Otomasi Batas Waktu dan Persetujuan pada Sistem HR mencakup tiga perilaku otomatis yang dijalankan Sistem HR Online pada SOP Pemenuhan Karyawan tanpa intervensi manusia:
| Otomasi | Titik penerapan di SOP | Efek |
|---|---|---|
| Penolakan pengajuan MPP melewati batas | Langkah 1.1 — Mengajukan Rekrutmen dari MPP | Sistem menolak pengajuan yang disampaikan setelah Februari minggu ke-1 |
| Normalisasi batas waktu rekrutmen non MPP | Langkah 1.2 — Mengajukan Rekrutmen Non MPP | Sistem mengacu pada batas waktu yang ditetapkan ketika pengajuan lebih cepat dari ketentuan |
| Persetujuan otomatis media publikasi | Langkah 4.4 — Mereview Media Publikasi Lowongan Kerja | Media disetujui otomatis apabila HR tidak memberi keputusan dalam 1 hari kerja |
Nilainya: menjaga kedisiplinan siklus rekrutmen dan mencegah proses publikasi lowongan tertahan karena review yang tidak kunjung diberikan.
| Sistem | Peran dalam otomasi |
|---|---|
Sistem HR Online (https://hr-yakobus.theprime.id) |
Pemilik seluruh aturan otomatis: validasi batas pengajuan, normalisasi durasi rekrutmen, dan persetujuan otomatis media publikasi |
| WhatsApp dan surel | Kanal pemberitahuan kepada pihak terkait setelah aturan otomatis dijalankan |
Ketiga otomasi memiliki pemicu berbeda:
| Parameter | Nilai |
|---|---|
| Batas pengajuan rekrutmen dari MPP | Februari minggu ke-1 |
| Durasi rekrutmen non MPP — kategori Resign, Posisi Baru, Lainnya | 45 hari sebelum tanggal kebutuhan |
| Durasi rekrutmen non MPP — kategori Cuti Melahirkan | 90 hari sebelum tanggal kebutuhan |
| Tenggat review media publikasi | 1 hari kerja sejak penyerahan draft oleh Marcom |
| Perilaku setelah tenggat review terlampaui | Media publikasi berstatus disetujui |
Durasi rekrutmen non MPP per kombinasi jenis pekerjaan, level jabatan, dan kategori alasan ditetapkan di Tabel Keputusan Durasi Rekrutmen Non MPP.
| Kondisi | Perilaku yang diharapkan |
|---|---|
| Kategori alasan atau tanggal kebutuhan tidak terisi pada pengajuan non MPP | Sistem tidak dapat menentukan durasi rekrutmen; pengajuan dikembalikan kepada Kepala Unit/Bagian untuk dilengkapi |
| Persetujuan otomatis terjadi atas media yang tidak sesuai form pengajuan | HR meminta Marcom merevisi media publikasi setelah pemostingan, dengan SLA revisi 2 hari kerja sesuai Langkah 4.6 SOP Pemenuhan Karyawan |
| Sistem tidak dapat diakses | Termasuk kondisi force majeure yang dikecualikan dari SOP kepegawaian; batas waktu dan persetujuan ditangani manual oleh HR |
Persetujuan otomatis media publikasi merupakan mekanisme agar proses tidak tertahan, bukan pembebasan HR dari kewajiban mereview. Kesesuaian media terhadap form pengajuan rekrutmen tetap menjadi tanggung jawab HR sesuai Tabel Keputusan Publikasi dan Seleksi Kandidat Rekrutmen.
Status pengajuan rekrutmen, tanggal pengajuan, batas waktu yang berlaku, dan status persetujuan media publikasi tercatat pada Sistem HR Online dan dapat ditelusuri per pengajuan. HR memantau pengajuan yang ditolak sistem karena melewati batas siklus MPP, serta media publikasi yang berstatus disetujui otomatis, sebagai bahan evaluasi kedisiplinan proses.