SOP ini mengatur proses review kelayakan anggaran yang dilakukan Bagian Keuangan setelah menerima proposal beranggaran yang diteruskan oleh Kepala Unit/Divisi — meliputi keputusan approve, reject, dan eskalasi warning kepada Executive Director.
Kewenangan Bagian Keuangan diatur di Kebijakan Kewenangan. SLA review: maksimal 7 hari kerja sejak proposal diterima (DT BR-23).
Memastikan setiap proposal beranggaran telah divalidasi dari sisi kewajaran biaya, relevansi item, justifikasi perubahan, dan dampak terhadap total anggaran berjalan unit/divisi — sehingga hanya proposal yang layak secara finansial yang disetujui atau dieskalasikan sesuai batas kewenangan.
Proses ini dimulai saat Bagian Keuangan menerima notifikasi proposal yang diteruskan Kepala Unit/Divisi dan selesai saat salah satu dari:
Tidak mencakup review substansi (domain Kepala Unit/Divisi) atau proses eskalasi warning (lihat SOP Eskalasi Warning Anggaran).
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Event Budget | Detail anggaran event (item, harga, kuantitas, frekuensi, justifikasi) |
| Baseline Anggaran | Total anggaran unit/divisi yang disetujui Yayasan pada Fase Desain |
| Total Anggaran Berjalan | Akumulasi anggaran seluruh event/program yang direncanakan dalam kuartal berjalan |
| Warning Anggaran | Status sistem ketika total anggaran berjalan unit/divisi >5% dari baseline |
| Approve Final | Keputusan Keuangan untuk menyetujui proposal beranggaran sebagai final |
| Eskalasi Warning | Penerusan proposal berstatuswarning ke Executive Director |
| Peran | RACI | Tugas |
|---|---|---|
| Bagian Keuangan | R | Pelaksana seluruh langkah review dan keputusan |
| PIC Program/Event | I | Menerima notifikasi reject atau approve |
| Kepala Unit/Divisi | I | Menerima notifikasi reject (untuk koordinasi dengan PIC) |
| Executive Director | I | Menerima proposal warning yang dieskalasikan |
| Sistem | — | Mengirim notifikasi, memproses status, mengarsipkan |
Pemicu (Start Event): Bagian Keuangan menerima notifikasi bahwa proposal beranggaran telah diteruskan oleh Kepala Unit/Divisi dan masuk ke antrian review Keuangan.
Pelaku (Lanes): Sistem, Bagian Keuangan.
Tipe Task (BPMN): Receive Task
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Input (Data Object): Notifikasi sistem
Aktivitas: Bagian Keuangan memperhatikan notifikasi. Catat tenggat review (SLA 7 hari kerja) dan perhatikan apakah proposal telah memiliki tanda warning anggaran.
Output (Data Object): Proposal diketahui masuk antrian; SLA tercatat
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Input (Data Object): Proposal, Event Budget, data baseline anggaran unit/divisi
Aktivitas: Bagian Keuangan membuka proposal di sistem, langsung menuju tab Event Budget, dan mempelajari seluruh item: nama item, harga satuan, kuantitas, frekuensi, nominal, dan justifikasi perubahan/penambahan.
Output (Data Object): Pemahaman menyeluruh atas struktur anggaran proposal
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Input (Data Object): Item anggaran, referensi harga pasar/historis
Aktivitas: Bagian Keuangan menilai setiap item:
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Input (Data Object): Total anggaran berjalan unit/divisi (dari sistem), baseline anggaran
Aktivitas: Bagian Keuangan memeriksa posisi total anggaran berjalan unit/divisi setelah ditambah proposal ini — memastikan apakah masih dalam toleransi 5% dari baseline atau sudah masuk warning.
Output (Data Object): Posisi total anggaran berjalan; status warning terkonfirmasi
Rincian/turunan: → DT BR-15
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 5
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika terdapat item tidak wajar, tidak relevan, atau justifikasi tidak memadai → langkah 6 (reject dengan catatan); jika seluruh item layak → langkah 7.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Input (Data Object): Temuan validasi anggaran
Aktivitas: Bagian Keuangan mengisi catatan perbaikan yang spesifik — menunjukkan item mana yang bermasalah (mis. "harga sewa gedung terlalu tinggi dari referensi, harap disesuaikan atau dilampirkan penawaran"), lalu klik Reject/Kembalikan.
Output (Data Object): Proposal berstatus Rejected oleh Keuangan; catatan tersimpan
Rincian/turunan: → DT BR-20
Serah-terima (Message Flow): → notifikasi dikirim ke PIC dan Kepala Unit/Divisi
Alur berikutnya (Sequence Flow): → SOP Revisi Proposal oleh PIC (Call Activity)
Akhir Proses (End Event — jalur reject): Proposal dikembalikan ke PIC untuk revisi. Alur Keuangan pada jalur ini selesai.
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika sistem menampilkan status Warning Anggaran (total anggaran berjalan >5% dari baseline) → langkah 8; jika tidak ada warning → langkah 11 (approve final).
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Input (Data Object): Proposal warning, informasi prioritas event dari Kepala Unit/Divisi
Aktivitas: Bagian Keuangan menilai apakah proposal warning ini memiliki justifikasi kuat untuk dieskalasikan (mis. event kritikal yang tidak dapat ditunda, terdapat komitmen pihak ketiga yang sudah mengikat) atau sebaiknya dikembalikan ke PIC untuk pengurangan anggaran.
Output (Data Object): Penilaian kelayakan eskalasi
Rincian/turunan: → DT BR-16
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 9
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika Keuangan menilai proposal tidak layak dieskalasikan (mis. event tidak kritikal, anggaran dapat dikurangi) → langkah 6 (reject dengan catatan, minta PIC kurangi anggaran); jika layak dieskalasikan → langkah 10.
Tipe Task (BPMN): User Task + Send Task
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Input (Data Object): Proposal warning yang dinilai layak dieskalasikan
Aktivitas: Bagian Keuangan menekan tombol Eskalasi ke Executive Director di sistem, disertai catatan singkat justifikasi eskalasi.
Output (Data Object): Proposal berstatus Warning — masuk antrian Executive Director
Rincian/turunan: → DT BR-16
Serah-terima (Message Flow): → notifikasi dikirim ke Executive Director
Alur berikutnya (Sequence Flow): → SOP Eskalasi Warning Anggaran (Call Activity)
Akhir Proses (End Event — jalur eskalasi): Proposal dieskalasikan ke Executive Director. Alur Keuangan pada jalur ini selesai; dilanjutkan oleh SOP Eskalasi.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Input (Data Object): Proposal beranggaran yang telah divalidasi dan tidak berstatus warning
Aktivitas: Bagian Keuangan menekan tombol Approve. Status proposal berubah menjadi Di Approve sebagai final.
Output (Data Object): Proposal berstatus Di Approve
Rincian/turunan: → DT BR-12
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 12
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Input (Data Object): Proposal berstatus Di Approve
Aktivitas: Bagian Keuangan memastikan proposal final terarsipkan dengan benar di sistem — termasuk seluruh dokumen pendukung yang dilampirkan.
Output (Data Object): Proposal final terarsipkan
Rincian/turunan: → DT BR-24
Serah-terima (Message Flow): → notifikasi dikirim ke PIC dan Kepala Unit/Divisi
Akhir Proses (End Event — jalur approve final): Proposal beranggaran disetujui dan diarsipkan. Fase Perencanaan untuk event ini selesai.
| Titik | Kriteria |
|---|---|
| Validasi item per item (langkah 3) | Setiap item telah dievaluasi kewajaran harga, relevansi, dan justifikasinya |
| Dampak total anggaran (langkah 4) | Status warning terkonfirmasi sebelum keputusan |
| Catatan reject (langkah 6) | Catatan spesifik per item yang bermasalah |
| Penilaian eskalasi (langkah 8–9) | Justifikasi eskalasi terdokumentasi |
| Setelah approve final (langkah 11–12) | Status Di Approve dan proposal terarsipkan |
| Kondisi | Penanganan |
|---|---|
| SLA 7 hari kerja terlewati | Kepala Unit/Divisi mengingatkan Keuangan (DT BR-23) |
| Proposal warning dikembalikan dari Executive Director | Alur kembali ke Keuangan; Keuangan meneruskan ke PIC dengan catatan |
| Proposal yang disetujui Yayasan (dari jalur eskalasi) kembali ke Keuangan | Keuangan memperbarui baseline dan mengarsipkan proposal (DT BR-17) |
| Keuangan membutuhkan klarifikasi dari PIC | Keuangan menghubungi PIC dan Kepala Unit untuk klarifikasi sebelum memutuskan |