenuhi kriteria dan hasil review Langkah 16
Aktivitas: Kepala Unit Pendidikan melengkapi dan memperbarui data MPP hingga memenuhi seluruh kriteria keterisian.
Output (Data Object): Draft MPP yang telah disesuaikan
SLA/Durasi: Maksimal April minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 16 (Mereview Draft MPP)
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Executive Director
Input (Data Object): Pengajuan MPP unit, data kelanjutan kontrak, non vacant, distribusi JP, dan ketersediaan anggaran
Aktivitas: Executive Director menilai kelayakan MPP terhadap kriteria kelanjutan kontrak karyawan, non vacant, distribusi jam pelajaran, dan ketersediaan anggaran. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Kelayakan MPP.
Output (Data Object): Hasil penilaian kelayakan MPP
Rincian/turunan: Tabel Keputusan Kelayakan MPP oleh Executive Director
SLA/Durasi: Maksimal April minggu ke-4
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 22 (Gateway: Keputusan atas MPP)
Pelaku (Lane): Executive Director
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika seluruh kriteria terpenuhi → Langkah 25 (Mengabarkan Persetujuan MPP), dengan atau tanpa catatan; jika terdapat kriteria yang tidak terpenuhi dan tidak mendapat persetujuan khusus, atau anggaran tidak tersedia → Langkah 23 (Memberikan Catatan Revisi). Kombinasi kondisi lengkap lihat Tabel Keputusan Kelayakan MPP.
Penggabungan (Merge): Jalur revisi kembali ke Langkah 21 setelah MPP diperbaiki; kedua jalur bertemu di Langkah 25.
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Executive Director
Input (Data Object): Hasil penilaian kelayakan MPP
Aktivitas: Executive Director menuliskan catatan revisi pada pengajuan MPP di Sistem HR Digital.
Output (Data Object): Catatan revisi MPP
Serah-terima (Message Flow): Executive Director mengirimkan catatan revisi kepada Kepala Unit Pendidikan melalui Sistem HR Digital
SLA/Durasi: Maksimal April minggu ke-4
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 24
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit Pendidikan
Input (Data Object): Catatan revisi dari Executive Director dan MPP unit
Aktivitas: Kepala Unit Pendidikan merevisi MPP sesuai arahan Executive Director dan mengajukan kembali.
Output (Data Object): MPP unit hasil revisi
Serah-terima (Message Flow): MPP hasil revisi dikirim kembali kepada Executive Director melalui Sistem HR Digital
SLA/Durasi: Maksimal Mei minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 21 (Mereview Pengajuan MPP)
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Executive Director
Input (Data Object): MPP unit yang disetujui
Aktivitas: Executive Director mengabarkan kepada HR dan Kepala Unit Pendidikan bahwa MPP telah disetujui.
Output (Data Object): Pemberitahuan persetujuan MPP
Serah-terima (Message Flow): Executive Director menyampaikan persetujuan kepada HR dan Kepala Unit Pendidikan melalui Sistem HR Digital, dilengkapi WhatsApp bila diperlukan
SLA/Durasi: Maksimal Mei minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 26
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): MPP seluruh unit yang telah disetujui
Aktivitas: HR melakukan pemberkasan dokumen fisik MPP dari setiap unit yang telah disetujui.
Output (Data Object): Berkas MPP terarsip
SLA/Durasi: Maksimal Mei minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 27
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): MPP seluruh unit yang telah disetujui dan terarsip
Aktivitas: HR mengadministrasikan dan menyusun laporan hasil perencanaan karyawan seluruh unit di Sistem HR Digital.
Output (Data Object): Laporan hasil perencanaan karyawan seluruh unit
SLA/Durasi: Maksimal Mei minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → End Event: Perencanaan Karyawan Selesai
End Events:
Diagram berikut merangkum alur SOP Perencanaan Karyawan: persiapan data secara paralel oleh HR, Waka Kurikulum, dan Waka Kesiswaan; penyusunan dan review draft MPP oleh Kepala Unit Pendidikan dengan siklus perbaikan sampai kriteria keterisian terpenuhi; pengajuan kepada Executive Director yang dapat berujung persetujuan atau siklus revisi; dan diakhiri pemberkasan serta pelaporan oleh HR.
| Titik Kontrol | Yang Diperiksa | Pemeriksa | Waktu Target | SLA Maksimal | Eskalasi |
|---|---|---|---|---|---|
| Internal memo dan sosialisasi | Memo tersusun dan tersampaikan ke seluruh unit | HR | Januari minggu ke-2 | Januari minggu ke-2 | Executive Director mengingatkan |
| Input data karyawan | Data karyawan mutakhir di sistem | HR | Januari minggu ke-2 | Januari minggu ke-2 | Executive Director mengingatkan |
| Pendaftaran data akademik | Struktur kurikulum, ekstrakurikuler, dan bina prestasi terdaftar | Waka Kurikulum, Waka Kesiswaan | Januari minggu ke-3 | Maret minggu ke-1 | HR mengingatkan |
| Evaluasi karyawan kontrak | Lembar evaluasi terisi dan terunggah | Kepala Unit Pendidikan | Januari minggu ke-3 | Maret minggu ke-1 | HR mengingatkan |
| Penyusunan draft MPP | Draft MPP tersusun di sistem | Kepala Unit Pendidikan | Maret minggu ke-2 | Maret minggu ke-3 | HR mengingatkan |
| Review draft dan koordinasi antar unit | Kriteria keterisian MPP terpenuhi | Kepala Unit Pendidikan | Maret minggu ke-4 | April minggu ke-1 | HR mengingatkan |
| Pengajuan MPP | MPP terajukan kepada Executive Director | Kepala Unit Pendidikan | April minggu ke-2 | April minggu ke-2 | Executive Director mengingatkan |
| Review pengajuan MPP | Kelayakan MPP terhadap empat kriteria penilaian | Executive Director | April minggu ke-3 | April minggu ke-4 | Delegasi kepada HR |
| Revisi MPP | Perbaikan sesuai catatan Executive Director | Kepala Unit Pendidikan | Mei minggu ke-1 | Mei minggu ke-1 | HR mengingatkan |
| Persetujuan final | MPP disetujui dan dikabarkan | Executive Director | Mei minggu ke-2 | Mei minggu ke-2 | — |
| Pemberkasan dan pelaporan | Berkas MPP terarsip dan laporan tersusun | HR | Mei minggu ke-2 | Mei minggu ke-2 | Executive Director mengingatkan |
SOP Perencanaan Karyawan ini tidak berlaku untuk rekrutmen mendesak di luar siklus MPP tahunan, penggantian karyawan yang mengundurkan diri atau diberhentikan di tengah tahun ajaran, serta perencanaan tugas tambahan (Piket, Bimbingan Khusus, Pendalaman Materi, dan program kerja unit di luar MPP struktural). Rincian pengecualian ditetapkan di Kebijakan Pengelolaan Kepegawaian.
Apabila SLA suatu tahapan terlewat, berlaku eskalasi berjenjang:
Lampiran eksternal pada dokumen sumber: Sistem HR (https://hr-yakobus.theprime.id), Panduan Perencanaan Karyawan, Diagram BPMN Proses Perencanaan Karyawan, Form Internal Memo, dan Lembar Evaluasi Kinerja Karyawan.