¶ IK Panduan Sistem Pengelolaan Program Fase Desain — PIC
Instruksi kerja ini memandu PIC Program (Person In Charge) dalam menggunakan Sistem Pengelolaan Program dan Anggaran untuk Fase Desain: menyusun RKT program secara lengkap, mengajukan ke Kepala Unit, merevisi berdasarkan feedback, dan melakukan revisi pasca konsolidasi Raker.
Memandu PIC Program mengoperasikan sistem secara benar dalam Fase Desain — dari login, penyusunan RKT program beserta anggaran yang lengkap dan sesuai standar, hingga revisi final berdasarkan hasil konsolidasi Raker.
- Memiliki akun PIC Program yang aktif di sistem.
- Memahami program yang menjadi tanggung jawab: tujuan, target, indikator, timeline, kegiatan, dan anggaran.
- Renstra, KPI, jadwal prioritas, dan plafon anggaran sudah tersedia di sistem (ditetapkan Executive Director).
- Tarif baku program tersedia sebagai acuan penyusunan anggaran.
- URL sistem:
https://ws1-yakobus.theprime.id/admin/login
- Akun PIC Program sesuai unit / password: sesuai yang ditetapkan
- Browser modern (Chrome/Firefox/Edge)
- Data program: tujuan, target, indikator, timeline, detail kegiatan, justifikasi, anggaran per item
- Buka browser dan akses
https://ws1-yakobus.theprime.id/admin/login.
- Masukkan Username/Email akun PIC.
- Masukkan Password.
- Klik tombol Login/Masuk.
- Sistem mengarahkan ke halaman Dashboard PIC.
- Klik menu "Dashboard".
- Dashboard menampilkan ringkasan project yang menjadi tanggung jawab PIC, termasuk status approval.
- Gunakan untuk memantau status RKT yang perlu diproses.
- Klik menu "Project".
- Klik tombol "Buat Design Project" di pojok kanan atas.
- Sistem menampilkan form input project Fase Desain.
Isi seluruh field berikut dengan data yang akurat dan lengkap:
- Tahun Ajaran — pilih tahun ajaran terkini.
- Unit/Division yang Terlibat — pilih unit/divisi sesuai program.
- Nama Project — nama program/kegiatan secara spesifik.
- Latar Belakang (Isu) — tuliskan masalah yang melatarbelakangi program ini.
- Latar Belakang (Konteks) — mengapa isu ini penting dan apa faktor pendukungnya.
- Kriteria Peserta — syarat/karakteristik peserta yang sesuai tujuan program.
- Kategori/Kelompok Project — pilih kategori yang sesuai.
- Tujuan Strategis Yayasan (Renstra) — pilih tujuan strategis yang didukung program ini; wajib ada kaitannya dengan Renstra yang ditetapkan Executive Director.
- Kategori Outcome (Prioritas) — pilih prioritas program.
- Centang "Project pembinaan dan pengembangan guru/karyawan" jika relevan.
- Outcome — dampak/perubahan yang diharapkan terjadi setelah program (fokus hasil jangka menengah-panjang).
- Output Kunci (Target & Satuan) — hasil konkret yang dapat dihitung/terukur.
- Keterangan — keterangan tambahan jika diperlukan (opsional).
- Rentang Tanggal Mulai & Selesai Project — prediksi periode keseluruhan program dari fase desain hingga evaluasi.
- Tanggal Pelaksanaan Event (Hari H) — tanggal hari pelaksanaan event; isi sebanyak jumlah pelaksanaan jika lebih dari satu kali:
- Tanggal Mulai dan Selesai event.
- Jam Mulai dan Jam Selesai.
- Frekuensi (jika 2x/minggu, isi hari ke-1 dan ke-2).
- Centang jika pelaksanaan di hari weekend.
- Peserta Project — isi jenis peserta dan jumlah peserta.
Pastikan jadwal tidak bertabrakan dengan jadwal prioritas yang ditetapkan Executive Director. Sistem akan mengecek potensi bentrok secara otomatis berdasarkan jenjang peserta dan prioritas kategori outcome.
Isi aktivitas kunci untuk setiap fase:
- Design Phase — otomatis terisi sistem; perbarui sesuai kebutuhan.
- Planning Phase — isi detail perencanaan.
- Execution Phase — isi detail pelaksanaan.
- Reporting & Evaluation Phase — isi detail pelaporan dan evaluasi.
Isi matriks Responsible, Accountable, Consulted, Informed untuk semua pihak yang terlibat.
Anggaran diisi sebagai bagian dari form project atau pada tab/modul anggaran yang tersedia:
- Untuk setiap item kegiatan dalam RKT, isi detail anggaran:
- Nama item kegiatan.
- Volume/kuantitas.
- Harga satuan (pastikan mengacu pada tarif baku yang berlaku).
- Subtotal.
- Pastikan total anggaran tiap item tidak melebihi tarif baku.
- Hitung total keseluruhan anggaran program dan pastikan masih dalam alokasi plafon unit.
- Sertakan justifikasi jika ada item yang nilainya mendekati batas tarif baku.
Catatan: Anggaran yang melebihi tarif baku > 20% akan langsung diminta revisi oleh Kepala Unit. Anggaran yang melebihi 15–20% untuk kondisi tertentu akan dieskalasi ke Executive Director.
- Setelah semua field wajib terisi, klik tombol "Buat" untuk menyimpan sebagai draft, atau "Buat dan Buat Lagi" untuk menyimpan dan membuat program baru.
- Sistem menyimpan project dengan status Draft.
Setelah RKT lengkap dan siap:
- Pada halaman Project, klik "Ajukan Project" pada baris program yang siap diajukan.
- Sistem menampilkan konfirmasi.
- Klik "Konfirmasi" untuk mengajukan.
- Status program berubah menjadi "Submitted" dan Kepala Unit mendapatkan notifikasi.
SLA Kepala Unit: Maksimal 5 hari kerja sejak submission. Jika belum ada respons, PIC berhak mengingatkan Kepala Unit.
Jika Kepala Unit memberikan catatan revisi:
- Cek notifikasi di sistem (icon segitiga merah atau notifikasi email).
- Klik notifikasi atau buka menu "Project".
- Temukan program dengan status "Rejected" / "Revision Needed".
- Klik "Lihat Detail" atau buka project tersebut.
- Klik "Catatan Revisi" untuk membaca masukan perbaikan dari Kepala Unit.
- Pahami setiap poin yang perlu diperbaiki sebelum mulai merevisi.
- Klik tombol "Ubah" atau buka form edit program.
- Perbaiki komponen yang diminta — bisa mencakup:
- Anggaran item (sesuaikan dengan tarif baku atau kurangi kelebihan).
- Jadwal pelaksanaan (geser agar tidak bentrok dengan prioritas lebih tinggi).
- Keterkaitan program dengan Renstra/KPI.
- Total anggaran program (jika melampaui plafon unit).
- Simpan perubahan.
- Klik "Ajukan Project" untuk submit ulang ke Kepala Unit.
- Konfirmasi pengajuan ulang.
SLA revisi PIC: Maksimal 3 hari kerja sejak menerima feedback.
Jika perlu memberikan penjelasan atau tanggapan atas catatan dari Kepala Unit atau Executive Director:
- Di notifikasi (icon segitiga merah), klik "Lihat & Balas Revisi" pada project terkait.
- Di section catatan revisi pada project, klik "Balas Catatan".
- Klik "Tambah Balasan".
- Ketik penjelasan/tanggapan.
- Klik "Simpan Balasan".
- Balasan akan muncul di notifikasi pihak yang memberikan catatan.
Setelah Raker (Minggu ke-3 Maret), Kepala Unit akan menyampaikan hasil konsolidasi yang mungkin memerlukan penyesuaian:
- Terima notifikasi hasil konsolidasi dari Kepala Unit.
- Baca catatan konsolidasi — bisa mencakup: perubahan jadwal, harmonisasi anggaran, penyesuaian KPI, atau prioritisasi ulang program.
- Buka project yang perlu direvisi.
- Lakukan revisi sesuai catatan konsolidasi Raker.
- Simpan perubahan.
- Kirim kembali ke Kepala Unit untuk final check.
Periode revisi pasca konsolidasi: Minggu ke-4 Maret – Minggu ke-1 Mei. Seluruh revisi harus selesai sebelum Kepala Unit submit ke Executive Director (Minggu ke-1 Mei).
- Buka menu "Project" untuk melihat status terkini semua program.
- Status yang mungkin:
- Draft — belum diajukan.
- Submitted — sudah diajukan, menunggu review Kepala Unit.
- Rejected by Kepala Unit — perlu revisi.
- Approved by Unit — disetujui Kepala Unit.
- Submitted to Executive Director — sudah diajukan ke ED.
- Approved by Executive Director — disetujui ED.
- Final Approved — disetujui Yayasan (Fase Desain selesai).
- Project Undangan — klik menu "Project Undangan" untuk melihat project dari unit lain yang mengundang keterlibatan.
- Project Terlibat — klik menu "Project Terlibat" untuk melihat seluruh project yang sedang diikuti.
- Klik menu "Kalender Akademik".
- Gunakan untuk memeriksa jadwal akademik sebelum menentukan tanggal pelaksanaan program.
- Semua RKT program tersusun lengkap dengan seluruh komponen wajib sebelum Minggu ke-3 Maret.
- Setiap program sudah diajukan ke Kepala Unit dalam periode Pra-Raker (Januari–Maret).
- Revisi diselesaikan dalam maksimal 3 hari kerja sejak menerima feedback.
- Revisi pasca konsolidasi Raker diselesaikan sebelum Minggu ke-1 Mei.
| Masalah |
Solusi |
| Tidak bisa login |
Verifikasi username/password; hubungi IT Support |
| Tombol "Ajukan Project" tidak aktif |
Pastikan semua field wajib terisi; periksa pesan validasi |
| Catatan revisi tidak muncul |
Refresh halaman; buka detail project dan cek tab "Catatan Revisi" |
| Status project tidak berubah setelah ajukan ulang |
Tunggu beberapa saat; refresh halaman; konfirmasi ke Kepala Unit |
| Program sudah disubmit tapi tidak muncul di Kepala Unit |
Verifikasi status di halaman Project; hubungi IT Support jika status masih Draft padahal sudah disubmit |