¶ IK Panduan Sistem Registrasi dan Pembaruan Data Karyawan
Instruksi kerja ini memerinci langkah operasional HRD dalam menjalankan registrasi dan pembaruan data karyawan pada Sistem HR Digital (https://hr-yakobus.theprime.id). Cakupannya meliputi pengelolaan Data Karyawan, penelusuran dan pengelolaan Detil Karyawan (data pribadi, data kepegawaian, alamat, bank, jabatan, unit, penugasan mata pelajaran, riwayat mengajar), sinkronisasi data dari Mekari Talenta beserta import dari Excel, serta pengelolaan Data Pimpinan.
Instruksi Kerja Panduan Sistem Registrasi dan Pembaruan Data Karyawan ini bertujuan memastikan HRD dapat melakukan entry, perubahan, penghapusan, pemulihan, dan sinkronisasi data karyawan di Sistem HR Digital secara benar dan konsisten, sehingga data karyawan yang tersimpan lengkap, akurat, dan mutakhir sebagaimana dituntut oleh SOP Registrasi Data Karyawan dan SOP Pembaruan Data Karyawan.
Sebelum menjalankan Instruksi Kerja Panduan Sistem Registrasi dan Pembaruan Data Karyawan ini, kondisi berikut harus terpenuhi:
- Akun Sistem HR Digital sudah aktif dengan peran HRD.
- Dokumen registrasi atau dokumen pendukung perubahan sudah lengkap dan tervalidasi keabsahannya sesuai Tabel Keputusan Validasi Dokumen Data Karyawan.
- Untuk pembaruan data, pengajuan perubahan sudah mendapat approval HRD sesuai SOP Pembaruan Data Karyawan.
- Untuk sinkronisasi, akses ke Mekari Talenta sudah terkonfigurasi pada sistem.
- Browser (Chrome/Firefox/Edge terbaru).
- Akun Sistem HR Digital dengan peran HRD.
- URL sistem:
https://hr-yakobus.theprime.id
- Berkas dokumen registrasi karyawan (KTP, NPWP, Kartu Keluarga, ijazah dan sertifikat, rekening bank, pas foto).
- Berkas Excel hasil pengisian template import (khusus import massal).
- Berkas foto tanda tangan (khusus pengisian Data Pimpinan).
Sistem HR Digital memakai satu pola pengelolaan data yang berulang di seluruh menu, baik pada Data Karyawan, Data Pimpinan, maupun data turunan di dalam Detil Karyawan (jabatan, unit, mata pelajaran). Pahami pola ini lebih dulu; bagian selanjutnya hanya menyebutkan perbedaan tiap entitas — nama halaman, nama tab, dan field yang wajib diisi.
- Buka halaman kelola entitas yang dituju.
- Klik tombol Tambah Data.
- Isi formulir yang ditampilkan sistem sesuai field entitas tersebut.
- Klik tombol Simpan atau Simpan dan buat lagi di bagian paling bawah halaman.
- Verifikasi bahwa sistem menyimpan data dan data baru muncul pada daftar.
- Pada daftar data, klik tombol Ubah di baris data yang akan diubah.
- Sistem menampilkan formulir yang sudah terisi data sebelumnya.
- Ubah field yang diperlukan.
- Klik tombol Simpan di bagian paling bawah halaman.
- Pada daftar data, klik tombol Hapus di baris data yang akan dihapus.
- Sistem menampilkan pop-up konfirmasi.
- Klik Ya, Hapus! untuk menandai data sebagai "data yang terhapus".
Penghapusan pada langkah ini bersifat penandaan (soft delete) — data belum hilang dari sistem dan masih dapat dipulihkan melalui halaman data dihapus.
- Pada halaman kelola entitas, klik tombol Lihat Data Dihapus.
- Sistem menampilkan halaman berisi daftar data yang telah ditandai terhapus.
- Klik tombol Pulihkan pada baris data yang akan dipulihkan.
- Pada pop-up konfirmasi, klik Ya, Pulihkan! untuk menghapus status "data yang terhapus".
- Pada halaman data dihapus, klik tombol Hapus pada baris data yang dituju.
- Sistem menampilkan pop-up konfirmasi agar penghapusan tidak terjadi secara tidak sengaja.
- Klik Ya, Hapus Permanen! untuk menghapus data dari sistem.
Penghapusan permanen tidak dapat dibatalkan. Pastikan data benar-benar tidak diperlukan dan tidak menjadi acuan dokumen kepegawaian lain sebelum mengonfirmasi.
Menu Data Karyawan adalah tempat HRD melakukan entry data karyawan baru (Langkah 5 SOP Registrasi Data Karyawan) dan memperbarui data karyawan yang sudah terdaftar (Langkah 7 SOP Pembaruan Data Karyawan).
- Klik menu Data Karyawan pada navigasi menu Data Kepegawaian.
- Sistem menampilkan halaman Kelola Karyawan berisi daftar karyawan yang terdaftar.
- Gulir tabel ke kanan untuk melihat kolom detail karyawan yang tidak tampak pada tampilan awal.
Ikuti pola menambah data pada bagian 1.1 di halaman Kelola Karyawan, dengan formulir yang terbagi menjadi tiga kelompok field:
- Data Pribadi — Nama Lengkap, Tanggal Lahir, Tempat Lahir, NIK KTP, NPWP, Jenis Kelamin, Agama, Status Pernikahan, Status PTKP.
- Data Kontak — Email, No HP, No BPJS Ketenagakerjaan, No BPJS Kesehatan.
- Data Karyawan — NIK, Unit Utama, Tanggal Masuk, Tanggal Keluar, Status Karyawan, Kategori, Keterangan, Status.
Setelah seluruh kelompok field terisi, klik Simpan atau Simpan dan buat lagi. Jika data yang diinput valid, sistem menyimpan data karyawan baru tersebut.
- Untuk mengubah data karyawan, ikuti pola pada bagian 1.2 dari halaman Kelola Karyawan.
- Untuk menghapus karyawan, ikuti pola pada bagian 1.3 dari halaman Kelola Karyawan.
- Untuk memulihkan karyawan yang terhapus, ikuti pola pada bagian 1.4; halaman data dihapus bernama Karyawan Dihapus.
- Untuk menghapus karyawan secara permanen, ikuti pola pada bagian 1.5 dari halaman Karyawan Dihapus.
Halaman Detil Karyawan adalah pintu masuk ke seluruh data turunan seorang karyawan. Langkah pembukaannya sama untuk semua tab dan cukup dilakukan sekali:
- Pada halaman Kelola Karyawan, klik tombol Detil pada baris karyawan yang dipilih.
- Sistem menampilkan halaman Detil Karyawan.
- Pilih tab yang sesuai dengan data yang akan dilihat atau dikelola: Detail Kepegawaian, Alamat, Bank, Jabatan, Jenjang, Mapel, atau Riwayat Mengajar.
- Buka halaman Detil Karyawan sesuai bagian 3 (Membuka Detil Karyawan).
- Pada tampilan awal halaman, sistem menampilkan data pribadi karyawan: Nama Karyawan, Tanggal Lahir, Tempat Lahir, NIK KTP, NPWP, Email, No. HP, Jenis Kelamin, Agama, Status Pernikahan, dan Status PTKP.
- Buka halaman Detil Karyawan sesuai bagian 3 (Membuka Detil Karyawan).
- Klik tab Detail Kepegawaian.
- Sistem menampilkan data kepegawaian karyawan: BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, NIK, Tanggal Masuk, Tanggal Keluar, Status Karyawan, Kategori, Keterangan, dan Status.
Tab Alamat dan tab Bank berbentuk formulir tunggal (bukan daftar), sehingga pengelolaannya cukup dengan mengisi ulang lalu menyimpan.
- Buka halaman Detil Karyawan sesuai bagian 3 (Membuka Detil Karyawan).
- Klik tab Alamat.
- Sistem menampilkan form alamat KTP dan alamat domisili.
- Perbarui isian alamat yang diperlukan.
- Klik tombol Simpan.
- Buka halaman Detil Karyawan sesuai bagian 3 (Membuka Detil Karyawan).
- Klik tab Bank.
- Sistem menampilkan form bank, nama rekening, dan nomor rekening.
- Perbarui isian rekening yang diperlukan.
- Klik tombol Simpan.
Ketiga data turunan ini — jabatan, unit (jenjang), dan penugasan mata pelajaran — dikelola dengan pola yang sama persis: setiap tab menampilkan daftar data milik karyawan, dilengkapi tombol Tambah Data dan Lihat Data Dihapus di bagian atas kanan, serta tombol Ubah dan Hapus pada tiap baris.
Langkah umum untuk ketiganya:
- Buka halaman Detil Karyawan sesuai bagian 3 (Membuka Detil Karyawan).
- Klik tab yang sesuai (lihat tabel perbedaan pada bagian ini).
- Sistem menampilkan daftar data yang dimiliki karyawan.
- Untuk menambah data, klik Tambah Data di bagian atas kanan, isi field wajib pada form yang ditampilkan, lalu simpan (pola bagian 1.1).
- Untuk mengubah data, klik Ubah pada baris data; sistem menampilkan form yang telah terisi sebelumnya, lalu klik Simpan (pola bagian 1.2).
- Untuk menandai data sebagai terhapus, klik Hapus pada baris data, lalu klik Ya, Hapus! pada konfirmasi (pola bagian 1.3).
- Untuk memulihkan atau menghapus permanen, klik Lihat Data Dihapus di bagian atas kanan; sistem menampilkan data yang telah dihapus. Klik Pulihkan untuk memulihkan atau Hapus untuk menghapus permanen, lalu konfirmasi dengan Ya, Pulihkan atau Ya, Hapus Permanen.
Perbedaan antar ketiga data turunan:
| Data turunan |
Tab |
Field wajib saat menambah |
Catatan khusus |
| Jabatan karyawan |
Jabatan |
Jabatan, Level Jabatan |
— |
| Unit karyawan |
Jenjang |
Unit, checkbox merupakan unit utama |
Setiap karyawan harus memiliki satu unit utama |
| Penugasan mata pelajaran |
Mapel |
Unit, Mata Pelajaran |
— |
Saat menghapus atau mengganti unit karyawan, pastikan karyawan tetap memiliki tepat satu unit utama. Karyawan tanpa unit utama akan menyulitkan penempatan dan pelaporan kepegawaian.
Riwayat mengajar bersifat baca-saja; isinya dibentuk oleh sistem dari data MPP, bukan diinput manual oleh HRD.
- Buka halaman Detil Karyawan sesuai bagian 3 (Membuka Detil Karyawan).
- Klik tab Riwayat Mengajar.
- Sistem menampilkan riwayat mengajar karyawan berdasarkan data MPP yang telah disetujui dan berstatus selesai, mencakup informasi tahun ajaran, mata pelajaran, dan jenjang.
Sinkronisasi menarik data karyawan dari Mekari Talenta ke Sistem HR Digital dan selalu menampilkan pratinjau perubahan sebelum data benar-benar diterapkan.
- Pada halaman Kelola Karyawan, klik tombol Sinkronisasi Karyawan di bagian atas data karyawan.
- Sistem meminta konfirmasi untuk sinkronisasi data.
- Klik Ya untuk melanjutkan proses sinkronisasi.
- Tunggu sampai proses pemuatan selesai; sistem menampilkan pratinjau perubahan data yang akan terjadi. Tiap baris pratinjau bertipe Perubahan Data atau Data Baru.
- Klik tombol Detail pada baris yang ingin diperiksa untuk melihat kolom yang mengalami perubahan atau data yang baru ditambahkan.
- Setelah pratinjau diperiksa, klik tombol Sinkronkan di bagian bawah pratinjau data untuk menerapkan perubahan.
Periksa pratinjau sebelum mengklik Sinkronkan. Setelah diterapkan, perubahan hasil sinkronisasi menimpa data yang ada di Sistem HR Digital.
Langkah sinkronisasi payroll sama dengan sinkronisasi data karyawan pada bagian 8, dengan dua perbedaan: tombol pemicunya dan jenis baris pada pratinjau.
- Pada halaman Kelola Karyawan, klik tombol Sinkronisasi Payroll di bagian atas data karyawan.
- Sistem meminta konfirmasi untuk sinkronisasi data.
- Klik Ya untuk melanjutkan proses sinkronisasi.
- Tunggu sampai proses pemuatan selesai; sistem menampilkan pratinjau perubahan data gaji. Tiap baris pratinjau bertipe Perubahan Data atau Tidak ada perubahan.
- Klik tombol Detail pada baris yang ingin diperiksa untuk melihat kolom yang mengalami perubahan.
- Klik tombol Sinkronkan di bagian bawah pratinjau data untuk menerapkan perubahan.
Import Excel dipakai untuk menambah atau mengubah data karyawan secara massal.
- Pada halaman Kelola Karyawan, klik tombol Import Data di bagian atas data karyawan.
- Sistem menampilkan form unggah berkas Excel.
- Klik teks berwarna biru Download Template untuk mengunduh template import.
- Isi template dengan data karyawan yang ingin ditambahkan atau diubah.
- Unggah berkas yang sudah diisi ke form import data.
- Klik tombol Import untuk menyimpan data.
Urutan kolom dan urutan sheet pada template import tidak boleh diubah. Perubahan struktur template menyebabkan kesalahan pemrosesan pada sistem.
Menu Data Pimpinan mencatat pejabat yang identitas dan tanda tangannya dipakai pada halaman cetak sistem. Pengelolaannya mengikuti pola yang sama dengan Data Karyawan (bagian 1), hanya berbeda pada nama halaman dan field formulirnya.
- Klik menu Data Pimpinan pada navigasi menu Data Kepegawaian.
- Sistem menampilkan halaman Kelola Pimpinan berisi daftar pimpinan yang terdaftar pada sistem.
Ikuti pola menambah data pada bagian 1.1 di halaman Kelola Pimpinan, dengan field berikut:
- Karyawan — karyawan yang ditetapkan sebagai pimpinan.
- Unit Penempatan.
- Level Jabatan.
- Jabatan.
- Is Eksekutif Direktur — bila dicentang, data pimpinan ditampilkan pada seluruh halaman cetak sebagai eksekutif direktur.
- Is Pimpinan HRD — bila dicentang, data pimpinan ditampilkan pada seluruh halaman cetak sebagai pimpinan HRD.
- Is Pimpinan Markom — bila dicentang, data pimpinan ditampilkan pada seluruh halaman cetak sebagai pimpinan markom.
- Foto Tanda Tangan.
Setelah formulir terisi, klik Simpan atau Simpan dan buat lagi. Jika data yang diinput valid, sistem menyimpan data pimpinan baru tersebut.
- Untuk mengubah data pimpinan, ikuti pola pada bagian 1.2 dari halaman Kelola Pimpinan.
- Untuk menghapus pimpinan, ikuti pola pada bagian 1.3 dari halaman Kelola Pimpinan.
- Untuk memulihkan pimpinan yang terhapus, ikuti pola pada bagian 1.4; halaman data dihapus bernama Pimpinan Dihapus.
- Untuk menghapus pimpinan secara permanen, ikuti pola pada bagian 1.5 dari halaman Pimpinan Dihapus.
Setelah Instruksi Kerja Panduan Sistem Registrasi dan Pembaruan Data Karyawan ini dijalankan:
- Data karyawan baru tercatat di Sistem HR Digital dengan data pribadi, data kontak, dan data karyawan terisi lengkap.
- Data turunan karyawan (alamat, bank, jabatan, unit, penugasan mata pelajaran) mutakhir, dan setiap karyawan memiliki tepat satu unit utama.
- Perubahan data karyawan yang telah disetujui sudah diterapkan pada sistem.
- Hasil sinkronisasi Mekari Talenta dan import Excel telah diperiksa melalui pratinjau atau template yang benar sebelum diterapkan.
- Data pimpinan mutakhir sehingga halaman cetak menampilkan pejabat dan tanda tangan yang tepat.
| Masalah |
Solusi |
| Kolom detail karyawan tidak tampak di halaman Kelola Karyawan |
Gulir tabel ke kanan; kolom detail berada di luar area tampilan awal. |
| Data tidak tersimpan setelah klik Simpan |
Periksa field wajib yang belum terisi atau format isian yang tidak valid, lalu simpan ulang. |
| Data karyawan atau pimpinan hilang dari daftar |
Buka halaman Karyawan Dihapus atau Pimpinan Dihapus, lalu pulihkan lewat tombol Pulihkan. |
| Data unit tidak dapat ditetapkan sebagai unit utama |
Pastikan tidak ada unit lain yang masih ditandai sebagai unit utama pada karyawan yang sama. |
| Riwayat mengajar kosong padahal karyawan mengajar |
Riwayat hanya menampilkan data MPP yang sudah disetujui dan berstatus selesai; periksa status MPP terkait. |
| Import Excel gagal atau data masuk ke kolom yang salah |
Unduh ulang template, isi tanpa mengubah urutan kolom dan sheet, lalu unggah kembali. |
| Pratinjau sinkronisasi tidak muncul |
Tunggu proses pemuatan selesai; bila tetap tidak muncul, ulangi sinkronisasi atau hubungi Admin Sistem. |
| Data terhapus permanen tanpa sengaja |
Data yang dihapus permanen tidak dapat dipulihkan; lakukan entry ulang berdasarkan dokumen arsip. |