Pengelolaan kepegawaian di lingkungan Sekolah Santo Yakobus mencakup perencanaan kebutuhan tenaga kerja, pemenuhan karyawan melalui rekrutmen, administrasi data karyawan, serta pembinaan dan pengembangan karyawan. Keempat area tersebut saling terkait: perencanaan menghasilkan kebutuhan yang dipenuhi lewat rekrutmen, karyawan yang direkrut diregistrasi datanya, dan karyawan yang terdaftar menjadi peserta program pembinaan dan pengembangan.
Ketersediaan tenaga pendidik dan kependidikan yang tepat jumlah, kualifikasi, dan kompetensi, serta data kepegawaian yang akurat dan mutakhir, merupakan dasar pengambilan keputusan manajerial dan pelaksanaan fungsi administrasi kepegawaian. Kebijakan ini menetapkan prinsip, kewenangan, dan batasan normatif yang mengikat seluruh proses kepegawaian, sehingga SOP turunannya dapat dilaksanakan secara konsisten antar unit.
Kebijakan Pengelolaan Kepegawaian ini bertujuan untuk:
Kebijakan Pengelolaan Kepegawaian ini berlaku untuk seluruh unit pendidikan dan non-pendidikan di lingkungan Sekolah Santo Yakobus, dan mengikat seluruh proses berikut:
| Area | Proses yang diatur | SOP turunan |
|---|---|---|
| Perencanaan karyawan | Penyusunan, pengajuan, dan persetujuan Manpower Planning (MPP) tahunan | SOP Perencanaan Karyawan (MPP) |
| Pemenuhan karyawan | Pengajuan rekrutmen, publikasi lowongan, seleksi, offering letter, kontrak kerja | SOP Pemenuhan Karyawan |
| Administrasi data | Registrasi karyawan baru dan pembaruan data karyawan | SOP Registrasi Data Karyawan, SOP Pembaruan Data Karyawan |
| Pembinaan dan pengembangan | Pendaftaran, administrasi, dan evaluasi Program Pembinaan dan Pengembangan Karyawan (PPK) | SOP Administrasi Pembinaan dan Pengembangan Karyawan |
Kebijakan Pengelolaan Kepegawaian ini beserta SOP turunannya tidak berlaku untuk kondisi berikut:
Perencanaan karyawan:
Pemenuhan karyawan:
Administrasi data karyawan:
Pembinaan dan pengembangan karyawan:
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| MPP (Manpower Planning) | Rencana kebutuhan tenaga kerja tahunan yang disusun setiap unit pendidikan berdasarkan analisis kebutuhan operasional |
| Non MPP | Pengajuan rekrutmen di luar perencanaan tahunan karena kondisi tertentu (resign, cuti melahirkan, posisi baru) |
| ED (Executive Director) | Pejabat eksekutif tertinggi yang berwenang menyetujui MPP, pengajuan rekrutmen, offering letter, dan laporan administrasi PPK |
| HR (Human Resources) | Divisi Sumber Daya Manusia yang mengelola dan mengkoordinasikan seluruh proses kepegawaian |
| Kepala Unit/Bagian | Pimpinan unit yang menyusun MPP, mengajukan kebutuhan rekrutmen, dan menjadi user atas karyawan yang direkrut |
| PIC Program | Pelaksana teknis dan administrator pelaksanaan program pembinaan dan pengembangan pada masing-masing unit |
| Program PPK | Program Pembinaan dan Pengembangan Karyawan yang dilaksanakan oleh masing-masing unit |
| Offering Letter | Surat penawaran kerja yang memuat posisi, kompensasi, dan benefit bagi kandidat terpilih |
| SLA (Service Level Agreement) | Standar waktu maksimal yang ditetapkan untuk menyelesaikan setiap tahapan proses |
| Eskalasi | Mekanisme peningkatan tingkat penanganan ketika SLA tidak terpenuhi, melibatkan pihak dengan otoritas lebih tinggi |
Sistem HR Digital (https://hr-yakobus.theprime.id) ditetapkan sebagai platform utama dan sumber data operasional kepegawaian. Seluruh pengajuan, review, persetujuan, entry data, pembuatan kontrak kerja, dan pelaporan kepegawaian wajib dilakukan melalui sistem tersebut sesuai kewenangan masing-masing peran.
Sistem Pengelolaan Program dan Anggaran (https://ws1-yakobus.theprime.id) digunakan untuk pendaftaran program pembinaan dan pengembangan karyawan pada siklus program dan anggaran unit.
WhatsApp dan surel digunakan sebagai kanal koordinasi, pengingat, dan eskalasi — bukan sebagai sumber data. Kesepakatan yang dicapai melalui kanal tersebut tetap wajib dicatat di sistem.
Kewenangan persetujuan dalam pengelolaan kepegawaian ditetapkan sebagai berikut:
| Objek keputusan | Pengusul | Pemberi persetujuan | Dasar penilaian |
|---|---|---|---|
| Draft MPP unit | Kepala Unit Pendidikan | Kepala Unit Pendidikan (kelayakan pengajuan) | Kelengkapan Draft MPP |
| Pengajuan MPP | Kepala Unit Pendidikan | Executive Director | Kelayakan MPP |
| Pengajuan rekrutmen (MPP dan non MPP) | Kepala Unit/Bagian | HR (kesesuaian), lalu Executive Director (anggaran) | Review Pengajuan Rekrutmen |
| Rekomendasi kandidat | Kepala Unit/Bagian | Executive Director | Publikasi dan Seleksi Kandidat |
| Offering letter dan kontrak kerja | HR | Executive Director | Publikasi dan Seleksi Kandidat |
| Pembaruan data karyawan | Karyawan, Kepala Unit, atau HR | HR | Validasi Dokumen Data Karyawan |
| Laporan administrasi Program PPK | HR | Executive Director | Evaluasi Laporan Administrasi PPK |
Keputusan yang bergantung pada kombinasi kondisi tidak ditetapkan secara diskresioner, melainkan mengacu pada tabel keputusan yang dirujuk di kolom "Dasar penilaian".
Pengajuan kebutuhan karyawan — baik melalui MPP maupun non MPP — hanya dapat disahkan apabila sesuai dengan anggaran yang tersedia. Pengajuan yang melampaui anggaran wajib direvisi oleh unit pengusul, baik dengan mengurangi jumlah posisi, menyesuaikan level jabatan, maupun menyesuaikan rentang kompensasi.
Setiap dokumen yang menjadi acuan registrasi maupun pembaruan data karyawan wajib diperiksa keabsahannya. Dokumen yang tidak dapat divalidasi keabsahannya tidak dapat dijadikan acuan pemrosesan data, dan wajib dikonfirmasi ulang (cross check) kepada karyawan yang bersangkutan sebelum data diproses.
MPP unit hanya dapat diajukan kepada Executive Director apabila seluruh kriteria keterisian data terpenuhi 100%, atau dapat diajukan dengan pertimbangan jam pelajaran telah terdistribusi optimal. Kepala Unit Pendidikan bertanggung jawab melengkapi dan memperbarui data sebelum melakukan pengajuan.
Data karyawan hanya digunakan untuk kepentingan administrasi kepegawaian, pelaporan, dan pengambilan keputusan manajerial yang sah. Setiap perubahan data karyawan wajib terdokumentasi, terarsip, dan diinformasikan kepada bagian terkait — sekurang-kurangnya Keuangan, Kepala Unit, dan karyawan yang bersangkutan.
Setiap tahapan proses kepegawaian terikat pada SLA yang ditetapkan di masing-masing SOP turunan. Apabila SLA tidak terpenuhi, berlaku mekanisme eskalasi berjenjang berikut:
Pelaksanaan teknis notifikasi otomatis pada Level 2 didokumentasikan di Otomasi Notifikasi Eskalasi SLA Kepegawaian.
| Peran | Akuntabilitas |
|---|---|
| Executive Director (ED) | Menyetujui MPP, mengesahkan pengajuan rekrutmen berdasarkan anggaran, memberikan offering letter, mengevaluasi laporan administrasi PPK, dan menangani eskalasi Level 3 |
| HR | Mengoordinasikan seluruh proses kepegawaian, memverifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen, mengelola data karyawan di sistem, menyusun laporan, serta mengirimkan pengingat eskalasi Level 1 |
| Kepala Unit/Bagian | Menyusun MPP unit, mengajukan kebutuhan rekrutmen, menilai kandidat pada interview dan tes, menyusun program PPK unit, serta bertanggung jawab atas keakuratan data yang diajukan |
| Waka Kurikulum | Mendaftarkan struktur kurikulum dan bina prestasi akademik ke sistem sebagai dasar penyusunan MPP |
| Waka Kesiswaan | Mendaftarkan ekstrakurikuler dan bina prestasi non-akademik ke sistem sebagai dasar penyusunan MPP |
| PIC Program | Mengadministrasikan pelaksanaan program PPK: jadwal, modul, peserta, tes, presensi, dan evaluasi |
| Marcom | Membuat, merevisi, dan memposting media publikasi lowongan kerja sesuai form pengajuan rekrutmen |
| Karyawan | Menyampaikan dokumen registrasi yang sah dan mengajukan pembaruan data disertai dokumen pendukung |
Pengajuan yang tidak memenuhi ketentuan kebijakan ini tidak diproses dan dikembalikan kepada pengusul untuk direvisi. Secara khusus:
SOP turunan yang mengoperasionalkan Kebijakan Pengelolaan Kepegawaian ini:
Tabel keputusan yang menjabarkan aturan penilaian:
Otomasi sistem yang mendukung kebijakan ini: