SOP ini mengatur tindakan yang dilakukan PIC Program/Event setelah menerima notifikasi reject — baik dari Kepala Unit/Divisi maupun dari Bagian Keuangan — untuk melakukan perbaikan dan mengajukan ulang proposal.
Kewenangan revisi PIC diatur di Kebijakan Kewenangan. SLA revisi: maksimal 3 hari kerja sejak notifikasi reject diterima (DT BR-21). Panduan teknis sistem di IK Penggunaan Sistem.
Memastikan PIC Program/Event dapat melakukan perbaikan yang tepat sasaran berdasarkan catatan reject, dan mengajukan ulang proposal dalam batas waktu 3 hari kerja — sehingga alur review tidak terhenti dan proposal dapat mencapai status final approved sebelum kuartal dimulai.
Proses ini dimulai saat PIC menerima notifikasi reject (dari Kepala Unit/Divisi atau Bagian Keuangan) dan selesai saat proposal kembali berstatus Submitted masuk ke antrian reviewer yang bersangkutan. Tidak mencakup proses review oleh Kepala Unit/Divisi (lihat SOP Review & Approval — Kepala Unit/Divisi) atau review Keuangan (lihat SOP Review & Approval Anggaran — Keuangan).
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Reject | Keputusan reviewer (Kepala Unit atau Keuangan) untuk mengembalikan proposal kepada PIC karena ada hal yang perlu diperbaiki |
| Catatan Reject | Komentar/catatan spesifik yang ditulis reviewer sebagai dasar perbaikan |
| Submit Ulang | Tindakan PIC mengajukan kembali proposal setelah revisi selesai |
| Peran | RACI | Tugas |
|---|---|---|
| PIC Program/Event | R | Membaca catatan, melakukan perbaikan, dan mengajukan ulang |
| Kepala Unit/Divisi | I | Menerima notifikasi submit ulang (jika reject dari Kepala Unit) |
| Bagian Keuangan | I | Menerima notifikasi submit ulang (jika reject dari Keuangan) |
| Sistem | — | Mengirim notifikasi, memproses status proposal |
Pemicu (Start Event): PIC menerima notifikasi reject melalui sistem. Notifikasi berisi informasi sumber reject (Kepala Unit/Divisi atau Bagian Keuangan) dan catatan perbaikan yang diperlukan.
Pelaku (Lanes): Sistem, PIC Program/Event.
Tipe Task (BPMN): Receive Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Notifikasi reject dari sistem
Aktivitas: PIC memperhatikan notifikasi yang masuk — pastikan memahami dari siapa reject berasal (Kepala Unit/Divisi atau Keuangan) karena ini menentukan jalur submit ulang.
Output (Data Object): Informasi sumber reject teridentifikasi
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Notifikasi, daftar perencanaan event
Aktivitas: PIC login ke sistem, buka menu Perencanaan Event, temukan event yang berstatus rejected, klik Lihat.
Output (Data Object): Halaman detail proposal terbuka
Rincian/turunan: → IK Seksi 1–3
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Catatan reject dari reviewer
Aktivitas: PIC membaca seluruh catatan perbaikan yang ditulis reviewer. Identifikasi komponen mana yang perlu diperbaiki: substansi (tujuan, panitia, materi, jadwal, linimasa) atau anggaran (item, justifikasi, nilai).
Output (Data Object): Daftar perbaikan yang perlu dilakukan
Rincian/turunan: → DT BR-20
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 4
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika catatan tidak jelas → PIC menghubungi reviewer (Kepala Unit atau Keuangan) untuk meminta klarifikasi, lanjut ke langkah 5; jika jelas → langkah 6.
Penggabungan (Merge): kedua jalur bertemu di langkah 6.
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Pertanyaan klarifikasi
Aktivitas: PIC menghubungi reviewer (Kepala Unit/Divisi atau Keuangan) melalui sistem atau jalur komunikasi yang tersedia untuk mendapatkan penjelasan lebih rinci mengenai catatan perbaikan.
Output (Data Object): Klarifikasi diperoleh
Rincian/turunan: → DT BR-20
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 6 (setelah klarifikasi diperoleh)
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika perlu (mis. konfirmasi harga vendor, konfirmasi ketersediaan narasumber) → lanjut ke langkah 7 (sambil melakukan revisi pada aspek yang tidak membutuhkan data eksternal); jika tidak → langkah 8.
Penggabungan (Merge): kedua jalur bertemu di langkah 8.
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Status revisi
Aktivitas: PIC menginformasikan kepada Kepala Unit/Divisi atau Keuangan bahwa revisi sedang berjalan tetapi membutuhkan data eksternal — menyebutkan estimasi waktu penyelesaian.
Output (Data Object): Reviewer mengetahui status revisi
Rincian/turunan: → DT BR-21
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 8 (setelah data eksternal tersedia)
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Tipe Gateway: Inclusive (OR) — dapat memilih lebih dari satu jalur
Aturan: PIC melakukan perbaikan pada komponen yang disebutkan dalam catatan reject. Perbaikan dapat mencakup satu atau kombinasi dari:
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Detail event lama, catatan reject
Aktivitas: PIC memperbarui tujuan, tanggal, jam, lokasi, jumlah peserta, atau output kunci sesuai catatan.
Output (Data Object): Data substansi event diperbarui
Rincian/turunan: → IK Seksi 6–7
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Catatan reject terkait panitia/SDM
Aktivitas: PIC menambah, mengubah, atau menghapus anggota panitia, peran, atau SDM non-panitia (narasumber, vendor, dsb.).
Output (Data Object): Data panitia/SDM diperbarui
Rincian/turunan: → IK Seksi 8–10
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Catatan reject terkait linimasa/jadwal
Aktivitas: PIC mengubah urutan kegiatan, memperbarui tanggal linimasa, atau menyesuaikan rundown agar tidak bentrok dan selaras dengan RKT.
Output (Data Object): Linimasa/rundown diperbarui
Rincian/turunan: → IK Seksi 5, 12; DT BR-10
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Catatan reject terkait materi/kebutuhan
Aktivitas: PIC menambah/mengubah/menghapus materi, atau memperbarui daftar kebutuhan barang/jasa.
Output (Data Object): Materi/kebutuhan diperbarui
Rincian/turunan: → IK Seksi 9, 11; DT BR-09
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Catatan reject terkait anggaran
Aktivitas: PIC memperbarui harga/kuantitas/frekuensi, menambah atau menghapus item anggaran, dan memperbarui justifikasi perubahan sesuai catatan Keuangan atau Kepala Unit.
Output (Data Object): Event Budget diperbarui; justifikasi terisi
Rincian/turunan: → IK Seksi 13; DT BR-13, BR-14
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Proposal yang telah direvisi
Aktivitas: PIC melakukan pengecekan ulang kelengkapan proposal menggunakan checklist yang sama dengan saat penyusunan pertama — memastikan tidak ada komponen lain yang terdampak oleh perubahan yang dilakukan.
Output (Data Object): Status kelengkapan proposal pasca-revisi
Rincian/turunan: → IK Seksi 16
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 15
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika ada bagian yang masih kosong atau tidak konsisten → perbaiki, kembali ke langkah 8; jika sudah lengkap dan konsisten → langkah 16.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Proposal yang telah direvisi dan lengkap
Aktivitas: PIC klik Submit Ulang pada proposal.
Output (Data Object): Proposal kembali berstatus Submitted dan masuk ke antrian reviewer
Rincian/turunan: → IK Seksi 18
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 17
SLA/Durasi: Maksimal 3 hari kerja sejak notifikasi reject diterima
Tipe Task (BPMN): Script Task + Send Task
Pelaku (Lane): Sistem
Input (Data Object): Proposal submitted ulang
Aktivitas: Sistem memperbarui status proposal dan mengirim notifikasi ke reviewer yang bersangkutan.
Output (Data Object): Notifikasi diterima Kepala Unit/Divisi atau Keuangan
Serah-terima (Message Flow): → ke Kepala Unit/Divisi (SOP Review & Approval — Kepala Unit/Divisi) atau ke Keuangan (SOP Review & Approval Anggaran — Keuangan)
Akhir Proses (End Event): Proposal kembali dalam antrian reviewer. Proses revisi PIC selesai; alur dilanjutkan oleh reviewer terkait.
| Titik | Kriteria |
|---|---|
| Membaca catatan reject (langkah 3) | Semua catatan dipahami; bila tidak jelas, klarifikasi diminta |
| Setelah setiap revisi (langkah 9–13) | Perubahan tersimpan di sistem; tidak menimbulkan inkonsistensi baru |
| Verifikasi ulang kelengkapan (langkah 14) | Checklist sistem terpenuhi seluruhnya |
| Setelah submit ulang (langkah 16) | Status proposal berubah menjadi Submitted dan notifikasi terkirim ke reviewer |
| Kondisi | Penanganan |
|---|---|
| Catatan reject tidak jelas | PIC meminta klarifikasi kepada reviewer (DT BR-20) |
| Revisi memerlukan data eksternal/vendor | PIC memberi update status ke reviewer (DT BR-21) |
| Revisi tidak dapat diselesaikan dalam 3 hari kerja | PIC melapor ke Kepala Unit/Divisi dan memberi estimasi waktu yang realistis |
| Setelah revisi muncul warning anggaran baru | Proposal tetap diajukan; alur eskalasi warning berlaku setelah review Kepala Unit |