¶ IK Panduan Sistem Pengelolaan Program — Fase Persiapan
Menjelaskan langkah-langkah granular penggunaan sistem WS1 Pengelolaan Program (ws1-yakobus.theprime.id) oleh PIC Program/Event dalam Fase Persiapan — mulai dari login, pengelolaan linimasa, validasi komponen persiapan (peserta, panitia, materi, SDM non-panitia, kebutuhan, rundown), hingga pengunggahan dokumen pendukung.
- Akun sistem sudah aktif (username:
[nama_pegawai]@mail.com, password default: 12345678).
- Proposal event sudah berstatus Approved — tanpa ini, menu Fase Persiapan tidak tersedia.
- Peran PIC Program/Event sudah ditetapkan dalam RACI event di Fase Perencanaan.
- Browser (Chrome/Firefox/Edge terbaru).
- Akun sistem pengelolaan program (lihat Prasyarat).
- URL sistem:
ws1-yakobus.theprime.id/admin/login
- File materi terbaru (untuk validasi materi).
- File dokumen pendukung (mis. jadwal latihan, surat tugas) — bila relevan.
- Buka browser, akses
ws1-yakobus.theprime.id/admin/login.
- Pada kolom Username / Email, masukkan username dalam format
nama_pegawai@mail.com (spasi diganti underscore).
- Masukkan password.
- Klik tombol Login.
- Verifikasi bahwa halaman dashboard tampil setelah login berhasil.
Jika login gagal, pastikan username mengikuti format yang benar. Hubungi Admin Sistem jika akun terkunci.
- Pada sidebar kiri, pilih menu Persiapan Project.
- Klik submenu Persiapan Event.
- Sistem menampilkan halaman Persiapan Event berisi daftar event yang dapat dipersiapkan.
- Gunakan fitur Kelompokan Berdasarkan Project untuk memfilter daftar event per project/program.
- Gunakan tombol Naik untuk mengurutkan data secara ascending.
- Gunakan kolom Pencarian untuk mencari event berdasarkan nama atau informasi lain.
- Klik ikon filter untuk menampilkan filter tambahan bila diperlukan.
- Pada daftar event di halaman Persiapan Event, temukan event yang akan dipersiapkan.
- Klik Lihat Tanggal Persiapan pada baris event tersebut.
- Sistem menampilkan daftar tanggal pelaksanaan (frekuensi) event.
- Pada halaman daftar tanggal frekuensi, pilih tanggal pelaksanaan yang akan disiapkan.
- Klik tombol Lihat Persiapan.
- Sistem menampilkan halaman Persiapan Event dengan status komponen (tanda X = belum ada, ✓ = sudah ada dari Fase Perencanaan).
Linimasa Event memuat daftar kegiatan persiapan beserta status dan tanggal aktual selesai. Data linimasa ditarik otomatis dari Fase Perencanaan.
¶ 6.1. Memulihkan Linimasa ke Template Standar
- Pada halaman Persiapan Event, buka tab Linimasa.
- Klik tombol Pulihkan Linimasa.
- Pada pop-up konfirmasi yang muncul, klik Konfirmasi.
- Sistem mengembalikan daftar kegiatan bawaan (template standar) ke tabel dan menampilkan notifikasi berhasil.
- Pada halaman Linimasa, klik tombol Buat Linimasa.
- Isi form data linimasa yang ditampilkan sistem (nama kegiatan, tanggal target, PIC, dsb.).
- Klik Simpan atau Buat dan Buat Lagi untuk menyimpan data.
- Verifikasi kegiatan baru muncul di daftar linimasa.
- Pada daftar Linimasa, klik tombol Ubah pada baris kegiatan yang akan diubah.
- Sistem menampilkan form data linimasa yang sudah terisi.
- Ubah data yang diperlukan.
- Klik Simpan untuk menyimpan perubahan.
- Pada daftar Linimasa, klik tombol Hapus pada baris kegiatan yang akan dihapus.
- Pada pop-up konfirmasi, klik Hapus untuk menandai data sebagai terhapus.
Menu Rincian Peserta digunakan untuk mengelola daftar peserta event. Peserta dapat ditarik secara massal dari data siswa, guru, atau Head Division, maupun ditambahkan secara manual.
- Pada halaman Rincian Peserta, klik Tarik Data.
- Sistem menampilkan form Tarik Data Siswa.
- Pilih salah satu opsi pengelompokan siswa yang tersedia.
- Pilih kelas yang sesuai.
- Klik Kirim atau Buat dan Buat Lagi untuk menyimpan.
- Klik tombol Tarik Data Guru pada halaman Rincian Peserta.
- Sistem menampilkan form Tarik Data Guru.
- Pilih opsi dan filter yang sesuai.
- Klik Kirim untuk menyimpan data guru ke daftar peserta.
- Klik tombol Tarik Data Head Division pada halaman Rincian Peserta.
- Sistem menampilkan form Tarik Data Head Division.
- Pilih opsi yang sesuai.
- Klik Kirim untuk menyimpan.
- Klik tombol Tambah Peserta pada halaman Rincian Peserta.
- Isi form buat rincian peserta event.
- Klik Kirim atau Buat dan Buat Lagi.
- Verifikasi peserta baru muncul di daftar.
- Pada daftar Rincian Peserta, klik Ubah pada baris peserta yang akan diubah.
- Ubah data yang diperlukan pada form.
- Klik Simpan untuk menyimpan perubahan.
- Pada daftar Rincian Peserta, klik Hapus pada baris peserta yang akan dihapus.
- Konfirmasi penghapusan pada pop-up.
Setelah data peserta final:
- Klik tombol Validasi Data pada bagian Rincian Peserta.
- Sistem mencatat tanggal aktual selesai dan memperbarui status komponen peserta menjadi centang hijau.
- Pada halaman Susunan Panitia, klik Tambah Panitia.
- Isi form data panitia (nama, peran, unit).
- Klik Kirim atau Buat dan Buat Lagi.
- Klik Ubah pada baris panitia yang akan diubah.
- Perbarui data pada form.
- Klik Simpan.
- Klik Hapus pada baris panitia yang akan dihapus.
- Konfirmasi penghapusan.
Setelah susunan panitia final:
- Klik tombol Validasi Data pada bagian Data Panitia.
- Sistem mencatat tanggal aktual selesai dan status berubah hijau.
- Pada halaman Daftar Materi, klik Tambah Materi.
- Isi form (nama materi, keterangan).
- Unggah file materi.
- Klik Kirim atau Buat dan Buat Lagi.
- Pada baris materi yang sudah ada, klik Ubah.
- Hapus file lama bila ada, unggah file materi final/terbaru.
- Klik Simpan.
- Klik Hapus pada baris materi yang tidak diperlukan.
- Konfirmasi penghapusan.
Setelah semua materi diunggah dan final:
- Klik tombol Validasi Data pada bagian Daftar Materi.
- Sistem mencatat tanggal aktual selesai dan status berubah hijau.
Jangan memvalidasi sebelum file materi final tersedia. Validasi sebelum materi final akan menyulitkan pengecekan kesiapan.
SDM non-panitia mencakup narasumber, juri, fasilitator, vendor, atau pihak eksternal lain yang mendukung event tanpa menjadi panitia.
- Pada halaman SDM Bukan Panitia, klik Tambah SDM.
- Isi form (nama, peran, kontak, status kehadiran).
- Klik Kirim atau Buat dan Buat Lagi.
- Klik Ubah pada baris SDM yang akan diubah.
- Perbarui data yang diperlukan.
- Klik Simpan.
- Klik Hapus pada baris SDM yang akan dihapus.
- Konfirmasi penghapusan.
Setelah data SDM non-panitia final:
- Klik tombol Validasi Data pada bagian SDM Non-Panitia.
- Sistem mencatat tanggal aktual selesai dan status berubah hijau.
- Pada halaman Daftar Kebutuhan, klik tombol Cetak Kebutuhan.
- Sistem menghasilkan dokumen cetak daftar kebutuhan.
- Gunakan dokumen cetak untuk pengecekan fisik di lapangan.
- Klik Tambah Kebutuhan pada halaman Daftar Kebutuhan.
- Isi form (nama kebutuhan, jenis, penyedia, jumlah, tanggal kebutuhan).
- Klik Kirim atau Buat dan Buat Lagi.
Kebutuhan baru yang berdampak pada anggaran harus menggunakan item yang sudah tersedia dari Fase Perencanaan. Tidak dapat menambah item anggaran baru di Fase Persiapan.
- Klik Ubah pada baris kebutuhan yang akan diubah.
- Perbarui data yang diperlukan.
- Centang kolom kesiapan jika barang/kebutuhan sudah siap secara aktual.
- Klik Simpan.
- Klik Hapus pada baris kebutuhan yang akan dihapus.
- Konfirmasi penghapusan.
Setelah semua kebutuhan dicek kesiapannya:
- Klik tombol Validasi Data pada bagian Data Kebutuhan.
- Sistem mencatat tanggal aktual selesai dan status berubah hijau.
- Pada halaman Rundown Event, klik tombol Cetak Kebutuhan (atau Cetak Rundown).
- Sistem menghasilkan dokumen rundown untuk didistribusikan kepada panitia, narasumber, atau kebutuhan koordinasi.
- Klik Tambah Rundown pada halaman Rundown Event.
- Isi form (waktu, sesi/aktivitas, lokasi, PIC, durasi).
- Klik Kirim atau Buat dan Buat Lagi.
- Klik Ubah pada baris sesi yang akan diubah.
- Perbarui data yang diperlukan.
- Klik Simpan.
- Klik Hapus pada baris sesi yang akan dihapus.
- Konfirmasi penghapusan.
Setelah susunan rundown final:
- Klik tombol Validasi Data pada bagian Rundown Event.
- Sistem mencatat tanggal aktual selesai dan status berubah hijau.
Setelah semua komponen divalidasi:
- Kembali ke tab Linimasa Event.
- Periksa bahwa seluruh komponen penting memiliki tanggal aktual selesai terisi dan status centang hijau.
- Jika ada komponen belum hijau, selesaikan validasinya (kembali ke langkah komponen terkait).
- Jika semua sudah hijau, persiapan operasional event dinyatakan tuntas secara sistem.
- Semua komponen persiapan (peserta, panitia, materi*, SDM non-panitia*, kebutuhan, rundown) berstatus centang hijau di linimasa.
- Dokumen pendukung terunggah pada baris linimasa yang sesuai.
- Tanggal aktual selesai terisi otomatis oleh sistem untuk setiap komponen yang divalidasi.
*) Opsional — hanya jika event memiliki materi atau SDM non-panitia.
| Masalah |
Solusi |
| Data dari Fase Perencanaan tidak muncul |
Hubungi Admin Sistem dengan menyertakan nama event dan tanggal pelaksanaan. |
| Tombol Validasi Data tidak muncul |
Pastikan sudah klik "Lihat Persiapan" pada tanggal yang benar; refresh halaman. |
| File materi gagal diunggah |
Periksa ukuran dan format file; coba file lain atau hubungi Admin Sistem. |
| Status tidak berubah hijau setelah validasi |
Refresh halaman; jika masih tidak berubah, hubungi Admin Sistem. |
| Tidak bisa mengubah data yang sudah divalidasi |
Hubungi Admin Sistem untuk membuka kembali validasi jika ada perubahan data. |