SOP Administrasi Pembinaan dan Pengembangan Karyawan ini bertujuan menjadi pedoman baku pelaksanaan administrasi pembinaan dan pengembangan karyawan secara terstruktur, memastikan seluruh program selaras dengan kebutuhan organisasi dan peningkatan kompetensi individu, meningkatkan efektivitas perencanaan sampai evaluasi program, mendukung peningkatan kinerja dan profesionalisme karyawan, serta mewujudkan administrasi yang transparan, akuntabel, dan terdokumentasi melalui sistem digital.
SOP Administrasi Pembinaan dan Pengembangan Karyawan ini berlaku untuk seluruh unit pendidikan dan dilaksanakan sepanjang tahun sesuai kebutuhan. Prosesnya mencakup penyusunan program pembinaan dan pengembangan karyawan, inventarisasi program, input daftar hadir peserta, input hasil tes peserta bila ada, input hasil evaluasi program dari peserta, serta penyusunan laporan administrasi program.
SOP ini mengatur administrasi program, bukan pelaksanaan teknis kegiatan. Batasan tersebut beserta pengecualian lainnya ditetapkan di Kebijakan Pengelolaan Kepegawaian.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Program PPK | Program Pembinaan dan Pengembangan Karyawan yang dilaksanakan oleh masing-masing unit |
| Peserta PPK | Peserta program pembinaan dan pengembangan karyawan |
| ED (Executive Director) | Pejabat eksekutif tertinggi yang berwenang mereview dan menyetujui laporan administrasi program PPK |
| HR (Human Resources) | Penyusun standar dan pemantau proses administrasi pelaksanaan program PPK |
| Kepala Unit | Pimpinan unit pendidikan maupun non-pendidikan yang menyusun program PPK |
| PIC Program | Pelaksana teknis dan administrator pelaksanaan program PPK pada masing-masing unit |
| Internal Memo | Dokumen resmi berisi timeline dan ketentuan teknis administrasi program PPK |
| SLA (Service Level Agreement) | Standar waktu maksimal yang ditetapkan untuk menyelesaikan setiap tahapan proses |
| Eskalasi | Mekanisme peningkatan tingkat penanganan ketika SLA tidak terpenuhi |
| Peran | Tanggung Jawab dalam SOP ini |
|---|---|
| Kepala Unit | Menyusun dan menandai program PPK di Sistem Pengelolaan Program dan Anggaran |
| HR | Menginventarisasi dan memverifikasi program PPK, menyusun internal memo, mereviu administrasi jadwal/presensi/tes/evaluasi, dan menyusun laporan administrasi pelaksanaan program PPK |
| PIC Program | Mengadministrasikan tanggal pelaksanaan, mengunggah modul, mendaftarkan peserta, menyusun tes, menyiapkan QR Code presensi/tes/evaluasi, dan menjelaskan prosesnya kepada peserta |
| Executive Director (ED) | Mengevaluasi laporan administrasi pembinaan dan pengembangan karyawan |
https://hr-yakobus.theprime.id) — inventarisasi program, input daftar hadir, hasil tes, dan evaluasihttps://ws1-yakobus.theprime.id) — pendaftaran program PPKPemicu (Start Event): Timer event — siklus tahunan program PPK dimulai pada Juni minggu ke-4, ketika Kepala Unit menyusun dan menandai program PPK dalam Sistem Pengelolaan Program dan Anggaran.
Pelaku dan Lane: Kepala Unit, HR, PIC Program, Executive Director.
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit
Input (Data Object): Daftar program kerja unit tahun berjalan
Aktivitas: Kepala Unit menyusun program unit dan menandai program mana yang termasuk Program PPK di Sistem Pengelolaan Program dan Anggaran. Kriteria penandaan ditetapkan di Tabel Keputusan Kategori Program PPK.
Output (Data Object): Daftar program unit dengan penandaan Program PPK
Rincian/turunan: Tabel Keputusan Kategori Program Pembinaan dan Pengembangan Karyawan
Serah-terima (Message Flow): Daftar program tertandai tersedia bagi HR melalui sistem
SLA/Durasi: Waktu target Maret minggu ke-1; SLA maksimal Juni minggu ke-4. Eskalasi — HR mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Daftar program unit dengan penandaan Program PPK dari seluruh unit
Aktivitas: HR menginventarisasi dan memverifikasi program PPK seluruh unit di Sistem HR Digital.
Output (Data Object): Daftar program PPK terverifikasi
SLA/Durasi: Akhir Juni; eskalasi — Executive Director mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Daftar program PPK terverifikasi
Aktivitas: HR menyusun internal memo yang memuat timeline dan ketentuan teknis administrasi program PPK.
Output (Data Object): Internal memo timeline dan teknis administrasi program PPK
Serah-terima (Message Flow): HR menyampaikan internal memo kepada Kepala Unit dan PIC Program
SLA/Durasi: Awal Juli; eskalasi — Executive Director mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Internal memo timeline dan rencana pelaksanaan program unit
Aktivitas: PIC Program menetapkan dan menginput tanggal pelaksanaan program PPK di Sistem HR Digital.
Output (Data Object): Tanggal pelaksanaan program PPK tercatat di sistem
SLA/Durasi: H-7 sebelum pelaksanaan program PPK; eskalasi — HR mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Modul dan materi program PPK
Aktivitas: PIC Program mengunggah dan melampirkan tautan modul program PPK di Sistem HR Digital.
Output (Data Object): Modul program PPK tersedia di sistem
SLA/Durasi: H-7 sebelum pelaksanaan program PPK; eskalasi — HR mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Daftar karyawan sasaran program PPK
Aktivitas: PIC Program mendaftarkan data peserta program PPK di Sistem HR Digital.
Output (Data Object): Daftar peserta program PPK terdaftar di sistem
SLA/Durasi: H-7 sebelum pelaksanaan program PPK; eskalasi — HR mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 7
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Modul dan materi program PPK
Aktivitas: PIC Program menyusun instrumen tes program PPK di Sistem HR Digital.
Output (Data Object): Instrumen tes program PPK tersusun di sistem
SLA/Durasi: H-7 sebelum pelaksanaan program PPK; eskalasi — HR mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 8
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Data program PPK, daftar peserta, dan instrumen tes di sistem
Aktivitas: PIC Program menyiapkan QR Code untuk presensi, tes, dan evaluasi program PPK melalui Sistem HR Digital.
Output (Data Object): QR Code presensi, tes, dan evaluasi siap digunakan
SLA/Durasi: H-3 sebelum pelaksanaan program PPK; eskalasi — HR mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 9
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): QR Code presensi, tes, dan evaluasi
Aktivitas: PIC Program menjelaskan proses presensi, tes, dan evaluasi program PPK menggunakan Sistem HR Digital kepada para peserta.
Output (Data Object): Peserta memahami mekanisme presensi, tes, dan evaluasi
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyampaikan penjelasan kepada peserta pada hari pelaksanaan
SLA/Durasi: Hari pelaksanaan program PPK; eskalasi — HR mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 10
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Data jadwal, presensi, hasil tes, dan hasil evaluasi program PPK di sistem
Aktivitas: HR mereviu kelengkapan administrasi jadwal, presensi, tes, dan evaluasi program PPK seluruh unit.
Output (Data Object): Hasil reviu administrasi program PPK
SLA/Durasi: Setiap tanggal 15; eskalasi — Executive Director mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 11
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Hasil reviu administrasi program PPK
Aktivitas: HR menyusun laporan administrasi pelaksanaan program PPK di Sistem HR Digital.
Output (Data Object): Laporan administrasi pelaksanaan program PPK
Serah-terima (Message Flow): HR menyerahkan laporan kepada Executive Director untuk dievaluasi
SLA/Durasi: Setiap tanggal 18; eskalasi — Executive Director mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 12
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Executive Director
Input (Data Object): Laporan administrasi pelaksanaan program PPK, rata-rata hasil tes, rata-rata hasil evaluasi program
Aktivitas: Executive Director mengevaluasi laporan administrasi program PPK berdasarkan rata-rata hasil tes dan rata-rata hasil evaluasi program. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Evaluasi Laporan Administrasi PPK.
Output (Data Object): Keputusan evaluasi (laporan disetujui / disetujui dengan catatan)
Rincian/turunan: Tabel Keputusan Evaluasi Laporan Administrasi PPK
SLA/Durasi: Setiap tanggal 25; eskalasi — HR mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 13 (Gateway: Hasil Evaluasi Laporan)
Pelaku (Lane): Executive Director
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika rata-rata hasil tes dan rata-rata hasil evaluasi program keduanya minimal 3 → End Event: Laporan Disetujui; jika salah satu di bawah 3 atau tidak tersedia → End Event: Laporan Disetujui dengan Catatan. Kombinasi kondisi lengkap lihat Tabel Keputusan Evaluasi Laporan Administrasi PPK.
Penggabungan (Merge): Kedua jalur berakhir pada End Event masing-masing; catatan evaluasi menjadi masukan bagi siklus program PPK berikutnya.
End Events:
Diagram berikut merangkum alur SOP Administrasi Pembinaan dan Pengembangan Karyawan: penandaan program PPK oleh Kepala Unit, inventarisasi dan penyusunan internal memo oleh HR, rangkaian administrasi pelaksanaan oleh PIC Program menjelang dan pada hari pelaksanaan, reviu serta penyusunan laporan bulanan oleh HR, dan evaluasi laporan oleh Executive Director.
| Fase | Titik Kontrol | Pemeriksa | Waktu Target | SLA Maksimal | Eskalasi |
|---|---|---|---|---|---|
| Fase 1: Pendaftaran Program | Program PPK tersusun dan tertandai di sistem | Kepala Unit | Maret minggu ke-1 | Juni minggu ke-4 | HR mengingatkan |
| Fase 2: Administrasi Program | Program PPK terinventarisasi dan terverifikasi | HR | — | Akhir Juni | Executive Director mengingatkan |
| Fase 2: Administrasi Program | Internal memo timeline tersusun | HR | — | Awal Juli | Executive Director mengingatkan |
| Fase 2: Administrasi Program | Tanggal pelaksanaan teradministrasi | PIC Program | — | H-7 sebelum pelaksanaan | HR mengingatkan |
| Fase 2: Administrasi Program | Modul program terunggah | PIC Program | — | H-7 sebelum pelaksanaan | HR mengingatkan |
| Fase 2: Administrasi Program | Data peserta terdaftar | PIC Program | — | H-7 sebelum pelaksanaan | HR mengingatkan |
| Fase 2: Administrasi Program | Tes program tersusun | PIC Program | — | H-7 sebelum pelaksanaan | HR mengingatkan |
| Fase 2: Administrasi Program | QR Code presensi, tes, dan evaluasi siap | PIC Program | — | H-3 sebelum pelaksanaan | HR mengingatkan |
| Fase 2: Administrasi Program | Peserta memahami proses presensi, tes, dan evaluasi | PIC Program | — | Hari pelaksanaan | HR mengingatkan |
| Fase 2: Administrasi Program | Administrasi jadwal, presensi, tes, dan evaluasi tereviu | HR | — | Setiap tanggal 15 | Executive Director mengingatkan |
| Fase 2: Administrasi Program | Laporan administrasi tersusun | HR | — | Setiap tanggal 18 | Executive Director mengingatkan |
| Fase 3: Review dan Evaluasi | Laporan dievaluasi Executive Director | Executive Director | — | Setiap tanggal 25 | HR mengingatkan |
SOP Administrasi Pembinaan dan Pengembangan Karyawan ini tidak berlaku untuk pelaksanaan teknis kegiatan pembinaan, pengelolaan anggaran dan proses keuangan program, keputusan akhir kelulusan atau sertifikasi oleh pihak penyelenggara, serta perubahan kebijakan organisasi yang bersifat ad-hoc. Ketentuan lengkapnya ditetapkan di Kebijakan Pengelolaan Kepegawaian.
Apabila SLA suatu tahapan terlewat, berlaku eskalasi berjenjang:
Lampiran eksternal pada dokumen sumber: Sistem HR (https://hr-yakobus.theprime.id), Sistem Pengelolaan Program dan Anggaran (https://ws1-yakobus.theprime.id), Panduan Sistem Administrasi Pembinaan dan Pengembangan Karyawan, dan Diagram BPMN Proses Administrasi Pembinaan dan Pengembangan Karyawan.