¶ IK Panduan Sistem Program Pengembangan — Peran PIC Program
Instruksi kerja ini merinci langkah operasional yang dikerjakan PIC Program di Sistem HR Digital (https://hr-yakobus.theprime.id) untuk mengadministrasikan Program Pembinaan dan Pengembangan Karyawan (PPK) pada unitnya. Cakupannya mulai dari masuk ke sistem, mengunggah modul, mengadministrasikan data peserta dan soal tes pembinaan, hingga menyiapkan QR Code absensi, tes, dan evaluasi program pada hari pelaksanaan. IK ini merupakan rincian Langkah 4 sampai Langkah 9 pada SOP Administrasi Pembinaan dan Pengembangan Karyawan.
Memastikan PIC Program dapat mengadministrasikan seluruh komponen pelaksanaan Program PPK di Sistem HR Digital secara lengkap dan tepat waktu, sehingga tanggal pelaksanaan, modul, daftar peserta, soal tes, absensi, hasil tes, dan hasil evaluasi program tercatat dan dapat direviu oleh HR.
- Program PPK unit sudah tertandai oleh Kepala Unit dan terverifikasi oleh HR di sistem. Kriteria penandaan lihat Tabel Keputusan Kategori Program PPK.
- Internal memo timeline dan teknis administrasi Program PPK sudah diterima dari HR.
- Nama event Program PPK sudah tersedia pada sub-menu Adm. Pembinaan & Pengembangan.
- Akun PIC Program sudah aktif di Sistem HR Digital.
- Nama peserta yang akan didaftarkan sudah terdaftar sebagai karyawan di sistem (nama harus sama persis).
- Browser (Chrome/Firefox/Edge terbaru) di komputer.
- URL sistem:
https://hr-yakobus.theprime.id/
- Akun PIC Program — format ID
pic_program@gmail.com dengan password yang diberikan Admin Sistem (default awal: picprogram123, wajib diganti setelah login pertama).
- Berkas modul program (file) dan/atau tautan modul.
- Aplikasi spreadsheet (Excel) untuk mengisi template import peserta dan template soal tes.
- Printer atau layar/proyektor untuk menampilkan QR Code kepada peserta.
- Buka browser, lalu akses
https://hr-yakobus.theprime.id/.
- Pada kolom ID, masukkan alamat email akun PIC Program (mis.
pic_program@gmail.com).
- Pada kolom Password, masukkan password akun PIC Program.
- Klik tombol Masuk.
- Verifikasi halaman utama sistem tampil setelah login berhasil.
Jangan membagikan kredensial PIC Program kepada peserta. Peserta memakai akun pribadinya sendiri — lihat IK Panduan Sistem Program Pengembangan — Peserta.
- Pada menu utama, pilih Pembinaan & Pengembangan, lalu pilih sub-menu Adm. Pembinaan & Pengembangan.
- Pada kolom Nama Adm. Pembinaan dan Pengembangan Karyawan, cari nama event Program PPK yang sesuai.
- Klik tombol Tindakan pada baris event tersebut.
- Pada opsi yang muncul, pilih Ubah.
- Isi tanggal mulai dan tanggal selesai event.
- Unggah modul dengan salah satu cara berikut:
- Klik Choose File, lalu pilih berkas modul dari komputer; atau
- Sisipkan alamat modul pada kolom Link Modul.
- Simpan perubahan, lalu verifikasi tanggal dan modul sudah tercatat pada event tersebut.
Tanggal pelaksanaan dan modul harus sudah terisi paling lambat H-7 sebelum pelaksanaan Program PPK, sesuai SLA pada SOP induk.
Data peserta dapat diadministrasikan secara massal (import) atau satu per satu (manual).
- Pada bagian Data Peserta, klik tombol Import Peserta.
- Pada pop-up yang muncul, klik Download Template.
- Isi data peserta pada template yang sudah diunduh.
- Kembali ke pop-up Import Peserta, klik Choose File, lalu pilih berkas template yang sudah diisi.
- Unggah berkas dan verifikasi daftar peserta muncul di bagian Data Peserta.
Struktur template tidak boleh diubah dan nama peserta harus sesuai persis dengan nama yang terdaftar di sistem. Perubahan struktur atau ketidaksesuaian nama membuat proses import gagal atau peserta tidak terhubung ke akunnya.
- Pada bagian Data Peserta, klik tombol Tambah Peserta.
- Pada kolom isian yang muncul, isikan nama peserta sesuai nama di sistem.
- Simpan, lalu ulangi untuk peserta berikutnya bila diperlukan.
- Verifikasi seluruh peserta sudah muncul pada daftar Data Peserta.
Langkah ini hanya dikerjakan bila Program PPK memiliki tes.
- Kembali ke sub-menu Adm. Pembinaan & Pengembangan.
- Pilih nama event yang sesuai, lalu klik tombol Tindakan.
- Pada opsi yang muncul, pilih Test.
- Pada pop-up yang muncul, klik tombol Import Soal Test (Excel).
- Pada pop-up berikutnya, klik tombol Download Template Soal Test.
- Isi soal tes pada template beserta kunci jawabannya. Kunci jawaban diisi hurufnya saja dengan huruf kapital (mis.
A, B, C).
- Setelah template selesai diisi, unggah kembali ke sistem dengan mengklik tombol Choose File.
- Verifikasi daftar soal sudah termuat di sistem.
Langkah 5–7 berikut adalah versi ringkas untuk PIC Program pada hari pelaksanaan. Layar yang sama memiliki aksi tambahan yang dipegang HRD — impor soal tes, penandaan ketidakhadiran, tab tanggal, dan riwayat pengisian — yang diuraikan pada IK Panduan Sistem Administrasi Pembinaan Karyawan bagian 7.
- Pada baris event Program PPK, klik tombol Tindakan.
- Pilih Absensi.
- Pada pop-up yang muncul, klik tombol Cetak QR Code.
- Cetak QR Code tersebut atau tampilkan di layar/proyektor kepada peserta.
- Arahkan peserta untuk memindai QR Code absensi menggunakan handphone masing-masing.
- Pada baris event Program PPK, klik tombol Tindakan.
- Pilih Test.
- Pada pop-up yang muncul, klik tombol Buka Test.
- Klik tombol Cetak QR Code.
- Cetak QR Code atau tampilkan kepada peserta tepat saat tes akan dimulai.
- Setelah waktu tes habis, klik tombol Tutup Test agar tidak ada pengerjaan susulan.
Jangan membuka tes sebelum waktunya dan jangan lupa menutup tes setelah waktu habis — tes yang dibiarkan terbuka membuat data hasil tes tidak valid saat direviu HR.
- Pada baris event Program PPK, klik tombol Tindakan.
- Pilih Evaluasi.
- Pada pop-up yang muncul, klik tombol Buka Evaluasi.
- Klik tombol Cetak QR Code.
- Cetak QR Code atau tampilkan kepada peserta tepat saat evaluasi akan dimulai.
- Setelah waktu evaluasi habis, klik tombol Tutup Evaluasi.
- Tanggal mulai dan tanggal selesai event Program PPK tercatat di Sistem HR Digital.
- Modul program tersedia di sistem, baik sebagai berkas unggahan maupun tautan.
- Seluruh peserta Program PPK terdaftar dengan nama yang sesuai data karyawan di sistem.
- Soal tes beserta kunci jawaban termuat di sistem (bila program memiliki tes).
- QR Code absensi, tes, dan evaluasi tercetak/tertampil dan terpindai oleh peserta.
- Tes dan evaluasi sudah ditutup setelah waktunya habis, sehingga rata-rata hasil tes dan rata-rata hasil evaluasi program dapat dipakai HR menyusun laporan dan dievaluasi Executive Director sesuai Tabel Keputusan Evaluasi Laporan Administrasi PPK.
| Masalah |
Solusi |
| Nama event tidak ditemukan di sub-menu Adm. Pembinaan & Pengembangan |
Pastikan program sudah ditandai Kepala Unit dan diverifikasi HR; hubungi HR bila belum muncul. |
| Import peserta gagal |
Periksa struktur template tidak diubah dan nama peserta sama persis dengan nama di sistem; unduh ulang template bila ragu. |
| Peserta tidak dapat memindai QR absensi |
Pastikan QR ditampilkan cukup besar dan terang; pastikan peserta memakai handphone, bukan komputer. |
| Tombol Cetak QR Code tidak muncul |
Pastikan tes/evaluasi sudah dibuka lewat tombol Buka Test / Buka Evaluasi; refresh halaman. |
| Modul gagal diunggah |
Periksa ukuran dan format berkas; sebagai alternatif gunakan kolom Link Modul. |
| Hasil tes peserta tidak tercatat |
Pastikan tes belum ditutup saat peserta mengerjakan; laporkan ke Admin Sistem bila tetap kosong. |