¶ IK Panduan Sistem Pengelolaan Program Fase Desain — Unit (Wakil Kepala/Divisi)
Instruksi kerja ini memandu pengguna dengan peran Unit (Deputy Head / Wakil Kepala Unit / Divisi) dalam menggunakan Sistem Pengelolaan Program dan Anggaran untuk Fase Desain: membuat RKT program baru dengan data lengkap, mengajukan ke Kepala Unit, mengelola event, dan memantau kalender akademik.
Memandu pengguna peran Unit mengoperasikan sistem secara benar dalam Fase Desain — dari login, pembuatan project design baru (RKT), pengisian seluruh komponen wajib, pengajuan ke Kepala Unit, hingga pengelolaan event dan kalender.
- Memiliki akun Unit yang aktif di sistem dengan unit/bagian yang sesuai.
- Memahami program yang akan dibuat beserta tujuan, outcome, anggaran, dan timeline-nya.
- Renstra, KPI, jadwal prioritas, dan plafon anggaran sudah ditetapkan oleh Executive Director.
- URL sistem:
https://ws1-yakobus.theprime.id/admin/login
- Akun Unit sesuai unit (contoh:
tk@mail.com, sd@mail.com, smp@mail.com, sma@mail.com, hr@mail.com, dll.) / password: sesuai yang ditetapkan
- Browser modern (Chrome/Firefox/Edge)
- Data program yang akan diinput: tujuan, outcome, anggaran item, timeline, peserta, aktor
- Buka browser dan akses
https://ws1-yakobus.theprime.id/admin/login.
- Masukkan Username/Email akun Unit sesuai unit/bagian.
- Masukkan Password.
- Klik tombol Login/Masuk.
- Sistem mengarahkan ke halaman Dashboard unit.
- Klik menu "Dashboard".
- Dashboard menampilkan:
- Informasi pengguna yang sedang login.
- Jumlah total project.
- Jumlah program yang membutuhkan approval.
- Gunakan Dashboard untuk memantau status project unit secara cepat.
Fitur ini digunakan untuk membuat data project baru yang akan diajukan dalam Fase Desain.
- Klik menu "Project".
- Halaman menampilkan daftar project yang sudah ada.
- Klik tombol "Buat Design Project" di pojok kanan atas.
- Sistem menampilkan form input project dengan beberapa seksi.
Isi seluruh field berikut:
- Tahun Ajaran — pilih tahun ajaran yang sesuai.
- Unit/Division yang Terlibat — pilih unit/divisi yang terlibat.
- Nama Project — isi nama program/kegiatan.
- Latar Belakang (Isu) — tuliskan masalah/isu yang sedang dihadapi.
- Latar Belakang (Konteks) — tuliskan mengapa isu ini penting sekarang / faktor pendukung yang melatarbelakangi.
- Kriteria Peserta — syarat/karakteristik peserta agar sesuai dengan tujuan program.
- Kategori/Kelompok Project — pilih kategori yang sesuai.
- Tujuan Strategis Yayasan — pilih tujuan strategis yang didukung oleh program ini.
- Kategori Outcome (Prioritas) — pilih kategori outcome/prioritas program.
- Centang checkbox "Project ini merupakan project pembinaan dan pengembangan guru/karyawan" jika relevan.
- Outcome — tuliskan dampak atau perubahan yang diharapkan terjadi setelah program berlangsung (fokus hasil jangka menengah–panjang).
- Output Kunci (Target & Satuan) — tuliskan hasil konkret / produk langsung program yang bisa dihitung dan terukur.
- Keterangan — isi jika ada informasi tambahan (opsional).
- Rentang Tanggal Mulai & Selesai Project — isi prediksi periode program dari fase desain hingga fase pelaporan dan evaluasi.
- Tanggal Pelaksanaan Event (Hari H) — isi tanggal hari pelaksanaan event. Bisa lebih dari satu kali untuk program yang dilaksanakan beberapa kali.
- Tanggal Mulai dan Selesai.
- Jam Mulai dan Jam Selesai.
- Frekuensi (jika 2 kali seminggu, isi hari ke-1 dan ke-2).
- Centang checkbox jika pelaksanaan event di hari weekend.
- Peserta Project — isi detail peserta dan jumlah peserta.
Penting: Pengisian waktu pelaksanaan diperlukan untuk pengecekan otomatis bentrok jadwal dengan program lain. Sistem memeriksa jenjang peserta dan prioritas kategori outcome.
Isi aktivitas kunci untuk setiap fase pengelolaan program:
- Design Phase — data awal terisi otomatis oleh sistem; perbarui sesuai kebutuhan.
- Planning Phase — isi aktivitas perencanaan detail.
- Execution Phase — isi aktivitas pelaksanaan.
- Reporting & Evaluation Phase — isi aktivitas pelaporan dan evaluasi.
Isi matriks RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) untuk seluruh pihak yang terlibat dalam program.
Catatan: Semua field wajib harus diisi. Program yang datanya tidak lengkap tidak dapat diajukan ke Kepala Unit.
- Setelah mengisi semua field wajib, klik tombol "Buat" untuk menyimpan project, atau "Buat dan Buat Lagi" untuk menyimpan dan langsung membuat project baru.
- Sistem menyimpan data project baru dengan status Draft.
- Pada halaman Project, klik "Ajukan Project" pada baris project yang akan diajukan.
- Sistem menampilkan notifikasi konfirmasi.
- Klik "Konfirmasi" untuk mengajukan.
- Sistem mengirimkan project ke antrian review Kepala Unit.
- Pada halaman Project, centang checkbox di samping kiri "Aturan Bisnis" pada setiap project yang akan diajukan.
- Saat checkbox terceklis, tombol "Tindakan" muncul.
- Klik "Tindakan" dan pilih opsi pengajuan massal.
- Konfirmasi pengajuan.
Jika project direject oleh Kepala Unit, lakukan langkah berikut:
- Buka menu "Project" dan temukan project dengan status "Rejected".
- Klik detail project untuk melihat catatan revisi dari Kepala Unit.
- Klik "Catatan Revisi" untuk membaca masukan perbaikan.
- Perbaiki komponen project sesuai catatan revisi.
- Setelah selesai direvisi, klik "Ajukan Kembali" untuk mengajukan ulang ke Kepala Unit.
- Konfirmasi pengajuan ulang.
- Pada halaman detail project, klik tombol "Catatan dari Executive Director".
- Sistem menampilkan catatan/arahan dari Executive Director (bila ada).
Project undangan adalah project dari unit lain yang mengundang unit Anda untuk berpartisipasi.
- Klik menu "Project Undangan".
- Halaman menampilkan daftar project undangan.
- Klik "Lihat Project" untuk melihat detail project yang mengundang.
- Klik menu "Project Terlibat".
- Halaman menampilkan daftar project yang sedang/pernah diikuti.
- Klik "Lihat Project" untuk melihat detail.
- Klik menu "Cetak Rekap Project".
- Filter data sesuai kebutuhan.
- Klik "Terapkan Filter".
- Verifikasi data yang tampil.
- Klik "Cetak PDF" untuk mencetak atau menyimpan dokumen rekap.
- Klik menu "Kalender Akademik".
- Halaman menampilkan jadwal dan agenda akademik tingkat unit — kegiatan akademik, event unit, dan periode penting.
- Gunakan untuk memverifikasi kesesuaian jadwal program dengan kalender akademik sebelum mengajukan project.
- Klik menu "Event".
- Halaman menampilkan informasi event yang direncanakan maupun sedang/telah dilaksanakan.
- Klik tombol "Tambahkan Event".
- Isi form: Nama Event, Kategori, Divisi yang Terlibat, Tanggal Mulai, Tanggal Selesai, Waktu Mulai, Waktu Selesai.
- Klik "Buat" atau "Buat dan Buat Lagi" untuk menyimpan.
- Pada halaman Event, klik tombol "Ubah" pada baris event yang akan diubah.
- Sistem menampilkan form yang sudah terisi.
- Ubah data yang diperlukan.
- Klik "Simpan" untuk menyimpan perubahan.
- Pada halaman Event, klik "Lihat" pada baris event.
- Sistem menampilkan data detail event.
- Klik menu "Undangan Event".
- Halaman menampilkan daftar event yang mengundang unit/divisi pengguna.
- Pengguna dapat melihat informasi event dan melakukan aksi Lihat, Approve, atau Reject pada undangan.
- Semua RKT program telah dibuat dengan data lengkap (seluruh seksi A–E terisi) sebelum Minggu ke-3 Maret.
- Project diajukan ke Kepala Unit tepat waktu untuk mendapatkan review dalam periode Pra-Raker.
- Revisi yang diminta Kepala Unit diselesaikan dalam maksimal 3 hari kerja sejak menerima feedback.
| Masalah |
Solusi |
| Tidak bisa login |
Verifikasi username/password; hubungi IT Support |
| Tombol "Ajukan Project" tidak muncul/aktif |
Pastikan semua field wajib sudah terisi; periksa apakah ada field yang kosong |
| Form project tidak bisa disimpan |
Cek apakah ada pesan validasi error di bawah field; perbaiki data yang salah |
| Project tidak muncul di daftar Kepala Unit setelah diajukan |
Konfirmasi ke Kepala Unit; refresh halaman Approval Project |