Kebijakan ini menetapkan kewenangan, batasan approval, dan prinsip tata kelola yang berlaku dalam pelaksanaan Fase Desain pengelolaan program tahunan di lingkungan Yayasan. Fase Desain mencakup seluruh tahapan mulai dari penetapan arah strategis oleh Executive Director hingga persetujuan final Rencana Kerja Tahunan (RKT) oleh Yayasan.
Fase Desain merupakan tahap awal dan paling krusial dalam siklus pengelolaan program tahunan. Tanpa kebijakan kewenangan yang jelas, proses review dan approval RKT berpotensi tidak konsisten, memunculkan eskalasi yang tidak perlu, atau menghasilkan keputusan yang tidak selaras dengan arah strategis Yayasan. Kebijakan ini memastikan setiap pihak mengetahui batas kewenangannya dan kapan harus melibatkan level pengambil keputusan yang lebih tinggi.
- Menetapkan batas kewenangan tiap peran dalam proses review dan approval RKT.
- Memastikan konsistensi pengambilan keputusan berdasarkan Business Rules yang berlaku.
- Mencegah eskalasi yang tidak perlu sekaligus memastikan eskalasi dilakukan saat diperlukan.
- Menjamin akuntabilitas dan transparansi dalam siklus desain program tahunan.
Kebijakan ini berlaku untuk:
- Seluruh unit/bagian di lingkungan Yayasan (Unit Pendidikan, Sistem Informasi, Human Resources, Community Center, Katolisitas, dan unit lainnya).
- Peran yang terlibat: Executive Director, Kepala Unit/Bagian, PIC Program, Bagian Keuangan, dan Yayasan.
- Periode Fase Desain: Desember sampai Mei tahun ajaran berjalan.
Pengecualian:
- Program insidental yang bersifat urgent dapat menggunakan mekanisme khusus di luar ketentuan ini dengan persetujuan Executive Director.
- Program yang didanai sepenuhnya oleh pihak eksternal (donatur/sponsor) tidak terikat plafon anggaran unit, namun tetap memerlukan persetujuan Executive Director.
- Program kerja sama dengan pihak ketiga yang memiliki timeline khusus dapat menyesuaikan, namun tetap memerlukan persetujuan Executive Director.
| Istilah |
Definisi |
| RKT |
Rencana Kerja Tahunan — dokumen yang memuat program beserta anggaran selama satu tahun ajaran |
| Renstra |
Rencana Strategis Yayasan yang menjadi acuan pengembangan program jangka panjang |
| KPI |
Key Performance Indicator — indikator kinerja utama |
| Plafon Anggaran |
Batas maksimal anggaran yang dialokasikan untuk suatu unit atau keseluruhan program tahunan |
| Tarif Baku |
Standar harga/biaya yang ditetapkan untuk setiap item program |
| Stretching Limit |
Toleransi kelebihan anggaran maksimal 5% dari plafon yang ditetapkan |
| Raker |
Rapat Kerja tahunan untuk konsolidasi dan finalisasi RKT |
- Executive Director wajib menetapkan Renstra, KPI, jadwal prioritas, dan plafon anggaran tahunan sebelum periode penyusunan RKT dimulai (Minggu ke-1 s.d. ke-3 Desember).
- Executive Director berwenang menyetujui atau menolak RKT seluruh unit/bagian.
- Executive Director berwenang menyetujui stretching limit hingga 5% dari plafon tahunan dengan justifikasi strategis.
- Executive Director berwenang menyetujui program dengan anggaran melebihi tarif baku 15–20% untuk kategori tertentu (program yang melibatkan orang tua/umum, lomba/kompetisi, atau PPDB).
- Executive Director dapat mendelegasikan review aspek finansial kepada Bagian Keuangan.
- Executive Director dilarang menyetujui total anggaran tahunan yang melebihi plafon lebih dari 5% — kondisi ini wajib dikembalikan ke unit untuk revisi.
- Approval RKT final oleh Executive Director tidak menggantikan persetujuan Yayasan — Yayasan tetap merupakan otoritas final.
- Kepala Unit/Bagian berwenang menyetujui RKT program yang memenuhi seluruh kriteria Business Rules standar.
- Kepala Unit/Bagian berwenang menolak dan meminta revisi RKT yang tidak sesuai kriteria.
- Kepala Unit/Bagian wajib mengeskalasi kepada Executive Director dalam kondisi berikut:
- Anggaran item program melebihi tarif baku 15–20%.
- Total anggaran unit melebihi plafon hingga stretching limit (≤5%).
- Kondisi khusus lain yang memerlukan pertimbangan strategis.
- Kepala Unit/Bagian dilarang menyetujui program yang melebihi plafon unit lebih dari 5%.
- Kepala Unit/Bagian dilarang menyetujui program yang bertentangan dengan Renstra, kecuali melalui eskalasi ke Executive Director dengan justifikasi lengkap.
- Kepala Unit/Bagian wajib menyelesaikan review RKT dalam maksimal 5 hari kerja sejak submission.
- PIC Program berwenang menyusun dan merevisi RKT program sesuai arahan.
- PIC Program berwenang mengingatkan Kepala Unit jika SLA review tidak terpenuhi (maksimal 5 hari kerja).
- PIC Program tidak memiliki wewenang approval dalam bentuk apapun.
- PIC Program wajib menyelesaikan revisi RKT dalam maksimal 3 hari kerja sejak menerima feedback.
- PIC Program wajib memastikan RKT mengacu pada Renstra, KPI, tarif baku, dan jadwal prioritas yang ditetapkan.
- Yayasan berwenang memberikan approval final atau menolak RKT seluruh unit/bagian.
- Yayasan berwenang meminta revisi jika diperlukan, dan arahan disampaikan melalui Executive Director.
- Keputusan Yayasan bersifat final dan mengikat.
| Kondisi |
Kepala Unit/Bagian |
Executive Director |
Yayasan |
| Program sesuai semua kriteria Business Rules |
✅ Approve |
— |
— |
| Program perlu revisi minor |
✅ Reject + Feedback |
— |
— |
| Anggaran item > tarif baku 15–20% (kategori tertentu) |
🔼 Eskalasi |
✅ Approve |
— |
| Total anggaran unit > plafon ≤ 5% |
🔼 Eskalasi |
✅ Approve |
— |
| RKT unit sudah final |
✅ Submit |
✅ Approve |
✅ Final Approve |
| Total anggaran tahunan > plafon ≤ 5% |
— |
✅ Approve dengan catatan |
✅ Final Approve |
| Total anggaran tahunan > plafon > 5% |
— |
❌ Reject — wajib revisi |
— |
- Program Strategis Baru yang tidak termasuk dalam Renstra wajib mendapat approval Executive Director dan Yayasan.
- Program dengan Sumber Dana Eksternal (donatur/sponsor) memerlukan approval Executive Director namun tidak terikat plafon.
- Program Kerja Sama Pihak Ketiga memerlukan approval Executive Director dengan melibatkan Legal/Yayasan.
- Perubahan Program yang Sudah Disetujui mengikuti prosedur change management di luar kebijakan ini.
| Peran |
Tanggung Jawab Utama |
| Executive Director |
Penetapan arah strategis; review dan approval akhir; delegasi ke Bagian Keuangan bila diperlukan |
| Kepala Unit/Bagian |
Review RKT per program; eskalasi sesuai batas kewenangan; konsolidasi dan submit RKT unit |
| PIC Program |
Penyusunan dan revisi RKT; kepatuhan terhadap Renstra, KPI, tarif baku, dan jadwal prioritas |
| Bagian Keuangan |
Konsultasi dan validasi aspek finansial jika didelegasikan oleh Executive Director |
| Yayasan |
Approval final RKT seluruh unit/bagian |
- Kepala Unit/Bagian yang tidak menyelesaikan review dalam 5 hari kerja setelah 2 kali reminder akan diproses oleh Executive Director, termasuk kemungkinan delegasi review ke pihak lain.
- PIC Program yang tidak menyelesaikan revisi dalam 3 hari kerja dapat diambil alih oleh Kepala Unit atau ditugaskan ke PIC pengganti.
- Kepala Unit yang tidak submit RKT pada Minggu ke-1 Mei akan mendapatkan tindak lanjut langsung dari Executive Director, termasuk kemungkinan meeting khusus.
- Pelanggaran terhadap batas kewenangan (mis. menyetujui sesuatu di luar kewenangan) menjadi tanggung jawab pribadi pejabat yang bersangkutan.