¶ IK Panduan Sistem Pengelolaan Program Fase Desain — Kepala Unit/Bagian
Instruksi kerja ini memandu Kepala Unit/Bagian (Head of Unit) dalam menggunakan Sistem Pengelolaan Program dan Anggaran untuk Fase Desain: mereview RKT program dari PIC, memberikan approval/reject/eskalasi, melakukan konsolidasi Raker, dan mengajukan RKT unit ke Executive Director.
Memandu Kepala Unit/Bagian mengoperasikan sistem secara benar dalam Fase Desain — mulai dari login, review dan keputusan per program, konsolidasi, hingga pengajuan RKT unit ke Executive Director.
- Memiliki akun Kepala Unit yang aktif di sistem dengan unit/bagian yang sesuai.
- Ada RKT program dari PIC yang sudah disubmit dan menunggu review.
- Business Rules Fase Desain telah dipahami sebelum melakukan review.
- Buka browser dan akses
https://ws1-yakobus.theprime.id/admin/login.
- Masukkan Username/Email akun Kepala Unit sesuai unit/bagian.
- Masukkan Password.
- Klik tombol Login/Masuk.
- Sistem mengarahkan ke halaman Dashboard unit.
- Klik menu "Dashboard".
- Dashboard menampilkan informasi project yang butuh approval di bagian awal atau pada tab "Approval Project".
- Gunakan Dashboard untuk memantau jumlah RKT yang pending review.
- Klik menu "Dashboard Penjadwalan".
- Dashboard menampilkan ringkasan kebutuhan dan kondisi jadwal secara visual:
- Top 10 Project dengan Demand Tertinggi — untuk melihat prioritas.
- Matriks Konflik — konflik, supply–demand JP, status gangguan tiap kelas.
- Grafik Perbandingan JP Modal vs Demand dan Distribusi Prioritas Project — untuk melihat keseimbangan JP dan pembagian prioritas.
- Gunakan untuk mengidentifikasi potensi konflik jadwal sebelum melakukan review.
- Klik menu "Project".
- Halaman menampilkan daftar project yang berada di bawah tanggung jawab unit/bagian.
- Klik "Lihat Project" untuk melihat detail project tertentu.
Project undangan adalah proyek yang berasal dari unit lain di mana unit Anda berperan serta.
- Klik menu "Project Undangan".
- Halaman menampilkan daftar project undangan dari unit lain.
- Klik "Lihat Project" untuk melihat detail.
- Untuk melihat catatan dari Executive Director: klik tombol "Catatan dari Executive Director".
- Untuk melihat catatan pengajuan: klik tombol "Catatan Pengajuan".
- Untuk melihat catatan revisi: klik tombol "Catatan Revisi".
- Di notifikasi catatan revisi (icon segitiga merah), klik "Lihat & Balas Revisi" pada project yang memiliki catatan.
- Di section project yang memiliki catatan revisi, klik "Balas Catatan".
- Klik "Tambah Balasan" untuk membuat balasan baru.
- Ketik tanggapan/arahan.
- Klik "Simpan Balasan" untuk menyimpan.
- Balasan akan muncul di notifikasi akun yang memberikan catatan.
- Klik menu "Project Terlibat".
- Halaman menampilkan daftar seluruh project yang sedang diikuti/terlibat.
- Klik "Lihat Project" untuk melihat detail project terlibat.
Ini adalah tugas utama Kepala Unit dalam Fase Desain — memberikan keputusan Approve, Reject (Revisi), atau Eskalasi pada setiap RKT program yang disubmit PIC.
- Klik menu "Approval Project".
- Halaman menampilkan daftar RKT program yang perlu direview.
- Klik "Lihat Project" pada baris program yang akan direview.
- Periksa seluruh komponen RKT: tujuan, target, indikator, timeline, detail kegiatan, justifikasi, dan anggaran.
- Bandingkan dengan Business Rules:
- Setelah review dan program memenuhi semua Business Rules, klik tombol "Approve Project".
- Pop-up konfirmasi muncul.
- Klik "Konfirmasi" untuk menyetujui.
- Status program berubah menjadi "Approved".
- Identifikasi bagian yang perlu direvisi.
- Klik tombol "Reject Project".
- Sistem secara otomatis menyarankan isu yang terdeteksi (suggesting).
- Tekan "Tambah" untuk memasukkan hasil suggesting ke dalam catatan, atau tekan "Tambah Catatan Manual" untuk menulis catatan sendiri.
- Isi keterangan reject yang spesifik dan konstruktif berdasarkan Business Rules.
- Klik "Reject Project" untuk mengkonfirmasi keputusan reject.
- Klik "Reject" pada pop-up konfirmasi akhir.
- Status program berubah menjadi "Rejected by Kepala Unit" (perlu revisi).
Catatan: Feedback revisi harus spesifik — sebutkan kriteria mana yang tidak terpenuhi dan apa yang perlu diperbaiki. SLA revisi PIC: maksimal 3 hari kerja.
Setelah semua RKT program dalam unit disetujui dan konsolidasi Raker selesai, Kepala Unit mengajukan seluruh RKT unit ke Executive Director.
- Klik menu "Ajukan Project".
- Halaman menampilkan daftar project yang siap diajukan ke Executive Director.
- Klik "Lihat Project" untuk melihat detail project yang akan diajukan.
- Verifikasi bahwa semua komponen RKT sudah final dan sesuai hasil konsolidasi.
- Pada halaman detail project, lihat bagian Budget Project untuk memverifikasi total anggaran vs plafon unit.
- Pada halaman detail project, klik tombol "Ajukan Project".
- Konfirmasi pengajuan.
- RKT program terkirim ke queue review Executive Director.
- Pada halaman Ajukan Project, pilih semua project yang akan diajukan.
- Klik tombol untuk pengajuan massal.
- Konfirmasi pengajuan massal.
SLA: Seluruh RKT unit wajib diajukan ke Executive Director paling lambat Minggu ke-1 Mei.
- Klik menu "Cetak Rekap Project".
- Filter data sesuai kebutuhan.
- Klik "Terapkan Filter".
- Verifikasi data yang tampil.
- Klik "Cetak PDF" untuk mencetak atau menyimpan dokumen rekap.
- Klik menu "Kelas".
- Halaman menampilkan daftar kelas yang ada.
- Untuk menambah kelas: klik tombol "Tambah Kelas", isi data, simpan.
- Untuk mengubah kelas: klik ikon edit pada baris kelas, ubah data, simpan.
- Untuk melihat detail kelas: klik "Lihat" pada baris kelas.
- Klik menu "Kalender Akademik".
- Halaman menampilkan jadwal akademik seluruh unit dalam periode tertentu.
- Gunakan untuk memverifikasi tidak ada bentrok jadwal program dengan kalender akademik.
- Klik menu "Event".
- Untuk menambah event: klik "Tambah Event", isi data event, simpan.
- Untuk mengubah event: klik ikon edit, ubah data, simpan.
- Untuk melihat detail event: klik "Lihat" pada baris event.
- Klik menu "Undangan Event".
- Halaman menampilkan daftar undangan event yang melibatkan unit.
- Klik menu "Minggu Efektif Belajar".
- Untuk mengatur: klik "Atur Minggu Efektif", isi data, simpan.
- Untuk menambah jadwal harian: klik "Tambah Jadwal Harian", isi data, simpan.
- Untuk mengubah data: klik ikon edit, ubah, simpan.
- Untuk menghapus: klik ikon hapus pada baris data yang akan dihapus, konfirmasi.
- Setiap RKT program direview dalam maksimal 5 hari kerja sejak submission PIC.
- Setiap keputusan (approve/reject/eskalasi) disertai catatan yang jelas dan mengacu pada Business Rules.
- Semua RKT program dalam unit berstatus Approved by Unit sebelum Raker (Minggu ke-3 Maret).
- RKT unit diajukan ke Executive Director paling lambat Minggu ke-1 Mei.
| Masalah |
Solusi |
| Tidak bisa login |
Verifikasi username/password; hubungi IT Support jika tetap gagal |
| RKT program tidak muncul di Approval Project |
Pastikan PIC sudah melakukan submit; minta PIC konfirmasi status |
| Tombol Approve/Reject tidak aktif |
Pastikan sudah membuka detail project terlebih dahulu |
| Notifikasi tidak muncul |
Cek folder notifikasi; refresh halaman |