Instruksi kerja ini menjelaskan langkah granular bagi HRD dalam mengoperasikan dua modul pelaporan kepegawaian: (1) Laporan HR Administrasi Kepegawaian — 11 jenis laporan transaksional yang dikelola satu per satu, dan (2) Laporan Administrasi Kepegawaian — rekap gabungan yang menarik data dari kesebelas jenis laporan tersebut untuk ditampilkan dan dicetak per periode.
Kesebelas jenis laporan pada modul pertama memakai pola antarmuka yang identik (daftar data, tombol Tambah Data, Edit Data, dan Hapus). Karena itu langkah operasionalnya ditulis satu kali pada bagian "Pola Umum Pengelolaan Laporan", lalu hal yang berbeda antar jenis laporan — nama menu dan field khas pada formulir — dirangkum dalam satu tabel spesifikasi.
[[toc]]
Memastikan HRD dapat mencatat, mengubah, menghapus, dan menampilkan seluruh data administrasi kepegawaian pada sistem secara konsisten, sehingga rekap Laporan Administrasi Kepegawaian per tahun dan periode (bulan) akurat dan siap dicetak.
Keempat aksi berikut berlaku sama untuk kesebelas jenis laporan pada modul Laporan HR Administrasi Kepegawaian. Ganti bagian <Nama Laporan> dengan nama jenis laporan yang sedang dikerjakan sesuai tabel pada bagian 2 (Spesifikasi Per Jenis Laporan).
<Nama Laporan> pada navigasi menu Laporan HR Administrasi Kepegawaian.<Nama Laporan> berisi daftar data yang terdaftar pada sistem.<Nama Laporan>, klik tombol Tambah Data.<Nama Laporan>, klik tombol Edit Data pada baris data yang akan diubah.<Nama Laporan>, klik tombol Hapus pada baris data yang akan dihapus.Penghapusan data pada modul Laporan HR Administrasi Kepegawaian bersifat permanen — data hilang dari sistem dan otomatis tidak lagi muncul pada rekap Laporan Administrasi Kepegawaian. Pastikan baris yang dipilih benar sebelum mengonfirmasi.
Tabel berikut memuat hanya hal yang berbeda antar jenis laporan pada modul Laporan HR Administrasi Kepegawaian: nama menu dan field khas pada formulir Tambah/Edit. Field umum Tahun, Periode (Bulan), dan Nama Lengkap Karyawan ada di semua jenis laporan sehingga tidak diulang di tabel. Langkah operasionalnya mengikuti bagian 1 (Pola Umum Pengelolaan Laporan).
| Menu | Field Khas pada Formulir | Catatan |
|---|---|---|
| 01. Perjanjian Kerja, Penambahan & Pengurangan BPJS | Kategori; Perjanjian Kerja; Penambahan dan Pengurangan BPJS & PJPK; Tanggal Mulai dan Selesai; Keterangan; Lampiran | — |
| 02. Kompensasi Perjanjian Kerja | Kategori; Perjanjian Kerja; Tanggal Mulai dan Selesai; Tanggal Mulai dan Selesai PKWT; Keterangan | Memakai dua pasang tanggal: masa kompensasi dan masa PKWT |
| 03. Tunjangan Karyawan & Honorarium | Kategori; Perjanjian Kerja; Tanggal Mulai dan Selesai; Nominal; Keterangan; Upload File Lampiran | — |
| 04. Cuti & Izin | Kategori; Tanggal Mulai dan Selesai; Tanggal Surat; Keterangan; Upload File Lampiran | — |
| 05. Berobat Ke Klinik Pratama Bina Kasih | Tanggal Surat; Nama Pasien; Hubungan Pasien dengan Pemohon; Jenis Layanan Berobat; Nominal bantuan; potongan gaji (x); Keterangan; Upload File Lampiran | Pasien bisa bukan karyawan itu sendiri — isi Hubungan Pasien dengan Pemohon |
| 06. Surat Keputusan & Surat Tugas | SK/ST; Detil SK/ST; Jabatan Sebelum dan Sesudah; Tanggal Surat; Tanggal Efektif; Tanggal Selesai; Keterangan; Upload File Lampiran | Tanggal Surat dan Tanggal Efektif dibedakan |
| 07. Penambahan dan Pengurangan Tunjangan Keluarga | Tipe Tunjangan (Tambah/Kurang); Jenis Tunjangan; Nama Suami/Istri; Nama Anak; Tanggal Lahir Anak; Jumlah Anak pada periode sebelumnya; Keterangan; Upload File Lampiran | Tentukan Tipe Tunjangan lebih dulu; isi Jumlah Anak pada periode sebelumnya sebagai pembanding |
| 08. Overtime | Jumlah Jam Lembur; Jumlah Uang Lembur; Jumlah Hari Masuk / Piket Hari Minggu; Hari Masuk / Piket Hari Minggu; Total; Keterangan; Upload File Lampiran | Jumlah Uang Lembur dan Total dikalkulasi otomatis oleh sistem |
| 09. Rekap Kehadiran Guru/Karyawan Honorer | Hari/Kelas Mengajar di Sekolah; Kehadiran Tambahan; Total; Lembur; Keterangan; Upload File Lampiran | Total dihitung otomatis oleh sistem, namun tetap dapat diedit |
| 10. Rekap Kehadiran Native Mandarin | Tanggal Kehadiran; Keterangan; Upload File Lampiran | Tanggal Kehadiran bersifat multiple — beberapa tanggal dalam satu data |
| 11. Laporan Lain-Lain | Kategori; Keterangan; Upload File Lampiran | Wadah laporan yang tidak tercakup jenis 01–10 |
Pada laporan 08 (Overtime) dan 09 (Rekap Kehadiran Guru/Karyawan Honorer), nilai hasil kalkulasi sistem muncul setelah field sumbernya diisi. Khusus laporan 09, nilai Total masih dapat diubah manual bila hasil hitungan sistem perlu dikoreksi.
Modul Laporan Administrasi Kepegawaian adalah rekap gabungan yang datanya bersumber dari kesebelas jenis Laporan HR Administrasi Kepegawaian pada bagian 2 (Spesifikasi Per Jenis Laporan). Modul ini bersifat tampil dan cetak — data tidak diinput di sini, melainkan pada masing-masing jenis laporan.
Filter Tahun dan Periode (Bulan) wajib diisi. Tanpa keduanya, sistem tidak menampilkan data laporan administrasi kepegawaian.
| Gejala | Kemungkinan Penyebab | Tindakan |
|---|---|---|
| Halaman Laporan Administrasi Kepegawaian kosong setelah klik Tampilkan | Filter Tahun atau Periode (Bulan) belum diisi | Isi kedua filter, lalu klik Tampilkan kembali |
| Salah satu jenis laporan tidak muncul di rekap | Tidak ada data pada jenis laporan itu untuk periode terfilter | Buka menu jenis laporan terkait, periksa lalu tambahkan datanya sesuai bagian 1.2 (Menambahkan Data Baru) |
| Data tidak tersimpan setelah klik Simpan | Ada field wajib yang belum terisi atau nilainya tidak valid | Periksa Tahun, Periode (Bulan), Nama Lengkap Karyawan, dan field khas jenis laporan pada tabel bagian 2 |
| Nilai Total pada Overtime atau Rekap Kehadiran Honorer tidak sesuai | Field sumber kalkulasi belum lengkap | Lengkapi field sumber; pada laporan 09 nilai Total dapat dikoreksi manual |
| Data yang sudah dihapus masih dibutuhkan | Penghapusan bersifat permanen | Input ulang data melalui bagian 1.2 (Menambahkan Data Baru) berdasarkan dokumen sumber |