Cakupan proses:
Berlaku untuk: PIC Program/Event, PIC Kegiatan, Kepala Unit/Divisi, Bagian Keuangan, Admin Sistem, Panitia, SDM Non-Panitia.
Periode: Setelah proposal berstatus Approved hingga hari-H pelaksanaan event.
Tidak mencakup: Penyusunan proposal (Fase Perencanaan), pelaksanaan teknis hari-H, pelaporan hasil, pertanggungjawaban realisasi anggaran.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Fase Persiapan | Tahap setelah proposal approved untuk memastikan seluruh komponen event siap dilaksanakan. |
| Proposal Approved | Status proposal yang telah disetujui pada Fase Perencanaan — syarat masuk Fase Persiapan. |
| PIC Program/Event | Pihak yang bertanggung jawab menyiapkan, memvalidasi, dan mengajukan kebutuhan event. |
| Validasi Data | Tindakan mengecek, menyesuaikan, dan mengonfirmasi data siap digunakan (ditandai dengan klik tombol "Validasi Data" di sistem). |
| Linimasa Event | Daftar aktivitas persiapan dengan status dan tanggal aktual selesai; status hijau = tervalidasi. |
| Tanggal Anggaran Dibutuhkan | Tanggal ketika dana harus tersedia; pengajuan wajib dilakukan ≥ 3 hari kerja sebelumnya. |
| Invoice | Dokumen tagihan vendor; wajib dilampirkan untuk pengajuan transfer. |
| Kwitansi | Bukti tertulis pengambilan dana tunai. |
| SLA | Service Level Agreement — batas waktu penyelesaian proses. |
| Peran (Lane) | RACI | Tugas Utama |
|---|---|---|
| PIC Program/Event | R | Validasi kesiapan komponen event; pengajuan pencairan anggaran; pengambilan dana tunai. |
| Bagian Keuangan | A/R | Review, approval/reject pengajuan anggaran; transfer atau pencairan tunai; kwitansi & bukti transfer. |
| Kepala Unit/Divisi | A | Memantau kesiapan event; eskalasi hambatan. |
| Admin Sistem | C/I | Membantu kendala teknis sistem; cek status data & akses. |
| Sistem | — | Menarik data otomatis; mengunci pengajuan; mengirim notifikasi; mencatat tanggal aktual selesai. |
ws1-yakobus.theprime.id; menu Persiapan Event, Pengajuan Anggaran, Approval.Pemicu (Start Event): Proposal event berstatus Approved di sistem pengelolaan program (dihasilkan oleh SOP Review Kepala Unit dan SOP Review Keuangan).
Lane yang terlibat: PIC Program/Event · Bagian Keuangan · Kepala Unit/Divisi · Admin Sistem · Sistem
Tipe Task (BPMN): Service Task
Pelaku (Lane): Sistem
Input (Data Object): Proposal event berstatus Approved
Aktivitas: Sistem membuka menu Persiapan Event secara otomatis untuk event yang sudah Approved.
Output (Data Object): Akses Fase Persiapan tersedia untuk PIC
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2
Tipe Task (BPMN): Service Task
Pelaku (Lane): Sistem
Input (Data Object): Data event, peserta, panitia, materi, SDM non-panitia, kebutuhan, rundown dari Fase Perencanaan
Aktivitas: Sistem secara otomatis menampilkan data tersebut di halaman Persiapan Event.
Output (Data Object): Halaman Persiapan Event terisi data dari Fase Perencanaan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Akun sistem, daftar event approved
Aktivitas: PIC login ke sistem, membuka menu Persiapan Event, memilih tanggal pelaksanaan, klik "Lihat Persiapan".
Output (Data Object): Halaman detail persiapan event terbuka
Rincian/turunan: IK Panduan Sistem Fase Persiapan — bagian 1.2–1.5
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Halaman dashboard persiapan
Aktivitas: PIC mengecek tanda X / ✓ pada setiap komponen persiapan.
Output (Data Object): Status kelengkapan data diketahui
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Gateway 5
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan:
Penggabungan (Merge): Setelah kendala teratasi, kembali ke Langkah 4.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Admin Sistem
Input (Data Object): Laporan PIC (nama event, tanggal pelaksanaan, komponen bermasalah)
Aktivitas: Admin Sistem mengecek kendala penarikan data, akses event, atau error sistem; memperbaiki atau mengonfirmasi data.
Output (Data Object): Kendala teratasi atau dikonfirmasi
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 4
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Tab Data Event, Tab Linimasa Event
Aktivitas: PIC membuka tab Data Event, menyesuaikan detail bila diperlukan (mis. lokasi). PIC membuka tab Linimasa Event, menyesuaikan, menghapus, menambah, atau memulihkan kegiatan persiapan sesuai kebutuhan aktual.
Output (Data Object): Data Event dan Linimasa Event siap
Rincian/turunan: IK Panduan Sistem Fase Persiapan — bagian 1.6
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Bagian B (Validasi Komponen)
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Daftar kategori peserta dari Fase Perencanaan
Aktivitas: PIC menarik data peserta secara massal berdasarkan kategori (kelas/unit/kelompok). PIC menambah, mengubah, atau menghapus peserta manual bila diperlukan. PIC klik "Validasi Data".
Output (Data Object): Rincian peserta tervalidasi; sistem mencatat tanggal aktual selesai; status berubah hijau
Rincian/turunan: IK Panduan Sistem Fase Persiapan — bagian 1.7
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 8
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Data panitia otomatis dari Fase Perencanaan
Aktivitas: PIC meninjau data panitia, menambahkan personel baru bila diperlukan, klik "Validasi Data".
Output (Data Object): Data panitia tervalidasi; status berubah hijau
Rincian/turunan: IK Panduan Sistem Fase Persiapan — bagian 1.8
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Gateway 9
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan:
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Daftar materi dari Fase Perencanaan
Aktivitas: PIC meninjau daftar materi, mengunggah file materi terbaru/final, menambah materi baru bila diperlukan, klik "Validasi Data".
Output (Data Object): Daftar materi tervalidasi; status berubah hijau
Rincian/turunan: IK Panduan Sistem Fase Persiapan — bagian 1.9
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Gateway 11
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan:
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Data SDM non-panitia dari Fase Perencanaan
Aktivitas: PIC meninjau dan menyesuaikan data narasumber, juri, fasilitator, vendor, atau pihak eksternal; klik "Validasi Data".
Output (Data Object): SDM non-panitia tervalidasi; status berubah hijau
Rincian/turunan: IK Panduan Sistem Fase Persiapan — bagian 1.10
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 13
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Daftar kebutuhan/logistik dari Fase Perencanaan
Aktivitas: PIC mengecek kesiapan aktual setiap kebutuhan (barang, jasa, vendor, perlengkapan). Kebutuhan yang siap diberi centang kesiapan. Kebutuhan baru yang diperlukan operasional dapat ditambahkan. PIC dapat mencetak daftar kebutuhan untuk pengecekan fisik. PIC klik "Validasi Data".
Output (Data Object): Data kebutuhan tervalidasi; status berubah hijau
Rincian/turunan: IK Panduan Sistem Fase Persiapan — bagian 1.11
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 14
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Rundown dari Fase Perencanaan
Aktivitas: PIC meninjau susunan acara, menyesuaikan urutan bila diperlukan, mencetak rundown bila diperlukan, klik "Validasi Data".
Output (Data Object): Rundown tervalidasi; status berubah hijau
Rincian/turunan: IK Panduan Sistem Fase Persiapan — bagian 1.12
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Gateway 15
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan:
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): File dokumen (mis. jadwal latihan, surat tugas, daftar teknis)
Aktivitas: PIC mengunggah file pada baris kegiatan linimasa yang sesuai.
Output (Data Object): Dokumen terunggah; kegiatan linimasa terkait dapat dinyatakan selesai
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 16
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Linimasa Event dengan seluruh komponen
Aktivitas: PIC mengecek apakah tanggal aktual selesai sudah terisi dan seluruh komponen penting berubah menjadi centang hijau.
Output (Data Object): Status kelengkapan persiapan diketahui
Rincian/turunan: Tabel Keputusan Business Rules Fase Persiapan — BR-12
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Gateway 17
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan:
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan:
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Daftar event beranggaran yang Approved
Aktivitas: PIC membuka menu Pengajuan Anggaran, memilih event, klik "Buat Pengajuan", klik "Buat Pengajuan Pencairan Anggaran".
Output (Data Object): Form pengajuan terbuka
SLA/Durasi: Maksimal 3 hari kerja sebelum tanggal anggaran dibutuhkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 20
Tipe Task (BPMN): Service Task
Pelaku (Lane): Sistem
Input (Data Object): Form pengajuan, status proposal, tanggal anggaran dibutuhkan
Aktivitas: Sistem memeriksa apakah proposal Approved dan pengajuan dilakukan ≥ 3 hari kerja sebelum tanggal kebutuhan.
Output (Data Object): Hasil validasi otomatis
Rincian/turunan: Tabel Keputusan Business Rules — BR-13, BR-14
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Gateway 21
Pelaku (Lane): Sistem
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan:
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Item anggaran dari Fase Perencanaan (ditampilkan sistem)
Aktivitas: PIC mengisi tanggal pelaksanaan, tanggal anggaran dibutuhkan, keterangan, rincian item anggaran dari daftar yang tersedia, nominal pencairan per item (penuh atau sebagian), dan jenis pembayaran (transfer atau tunai).
Output (Data Object): Form terisi
Rincian/turunan: Tabel Keputusan Business Rules — BR-15, BR-16
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Gateway 23
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan:
Penggabungan (Merge): Kedua jalur bertemu di Langkah 25.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Data rekening bank penerima, file invoice
Aktivitas: PIC mengisi nama bank, nomor rekening, nama penerima, dan mengunggah invoice.
Output (Data Object): Data transfer dan invoice terlampir
Rincian/turunan: Tabel Keputusan Business Rules — BR-17, BR-18
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 25
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Form pengajuan lengkap
Aktivitas: PIC melakukan final check, klik "Submit Pengajuan Anggaran".
Output (Data Object): Pengajuan berpindah ke status Submitted
SLA/Durasi: Maksimal 3 hari kerja sebelum tanggal dana dibutuhkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 26
Tipe Task (BPMN): Service Task + Send Task
Pelaku (Lane): Sistem
Input (Data Object): Pengajuan Submitted
Aktivitas: Sistem mengunci data pengajuan (tidak dapat diubah PIC kecuali di-reject). Sistem mengirimkan notifikasi ke Bagian Keuangan bahwa ada pengajuan yang perlu direview.
Output (Data Object): Notifikasi diterima Keuangan; data terkunci
Serah-terima (Message Flow): Notifikasi pengajuan → Bagian Keuangan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Bagian D
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Input (Data Object): Detail pengajuan (tanggal, item, nominal, jenis pembayaran, invoice, data rekening)
Aktivitas: Keuangan membuka detail pengajuan dan menilai: apakah item berasal dari Fase Perencanaan, tanggal memenuhi batas 3 hari kerja, nominal sesuai, dokumen lengkap.
Output (Data Object): Keputusan approve/reject
Rincian/turunan: Tabel Keputusan Business Rules — BR-13–BR-21
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Gateway 28
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan:
Tipe Task (BPMN): Send Task (Keuangan) + Receive Task (PIC)
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan → PIC Program/Event
Input (Data Object): Catatan penolakan
Aktivitas: Keuangan mengirim notifikasi reject. PIC menerima catatan, data pengajuan terbuka kembali, PIC memperbaiki sesuai catatan.
Output (Data Object): Pengajuan diperbaiki PIC
Serah-terima (Message Flow): Notifikasi reject + catatan → PIC Program/Event
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 19
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan:
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Input (Data Object): Data rekening tujuan yang disetujui, nominal transfer
Aktivitas: Keuangan melakukan transfer ke rekening tujuan sesuai data yang diajukan.
Output (Data Object): Transfer berhasil dilakukan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 32
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Input (Data Object): Data transfer berhasil
Aktivitas: Keuangan merekap dan mencetak bukti transfer sebagai arsip transaksi.
Output (Data Object): Bukti transfer tercetak
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 33
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Input (Data Object): Bukti transfer
Aktivitas: Keuangan mengirim notifikasi bahwa dana telah ditransfer ke PIC.
Output (Data Object): PIC menerima konfirmasi transfer
Serah-terima (Message Flow): Notifikasi transfer berhasil → PIC Program/Event
Alur berikutnya (Sequence Flow): → End Event B: Transfer selesai, bukti transfer tercetak
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Input (Data Object): Pengajuan anggaran yang disetujui
Aktivitas: Keuangan menyiapkan dana tunai sesuai nominal pengajuan.
Output (Data Object): Dana tunai siap
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 35
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Input (Data Object): Data pencairan tunai
Aktivitas: Keuangan merekap dan mencetak bukti cek atau dokumen internal pencairan.
Output (Data Object): Bukti cek anggaran tercetak
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 36
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Input (Data Object): Informasi dana siap (nominal, waktu pengambilan)
Aktivitas: Keuangan mengirim informasi kepada PIC melalui WA, Email, TMS, atau notifikasi sistem.
Output (Data Object): PIC menerima pemberitahuan
Serah-terima (Message Flow): Informasi pengambilan dana → PIC Program/Event
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 37
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Notifikasi pengambilan dana dari Keuangan
Aktivitas: PIC datang ke Bagian Keuangan untuk mengambil dana tunai.
Output (Data Object): Dana diterima PIC
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 38
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Input (Data Object): Konfirmasi PIC hadir mengambil dana
Aktivitas: Keuangan mencatat pengambilan dana dan mencetak kwitansi sebagai bukti transaksi. PIC menandatangani kwitansi.
Output (Data Object): Kwitansi tercetak dan ditandatangani
Alur berikutnya (Sequence Flow): → End Event C: Dana tunai diambil, kwitansi tercetak
| End Event | Kondisi |
|---|---|
| A. Fase Persiapan Selesai | Seluruh komponen validasi berstatus hijau; event tidak beranggaran atau tidak ada pengajuan. |
| B. Transfer Berhasil | Pengajuan transfer disetujui Keuangan; dana ditransfer; bukti transfer tercetak; PIC menerima notifikasi. |
| C. Dana Tunai Diambil | Pengajuan tunai disetujui Keuangan; dana siap; PIC mengambil ke Keuangan; kwitansi tercetak. |
| Titik Kontrol | Pelaku | Kriteria |
|---|---|---|
| Status komponen persiapan | PIC / Kepala Unit/Divisi | Semua komponen penting berstatus hijau sebelum hari-H |
| Batas waktu pengajuan anggaran | Sistem | Pengajuan ≥ 3 hari kerja sebelum tanggal dana dibutuhkan |
| Kelengkapan dokumen transfer | Keuangan | Invoice, data bank, nama penerima, dan nomor rekening lengkap |
| Bukti transaksi | Keuangan | Bukti transfer atau kwitansi wajib dicetak sebelum proses dinyatakan selesai |
| Kondisi | Eskalasi Pertama | Eskalasi Kedua |
|---|---|---|
| Data planning tidak tertarik otomatis | PIC → Admin Sistem | Kepala Unit/Divisi jika menghambat persiapan |
| Komponen belum divalidasi menjelang hari-H | Kepala Unit/Divisi mengingatkan PIC | Executive Director jika berdampak besar |
| Kebutuhan/logistik belum siap | PIC koordinasi panitia/vendor | Kepala Unit/Divisi jika lintas unit |
| Pengajuan ditolak sistem (< 3 hari kerja) | PIC sesuaikan tanggal atau koordinasi | Keuangan/Executive Director jika situasi kritis |
| Pengajuan transfer tanpa invoice | PIC lengkapi invoice | Kepala Unit/Divisi jika vendor lambat |
| Pengajuan di-reject Keuangan | PIC perbaiki sesuai catatan | Kepala Unit/Divisi jika perlu keputusan |
| Dana tunai belum diambil mendekati hari-H | Keuangan ingatkan PIC | Kepala Unit/Divisi |