¶ IK Panduan Sistem Administrasi Pembinaan Karyawan
Instruksi Kerja ini memerinci penggunaan modul Pembinaan & Pengembangan pada Sistem HR Digital (hr-yakobus.theprime.id) untuk mengadministrasikan data pembinaan dan pengembangan karyawan. Cakupannya meliputi data referensi pelanggaran (Kategori Pelanggaran dan Pelanggaran), pencatatan serta verifikasi Pelanggaran Managerial dan Non Managerial sampai pencetakan surat peringatan, pengelolaan administrasi program pembinaan (sinkronisasi program, peserta, absensi, evaluasi, hasil tes), modul dan pemindaian QR Code oleh peserta, hingga pembacaan laporan. Pelaksananya berbeda per entitas: HRD, PLH, dan Karyawan (Peserta).
Instruksi Kerja Panduan Sistem Administrasi Pembinaan Karyawan ini bertujuan memastikan setiap pelaksana dapat menjalankan tugasnya di modul Pembinaan & Pengembangan secara benar dan seragam — mulai dari memelihara data referensi pelanggaran, mencatat dan memverifikasi pelanggaran karyawan, mencetak surat peringatan sesuai sanksi yang disetujui, mengadministrasikan pelaksanaan program pembinaan (kehadiran, tes, evaluasi), sampai membaca laporan administrasi program.
- Akun Sistem HR Digital sudah aktif dan pengguna sudah login.
- Peran pengguna (HRD, PLH, atau Karyawan) sudah ditetapkan Admin Sistem — tombol dan menu yang tampil mengikuti peran tersebut.
- Untuk pencatatan pelanggaran: data Kategori Pelanggaran dan Pelanggaran sudah tersedia sebagai referensi.
- Untuk administrasi program pembinaan: program PPK sudah ditandai dan tersedia di Sistem Pengelolaan Program dan Anggaran (WS1) sehingga dapat disinkronkan.
- Browser (Chrome/Firefox/Edge terbaru).
- Sistem HR Digital:
https://hr-yakobus.theprime.id — menu Pembinaan & Pengembangan.
- Perangkat berkamera (ponsel) untuk pemindaian QR Code absensi, tes, dan evaluasi oleh peserta.
- Berkas Excel sesuai template sistem untuk import soal tes dan import peserta.
- Printer atau pembaca PDF untuk mencetak surat peringatan dan lembar QR Code.
Modul Pembinaan & Pengembangan pada Sistem HR Digital terdiri atas beberapa entitas data yang masing-masing punya menu, pelaksana, dan aksi khusus tersendiri. Tabel berikut memetakan entitas ke menu navigasinya, peran yang berhak mengelola, dan aksi yang tidak tercakup pola umum pengelolaan data.
| Entitas |
Menu navigasi |
Peran pelaksana |
Aksi khusus di luar pola umum |
| Kategori Pelanggaran |
Kategori Pelanggaran |
HRD |
— |
| Pelanggaran |
Pelanggaran |
HRD |
— |
| Pelanggaran Managerial |
Pelanggaran Managerial |
HRD (pencatatan), PLH (verifikasi & cetak) |
Verifikasi PLH, Cetak Surat Peringatan |
| Pelanggaran Non Managerial |
Pelanggaran Non Managerial |
Karyawan (pencatatan), HRD (verifikasi tahap 1), PLH (verifikasi tahap 2 & cetak) |
Verifikasi HRD, Verifikasi PLH, Cetak Surat Peringatan |
| Adm. Pembinaan & Pengembangan Karyawan |
Adm. Pembinaan & Pengembangan Karyawan |
HRD |
Sinkronisasi data, Absensi, Evaluasi, Hasil Test, Import Peserta |
| Modul Adm. Pembinaan & Pengembangan Karyawan |
Modul Adm. Pembinaan & Pengembangan Karyawan |
Karyawan (Peserta) |
Scan Absensi, Scan Test, Scan Evaluasi |
| Laporan Adm. Pembinaan & Pengembangan Karyawan |
Laporan Adm. Pembinaan & Pengembangan Karyawan |
HRD |
Filter periode dan program |
Seluruh entitas data pada modul Pembinaan & Pengembangan memakai pola tombol dan alur yang sama untuk melihat, menambah, mengubah, menghapus, memulihkan, dan menghapus permanen data. Bagian 2 ini adalah pola baku; bagian per entitas (Bagian 3 sampai Bagian 9) hanya menyebut nama menu, field formulir, peran, dan aksi khusus yang berbeda dari pola ini.
- Klik menu entitas yang dituju pada navigasi menu Pembinaan & Pengembangan.
- Sistem menampilkan halaman Kelola [nama entitas] berisi daftar data.
- Gulir ke kanan pada tabel untuk melihat kolom detail yang belum terlihat.
- Pada halaman Kelola [nama entitas], klik tombol Tambah Data.
- Isi formulir yang ditampilkan sistem sesuai field entitas (lihat bagian entitas terkait).
- Klik tombol Simpan di bagian paling bawah halaman — atau Simpan dan buat lagi bila tersedia dan Anda ingin langsung menambah data berikutnya.
- Verifikasi bahwa data baru muncul di daftar. Bila data yang diinput valid, sistem menyimpan data tersebut.
- Pada halaman Kelola [nama entitas], klik tombol Ubah pada baris data yang akan diubah.
- Sistem menampilkan formulir yang telah terisi data sebelumnya.
- Ubah field yang diperlukan.
- Klik tombol Simpan di bagian paling bawah halaman untuk menyimpan perubahan.
- Pada halaman Kelola [nama entitas], klik tombol Hapus pada baris data yang akan dihapus.
- Sistem meminta konfirmasi melalui pop-up.
- Klik Ya, Hapus! untuk menandai data sebagai data yang terhapus.
Tombol Hapus pada halaman Kelola bersifat soft delete — data hanya ditandai sebagai data yang terhapus dan masih dapat dipulihkan. Data baru benar-benar hilang setelah dihapus permanen (langkah 2.6).
- Pada halaman Kelola [nama entitas], klik tombol Lihat Data Dihapus.
- Sistem menampilkan halaman [nama entitas] Dihapus berisi daftar data yang telah ditandai sebagai data yang terhapus.
- Klik tombol Pulihkan pada baris data yang akan dipulihkan.
- Sistem meminta konfirmasi melalui pop-up.
- Klik Ya, Pulihkan! untuk menghapus status data yang terhapus sehingga data kembali ke daftar utama.
- Pada halaman [nama entitas] Dihapus, klik tombol Hapus pada baris data yang akan dihapus permanen.
- Sistem meminta konfirmasi melalui pop-up agar penghapusan tidak terjadi secara tidak sengaja.
- Klik Ya, Hapus Permanen! untuk menghapus data dari sistem.
Penghapusan permanen tidak dapat dibatalkan. Pastikan data yang dipilih benar sebelum mengklik Ya, Hapus Permanen!.
Kategori Pelanggaran adalah data referensi utama pada modul Pembinaan & Pengembangan: isinya dipakai sebagai acuan dalam proses pencatatan pelanggaran, baik yang bersifat managerial maupun non managerial. Pelaksana entitas ini adalah HRD.
- Menu: klik Kategori Pelanggaran pada navigasi menu Pembinaan & Pengembangan; sistem menampilkan halaman Kelola Kategori Pelanggaran.
- Field formulir: Nama Kategori.
- Aksi tersedia: Read, Create, Edit, Delete, Restore, dan Permanent Delete — seluruhnya mengikuti pola pada Bagian 2 (Pola Umum Pengelolaan Data).
- Halaman data terhapusnya bernama Kategori Pelanggaran Dihapus.
Entitas Pelanggaran memuat daftar jenis pelanggaran yang mengacu pada Kategori Pelanggaran, dan menjadi pilihan saat mencatat Pelanggaran Managerial maupun Non Managerial. Pelaksana entitas ini adalah HRD.
- Menu: klik Pelanggaran pada navigasi menu Pembinaan & Pengembangan; sistem menampilkan halaman Kelola Pelanggaran.
- Field formulir: Nama Pelanggaran, Kategori Pelanggaran (terisi default), dan Status Kemungkinan PHK.
- Aksi tersedia: Read, Create, Edit, Delete, Restore, dan Permanent Delete — seluruhnya mengikuti pola pada Bagian 2 (Pola Umum Pengelolaan Data). Pada formulir Create tersedia tombol Simpan dan buat lagi untuk menambah beberapa pelanggaran berturut-turut.
- Halaman data terhapusnya bernama Pelanggaran Dihapus.
Pelanggaran Managerial dicatat oleh HRD, lalu diverifikasi oleh PLH yang sekaligus menetapkan sanksi dan mencetak surat peringatan. Halaman Kelola Pelanggaran Managerial dapat dilihat oleh HRD dan PLH.
- Menu: klik Pelanggaran Managerial pada navigasi menu Pembinaan & Pengembangan; sistem menampilkan halaman Kelola Pelanggaran Managerial.
- Halaman ini menampilkan daftar pelanggaran managerial dengan rincian karyawan yang melanggar, detail pelanggaran, detail sanksi yang telah diberikan, serta status approval PLH. Gulir ke kanan untuk melihat kolom detail lainnya.
- Field formulir (Create dan Edit, peran HRD): Tanggal Pelanggaran, Karyawan yang melanggar, Pelanggaran yang dilakukan, dan Kategori Pelanggaran.
- Aksi tersedia: Read, Create, Edit, Delete, Restore, dan Permanent Delete — seluruhnya mengikuti pola pada Bagian 2 (Pola Umum Pengelolaan Data). Halaman data terhapusnya bernama Pelanggaran Managerial Dihapus.
- Aksi khusus: Verifikasi Pelanggaran Managerial PLH (langkah 5.2) dan Cetak Surat Peringatan (langkah 5.3).
Verifikasi adalah titik keputusan sanksi atas pelanggaran managerial yang diusulkan HRD. Pelaksananya adalah PLH.
Anomali dokumen sumber. Pada Manual Guide Administrasi dan Pembinaan Karyawan, sub-bagian ini diberi label Peran: HRD, padahal judul dan isi formulirnya menyatakan PLH sebagai pihak yang mengubah pelanggaran dan menentukan sanksi — dan HRD adalah pihak yang mengusulkan. Langkah di bawah ditulis dengan pelaksana PLH mengikuti isi, bukan label. Perlu konfirmasi pemilik dokumen.
- Klik menu Pelanggaran Managerial pada navigasi menu Pembinaan & Pengembangan.
- Sistem menampilkan halaman Kelola Pelanggaran Managerial berisi daftar pelanggaran beserta status approval PLH.
- Temukan baris pelanggaran berstatus Diusulkan, lalu klik tombol Verifikasi. Tombol ini hanya muncul pada pelanggaran berstatus Diusulkan.
- Sistem menampilkan formulir verifikasi.
- Pada formulir verifikasi, periksa dan bila perlu ubah Pelanggaran dan Kategori Pelanggaran.
- Tentukan jenis sanksi yang akan diberikan kepada karyawan.
- Untuk menyetujui usulan, klik tombol Setujui dan Cetak Surat Peringatan — sistem menyimpan hasil verifikasi beserta sanksinya dan menyediakan surat peringatan.
- Untuk menolak usulan, klik tombol Tolak Usulan.
- Verifikasi bahwa status approval PLH pada baris pelanggaran tersebut telah berubah sesuai keputusan.
Tentukan jenis sanksi sebelum mengklik Setujui dan Cetak Surat Peringatan. Surat peringatan dicetak berdasarkan data pelanggaran dan sanksi yang telah disetujui, sehingga sanksi yang keliru akan ikut tercetak pada surat.
Pencetakan surat peringatan dilakukan oleh PLH setelah pelanggaran managerial diverifikasi.
- Klik menu Pelanggaran Managerial pada navigasi menu Pembinaan & Pengembangan.
- Sistem menampilkan halaman Kelola Pelanggaran Managerial berisi daftar pelanggaran, detail sanksi, dan status approval PLH.
- Pada baris pelanggaran yang sudah diverifikasi, klik tombol Cetak Surat Peringatan. Tombol ini hanya muncul setelah pelanggaran diverifikasi oleh PLH.
- Sistem menampilkan surat peringatan yang disusun berdasarkan data pelanggaran dan sanksi yang telah disetujui.
- Cetak atau simpan surat peringatan tersebut untuk diserahkan kepada karyawan bersangkutan.
Pelanggaran Non Managerial diusulkan oleh Karyawan, diverifikasi berjenjang oleh HRD lalu PLH, dan surat peringatannya dicetak PLH. Halaman Kelola Pelanggaran Non Managerial dapat dilihat oleh HRD, PLH, dan Karyawan.
- Menu: klik Pelanggaran Non Managerial pada navigasi menu Pembinaan & Pengembangan; sistem menampilkan halaman Kelola Pelanggaran Non Managerial.
- Halaman ini menampilkan daftar pelanggaran non managerial dengan rincian karyawan yang melanggar, detail pelanggaran, detail sanksi yang telah diberikan, status approval HRD, serta status approval PLH. Gulir ke kanan untuk melihat kolom detail lainnya.
- Field formulir (Create dan Edit, peran Karyawan): Tanggal Pelanggaran, Karyawan yang melanggar, Pelanggaran yang dilakukan, dan Kategori Pelanggaran.
- Aksi tersedia: Read, Create, Edit, Delete, Restore, dan Permanent Delete — seluruhnya mengikuti pola pada Bagian 2 (Pola Umum Pengelolaan Data) dan dijalankan oleh peran Karyawan. Halaman data terhapusnya bernama Pelanggaran Non Managerial Dihapus.
- Aksi khusus: Verifikasi HRD (langkah 6.2), Verifikasi PLH (langkah 6.3), dan Cetak Surat Peringatan (langkah 6.4).
Verifikasi HRD adalah tahap pertama persetujuan usulan pelanggaran non managerial. Pelaksananya adalah HRD.
- Klik menu Pelanggaran Non Managerial pada navigasi menu Pembinaan & Pengembangan.
- Sistem menampilkan halaman Kelola Pelanggaran Non Managerial berisi daftar pelanggaran, status approval HRD, dan status approval PLH.
- Temukan baris pelanggaran berstatus Diusulkan, lalu klik tombol Verifikasi HRD. Tombol ini hanya muncul pada pelanggaran berstatus Diusulkan.
- Sistem menampilkan formulir verifikasi.
- Pada formulir verifikasi, periksa dan bila perlu ubah Pelanggaran dan Kategori Pelanggaran.
- Tambahkan catatan atau keterangan terkait pelanggaran bila diperlukan.
- Untuk meneruskan usulan ke tahap berikutnya, klik tombol Teruskan ke PLH.
- Untuk menolak usulan, klik tombol Tolak Usulan.
- Verifikasi bahwa status approval HRD pada baris pelanggaran tersebut telah berubah sesuai keputusan.
Pada tahap verifikasi HRD belum ada penetapan sanksi. Penetapan jenis sanksi dilakukan PLH pada langkah 6.3 (Verifikasi Pelanggaran Non Managerial oleh PLH).
Verifikasi PLH adalah tahap kedua sekaligus penetapan sanksi atas pelanggaran non managerial. Pelaksananya adalah PLH.
- Klik menu Pelanggaran Non Managerial pada navigasi menu Pembinaan & Pengembangan.
- Sistem menampilkan halaman Kelola Pelanggaran Non Managerial berisi daftar pelanggaran, status approval HRD, dan status approval PLH.
- Temukan baris pelanggaran dengan status approval HRD Disetujui, lalu klik tombol Verifikasi PLH. Tombol ini hanya muncul pada pelanggaran yang telah diverifikasi HRD.
- Sistem menampilkan formulir verifikasi.
- Pada formulir verifikasi, periksa dan bila perlu ubah Pelanggaran dan Kategori Pelanggaran.
- Tentukan jenis sanksi yang akan diberikan kepada karyawan.
- Untuk menyetujui usulan, klik tombol Setujui dan Cetak Surat Peringatan.
- Untuk menolak usulan, klik tombol Tolak Usulan.
- Verifikasi bahwa status approval PLH pada baris pelanggaran tersebut telah berubah sesuai keputusan.
Pencetakan surat peringatan pelanggaran non managerial dilakukan oleh PLH setelah pelanggaran diverifikasi PLH.
- Klik menu Pelanggaran Non Managerial pada navigasi menu Pembinaan & Pengembangan.
- Sistem menampilkan halaman Kelola Pelanggaran Non Managerial.
- Pada baris pelanggaran yang sudah diverifikasi PLH, klik tombol Cetak Surat Peringatan. Tombol ini hanya muncul setelah pelanggaran diverifikasi oleh PLH.
- Sistem menampilkan surat peringatan yang disusun berdasarkan data pelanggaran dan sanksi yang telah disetujui PLH.
- Cetak atau simpan surat peringatan tersebut untuk diserahkan kepada karyawan bersangkutan.
Entitas Adm. Pembinaan & Pengembangan Karyawan menampung administrasi pelaksanaan program pembinaan: data program, peserta, kehadiran, evaluasi, dan hasil tes. Pelaksananya adalah HRD.
- Klik menu Adm. Pembinaan & Pengembangan Karyawan pada navigasi menu Pembinaan & Pengembangan.
- Sistem menampilkan halaman Kelola Adm. Pembinaan & Pengembangan Karyawan. Gulir ke kanan untuk melihat kolom detail yang belum terlihat.
- Untuk membuka modul program, klik tombol Lihat File atau Buka Link Module pada baris program terkait.
- Untuk melihat daftar rencana peserta, klik tombol Lihat pada kolom rencana peserta; sistem menampilkan daftar rencana peserta program tersebut.
Data program pembinaan tidak diketik manual, melainkan ditarik dari Sistem Pengelolaan Program dan Anggaran Sekolah Santo Yakobus (WS1).
- Pada halaman Kelola Adm. Pembinaan & Pengembangan Karyawan, klik tombol Tambah Data.
- Sistem meminta konfirmasi sinkronisasi.
- Klik Ya, Sinkronkan.
- Sistem melakukan sinkronisasi data dengan aplikasi WS1: data baru ditambahkan, sementara data yang sudah terdaftar sebelumnya diperbarui.
- Verifikasi bahwa program yang diharapkan sudah muncul atau terbarui di daftar.
- Pada halaman Kelola Adm. Pembinaan & Pengembangan Karyawan, klik tombol Tindakan pada baris program yang akan diubah.
- Klik Ubah.
- Sistem menampilkan formulir yang telah terisi sebelumnya, terdiri atas bagian Data adm pembinaan dan bagian Data peserta.
- Perbarui field pada bagian Data adm pembinaan sesuai kebutuhan.
- Pada bagian Data peserta, tambahkan peserta satu per satu dengan mengklik tombol Tambah Peserta, lalu pilih peserta yang dimaksud. Hapus baris peserta bila terdapat kesalahan.
- Untuk menambahkan peserta dalam jumlah banyak, klik tombol Import Peserta.
- Sistem menampilkan formulir unggah berkas beserta berkas template yang wajib digunakan untuk menginput data peserta.
- Isi template tanpa mengubah penempatan maupun jumlah kolom yang tersedia (No, Nama Karyawan, dan Unit Utama).
- Unggah berkas yang telah diisi, lalu klik tombol Import untuk menyimpan data peserta.
- Klik tombol Simpan di bagian paling bawah halaman untuk menyimpan perubahan data adm. pembinaan dan pengembangan karyawan.
Template import peserta tidak boleh diubah struktur kolomnya. Perubahan penempatan atau jumlah kolom membuat proses import gagal.
- Pada halaman Kelola Adm. Pembinaan & Pengembangan Karyawan, klik tombol Tindakan pada baris program yang akan dikelola.
- Klik Absensi.
- Sistem menampilkan daftar peserta beserta status kehadirannya berdasarkan tanggal dalam periode adm. pembinaan (tanggal mulai sampai tanggal selesai).
- Untuk menandai karyawan yang tidak hadir, klik checkbox pada baris karyawan tersebut.
- Untuk memungkinkan absensi mandiri oleh peserta, klik tombol cetak kode QR; sistem menghasilkan berkas PDF berisi kode QR sebanyak hari pelaksanaan program.
- Bagikan atau tempel kode QR tersebut di lokasi pelaksanaan program.
- Untuk berpindah tanggal kehadiran, klik tab tanggal yang berada di bawah teks Absensi Program.
- Periksa keterangan yang ditampilkan sistem bila terdapat karyawan yang melakukan scan absensi tetapi tidak terdaftar pada rencana peserta.
- Pada halaman Kelola Adm. Pembinaan & Pengembangan Karyawan, klik tombol Tindakan pada baris program yang akan dikelola.
- Klik Evaluasi.
- Sistem menampilkan daftar peserta beserta nilai evaluasi yang telah diberikan.
- Klik tombol Buka Evaluasi agar karyawan dapat mengisi evaluasi terhadap program.
- Klik tombol Cetak QR Code untuk menghasilkan akses ke halaman evaluasi program yang dipilih; sistem menampilkan kode QR berisi tautan formulir evaluasi dalam berkas PDF.
- Bagikan kode QR tersebut kepada peserta.
- Setelah karyawan mengisi formulir evaluasi, sistem mengalkulasi nilai secara otomatis.
- Untuk melihat riwayat pengisian evaluasi seorang karyawan, klik tombol Lihat Riwayat pada baris karyawan tersebut; sistem menampilkan riwayat pengisian evaluasinya.
- Setelah periode pengisian selesai, klik tombol Tutup Evaluasi untuk menutup akses halaman evaluasi.
- Pada halaman Kelola Adm. Pembinaan & Pengembangan Karyawan, klik tombol Tindakan pada baris program yang akan dikelola.
- Klik Hasil Test.
- Sistem menampilkan daftar peserta beserta hasil test yang telah diberikan.
- Sebelum membuka akses halaman tes, klik tombol Download Template Soal Test dan isi soal tes persis mengikuti template tersebut.
- Klik tombol Import Soal Test (Excel); sistem menampilkan formulir import soal tes.
- Unggah berkas soal yang telah diisi melalui formulir import tersebut.
- Klik tombol Buka Test agar karyawan dapat mengerjakan tes.
- Klik tombol Cetak QR Code untuk menghasilkan akses ke halaman tes program yang dipilih; sistem menampilkan kode QR berisi tautan formulir test dalam berkas PDF.
- Bagikan kode QR tersebut kepada peserta.
- Setelah karyawan mengisi formulir tes, sistem mengalkulasi nilai secara otomatis.
- Untuk melihat riwayat hasil tes seorang karyawan, klik tombol Lihat Riwayat pada baris karyawan tersebut.
- Setelah periode pengerjaan selesai, klik tombol Tutup Test untuk menutup akses halaman tes.
Soal tes wajib diinput lebih dulu melalui Import Soal Test (Excel) sebelum akses tes dibuka. Isi berkas import harus sama persis dengan template yang diunduh dari sistem.
Berbeda dari entitas pelanggaran yang tombolnya berada langsung pada baris data, aksi hapus, pulihkan, dan hapus permanen pada entitas Adm. Pembinaan & Pengembangan Karyawan diakses melalui tombol Tindakan.
- Menghapus (Delete): klik Tindakan pada baris program, klik Hapus, lalu klik Ya, Hapus! pada pop-up konfirmasi untuk menandai data sebagai data yang terhapus.
- Memulihkan (Restore): klik Lihat Data Dihapus untuk membuka halaman Adm. Pembinaan & Pengembangan Karyawan Dihapus, klik Tindakan pada baris data yang akan dipulihkan, klik Pulihkan, lalu klik Ya, Pulihkan! pada pop-up konfirmasi.
- Menghapus permanen (Permanent Delete): pada halaman data terhapus, klik Tindakan pada baris data, klik Hapus, lalu klik Ya, Hapus Permanen! pada pop-up konfirmasi untuk menghapus data dari sistem.
Menu Modul Adm. Pembinaan & Pengembangan Karyawan adalah antarmuka bagi Karyawan (Peserta), bukan bagi HRD. Karena pelaksananya berbeda, langkahnya diuraikan pada instruksi kerja tersendiri: IK Panduan Sistem Program Pengembangan — Peserta, yang mencakup pembukaan modul serta pemindaian QR absensi, tes, dan evaluasi.
Yang perlu HRD ketahui dari sisi ini: peserta hanya dapat mengerjakan tes dan evaluasi selama aksesnya dibuka HRD melalui tombol Buka Test dan Buka Evaluasi (langkah 7.5 dan 7.6 di atas), dan nilai akhir baru terhitung setelah peserta menekan tombol simpan pada formulir masing-masing.
Halaman laporan merangkum hasil administrasi program pembinaan dan dibaca oleh HRD.
- Klik menu Laporan Adm. Pembinaan & Pengembangan Karyawan pada navigasi menu Pembinaan & Pengembangan.
- Sistem menampilkan halaman Laporan Adm. Pembinaan & Pengembangan Karyawan.
- Terapkan filter untuk seluruh bagian laporan berdasarkan periode tanggal (tanggal mulai dan tanggal selesai) serta berdasarkan program.
- Baca tiap bagian laporan sesuai kebutuhan analisis, sebagaimana diuraikan pada tabel Bagian Laporan di bawah.
Tabel berikut menjelaskan isi tiap bagian pada halaman Laporan Adm. Pembinaan & Pengembangan Karyawan dan cara membacanya.
| Bagian laporan |
Isi dan cara membaca |
| Ringkasan Data |
Jumlah program yang dihitung dalam laporan, total peserta terdaftar per program, jumlah peserta hadir, jumlah peserta absen, rata-rata evaluasi tiap program, dan rata-rata hasil tes tiap program |
| Rata-Rata Hasil Test |
Rata-rata hasil tes tiap program dalam bentuk pie chart; arahkan kursor ke bagian pie program tertentu untuk melihat detailnya |
| Rata-Rata Evaluasi |
Rata-rata evaluasi tiap program dalam bentuk pie chart; arahkan kursor ke bagian pie program tertentu untuk melihat detailnya |
| Rekap Kehadiran Peserta |
Rekap kehadiran peserta tiap program berdasarkan tanggal, meliputi nama peserta, program yang diikuti, dan status kehadiran; tersedia filter tanggal dan jenis kehadiran |
| Rekap Hasil Test Individu |
Hasil tes dan nilai evaluasi setiap peserta pada masing-masing program, lengkap dengan informasi program, unit, dan jabatan |
- Data referensi Kategori Pelanggaran dan Pelanggaran tersedia dan terpelihara sebagai acuan pencatatan pelanggaran.
- Setiap pelanggaran managerial tercatat, terverifikasi PLH beserta sanksinya, dan surat peringatannya tercetak sesuai sanksi yang disetujui.
- Setiap pelanggaran non managerial melewati verifikasi berjenjang HRD lalu PLH, dengan status approval yang terekam pada masing-masing tahap.
- Data program pembinaan tersinkronisasi dari WS1, lengkap dengan daftar peserta, modul, kehadiran, hasil tes, dan hasil evaluasi.
- Peserta dapat melakukan absensi, tes, dan evaluasi mandiri melalui pemindaian QR Code, dan nilainya terkalkulasi otomatis oleh sistem.
- Laporan Adm. Pembinaan & Pengembangan Karyawan dapat difilter per periode dan per program sebagai bahan penyusunan laporan administrasi program PPK.
| Masalah |
Solusi |
| Tombol Verifikasi tidak muncul pada pelanggaran managerial |
Tombol hanya tersedia pada pelanggaran berstatus Diusulkan dan bagi peran PLH. Periksa status baris dan peran akun Anda. |
| Tombol Verifikasi PLH tidak muncul pada pelanggaran non managerial |
Pelanggaran harus lebih dulu diverifikasi HRD sehingga status approval HRD menjadi Disetujui. |
| Tombol Cetak Surat Peringatan tidak muncul |
Surat peringatan hanya tersedia setelah pelanggaran diverifikasi PLH. Selesaikan verifikasi terlebih dahulu. |
| Data pelanggaran hilang dari daftar |
Data kemungkinan ditandai terhapus. Buka Lihat Data Dihapus lalu gunakan Pulihkan (langkah 2.5). |
| Kategori atau jenis pelanggaran tidak muncul di formulir pencatatan |
Pastikan data Kategori Pelanggaran dan Pelanggaran sudah dibuat HRD pada menu terkait (Bagian 3 dan Bagian 4). |
| Program pembinaan tidak muncul di daftar Adm. Pembinaan |
Jalankan sinkronisasi melalui Tambah Data lalu Ya, Sinkronkan (langkah 7.2); pastikan program sudah ditandai di WS1. |
| Import peserta gagal |
Gunakan berkas template dari sistem tanpa mengubah penempatan maupun jumlah kolom (No, Nama Karyawan, Unit Utama). |
| Import soal tes gagal |
Unduh ulang Download Template Soal Test dan isi persis mengikuti format template tersebut. |
| Peserta tidak dapat membuka halaman tes atau evaluasi |
Halaman hanya dapat dibuka ketika aksesnya dibuka HRD. Klik Buka Test atau Buka Evaluasi pada program terkait. |
| Nilai tes atau evaluasi peserta tidak muncul |
Peserta belum mengklik Simpan Hasil Tes atau Simpan Hasil Evaluasi; penyimpanan otomatis belum menghitung nilai akhir. |
| Muncul keterangan peserta scan absensi tetapi tidak terdaftar |
Tambahkan karyawan tersebut ke daftar peserta melalui Tindakan lalu Ubah (langkah 7.3), atau abaikan bila memang bukan peserta. |
| Kolom detail tidak terlihat pada tabel |
Gulir tabel ke kanan untuk menampilkan kolom detail lainnya. |