SOP ini mengatur proses yang dilakukan PIC Program/Event dalam menyusun, melengkapi, dan mengajukan Proposal Utama beserta Perencanaan Berulang kepada Kepala Unit/Divisi melalui sistem pengelolaan program.
Kewenangan PIC diatur di Kebijakan Kewenangan. Aturan bisnis dirujuk ke Tabel Keputusan Business Rules. Panduan penggunaan sistem ada di IK Penggunaan Sistem.
Memastikan setiap PIC Program/Event mampu menyusun dan mengajukan proposal yang lengkap, akurat, dan selaras dengan data Fase Desain, RKT, serta ketentuan anggaran — sebelum batas submit yang ditetapkan.
Proses ini dimulai saat Fase Perencanaan dibuka (2 bulan sebelum awal kuartal) dan selesai saat Proposal Utama berstatus Submitted ke Kepala Unit/Divisi. Tidak mencakup proses revisi setelah reject (lihat SOP Revisi Proposal oleh PIC).
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Proposal Utama | Entri utama perencanaan event dalam sistem; dibuat satu kali sebagai payung besar |
| Perencanaan Berulang | Entri rencana per bulan/periode untuk event rutin |
| Linimasa Event | Rangkaian kegiatan penanda tahapan pelaksanaan event |
| Event Budget | Detail anggaran event (item, harga, kuantitas, frekuensi, justifikasi) |
| Baseline Anggaran | Total anggaran unit/divisi yang disetujui pada Fase Desain |
| Warning Anggaran | Status sistem saat total anggaran berjalan >5% dari baseline |
| Peran | RACI | Tugas |
|---|---|---|
| PIC Program/Event | R | Pelaksana seluruh langkah penyusunan dan pengajuan |
| Kepala Unit/Divisi | I | Menerima notifikasi setelah proposal submitted |
| Sistem | — | Membuka fase, menarik data, menghitung anggaran, mengirim notifikasi |
ws1-yakobus.theprime.id)Pemicu (Start Event): Sistem membuka akses Fase Perencanaan 2 bulan sebelum awal kuartal (timer event). PIC menerima notifikasi atau memantau melalui sistem.
Pelaku (Lanes): Sistem, PIC Program/Event.
Tipe Task (BPMN): Script Task
Pelaku (Lane): Sistem
Input (Data Object): Jadwal kuartal
Aktivitas: Sistem membuka akses Fase Perencanaan dan menampilkan daftar event/program yang perlu direncanakan.
Output (Data Object): Daftar event aktif; Fase Perencanaan berstatus terbuka
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 2
SLA/Durasi: 2 bulan sebelum awal kuartal
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Akun sistem
Aktivitas: PIC login ke sistem, memilih menu Perencanaan Project > Perencanaan Event.
Output (Data Object): Halaman daftar perencanaan event terbuka
Rincian/turunan: → IK Seksi 1–2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Filter kuartal, daftar event
Aktivitas: PIC menggunakan filter kuartal untuk memastikan event berada pada periode yang tepat, lalu klik Lihat pada event yang akan disusun.
Output (Data Object): Halaman detail event terbuka
Rincian/turunan: → IK Seksi 3; DT BR-02
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 4
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Data Fase Desain
Aktivitas: PIC membuka tab Linimasa Event, klik Tarik Data Linimasa Event.
Output (Data Object): Kegiatan bawaan Fase Desain tersedia di linimasa
Rincian/turunan: → IK Seksi 4; DT BR-04
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 5
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Data Fase Desain, RKT
Aktivitas: PIC mengecek kesesuaian tanggal, lokasi, PIC, satuan, jumlah peserta, dan output kunci terhadap RKT dan data Fase Desain.
Output (Data Object): Daftar data yang perlu diperbarui (bila ada)
Rincian/turunan: → DT BR-04, BR-05
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 6
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika ya → langkah 7; jika tidak → langkah 8.
Penggabungan (Merge): kedua jalur bertemu di langkah 8.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Data event lama
Aktivitas: PIC memperbarui tanggal, jam, lokasi, PIC, satuan, jumlah peserta, dan detail lain yang relevan.
Output (Data Object): Data event diperbarui
Rincian/turunan: → IK Seksi 6
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 8
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Kegiatan bawaan sistem
Aktivitas: PIC mengubah, menghapus, menambahkan, atau memulihkan kegiatan pada linimasa sesuai kebutuhan event.
Output (Data Object): Linimasa event disesuaikan
Rincian/turunan: → IK Seksi 5
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 9
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Template detail event
Aktivitas: PIC memastikan nama event, lokasi, tanggal, jam, jumlah peserta, output kunci telah sesuai. PIC mengisi tujuan spesifik event dan target kuantitatif bila relevan.
Output (Data Object): Detail event dan tujuan lengkap
Rincian/turunan: → IK Seksi 6–7
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 10
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Data RACI Fase Desain
Aktivitas: PIC mengisi struktur kepanitiaan: nama personel, peran, deskripsi tugas. Penanggung jawab utama mengacu pada RACI Fase Desain.
Output (Data Object): Daftar panitia tersusun
Rincian/turunan: → IK Seksi 8
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 11
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika ya → PIC mengisi Daftar Materi (nama, deskripsi) dan memastikan selaras dengan outcome/tujuan event (DT BR-09), lanjut ke langkah 12; jika tidak → langkah 12 langsung.
Penggabungan (Merge): kedua jalur bertemu di langkah 12.
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika ya → PIC mengisi data SDM non-panitia (narasumber, juri, fasilitator, vendor, dsb.), lanjut ke langkah 13; jika tidak → langkah 13 langsung.
Penggabungan (Merge): kedua jalur bertemu di langkah 13.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Rencana kebutuhan event
Aktivitas: PIC mengisi kebutuhan barang/jasa: penyedia, tanggal dibutuhkan, jumlah, durasi, dan keterangan.
Output (Data Object): Daftar kebutuhan tersusun
Rincian/turunan: → IK Seksi 11
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 14
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Detail event, daftar materi
Aktivitas: PIC menyusun jadwal kegiatan per jam: aktivitas, lokasi, PIC sesi, keterkaitan materi.
Output (Data Object): Rundown event tersusun
Rincian/turunan: → IK Seksi 12
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 15
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Jadwal event, kalender sekolah
Aktivitas: PIC memastikan tanggal dan waktu event tidak bertabrakan dengan event lain yang sudah terjadwal menggunakan informasi Jadwal Bentrok di sistem.
Output (Data Object): Status bentrok (ada/tidak ada)
Rincian/turunan: → DT BR-10
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 16
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika ya → PIC menyesuaikan tanggal/jam/lokasi atau memberi catatan mitigasi jika bentrok tidak dapat dihindari, kembali ke langkah 14 setelah penyesuaian; jika tidak → langkah 17.
Penggabungan (Merge): kedua jalur bertemu di langkah 17.
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika tidak beranggaran → lewati langkah 18–23, lanjut ke langkah 24; jika beranggaran → langkah 18.
Penggabungan (Merge): kedua jalur bertemu di langkah 24.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Data anggaran Fase Desain
Aktivitas: PIC membuka tab Event Budget, klik Sinkronisasi Data Budget.
Output (Data Object): Item anggaran dari Fase Desain tersedia di Fase Perencanaan
Rincian/turunan: → IK Seksi 13
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 19
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika ya → PIC memperbarui harga/kuantitas/frekuensi/nominal, lanjut ke langkah 20; jika tidak → langkah 20 langsung (tanpa perubahan).
Penggabungan (Merge): kedua jalur bertemu di langkah 20.
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika ya → PIC menambahkan item baru yang sesuai kebutuhan event (DT BR-13), lanjut ke langkah 21; jika tidak → langkah 21 langsung.
Penggabungan (Merge): kedua jalur bertemu di langkah 21.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Item anggaran yang berubah atau ditambahkan
Aktivitas: PIC mengisi justifikasi perubahan — wajib jika perubahan per item signifikan atau terdapat item baru (DT BR-14).
Output (Data Object): Justifikasi tercatat di sistem
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 22
Tipe Task (BPMN): Script Task
Pelaku (Lane): Sistem
Input (Data Object): Item anggaran terbaru, baseline anggaran unit/divisi
Aktivitas: Sistem menghitung persentase perubahan per item dan membandingkan total anggaran berjalan unit/divisi terhadap baseline.
Output (Data Object): Persentase perubahan per item; total anggaran berjalan; status warning (jika >5% baseline)
Rincian/turunan: → DT BR-15
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 23
Pelaku (Lane): Sistem
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika ya → sistem memberi status Warning Anggaran pada proposal; proposal tetap dapat diajukan tetapi akan mengikuti alur eskalasi setelah approval Kepala Unit; jika tidak → tidak ada warning. Kedua jalur lanjut ke langkah 24.
Penggabungan (Merge): kedua jalur bertemu di langkah 24.
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika ya → lanjut ke langkah 25 (DT BR-07); jika tidak → langkah 28 langsung.
Penggabungan (Merge): kedua jalur bertemu di langkah 28.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Data event bulan sebelumnya
Aktivitas: PIC membuka tab Perencanaan Berulang, memilih bulan/periode, klik Tarik Semua Data Event atau Tarik Data Per Bagian, lalu menyesuaikan data (peserta, panitia, lokasi, kebutuhan, rundown) sesuai kebutuhan bulan berjalan.
Output (Data Object): Perencanaan Berulang bulan tersebut disesuaikan
Rincian/turunan: → IK Seksi 14; DT BR-08
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 26
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Perencanaan Berulang bulan tersebut
Aktivitas: PIC klik Submit pada Perencanaan Berulang hingga status berubah menjadi Submitted.
Output (Data Object): Perencanaan Berulang bulan tersebut berstatus Submitted
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 27
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika masih ada → kembali ke langkah 25 untuk periode berikutnya; jika semua periode sudah Submitted → langkah 28.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Dokumen pendukung (jika diperlukan)
Aktivitas: PIC mengunggah dokumen luar sistem yang diperlukan (mis. jadwal tambahan, lampiran administratif).
Output (Data Object): Dokumen pendukung terlampir
Rincian/turunan: → IK Seksi 15
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 29
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Checklist sistem, linimasa event
Aktivitas: PIC memverifikasi kelengkapan: detail event ✓, tujuan ✓, panitia ✓, materi (jika relevan) ✓, SDM non-panitia (jika relevan) ✓, kebutuhan ✓, rundown ✓, dokumen pendukung (jika wajib) ✓, Perencanaan Berulang Submitted (jika rutin) ✓, Event Budget (jika beranggaran) ✓.
Output (Data Object): Status kelengkapan proposal
Rincian/turunan: → DT BR-06, BR-08
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 30
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika belum lengkap → PIC melengkapi bagian yang kosong, kembali ke langkah terkait; jika sudah lengkap → langkah 31.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program/Event
Input (Data Object): Proposal Utama lengkap
Aktivitas: PIC klik Submit Proposal Event.
Output (Data Object): Proposal berstatus Submitted
Rincian/turunan: → IK Seksi 16
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 32
SLA/Durasi: Maksimal 1 bulan sebelum kuartal dimulai
Tipe Task (BPMN): Script Task + Send Task
Pelaku (Lane): Sistem
Input (Data Object): Proposal Utama submitted
Aktivitas: Sistem memindahkan status proposal ke antrian review Kepala Unit/Divisi dan mengirim notifikasi.
Output (Data Object): Notifikasi diterima Kepala Unit/Divisi; status proposal = Diajukan ke Head Division
Serah-terima (Message Flow): → ke lane Kepala Unit/Divisi
Alur berikutnya (Sequence Flow): → SOP Review & Approval — Kepala Unit/Divisi (Call Activity)
Akhir Proses (End Event): Proposal Utama dan Perencanaan Berulang (jika ada) telah submitted dan masuk ke antrian Kepala Unit/Divisi. Proses PIC pada tahap penyusunan selesai.
| Titik | Kriteria |
|---|---|
| Setelah tarik data (langkah 4–5) | Data Fase Desain tersedia dan telah direview terhadap RKT |
| Sebelum submit anggaran (langkah 21–22) | Justifikasi perubahan terisi; persentase perubahan ditampilkan sistem |
| Final check (langkah 29) | Seluruh indikator linimasa Fase Perencanaan terpenuhi |
| Setelah submit (langkah 31) | Status proposal berubah menjadi Diajukan ke Head Division |
| Kondisi | Penanganan |
|---|---|
| Data Fase Desain tidak tersedia/keliru | PIC melakukan koreksi dengan catatan perubahan (DT BR-04) |
| Jadwal bentrok tidak dapat dihindari | PIC memberi catatan mitigasi untuk direview Kepala Unit/Divisi |
| Status warning anggaran muncul | Proposal tetap diajukan; alur eskalasi berlaku setelah review Kepala Unit (DT BR-15, BR-16) |
| Submit melewati batas 1 bulan sebelum kuartal | Kepala Unit/Divisi memberi catatan dan meminta eskalasi (DT BR-02) |