SOP ini mengatur proses review substansi, keputusan approve/reject, dan tindak lanjut yang dilakukan Kepala Unit/Divisi setelah menerima Proposal Utama yang disubmit oleh PIC Program/Event.
Kewenangan Kepala Unit/Divisi diatur di Kebijakan Kewenangan. SLA review: maksimal 5 hari kerja sejak proposal diterima (DT BR-22).
Memastikan setiap Proposal Utama yang diajukan PIC telah direview secara substansial — mencakup relevansi, kelayakan jadwal, kelengkapan panitia, dan kesesuaian dengan RKT — sebelum diputuskan: disetujui sebagai final (tanpa anggaran), diteruskan ke Keuangan (beranggaran), atau dikembalikan ke PIC untuk revisi.
Proses ini dimulai saat Kepala Unit/Divisi menerima notifikasi proposal submitted dan selesai saat salah satu dari:
Tidak mencakup proses penyusunan proposal oleh PIC (lihat SOP Penyusunan Proposal) atau review anggaran oleh Keuangan (lihat SOP Review & Approval Anggaran — Keuangan).
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Approve Final | Keputusan Kepala Unit/Divisi untuk menyetujui proposal tanpa anggaran sebagai keputusan akhir |
| Teruskan ke Keuangan | Keputusan Kepala Unit/Divisi untuk menyetujui substansi proposal beranggaran dan mendelegasikan review anggaran ke Bagian Keuangan |
| Reject | Keputusan Kepala Unit/Divisi untuk mengembalikan proposal ke PIC dengan catatan perbaikan |
| Total Anggaran Berjalan | Akumulasi anggaran seluruh event/program yang sudah direncanakan dalam kuartal berjalan untuk unit/divisi terkait |
| Peran | RACI | Tugas |
|---|---|---|
| Kepala Unit/Divisi | R | Pelaksana seluruh langkah review dan keputusan |
| PIC Program/Event | I | Menerima notifikasi approve atau catatan reject |
| Bagian Keuangan | I | Menerima notifikasi jika proposal diteruskan |
| Sistem | — | Mengirim notifikasi, memproses status proposal |
Pemicu (Start Event): Kepala Unit/Divisi menerima notifikasi bahwa proposal baru masuk ke antrian review (trigger: PIC submit proposal atau submit ulang setelah revisi).
Pelaku (Lanes): Sistem, Kepala Unit/Divisi.
Tipe Task (BPMN): Receive Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Divisi
Input (Data Object): Notifikasi sistem
Aktivitas: Kepala Unit/Divisi memperhatikan notifikasi bahwa terdapat proposal yang perlu direview. Catat tenggat review (SLA 5 hari kerja).
Output (Data Object): Proposal diketahui masuk antrian review
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Divisi
Input (Data Object): Proposal Utama, data RKT unit/divisi
Aktivitas: Kepala Unit/Divisi membuka proposal di sistem dan mempelajari seluruh komponen: detail event (tujuan, tanggal, lokasi, peserta, output kunci), linimasa, panitia, materi (jika ada), SDM non-panitia (jika ada), kebutuhan, rundown, dan dokumen pendukung.
Output (Data Object): Pemahaman menyeluruh atas isi proposal
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Divisi
Input (Data Object): Proposal, RKT, kalender sekolah
Aktivitas: Kepala Unit/Divisi menilai:
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Divisi
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika ada isu substansi (tujuan tidak relevan, jadwal bentrok yang tidak dimitigasi, panitia tidak realistis, dsb.) → langkah 5 (reject); jika substansi memadai → langkah 6.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Divisi
Input (Data Object): Hasil review substansi
Aktivitas: Kepala Unit/Divisi mengisi catatan perbaikan yang jelas dan spesifik — menunjukkan komponen mana yang bermasalah dan apa yang diharapkan setelah revisi, lalu klik Reject/Kembalikan.
Output (Data Object): Proposal berstatus Rejected; catatan perbaikan tersimpan
Rincian/turunan: → DT BR-20
Serah-terima (Message Flow): → notifikasi dikirim ke PIC
Alur berikutnya (Sequence Flow): → SOP Revisi Proposal oleh PIC (Call Activity)
Akhir Proses (End Event — jalur reject): Proposal dikembalikan ke PIC untuk direvisi. Proses Kepala Unit pada jalur ini selesai; dilanjutkan setelah submit ulang masuk.
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Divisi
Input (Data Object): Total anggaran berjalan unit/divisi, baseline anggaran
Aktivitas: Kepala Unit/Divisi melihat dashboard total anggaran berjalan unit/divisi di sistem — memastikan ia memahami apakah penambahan event ini akan mendorong total melewati 5% dari baseline.
Output (Data Object): Pemahaman posisi anggaran unit/divisi
Rincian/turunan: → DT BR-15
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 7
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Divisi
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika tidak beranggaran → langkah 8 (approve final); jika beranggaran → langkah 9.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Divisi
Input (Data Object): Proposal tanpa anggaran yang telah direview
Aktivitas: Kepala Unit/Divisi menekan tombol Approve. Proposal berstatus Di Approve sebagai keputusan final.
Output (Data Object): Proposal berstatus Di Approve; terarsipkan
Rincian/turunan: → DT BR-11
Serah-terima (Message Flow): → notifikasi dikirim ke PIC
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 13
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Divisi
Input (Data Object): Event Budget, total anggaran berjalan
Aktivitas: Kepala Unit/Divisi mereview apakah item anggaran yang diajukan PIC secara umum masuk akal dan relevan dengan kebutuhan event — bukan validasi rincian (yang menjadi domain Keuangan), melainkan kelayakan kasar: apakah ada item yang jelas tidak relevan atau tidak wajar?
Output (Data Object): Penilaian kelayakan anggaran di level substansi
Rincian/turunan: → DT BR-12
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 10
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Divisi
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika ada item yang jelas tidak relevan atau ada masalah substansi yang terkait dengan anggaran → langkah 5 (reject dengan catatan); jika layak diteruskan → langkah 11.
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Divisi
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika sistem menampilkan status Warning Anggaran (total anggaran berjalan >5% dari baseline) → langkah 12; jika tidak ada warning → lanjut ke langkah meneruskan ke Keuangan.
Penggabungan (Merge): kedua jalur bertemu di langkah meneruskan ke Keuangan.
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Divisi
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika Kepala Unit/Divisi menilai proposal tidak layak diajukan dengan status warning (mis. prioritasnya rendah dan tidak kritis) → langkah 5 (reject dengan catatan); jika tetap dinilai layak diteruskan → lanjut ke langkah meneruskan ke Keuangan.
Rincian/turunan: → DT BR-16
Tipe Task (BPMN): User Task + Send Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Divisi
Input (Data Object): Proposal beranggaran yang disetujui substansinya
Aktivitas: Kepala Unit/Divisi menekan tombol Teruskan ke Keuangan (atau setara di sistem). Status proposal berubah ke Diajukan ke Finance.
Output (Data Object): Proposal berstatus Diajukan ke Finance
Rincian/turunan: → DT BR-12, BR-16
Serah-terima (Message Flow): → notifikasi dikirim ke Bagian Keuangan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → SOP Review & Approval Anggaran — Keuangan (Call Activity)
Akhir Proses (End Event — jalur teruskan): Proposal telah diteruskan ke Keuangan. Proses Kepala Unit pada tahap ini selesai; alur dilanjutkan oleh Bagian Keuangan.
Akhir Proses (End Event — jalur approve final): Proposal tanpa anggaran telah disetujui final dan diarsipkan. Proses Fase Perencanaan untuk event ini selesai.
| Titik | Kriteria |
|---|---|
| Review substansi (langkah 3) | Tujuan, jadwal, panitia, output kunci, dan materi telah dievaluasi terhadap RKT |
| Pantau total anggaran (langkah 6) | Posisi total anggaran berjalan unit/divisi dipahami sebelum keputusan |
| Keputusan (langkah 4, 7, 10, 11, 12) | Setiap keputusan terdokumentasi di sistem (approve/reject/teruskan) |
| Catatan reject (langkah 5) | Catatan jelas dan spesifik, menunjuk komponen yang perlu diperbaiki |
| Setelah approve/teruskan | Status proposal berubah dan notifikasi terkirim ke pihak terkait |
| Kondisi | Penanganan |
|---|---|
| SLA 5 hari kerja terlewati | PIC mengingatkan Kepala Unit/Divisi (DT BR-22) |
| Proposal warning dinilai tidak layak eskalasi | Kepala Unit/Divisi reject dengan catatan; PIC merevisi atau membatalkan event |
| Kepala Unit/Divisi membutuhkan klarifikasi dari PIC | Kepala Unit menghubungi PIC untuk klarifikasi, kemudian melanjutkan review |
| Proposal submit ulang setelah revisi | Alur kembali dari awal SOP ini (langkah 1) |