Instruksi kerja ini memandu PIC Program/Event dalam menggunakan Sistem Pengelolaan Program dan Anggaran untuk menyusun, melengkapi, dan mengajukan perencanaan event/program pada Fase Perencanaan.
Instruksi kerja ini memerinci langkah-langkah teknis pada sistem. Untuk alur proses keseluruhan (siapa melakukan apa, approval, eskalasi), lihat SOP Pengelolaan Program.
Memberikan panduan praktis bagi PIC Program/Event agar dapat:
- Login ke sistem dan membuka menu perencanaan.
- Menarik data dari Fase Desain.
- Mengisi dan melengkapi seluruh komponen perencanaan event.
- Mengelola Event Budget.
- Mengisi Perencanaan Berulang untuk event rutin.
- Mengajukan (submit) proposal kepada Kepala Unit/Divisi.
- Memiliki akun sistem yang aktif (username dan password).
- Event/program telah direncanakan pada Fase Desain dan RACI telah ditetapkan.
- Fase Perencanaan telah dibuka oleh Admin Sistem (2 bulan sebelum kuartal).
- Sistem Pengelolaan Program dan Anggaran — URL:
ws1-yakobus.theprime.id
- Browser web yang mendukung
- Akun login dengan peran PIC Program/Event
Cara memperoleh akun: Username dibentuk dari nama pegawai yang terdaftar sebagai PIC dalam RACI Fase Desain, dalam format nama_pegawai@mail.com (spasi diganti underscore). Password default: 12345678.
- Buka browser dan akses
ws1-yakobus.theprime.id/admin/login.
- Pada halaman login, masukkan username (contoh:
adi_condro@mail.com).
- Masukkan password.
- Klik tombol Login.
- Verifikasi bahwa halaman dashboard berhasil tampil setelah login.
Jika login gagal, periksa format username (nama_pegawai@mail.com) atau hubungi Admin Sistem untuk reset password.
- Pada sidebar kiri, klik menu Perencanaan Project.
- Klik submenu Perencanaan Event.
- Verifikasi bahwa halaman daftar perencanaan event berhasil tampil.
- Di bagian atas halaman, gunakan fitur Filter Aktif untuk memilih kuartal yang tepat (mis. Kuartal 1, Kuartal 2).
- Cek daftar event yang tampil — pastikan event yang dikerjakan berada pada kuartal yang benar.
- Gunakan fitur Kelompokkan Berdasarkan Project jika diperlukan untuk mempermudah pencarian.
- Perhatikan Tenggat Perencanaan (kolom batas submit) untuk memastikan waktu yang tersedia.
- Klik tombol Lihat pada baris event yang akan disusun.
- Pada halaman detail event, klik tombol Lihat Project untuk melihat detail lengkap project.
- Buka tab Perencanaan Event untuk melihat pusat kendali detail event.
- Buka tab Linimasa Event.
- Klik tombol Tarik Data Linimasa Event untuk menarik data dari Fase Desain.
- Verifikasi bahwa kegiatan-kegiatan bawaan dari Fase Desain telah muncul di linimasa.
- Periksa setiap kegiatan bawaan sistem — cek relevansinya dengan kondisi aktual event.
- Untuk menghapus kegiatan yang tidak relevan: klik ikon hapus pada baris kegiatan.
- Untuk mengubah kegiatan: klik ikon edit, perbarui data, klik simpan.
- Untuk menambahkan kegiatan baru: klik tombol Tambah Kegiatan.
- Untuk memulihkan kegiatan ke kondisi default: gunakan tombol Pulihkan ke Default.
- Pada halaman Perencanaan Event, klik tombol [Edit Event] pada halaman utama.
- Pada formulir Ubah Kegiatan, perbarui data berikut sesuai kebutuhan:
- Nama event
- Tanggal dan jam pelaksanaan
- Lokasi
- PIC pelaksana
- Satuan peserta
- Jumlah peserta
- Output kunci (pilih dari daftar hasil Fase Desain)
- Klik Simpan setelah semua data diperbarui.
- Verifikasi bahwa perubahan tersimpan di halaman detail event.
- Pada halaman Perencanaan Event, temukan bagian Tujuan Event.
- Isi tujuan spesifik event (kalimat naratif).
- Isi target kuantitatif apabila relevan (mis. jumlah peserta yang lulus, skor rata-rata).
- Klik Simpan.
- Buka tab atau bagian Daftar Panitia.
- Untuk setiap anggota panitia, klik Tambah Panitia dan isi:
- Nama personel
- Peran dalam kepanitiaan
- Deskripsi tugas
- Klik Simpan untuk setiap entri.
- Pastikan penanggung jawab utama sesuai dengan data RACI dari Fase Desain.
- Buka bagian Daftar Materi.
- Klik Tambah Materi untuk setiap materi.
- Isi nama materi dan deskripsi materi.
- Pastikan setiap materi selaras dengan outcome dan/atau tujuan event.
- Klik Simpan.
- Jika event tidak membutuhkan materi, komponen ini dapat dihapus dari linimasa.
- Buka bagian SDM Non-Panitia.
- Klik Tambah SDM Non-Panitia untuk setiap pihak.
- Isi data: nama, peran (narasumber/juri/fasilitator/vendor/lainnya), dan keterangan.
- Klik Simpan.
- Buka bagian Daftar Kebutuhan.
- Klik Tambah Kebutuhan untuk setiap item.
- Isi data:
- Nama item kebutuhan
- Penyedia (vendor/unit internal)
- Tanggal dibutuhkan
- Jumlah barang
- Durasi (jika relevan)
- Keterangan tambahan
- Klik Simpan untuk setiap entri.
- Buka bagian Rundown Event.
- Klik Tambah Sesi untuk setiap sesi kegiatan.
- Isi data:
- Jam mulai dan jam selesai
- Nama aktivitas
- Lokasi sesi
- PIC sesi
- Materi yang terkait (jika ada)
- Cek potensi jadwal bentrok menggunakan informasi Jadwal Bentrok yang disediakan sistem.
- Klik Simpan.
- Buka tab Event Budget.
- Klik tombol Sinkronisasi Data Budget untuk menarik data anggaran dari Fase Desain.
- Verifikasi bahwa item anggaran dari Fase Desain telah muncul.
- Untuk setiap item yang perlu diperbarui, klik edit dan ubah:
- Harga satuan
- Kuantitas
- Frekuensi
- Nominal
- Isi Justifikasi Perubahan jika perubahan signifikan (terutama jika >10–15% dari rencana awal).
- Untuk menambahkan item anggaran baru:
- Klik Tambah Item Anggaran.
- Isi nama item, harga, kuantitas, frekuensi.
- Isi justifikasi penambahan item baru.
- Klik Simpan.
- Perhatikan indikator Persentase Perubahan yang ditampilkan sistem untuk setiap item.
- Perhatikan indikator Total Anggaran Berjalan — jika mendekati atau melebihi 5% dari baseline, koordinasikan dengan Kepala Unit/Divisi.
Jika sistem menampilkan status Warning Anggaran, proposal tetap dapat diajukan. Namun, proposal akan mengikuti alur eskalasi berjenjang sesuai Kebijakan Kewenangan.
- Buka tab Perencanaan Berulang.
- Pilih bulan atau periode yang akan direncanakan.
- Klik tombol Tarik Semua Data Event untuk menarik seluruh data dari bulan sebelumnya atau event utama, atau klik Tarik Data Per Bagian untuk menarik hanya bagian tertentu (panitia, peserta, kebutuhan, rundown).
- Sesuaikan data sesuai kebutuhan bulan berjalan (peserta, panitia, lokasi, kebutuhan, rundown).
- Klik Submit untuk bulan tersebut hingga status berubah menjadi Submitted.
- Ulangi langkah 2–5 untuk setiap bulan/periode dalam kuartal.
- Pastikan seluruh periode berstatus Submitted sebelum mengajukan Proposal Utama.
- Buka bagian Dokumen Pendukung atau Upload Dokumen.
- Klik tombol Upload.
- Pilih file dokumen dari perangkat (mis. dokumen pendaftaran, jadwal tambahan, lampiran administratif).
- Verifikasi bahwa dokumen berhasil terunggah.
- Lakukan final check dengan membuka Checklist Sistem atau Linimasa Event — pastikan seluruh indikator Fase Perencanaan telah terpenuhi.
- Verifikasi kelengkapan:
- Detail event ✓
- Tujuan event ✓
- Daftar panitia ✓
- Daftar materi (jika relevan) ✓
- SDM non-panitia (jika relevan) ✓
- Daftar kebutuhan ✓
- Rundown event ✓
- Dokumen pendukung (jika wajib) ✓
- Perencanaan Berulang berstatus Submitted (jika event rutin) ✓
- Event Budget (jika beranggaran) ✓
- Setelah semua lengkap, klik tombol Submit Proposal Event.
- Verifikasi bahwa status proposal berubah menjadi Diajukan ke Head Division.
Submit proposal harus dilakukan maksimal 1 bulan sebelum kuartal dimulai.
Gunakan tab-tab status di halaman daftar perencanaan event untuk memantau:
- Belum Diajukan — event yang masih dalam tahap penyusunan.
- Diajukan ke Head Division — menunggu review Kepala Unit/Divisi.
- Diajukan ke Finance — menunggu review Keuangan.
- Di Approve — telah disetujui final.
- Periksa notifikasi dari sistem — akan berisi catatan revisi dari reviewer.
- Buka proposal yang di-reject.
- Baca catatan perbaikan pada komponen terkait (mis. catatan di bagian panitia, anggaran, atau jadwal).
- Lakukan perbaikan sesuai catatan.
- Jika revisi memerlukan data eksternal (konfirmasi vendor, dll.), beri informasi status kepada Kepala Unit/Divisi atau Keuangan.
- Setelah selesai, klik Submit Ulang.
- Verifikasi bahwa proposal kembali masuk ke antrian review.
Revisi harus diselesaikan dalam maksimal 3 hari kerja sejak notifikasi reject diterima.
- Proposal Utama berstatus Submitted dan masuk ke antrian review Kepala Unit/Divisi.
- Perencanaan Berulang (jika ada) seluruhnya berstatus Submitted.
- Seluruh komponen perencanaan telah terisi lengkap dan tervalidasi sistem.
| Masalah |
Kemungkinan Penyebab |
Solusi |
| Tidak bisa login |
Username/password salah atau akun belum aktif |
Periksa format username (nama_pegawai@mail.com); hubungi Admin Sistem |
| Menu Perencanaan Event tidak muncul |
Hak akses belum dikonfigurasi |
Hubungi Admin Sistem |
| Tombol Tarik Data Linimasa tidak aktif |
Fase Perencanaan belum dibuka atau kuartal belum dipilih |
Pastikan filter kuartal benar; hubungi Admin Sistem jika fase belum terbuka |
| Status warning anggaran muncul |
Total anggaran berjalan >5% dari baseline |
Koordinasikan dengan Kepala Unit/Divisi; siapkan justifikasi kuat |
| Tombol Submit tidak aktif |
Terdapat bagian wajib yang belum terisi |
Cek Checklist Sistem dan lengkapi bagian yang masih kosong |
| Proposal dikembalikan (reject) |
Terdapat data/substansi/anggaran yang perlu diperbaiki |
Baca catatan review; perbaiki dan submit ulang dalam 3 hari kerja |