SOP ini mengatur proses eskalasi berjenjang — dari Keuangan ke Executive Director, dilanjutkan ke Yayasan bila diperlukan — atas proposal perencanaan event yang berstatus Warning Anggaran (total anggaran berjalan unit/divisi melebihi 5% dari baseline).
Proses ini hanya berlaku untuk proposal yang telah melalui review Keuangan dan dinyatakan layak untuk dieskalasikan. Kebijakan kewenangan selengkapnya di Kebijakan Kewenangan. Aturan bisnis terkait warning di DT BR-15 hingga BR-17.
Memastikan setiap proposal yang berimplikasi pada pelampauan batas anggaran unit/divisi mendapatkan keputusan resmi dari pejabat berwenang (Executive Director dan/atau Yayasan) — sehingga penambahan baseline anggaran hanya terjadi dengan persetujuan yang tepat dan terdokumentasi.
Proses ini dimulai saat Bagian Keuangan mengajukan eskalasi ke Executive Director dan selesai saat salah satu dari:
Tidak mencakup review awal anggaran (domain Keuangan, lihat SOP Review & Approval Anggaran — Keuangan) atau revisi proposal oleh PIC (lihat SOP Revisi Proposal oleh PIC).
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Warning Anggaran | Status sistem ketika total anggaran berjalan unit/divisi >5% dari baseline yang disetujui Yayasan |
| Baseline Anggaran | Total anggaran unit/divisi yang disetujui Yayasan pada Fase Desain |
| Eskalasi | Penerusan keputusan ke level hierarki yang lebih tinggi karena melampaui batas kewenangan level saat ini |
| Perbarui Baseline | Tindakan resmi memperbarui nilai baseline anggaran unit/divisi setelah proposal warning disetujui Yayasan |
| Peran | RACI | Tugas |
|---|---|---|
| Bagian Keuangan | R | Mengajukan eskalasi; memperbarui baseline jika disetujui; meneruskan reject ke PIC |
| Executive Director | R | Menilai dan memutuskan eskalasi: setuju teruskan ke Yayasan atau tolak |
| Yayasan | R | Memberikan keputusan final: setuju (+ update baseline) atau tolak |
| Kepala Unit/Divisi | I | Menerima notifikasi hasil keputusan |
| PIC Program/Event | I | Menerima notifikasi hasil; merevisi jika ditolak |
| Sistem | — | Mengirim notifikasi, memproses status, memperbarui baseline |
Pemicu (Start Event): Bagian Keuangan menekan tombol Eskalasi ke Executive Director — dipicu setelah Keuangan menilai proposal warning layak untuk diteruskan (lihat SOP Review Keuangan langkah 10).
Pelaku (Lanes): Sistem, Bagian Keuangan, Executive Director, Yayasan.
Tipe Task (BPMN): Script Task + Send Task
Pelaku (Lane): Sistem
Input (Data Object): Proposal warning yang dieskalasikan Keuangan
Aktivitas: Sistem memperbarui status proposal menjadi Warning — Menunggu Executive Director dan mengirim notifikasi ke Executive Director beserta catatan justifikasi dari Keuangan.
Output (Data Object): Notifikasi diterima Executive Director; status proposal diperbarui
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Executive Director
Input (Data Object): Proposal warning, catatan Keuangan, total anggaran berjalan, baseline unit/divisi
Aktivitas: Executive Director membuka proposal di sistem dan mempelajari: substansi event (tujuan, prioritas strategis), anggaran yang diajukan, posisi total anggaran berjalan terhadap baseline, dan justifikasi Keuangan untuk eskalasi.
Output (Data Object): Pemahaman menyeluruh atas proposal warning
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 3
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Executive Director
Input (Data Object): Proposal warning, prioritas strategis organisasi, komitmen eksternal
Aktivitas: Executive Director menilai apakah event ini memiliki justifikasi strategis yang kuat untuk melampaui batas anggaran baseline — misalnya: event wajib dengan komitmen pihak ketiga, event yang terhubung dengan target institusional, atau event pengganti yang tidak dapat dihindari.
Output (Data Object): Penilaian urgensi dan prioritas strategis
Rincian/turunan: → DT BR-16
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 4
Pelaku (Lane): Executive Director
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika Executive Director menilai proposal tidak layak diteruskan (mis. event tidak prioritas, anggaran dapat dipangkas) → langkah 5 (tolak dengan catatan); jika layak diteruskan ke Yayasan → langkah 6.
Rincian/turunan: → DT BR-16
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Executive Director
Input (Data Object): Penilaian Executive Director
Aktivitas: Executive Director mengisi catatan penolakan — menjelaskan alasan penolakan dan arahan perbaikan (mis. kurangi item anggaran tertentu, atau tunda event ke kuartal berikutnya), lalu klik Tolak.
Output (Data Object): Proposal ditolak oleh Executive Director; catatan tersimpan
Rincian/turunan: → DT BR-20
Serah-terima (Message Flow): → notifikasi ke Keuangan dan Kepala Unit/Divisi
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 7
Tipe Task (BPMN): User Task + Send Task
Pelaku (Lane): Executive Director
Input (Data Object): Proposal warning yang dinilai layak
Aktivitas: Executive Director menekan tombol Teruskan ke Yayasan di sistem, disertai rekomendasi tertulis yang menjelaskan urgensi dan justifikasi strategis.
Output (Data Object): Proposal berstatus Warning — Menunggu Yayasan
Serah-terima (Message Flow): → notifikasi dikirim ke Yayasan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 8
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Input (Data Object): Notifikasi penolakan dari Executive Director
Aktivitas: Bagian Keuangan meneruskan catatan penolakan Executive Director ke PIC melalui sistem, memastikan PIC mendapatkan arahan yang jelas untuk revisi.
Output (Data Object): PIC menerima notifikasi penolakan beserta catatan dari Executive Director
Serah-terima (Message Flow): → notifikasi ke PIC
Alur berikutnya (Sequence Flow): → SOP Revisi Proposal oleh PIC (Call Activity)
Akhir Proses (End Event — jalur tolak Executive Director): Proposal dikembalikan ke PIC. Alur eskalasi selesai; dilanjutkan oleh SOP Revisi Proposal.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Yayasan
Input (Data Object): Proposal warning, rekomendasi Executive Director, catatan Keuangan, posisi anggaran baseline unit/divisi
Aktivitas: Yayasan membuka proposal dan mempelajari: detail event, implikasi keuangan (selisih dari baseline, persentase pelampauan), rekomendasi Executive Director, dan dampak terhadap rencana anggaran tahunan.
Output (Data Object): Pemahaman menyeluruh atas proposal warning dan implikasinya
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 9
Pelaku (Lane): Yayasan
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika Yayasan menyetujui → langkah 10; jika menolak → langkah 13.
Rincian/turunan: → DT BR-16, BR-17
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Yayasan
Input (Data Object): Proposal warning
Aktivitas: Yayasan menekan tombol Setujui di sistem. Status proposal berubah menjadi Di Approve oleh Yayasan.
Output (Data Object): Proposal berstatus Di Approve; keputusan Yayasan terdokumentasi
Serah-terima (Message Flow): → notifikasi ke Keuangan, Executive Director, Kepala Unit, PIC
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 11
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Input (Data Object): Keputusan Yayasan, nilai anggaran proposal yang disetujui
Aktivitas: Bagian Keuangan memperbarui nilai baseline anggaran unit/divisi di sistem sesuai dampak proposal yang disetujui — sehingga total anggaran berjalan kembali dalam batas toleransi relatif terhadap baseline baru.
Output (Data Object): Baseline anggaran unit/divisi diperbarui
Rincian/turunan: → DT BR-17
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 12
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Input (Data Object): Proposal yang disetujui Yayasan
Aktivitas: Bagian Keuangan memastikan proposal beserta seluruh dokumen pendukung terarsipkan dengan benar, termasuk catatan persetujuan Yayasan.
Output (Data Object): Proposal final terarsipkan; baseline diperbarui
Rincian/turunan: → DT BR-24
Akhir Proses (End Event — jalur approve Yayasan): Proposal warning disetujui Yayasan, baseline diperbarui, proposal diarsipkan. Fase Perencanaan untuk event ini selesai.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Yayasan
Input (Data Object): Penilaian Yayasan
Aktivitas: Yayasan mengisi catatan penolakan — menjelaskan alasan dan arahan (mis. event ditunda, anggaran dipangkas ke level tertentu), lalu klik Tolak.
Output (Data Object): Proposal ditolak oleh Yayasan; catatan tersimpan
Serah-terima (Message Flow): → notifikasi ke Keuangan, Executive Director, Kepala Unit, PIC
Alur berikutnya (Sequence Flow): → langkah 14
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): Bagian Keuangan
Input (Data Object): Catatan penolakan Yayasan
Aktivitas: Bagian Keuangan meneruskan catatan penolakan Yayasan ke PIC melalui sistem, dengan arahan yang jelas: apakah event perlu direvisi anggaran, ditunda, atau dibatalkan.
Output (Data Object): PIC menerima notifikasi penolakan beserta arahan dari Yayasan
Serah-terima (Message Flow): → notifikasi ke PIC
Alur berikutnya (Sequence Flow): → SOP Revisi Proposal oleh PIC (Call Activity) — atau pembatalan event
Akhir Proses (End Event — jalur tolak Yayasan): Proposal ditolak Yayasan. PIC memutuskan: merevisi untuk diajukan ulang dengan anggaran yang lebih rendah, atau membatalkan event.
| Titik | Kriteria |
|---|---|
| Penilaian Executive Director (langkah 3–4) | Justifikasi strategis dievaluasi; keputusan terdokumentasi di sistem |
| Teruskan ke Yayasan (langkah 6) | Rekomendasi tertulis Executive Director tersimpan |
| Keputusan Yayasan (langkah 9) | Keputusan resmi (setuju/tolak) dan catatan terdokumentasi |
| Perbarui baseline (langkah 11) | Nilai baseline unit/divisi diperbarui sesuai persetujuan Yayasan |
| Pengarsipan (langkah 12) | Proposal dan catatan persetujuan Yayasan terarsipkan |
| Kondisi | Penanganan |
|---|---|
| Executive Director tidak merespons dalam waktu yang wajar | Keuangan dan Kepala Unit mengikuti prosedur pengingat internal |
| Yayasan meminta data tambahan sebelum memutuskan | Keuangan dan Executive Director menyiapkan data pendukung dan menyampaikan ke Yayasan |
| Setelah ditolak Yayasan, PIC mengajukan ulang dengan anggaran dipangkas | Alur kembali normal: PIC revisi → submit → Kepala Unit → Keuangan (tanpa warning jika anggaran sudah dalam batas) |
| Baseline yang diperbarui masih mengakibatkan warning pada event lain | Keuangan berkoordinasi dengan Kepala Unit untuk prioritisasi event dalam unit/divisi |