Otomasi Notifikasi Eskalasi SLA Kepegawaian mengirimkan notifikasi secara otomatis kepada atasan langsung ketika suatu tahapan proses kepegawaian melewati SLA-nya lebih dari 3 hari. Otomasi ini merupakan Eskalasi Level 2 dalam mekanisme eskalasi berjenjang yang ditetapkan Kebijakan Pengelolaan Kepegawaian.
Nilainya: keterlambatan tidak bergantung pada kesigapan seseorang mengingatkan secara manual. Level 1 (pengingat oleh HR) dan Level 3 (pelibatan Executive Director) tetap dijalankan manusia; hanya Level 2 yang berjalan otomatis.
Otomasi ini berlaku lintas seluruh SOP kepegawaian: Perencanaan Karyawan, Pemenuhan Karyawan, Registrasi Data Karyawan, Pembaruan Data Karyawan, dan Administrasi Pembinaan dan Pengembangan Karyawan.
| Sistem | Peran dalam otomasi |
|---|---|
Sistem HR Digital (https://hr-yakobus.theprime.id) |
Sumber data SLA per tahapan, pemilik penjadwal, dan pengirim notifikasi |
| Kanal penyampaian pengingat dan eskalasi kepada pihak terkait |
Pemicu otomasi ini adalah kondisi data yang dievaluasi berkala (timer + conditional): sistem memeriksa tahapan proses kepegawaian yang statusnya belum selesai dan tanggal jatuh tempo SLA-nya telah terlewat lebih dari 3 hari.
Notifikasi dikirim satu kali per tahapan yang memenuhi kondisi tersebut, dan berhenti ketika tahapan diselesaikan.
Apabila keterlambatan berlanjut hingga melewati 1 minggu, penanganan berpindah ke Eskalasi Level 3 yang dijalankan manusia: Executive Director dilibatkan untuk memastikan penyelesaian.
| Parameter | Nilai |
|---|---|
| Ambang batas notifikasi | SLA terlewat lebih dari 3 hari |
| Penerima notifikasi | Atasan langsung dari penanggung jawab tahapan |
| Kanal notifikasi | Sistem HR Digital, dilengkapi WhatsApp |
| Cakupan | Seluruh tahapan berstatus belum selesai pada SOP kepegawaian |
| Frekuensi pemeriksaan | Berkala, sesuai konfigurasi penjadwal Sistem HR Digital |
Penentuan atasan langsung mengacu pada data jabatan struktural yang diperbarui HR di Sistem HR Digital. Kredensial dan konfigurasi teknis kanal notifikasi disimpan pada konfigurasi Sistem HR Digital dan tidak dicantumkan di halaman ini.
| Kondisi | Perilaku yang diharapkan |
|---|---|
| Data atasan langsung tidak ditemukan | Notifikasi tidak dapat dikirim otomatis; keterlambatan ditangani melalui Eskalasi Level 1 oleh HR, dan HR memperbarui data jabatan struktural |
| Pengiriman notifikasi gagal | Keterlambatan tetap tercatat di sistem dan tetap terlihat pada pemantauan HR; penanganan berlanjut secara manual |
| Sistem tidak dapat diakses | Termasuk kondisi force majeure yang dikecualikan dari SOP kepegawaian; eskalasi dilakukan sepenuhnya secara manual |
Kegagalan otomasi tidak menghapus kewajiban penyelesaian tahapan maupun mekanisme eskalasi berjenjang. Eskalasi Level 1 dan Level 3 tetap berjalan sebagai lapisan pengaman.
Riwayat pengiriman notifikasi tercatat pada Sistem HR Digital dan dapat ditelusuri per tahapan proses. HR memantau daftar tahapan yang melewati SLA sebagai bagian dari fungsi koordinasi proses kepegawaian, dan Executive Director memantau tahapan yang telah melewati 1 minggu sebagai dasar pelibatan pada Eskalasi Level 3.