Fase Persiapan merupakan tahap kritikal yang dimulai setelah proposal event disetujui (approved) dan berakhir pada hari-H pelaksanaan. Dalam fase ini, berbagai pihak — PIC Program/Event, Bagian Keuangan, Kepala Unit/Divisi, dan Admin Sistem — memiliki peran dan kewenangan yang berbeda. Tanpa batasan kewenangan yang jelas, risiko melewati aturan pengajuan anggaran, penggandaan approval, atau konflik data menjadi tinggi.
Kebijakan ini menetapkan secara normatif batas kewenangan (Delegation of Authority / DoA) tiap peran dalam Fase Persiapan, termasuk ketentuan pengajuan pencairan anggaran.
- Menetapkan batasan tegas antara kewenangan yang dimiliki dan tidak dimiliki tiap peran.
- Mencegah pelanggaran aturan pengajuan anggaran yang dapat merugikan organisasi.
- Menjamin akuntabilitas proses persiapan event secara sistem dan non-sistem.
- Menjadi acuan bagi SOP Fase Persiapan dan sistem pengelolaan program.
Kebijakan ini berlaku untuk seluruh pihak yang terlibat dalam Fase Persiapan Pengelolaan Program:
- PIC Program/Event dan PIC Kegiatan.
- Bagian Keuangan.
- Kepala Unit/Divisi.
- Admin Sistem.
Berlaku sejak proposal event berstatus Approved hingga Fase Persiapan dinyatakan selesai.
| Istilah |
Definisi |
| Fase Persiapan |
Tahap validasi kesiapan seluruh komponen event setelah proposal approved. |
| PIC Program/Event |
Penanggung jawab pelaksanaan persiapan event di sistem. |
| DoA |
Delegation of Authority — pendelegasian dan batas kewenangan per peran. |
| Item Anggaran |
Pos pengeluaran yang sudah disetujui pada Fase Perencanaan. |
| Proposal Approved |
Status proposal yang telah melewati proses review & approval Fase Perencanaan. |
Berwenang untuk:
- Membuka dan mengelola Fase Persiapan setelah proposal approved.
- Menyesuaikan data event, linimasa, peserta, panitia, materi, SDM non-panitia, kebutuhan, dan rundown.
- Mengajukan pencairan anggaran berdasarkan item yang sudah ada dari Fase Perencanaan.
- Mengajukan pencairan sebagian per item (mis. untuk DP).
- Mengambil dana tunai setelah mendapat pemberitahuan resmi dari Keuangan.
Tidak berwenang untuk:
- Mengajukan anggaran sebelum proposal berstatus Approved.
- Mengajukan anggaran kurang dari 3 hari kerja sebelum tanggal anggaran dibutuhkan.
- Menambahkan atau mengurangi item anggaran pada Fase Persiapan.
- Mengajukan transfer tanpa melampirkan invoice.
- Menyetujui pengajuan anggarannya sendiri.
- Melakukan transfer atau pencairan dana secara mandiri.
- Mengubah keputusan approval Keuangan.
Berwenang untuk:
- Menerima dan mereview pengajuan pencairan anggaran dari PIC.
- Menyetujui atau menolak pengajuan anggaran.
- Menentukan metode pencairan (transfer atau tunai).
- Melakukan transfer anggaran ke rekening tujuan dan mencetak bukti transfer.
- Mencairkan dana tunai, memberi informasi pengambilan kepada PIC, dan mencetak kwitansi.
Tidak berwenang untuk:
- Menyetujui pengajuan anggaran yang proposal-nya belum Approved.
- Menyetujui pengajuan mendadak yang melanggar batas maksimal 3 hari kerja.
- Menyetujui pengajuan transfer tanpa invoice.
- Menambahkan item anggaran baru di luar item yang sudah disetujui pada Fase Perencanaan.
- Mengubah substansi kebutuhan event tanpa koordinasi dengan PIC/Kepala Unit/Divisi.
Berwenang untuk:
- Memantau kesiapan event di unit/divisi.
- Mengingatkan PIC jika validasi belum lengkap menjelang hari-H.
- Membantu penyelesaian hambatan lintas pihak.
- Melakukan eskalasi apabila persiapan event berisiko tidak siap.
Tidak berwenang untuk:
- Mengambil alih approval pencairan anggaran dari Keuangan.
- Melewati aturan pengajuan anggaran yang sudah disistemkan.
- Mengubah item anggaran pada Fase Persiapan.
Berwenang untuk:
- Membantu kendala teknis sistem pengelolaan program.
- Mengecek status data, notifikasi, atau akses pengguna.
- Membantu pemulihan kendala teknis sesuai kewenangan sistem.
Tidak berwenang untuk:
- Mengubah keputusan approval (Kepala Unit maupun Keuangan).
- Mengubah substansi data tanpa instruksi pihak berwenang.
- Melakukan approval atau pencairan anggaran.
Ketentuan berikut bersifat wajib dan diberlakukan secara sistem:
- Pengajuan anggaran hanya dapat dilakukan untuk proposal event yang telah Approved.
- Pengajuan dilakukan maksimal 3 hari kerja sebelum tanggal anggaran dibutuhkan; di bawah batas ini sistem menolak pengajuan secara otomatis.
- Pengajuan hanya dapat menggunakan item anggaran yang sudah ada dari Fase Perencanaan — tidak dapat menambah atau mengurangi item.
- Nominal pencairan per item bersifat fleksibel (dapat dicairkan sebagian).
- Pengajuan transfer wajib mencantumkan data bank, nama penerima, nomor rekening, dan invoice.
- Setelah Submitted, data pengajuan terkunci dan hanya dapat diperbaiki jika Keuangan melakukan reject.
| Peran |
Tanggung Jawab Kebijakan |
| PIC Program/Event |
Mematuhi batas waktu dan tata cara pengajuan anggaran; memvalidasi seluruh komponen persiapan. |
| Bagian Keuangan |
Menjalankan review berdasarkan ketentuan kebijakan ini; tidak menyetujui pengajuan yang melanggar ketentuan. |
| Kepala Unit/Divisi |
Memantau kepatuhan PIC terhadap proses persiapan; melakukan eskalasi jika diperlukan. |
| Admin Sistem |
Memastikan sistem memberlakukan ketentuan secara teknis; tidak mengubah data tanpa instruksi. |
| Executive Director |
Pemilik kebijakan; menyetujui perubahan kebijakan setelah review. |