SOP Pembaruan Data Karyawan ini bertujuan menjadi pedoman dalam proses pembaruan data karyawan secara berkala, memastikan data karyawan tetap lengkap, akurat, dan mutakhir, menjamin konsistensi pengelolaan data di seluruh unit pendidikan, meminimalkan kesalahan data melalui verifikasi dan validasi yang jelas, serta memastikan setiap perubahan data terdokumentasi dan diinformasikan kepada bagian terkait.
SOP Pembaruan Data Karyawan ini berlaku untuk seluruh unit pendidikan dan dilaksanakan sepanjang tahun sesuai kebutuhan. Prosesnya mencakup inisiasi perubahan, pengajuan perubahan, verifikasi dokumen, approval, pembaruan data di sistem, dokumentasi dan pengarsipan, serta notifikasi kepada bagian terkait.
Registrasi karyawan baru diatur terpisah di SOP Registrasi Data Karyawan.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Inisiasi Perubahan | Titik awal timbulnya kebutuhan pembaruan data, bersumber dari karyawan, atasan/unit, atau HR |
| Self-update | Pengajuan perubahan data yang diinisiasi sendiri oleh karyawan yang bersangkutan |
| Cross Check | Konfirmasi ulang kepada karyawan yang bersangkutan atas dokumen yang tidak dapat divalidasi keabsahannya |
| Approval | Persetujuan HR atas pengajuan perubahan data karyawan |
| SLA (Service Level Agreement) | Standar waktu maksimal yang ditetapkan untuk menyelesaikan setiap tahapan proses |
| Eskalasi | Mekanisme peningkatan tingkat penanganan ketika SLA tidak terpenuhi |
| Peran | Tanggung Jawab dalam SOP ini |
|---|---|
| Karyawan | Menginisiasi dan mengajukan perubahan data pribadi disertai dokumen pendukung |
| Kepala Unit | Menginisiasi dan mengajukan perubahan data karyawan di unitnya |
| HR | Administrator pembaruan data: menginisiasi perubahan berbasis audit/monitoring, memverifikasi dokumen, memberikan approval, memperbarui data di sistem, mengarsipkan, dan menginformasikan perubahan |
| Executive Director (ED) | Memberikan pengingat atas keterlambatan penyelesaian tahapan pembaruan data |
https://hr-yakobus.theprime.id) — pembaruan data karyawanPemicu (Start Event): Conditional event — timbulnya kebutuhan perubahan data karyawan yang diinisiasi oleh salah satu dari tiga sumber: karyawan (self-update atau pengajuan), atasan/unit, atau HR berdasarkan hasil audit dan monitoring.
Pelaku dan Lane: Karyawan, Kepala Unit, HR.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Karyawan, Kepala Unit, atau HR (salah satu, sesuai sumber inisiasi)
Input (Data Object): Fakta perubahan data karyawan — perubahan data pribadi, perubahan penugasan unit, atau temuan audit dan monitoring HR
Aktivitas: Pihak penginisiasi mengidentifikasi kebutuhan perubahan data karyawan dan menyiapkan dokumen pendukung yang relevan.
Output (Data Object): Identifikasi kebutuhan perubahan data beserta dokumen pendukung
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Karyawan, Kepala Unit, atau HR (sesuai sumber inisiasi)
Input (Data Object): Identifikasi kebutuhan perubahan dan dokumen pendukung
Aktivitas: Pihak penginisiasi mengisi dan menyampaikan Form Pengajuan Perubahan beserta dokumen pendukung.
Output (Data Object): Form Pengajuan Perubahan terisi beserta lampiran dokumen
Serah-terima (Message Flow): Pengajuan diserahkan kepada HR untuk diverifikasi
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Form Pengajuan Perubahan beserta dokumen pendukung
Aktivitas: HR memeriksa kelengkapan, kejelasan, dan keabsahan dokumen yang disertakan bersama pengajuan. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Validasi Dokumen Data Karyawan.
Output (Data Object): Status verifikasi dokumen (tervalidasi / perlu konfirmasi ulang)
Rincian/turunan: Tabel Keputusan Validasi Dokumen Data Karyawan
SLA/Durasi: H+1 setelah pengajuan; eskalasi — Executive Director mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4 (Gateway: Dokumen Tervalidasi?)
Pelaku (Lane): HR
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika dokumen lengkap, jelas, dan tervalidasi keabsahannya → Langkah 6 (Menyetujui Pengajuan Perubahan); jika dokumen tidak lengkap, atau lengkap namun tidak dapat divalidasi keabsahannya → Langkah 5 (Melakukan Konfirmasi Ulang kepada Karyawan). Kombinasi kondisi lengkap lihat Tabel Keputusan Validasi Dokumen Data Karyawan.
Penggabungan (Merge): Jalur konfirmasi ulang kembali ke Langkah 3; kedua jalur bertemu di Langkah 6.
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Dokumen yang tidak lengkap atau tidak dapat divalidasi keabsahannya
Aktivitas: HR melakukan konfirmasi ulang (cross check) kepada karyawan yang bersangkutan untuk melengkapi dokumen atau mengklarifikasi keabsahannya.
Output (Data Object): Dokumen pengganti atau klarifikasi dari karyawan
Serah-terima (Message Flow): HR menghubungi karyawan melalui WhatsApp
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 3 (Memverifikasi Dokumen Pengajuan)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Pengajuan perubahan dengan dokumen yang telah tervalidasi
Aktivitas: HR memberikan approval atas pengajuan perubahan data karyawan.
Output (Data Object): Pengajuan perubahan disetujui
SLA/Durasi: H+1 setelah pengajuan; eskalasi — Executive Director mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 7
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Pengajuan perubahan yang telah disetujui beserta dokumen pendukung
Aktivitas: HR memperbarui data karyawan pada Sistem HR Digital sesuai pengajuan yang telah disetujui.
Output (Data Object): Data karyawan mutakhir di Sistem HR Digital
SLA/Durasi: H+2 setelah pengajuan; eskalasi — Executive Director mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 8
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Data karyawan yang telah diperbarui, form pengajuan, dan dokumen pendukung
Aktivitas: HR mendokumentasikan riwayat perubahan dan mengarsipkan seluruh berkas pengajuan beserta dokumen pendukungnya.
Output (Data Object): Dokumentasi dan arsip perubahan data karyawan
SLA/Durasi: H+2 setelah pengajuan; eskalasi — Executive Director mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 9
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): HR
Input (Data Object): Data karyawan yang telah diperbarui dan terarsip
Aktivitas: HR menginformasikan perubahan data kepada bagian terkait, sekurang-kurangnya Keuangan, Kepala Unit, dan karyawan yang bersangkutan.
Output (Data Object): Pemberitahuan perubahan data terkirim
Serah-terima (Message Flow): HR menyampaikan pemberitahuan kepada Keuangan, Kepala Unit, dan karyawan yang bersangkutan melalui WhatsApp
SLA/Durasi: H+3 setelah pengajuan; eskalasi — Executive Director mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → End Event: Pembaruan Data Karyawan Selesai
End Events:
Diagram berikut merangkum alur SOP Pembaruan Data Karyawan: inisiasi dari tiga sumber yang menyatu pada satu pengajuan, verifikasi dokumen oleh HR dengan siklus konfirmasi ulang bila dokumen belum sah, approval, pembaruan data di sistem, dan diakhiri pengarsipan serta notifikasi ke bagian terkait.
| Fase | Titik Kontrol | Pemeriksa | SLA Maksimal | Eskalasi |
|---|---|---|---|---|
| Fase 1: Persiapan | Inisiasi dan pengajuan perubahan tercatat | Karyawan, Kepala Unit, atau HR | — | — |
| Fase 1: Persiapan | Kelengkapan dan keabsahan dokumen terverifikasi | HR | H+1 setelah pengajuan | Executive Director mengingatkan |
| Fase 1: Persiapan | Approval pengajuan perubahan diberikan | HR | H+1 setelah pengajuan | Executive Director mengingatkan |
| Fase 2: Pembaruan | Data karyawan diperbarui pada sistem | HR | H+2 setelah pengajuan | Executive Director mengingatkan |
| Fase 3: Finalisasi | Dokumentasi dan pengarsipan perubahan | HR | H+2 setelah pengajuan | Executive Director mengingatkan |
| Fase 3: Finalisasi | Pemberitahuan kepada Keuangan, Kepala Unit, dan karyawan | HR | H+3 setelah pengajuan | Executive Director mengingatkan |
SOP Pembaruan Data Karyawan ini tidak berlaku untuk perubahan data tanpa pengajuan (audit internal, data eksternal seperti BPJS dan pajak, serta instruksi manajemen) maupun kondisi force majeure berupa gangguan sistem, bencana, atau kondisi darurat. Ketentuan lengkapnya ditetapkan di Kebijakan Pengelolaan Kepegawaian.
Dokumen acuan pembaruan yang tidak sah tidak dapat dijadikan dasar pemrosesan data karyawan. Apabila SLA suatu tahapan terlewat, berlaku eskalasi berjenjang:
Lampiran eksternal pada dokumen sumber: Sistem HR (https://hr-yakobus.theprime.id), Panduan Sistem Registrasi dan Pembaruan Data Karyawan, dan Diagram BPMN Proses Registrasi dan Pembaruan Data Karyawan.