¶ IK Panduan Sistem Pengelolaan Program Fase Desain — Executive Director
Instruksi kerja ini memandu Executive Director dalam menggunakan Sistem Pengelolaan Program dan Anggaran untuk melaksanakan tugas-tugas dalam Fase Desain: penetapan arah strategis, review eskalasi program, review final RKT seluruh unit/bagian, dan approval akhir.
Memandu Executive Director mengoperasikan sistem secara benar dalam Fase Desain — mulai dari login, penetapan Renstra/KPI/jadwal/plafon, hingga approval RKT unit/bagian.
- Memiliki akun Executive Director yang aktif di sistem.
- Sistem dalam kondisi online dan dapat diakses.
- Renstra dan KPI telah disusun (bisa dalam bentuk draft di luar sistem terlebih dahulu).
- URL sistem:
https://ws1-yakobus.theprime.id/admin/login
- Akun:
executive_director@mail.com / password: sesuai yang ditetapkan
- Browser modern (Chrome/Firefox/Edge)
- Buka browser dan akses
https://ws1-yakobus.theprime.id/admin/login.
- Masukkan Username/Email pada kolom yang tersedia.
- Masukkan Password akun Executive Director.
- Klik tombol Login/Masuk.
- Sistem akan mengarahkan ke halaman Dashboard Executive Director.
- Klik menu "Dashboard" pada navigasi.
- Dashboard menampilkan ringkasan: jumlah project per unit/divisi, status approval, dan gambaran keseluruhan.
- Gunakan Dashboard untuk memantau status RKT secara keseluruhan.
- Klik menu "Dashboard Penjadwalan".
- Halaman ini menampilkan seluruh jadwal dan project dari berbagai unit secara menyeluruh.
- Gunakan untuk memantau dan mengevaluasi jadwal program sebelum pengambilan keputusan.
- Executive Director dapat menyetujui atau menolak jadwal dan project yang diajukan dari halaman ini.
- Klik menu "Project".
- Halaman menampilkan kumpulan seluruh pengajuan project dari berbagai unit.
- Klik "Lihat Project" pada baris project yang ingin dilihat detailnya.
- Sistem menampilkan detail project lengkap.
- Pada halaman detail project, klik tombol "Catatan Pengajuan".
- Sistem menampilkan catatan yang diberikan saat pengajuan.
- Pada halaman detail project, klik tombol "Catatan Revisi".
- Sistem menampilkan catatan revisi yang ada.
- Di notifikasi catatan revisi (icon pesan merah), klik "Lihat & Balas Revisi" pada project terkait.
- Di section project yang ada catatan revisinya, klik "Balas Catatan".
- Klik "Tambah Balasan" untuk membuat balasan baru.
- Ketik balasan/arahan.
- Klik "Simpan Balasan" untuk menyimpan.
- Balasan akan muncul di notifikasi akun penerima catatan.
- Klik menu "Project Pengembangan".
- Halaman menampilkan daftar project pengembangan dari seluruh unit.
- Klik "Lihat Project" pada baris project untuk melihat detail.
- Untuk export data: klik tombol "Export Excel" pada halaman Project Pengembangan.
- Sistem menyimpan file Excel berisi data pengembangan project.
Ini adalah fitur utama Fase Desain untuk Executive Director — memantau dan menyetujui RKT yang diajukan unit/bagian.
- Klik menu "Unit/Division Project".
- Halaman menampilkan ringkasan jumlah project per unit/divisi beserta status approval.
- Jika terdapat isu pada project, klik tombol "Isu" pada baris unit terkait.
- Sistem menampilkan daftar isu yang terdeteksi:
- Strategic objective tanpa project aktif.
- Tanggal event bentrok dengan tanggal penting Foundation Board atau hari libur.
- Tanggal event bentrok dengan event project lain di unit yang sama dengan peserta sama.
- Klik pada detail isu untuk melihat informasinya.
- Klik tombol "Lihat Unit/Division Project" pada baris unit yang ingin diperiksa.
- Sistem menampilkan halaman Project Approval unit tersebut.
- Klik "Beri Catatan" pada project yang perlu diberi keterangan.
- Sistem menampilkan detail halaman project dengan fitur beri catatan.
- Berikan catatan pada project yang diajukan.
- Klik "Buat Project Notes".
- Konfirmasi dengan klik "YA" pada pop-up konfirmasi.
- Pada halaman detail project, klik tombol "Approve Project".
- Sistem menampilkan pop-up konfirmasi.
- Klik "Konfirmasi" untuk menyelesaikan proses approve.
- Pada halaman detail project, klik tombol "Reject Project".
- Sistem menampilkan pop-up konfirmasi.
- Klik "Konfirmasi" untuk menyelesaikan proses reject.
- Pada halaman Approval Project Unit/Division, klik tombol "Approval Project Unit/Division".
- Sistem menampilkan pop-up konfirmasi berisi daftar isu yang terdeteksi.
- Klik "Reject" untuk menolak.
Perhatian: Ketika melakukan reject terhadap project unit/divisi, seluruh project yang diajukan pada unit/divisi tersebut akan otomatis ter-reject.
- Pastikan tidak ada isu pada project unit tersebut.
- Klik tombol "Approve Unit/Division Project".
- Dialog konfirmasi persetujuan project unit/division muncul.
- Klik tombol "Konfirmasi".
- Sistem memproses persetujuan, mengubah status project menjadi Approved, dan seluruh project unit/division dinyatakan diterima.
- Klik menu "Cetak Rekap Project".
- Filter terlebih dahulu data yang akan dicetak sesuai kebutuhan.
- Klik "Terapkan Filter" untuk memfilter data.
- Verifikasi data yang akan dicetak.
- Klik tombol "Cetak PDF".
- Browser membuka tab baru dengan halaman cetak rekap project.
- Klik "Cetak Rekap Project" untuk mencetak atau menyimpan dokumen.
- Klik menu "Kalender Akademik".
- Halaman menampilkan jadwal strategis seluruh unit dalam satu periode.
- Gunakan untuk memantau kesesuaian jadwal program dengan kalender akademik.
- Klik menu "Project Investasi".
- Halaman menampilkan daftar seluruh project investasi dari unit/division.
- Klik "Lihat Project" untuk melihat detail project investasi.
- Untuk mencetak: klik "Cetak PDF", filter data, lalu klik "Cetak PDF" kembali.
- Renstra, KPI, jadwal prioritas, dan plafon anggaran tersimpan dalam sistem sebelum Minggu ke-4 Desember.
- RKT yang dieskalasi ditangani dalam maksimal 3 hari kerja.
- Review final RKT seluruh unit selesai dalam maksimal 2 minggu (Minggu ke-1 – ke-3 Mei).
- RKT seluruh unit berstatus "Approved by Executive Director" sebelum Minggu ke-4 Mei.
| Masalah |
Solusi |
| Tidak bisa login |
Verifikasi username dan password; jika tetap gagal, hubungi IT Support |
| Halaman tidak ter-load |
Refresh browser; coba buka di browser lain |
| Status project tidak berubah setelah approve |
Refresh halaman; jika tetap tidak berubah, hubungi IT Support |
| Notifikasi tidak muncul |
Cek folder notifikasi; pastikan browser tidak memblokir notifikasi |