¶ IK Panduan Sistem PPDB — Pengaturan Awal (Super Admin)
Menjelaskan langkah-langkah granular yang dilakukan Super Admin untuk menyiapkan seluruh data induk (master data) sistem PPDB sebelum periode pendaftaran dibuka — meliputi Tahun Ajaran, Jenjang, Sekolah, Periode Pendaftaran, Tipe Pembayaran, Pengaturan Pembayaran, Pembayaran Periode Pendaftaran, Kelas, Kelas Periode, dan Jenis Dokumen. Tanpa pengaturan awal ini, proses pendaftaran calon murid tidak dapat berjalan.
- Akun pengguna sistem PPDB sudah aktif dan memiliki peran Super Admin.
- Keputusan operasional tahun ajaran (kuota, jadwal pendaftaran, nominal pembayaran, persyaratan dokumen) sudah ditetapkan dan disetujui.
- Urutan pengaturan diperhatikan: Tipe Pembayaran harus dibuat lebih dulu karena dipakai pada Pengaturan Pembayaran, dan Pengaturan Pembayaran harus lengkap sebelum membuat Pembayaran Periode Pendaftaran.
- Browser (Chrome/Firefox/Edge terbaru).
- Akun sistem PPDB dengan peran Super Admin.
- Daftar data induk yang akan diinput: nama tahun ajaran, jenjang, unit sekolah, jadwal periode, komponen dan nominal pembayaran, daftar kelas, serta daftar jenis dokumen persyaratan.
Seluruh instruksi pada halaman ini hanya boleh dijalankan oleh pemegang peran Super Admin. Perubahan data induk berdampak langsung pada seluruh proses pendaftaran yang sedang berjalan.
Tahun Ajaran adalah data induk paling dasar pada sistem PPDB dan menjadi acuan bagi Periode Pendaftaran, Pembayaran Periode Pendaftaran, Kelas Periode, dan Event.
- Klik menu Tahun Ajaran pada navigasi menu Manajemen Sekolah.
- Sistem menampilkan halaman Kelola Tahun Ajaran berisi daftar seluruh Tahun Ajaran yang sudah terdaftar.
- Pada halaman Kelola Tahun Ajaran, klik tombol + (Tambah Data).
- Sistem menampilkan formulir Tahun Ajaran baru dengan isian: Nama Tahun Ajaran, Status Aktif, Tanggal Mulai, dan Tanggal Selesai.
- Isi seluruh isian pada formulir.
- Klik tombol Simpan atau Simpan dan buat lagi di bagian paling bawah halaman.
- Verifikasi bahwa data Tahun Ajaran baru tersimpan — sistem menyimpan data bila isian yang diinput valid.
- Pada halaman Kelola Tahun Ajaran, klik tombol Ubah Data pada baris Tahun Ajaran yang akan diubah.
- Sistem menampilkan formulir Tahun Ajaran yang telah terisi data sebelumnya.
- Ubah data yang diperlukan.
- Klik tombol Simpan di bagian paling bawah halaman untuk menyimpan perubahan.
- Pada halaman Kelola Tahun Ajaran, klik tombol Hapus pada baris Tahun Ajaran yang akan dihapus.
- Sistem meminta konfirmasi melalui pop-up.
- Klik Ya, Hapus! untuk menghapus data dari sistem.
Jenjang menyimpan tingkat pendidikan yang dilayani (mis. TK, SD, SMP, SMA) dan menjadi acuan saat membuat Sekolah dan Kelas.
- Klik menu Jenjang pada navigasi menu Manajemen Data.
- Sistem menampilkan halaman Kelola Jenjang berisi daftar Jenjang yang sudah terdaftar.
- Pada halaman Kelola Jenjang, klik tombol + (Tambah Data).
- Sistem menampilkan formulir Jenjang baru dengan isian: Nama Jenjang, Kode Jenjang, Lama Pendidikan (dalam satuan tahun), Urutan penampilan pada pilihan formulir, Batas Umur, dan Status.
- Isi seluruh isian pada formulir.
- Klik tombol Simpan atau Simpan dan buat lagi di bagian paling bawah halaman.
- Verifikasi bahwa data Jenjang baru tersimpan.
- Pada halaman Kelola Jenjang, klik tombol Ubah Data pada baris Jenjang yang akan diubah.
- Sistem menampilkan formulir Jenjang yang telah terisi data sebelumnya.
- Ubah data yang diperlukan.
- Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan.
- Pada halaman Kelola Jenjang, klik tombol Hapus pada baris Jenjang yang akan dihapus.
- Sistem meminta konfirmasi melalui pop-up.
- Klik Ya, Hapus! untuk menghapus data dari sistem.
Sekolah adalah unit tujuan pendaftaran calon murid dan selalu terikat pada satu Jenjang.
- Klik menu Sekolah pada navigasi menu Manajemen Sekolah.
- Sistem menampilkan halaman Kelola Sekolah berisi daftar Sekolah yang sudah terdaftar.
- Pada halaman Kelola Sekolah, klik tombol + (Tambah Data).
- Sistem menampilkan formulir Sekolah baru dengan isian: Jenjang Sekolah, Nama Sekolah, Kode Unit, Kontak Sekolah (Email dan No Telepon), dan Status Aktif.
- Isi seluruh isian pada formulir.
- Klik tombol Simpan atau Simpan dan buat lagi di bagian paling bawah halaman.
- Verifikasi bahwa data Sekolah baru tersimpan.
- Pada halaman Kelola Sekolah, klik tombol Ubah Data pada baris Sekolah yang akan diubah.
- Sistem menampilkan formulir Sekolah yang telah terisi data sebelumnya.
- Ubah data yang diperlukan.
- Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan.
- Pada halaman Kelola Sekolah, klik tombol Hapus pada baris Sekolah yang akan dihapus.
- Sistem meminta konfirmasi melalui pop-up.
- Klik Ya, Hapus! untuk menghapus data dari sistem.
Periode Pendaftaran mendefinisikan jendela waktu penerimaan calon murid pada satu Tahun Ajaran dan satu Sekolah Tujuan, lengkap dengan kuota dan seluruh tanggal kunci proses PPDB.
- Klik menu Periode Pendaftaran pada navigasi menu Manajemen Sekolah.
- Sistem menampilkan halaman Kelola Periode Pendaftaran berisi daftar Periode Pendaftaran yang sudah terdaftar.
- Pada halaman Kelola Periode Pendaftaran, klik tombol + (Tambah Data).
- Sistem menampilkan formulir Periode Pendaftaran baru dengan isian: Nama Periode Pendaftaran, Kuota Pendaftaran, Tahun Ajaran, Sekolah Tujuan, Tanggal Awal dan Tanggal Akhir Pendaftaran, Tanggal Pengumpulan Berkas, Tanggal Pengumuman, Jenis Tes, Tanggal Tes (jika ada), Tanggal Awal Pembayaran, Tanggal Akhir Pembayaran, dan Status Aktif.
- Isi seluruh isian pada formulir.
- Klik tombol Simpan atau Simpan dan buat lagi di bagian paling bawah halaman.
- Verifikasi bahwa data Periode Pendaftaran baru tersimpan.
Setiap Periode Pendaftaran yang dibuat pada langkah 4.2 wajib dilengkapi dua jenis pembayaran pada bagian 7 (Kelola Pembayaran Periode Pendaftaran), yaitu Uang Pendaftaran dan Uang Pangkal.
- Pada halaman Kelola Periode Pendaftaran, klik tombol Ubah Data pada baris Periode Pendaftaran yang akan diubah.
- Sistem menampilkan formulir Periode Pendaftaran yang telah terisi data sebelumnya.
- Ubah data yang diperlukan.
- Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan.
- Pada halaman Kelola Periode Pendaftaran, klik tombol Hapus pada baris Periode Pendaftaran yang akan dihapus.
- Sistem meminta konfirmasi melalui pop-up.
- Klik Ya, Hapus! untuk menghapus data dari sistem.
Tipe Pembayaran adalah kategori pembayaran (mis. Uang Pendaftaran, Uang Pangkal) yang akan dipakai saat penginputan data Pengaturan Pembayaran pada bagian 6.
- Klik menu Tipe Pembayaran pada navigasi menu Manajemen Data.
- Sistem menampilkan halaman Kelola Tipe Pembayaran berisi daftar Tipe Pembayaran yang sudah terdaftar.
- Pada halaman Kelola Tipe Pembayaran, klik tombol + (Tambah Data).
- Sistem menampilkan formulir Tipe Pembayaran baru dengan isian: Nama Tipe Pembayaran, Kode Tipe Pembayaran, Status Auto Publish, Status Aktif, dan Keterangan/Catatan.
- Isi seluruh isian pada formulir.
- Klik tombol Simpan atau Simpan dan buat lagi di bagian paling bawah halaman.
- Verifikasi bahwa data Tipe Pembayaran baru tersimpan.
- Pada halaman Kelola Tipe Pembayaran, klik tombol Ubah Data pada baris Tipe Pembayaran yang akan diubah.
- Sistem menampilkan formulir Tipe Pembayaran yang telah terisi data sebelumnya.
- Ubah data yang diperlukan.
- Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan.
- Pada halaman Kelola Tipe Pembayaran, klik tombol Hapus pada baris Tipe Pembayaran yang akan dihapus.
- Sistem meminta konfirmasi melalui pop-up.
- Klik Ya, Hapus! untuk menghapus data dari sistem.
Pengaturan Pembayaran memerinci komponen perhitungan pada setiap Tipe Pembayaran. Data ini dipakai saat penginputan Pembayaran Periode Pendaftaran pada bagian 7.
Lengkapi seluruh data Pengaturan Pembayaran terlebih dahulu sebelum membuat data Pembayaran Periode Pendaftaran, agar komponen perhitungan tersedia lengkap saat penginputan.
- Klik menu Pengaturan Pembayaran pada navigasi menu Manajemen Data.
- Sistem menampilkan halaman Kelola Pengaturan Pembayaran berisi daftar Pengaturan Pembayaran yang sudah terdaftar.
- Pada halaman Kelola Pengaturan Pembayaran, klik tombol + (Tambah Data).
- Sistem menampilkan formulir Pengaturan Pembayaran baru dengan isian: Tipe Pembayaran, Kategori Pembayaran, Nama Rincian, dan Operator (
+, -, atau %).
- Isi seluruh isian pada formulir.
- Klik tombol Simpan atau Simpan dan buat lagi di bagian paling bawah halaman.
- Verifikasi bahwa data Pengaturan Pembayaran baru tersimpan.
- Pada halaman Kelola Pengaturan Pembayaran, klik tombol Ubah Data pada baris Pengaturan Pembayaran yang akan diubah.
- Sistem menampilkan formulir Pengaturan Pembayaran yang telah terisi data sebelumnya.
- Ubah data yang diperlukan.
- Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan.
- Pada halaman Kelola Pengaturan Pembayaran, klik tombol Hapus pada baris Pengaturan Pembayaran yang akan dihapus.
- Sistem meminta konfirmasi melalui pop-up.
- Klik Ya, Hapus! untuk menghapus data dari sistem.
Pembayaran Periode Pendaftaran mengikat nominal pembayaran pada satu Periode Pendaftaran tertentu, dan menjadi dasar kalkulasi tagihan yang ditampilkan kepada calon murid.
- Klik menu Pembayaran Periode Pendaftaran pada navigasi menu Manajemen Sekolah.
- Sistem menampilkan halaman Kelola Pembayaran Periode Pendaftaran berisi daftar data yang sudah terdaftar.
- Pada halaman Kelola Pembayaran Periode Pendaftaran, klik tombol + (Tambah Data).
- Sistem menampilkan formulir dengan isian: Tahun Ajaran, Sekolah Tujuan, Periode Pendaftaran, Tipe Pembayaran, Status Kirim Notifikasi, Durasi Pembayaran (dalam satuan hari), serta detail pembayaran sesuai Tipe Pembayaran yang dipilih.
- Isi seluruh isian pada formulir.
- Pada bagian detail pembayaran, pastikan nominal yang ingin diperhitungkan berstatus Ditampilkan — hanya nominal berstatus Ditampilkan yang dihitung dalam kalkulasi pembayaran untuk pengguna.
- Klik tombol Simpan atau Simpan dan buat lagi di bagian paling bawah halaman.
- Verifikasi bahwa data Pembayaran Periode Pendaftaran baru tersimpan.
- Ulangi langkah 7.2 sehingga setiap Periode Pendaftaran memiliki dua jenis pembayaran: Uang Pendaftaran dan Uang Pangkal.
- Pada halaman Kelola Pembayaran Periode Pendaftaran, klik tombol Ubah Data pada baris data yang akan diubah.
- Sistem menampilkan formulir Pembayaran Periode Pendaftaran yang telah terisi data sebelumnya.
- Ubah data yang diperlukan.
- Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan.
- Pada halaman Kelola Pembayaran Periode Pendaftaran, klik tombol Hapus pada baris data yang akan dihapus.
- Sistem meminta konfirmasi melalui pop-up.
- Klik Ya, Hapus! untuk menghapus data dari sistem.
Kelas adalah data induk rombongan belajar per Jenjang yang nantinya dipasangkan dengan Periode Pendaftaran melalui Kelas Periode pada bagian 9.
- Klik menu Kelas pada navigasi menu Manajemen Data.
- Sistem menampilkan halaman Kelola Kelas berisi daftar Kelas yang sudah terdaftar.
- Pada halaman Kelola Kelas, klik tombol + (Tambah Data).
- Sistem menampilkan formulir Kelas baru dengan isian: Jenjang, Nama Kelas, Status Mutasi, dan Status Aktif.
- Isi seluruh isian pada formulir.
- Klik tombol Simpan atau Simpan dan buat lagi di bagian paling bawah halaman.
- Verifikasi bahwa data Kelas baru tersimpan.
- Pada halaman Kelola Kelas, klik tombol Ubah Data pada baris Kelas yang akan diubah.
- Sistem menampilkan formulir Kelas yang telah terisi data sebelumnya.
- Ubah data yang diperlukan.
- Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan.
- Pada halaman Kelola Kelas, klik tombol Hapus pada baris Kelas yang akan dihapus.
- Sistem meminta konfirmasi melalui pop-up.
- Klik Ya, Hapus! untuk menghapus data dari sistem.
Kelas Periode menetapkan kuota tiap Kelas pada satu Periode Pendaftaran di Sekolah Tujuan tertentu.
- Klik menu Kelas Periode pada navigasi menu Manajemen Sekolah.
- Sistem menampilkan halaman Kelola Kelas Periode berisi daftar Kelas Periode yang sudah terdaftar.
- Pada halaman Kelola Kelas Periode, klik tombol + (Tambah Data).
- Sistem menampilkan formulir Kelas Periode baru dengan isian: Tahun Ajaran, Sekolah Tujuan, Periode Pendaftaran, Kelas, dan Kuota.
- Isi seluruh isian pada formulir.
- Klik tombol Simpan atau Simpan dan buat lagi di bagian paling bawah halaman.
- Verifikasi bahwa data Kelas Periode baru tersimpan.
- Pada halaman Kelola Kelas Periode, klik tombol Ubah Data pada baris Kelas Periode yang akan diubah.
- Sistem menampilkan formulir Kelas Periode yang telah terisi data sebelumnya.
- Ubah data yang diperlukan.
- Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan.
- Pada halaman Kelola Kelas Periode, klik tombol Hapus pada baris Kelas Periode yang akan dihapus.
- Sistem meminta konfirmasi melalui pop-up.
- Klik Ya, Hapus! untuk menghapus data dari sistem.
Jenis Dokumen menjadi acuan input saat calon murid melengkapi data persyaratan pendaftaran, termasuk aturan ekstensi berkas, ukuran maksimal, dan status wajib.
- Klik menu Jenis Dokumen pada navigasi menu Manajemen Data.
- Sistem menampilkan halaman Kelola Jenis Dokumen berisi daftar Jenis Dokumen yang sudah terdaftar.
- Pada halaman Kelola Jenis Dokumen, klik tombol + (Tambah Data).
- Sistem menampilkan formulir Jenis Dokumen baru dengan isian: Nama Jenis Dokumen, Kode Jenis Dokumen, Keterangan, Ekstensi yang diizinkan, Ukuran Maksimal (dalam satuan MB), Status Wajib, Status khusus calon murid beragama Katolik, dan Status tampil di lampiran formulir.
- Isi seluruh isian pada formulir. Tulis daftar ekstensi yang diizinkan dipisah tanda koma (
,) tanpa spasi.
- Klik tombol Simpan atau Simpan dan buat lagi di bagian paling bawah halaman.
- Verifikasi bahwa data Jenis Dokumen baru tersimpan.
- Pada halaman Kelola Jenis Dokumen, klik tombol Ubah Data pada baris Jenis Dokumen yang akan diubah.
- Sistem menampilkan formulir Jenis Dokumen yang telah terisi data sebelumnya.
- Ubah data yang diperlukan.
- Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan.
- Pada halaman Kelola Jenis Dokumen, klik tombol Hapus pada baris Jenis Dokumen yang akan dihapus.
- Sistem meminta konfirmasi melalui pop-up.
- Klik Ya, Hapus! untuk menghapus data dari sistem.
Setelah seluruh instruksi pada halaman ini dijalankan, sistem PPDB memiliki data induk yang lengkap dan konsisten:
- Tahun Ajaran aktif tersedia beserta tanggal mulai dan selesainya.
- Jenjang dan Sekolah tujuan pendaftaran terdaftar dan berstatus aktif.
- Periode Pendaftaran tersedia lengkap dengan kuota serta seluruh tanggal kunci (pendaftaran, pengumpulan berkas, pengumuman, tes, dan pembayaran).
- Tipe Pembayaran dan Pengaturan Pembayaran lengkap, dan setiap Periode Pendaftaran sudah memiliki dua jenis pembayaran: Uang Pendaftaran dan Uang Pangkal.
- Kelas dan Kelas Periode terdaftar beserta kuota per kelas.
- Jenis Dokumen persyaratan terdaftar beserta aturan ekstensi, ukuran maksimal, dan status wajib.
- Data baru tidak tersimpan setelah klik Simpan. Sistem hanya menyimpan bila seluruh isian valid. Periksa kembali isian wajib pada formulir, lalu klik Simpan ulang.
- Tipe Pembayaran tidak muncul pada formulir Pengaturan Pembayaran. Tipe Pembayaran tersebut belum dibuat atau tidak berstatus aktif. Selesaikan bagian 5 (Kelola Tipe Pembayaran) terlebih dahulu.
- Komponen pembayaran tidak lengkap saat mengisi Pembayaran Periode Pendaftaran. Data Pengaturan Pembayaran belum lengkap. Lengkapi bagian 6 (Kelola Pengaturan Pembayaran) sebelum melanjutkan.
- Nominal tertentu tidak ikut terhitung pada tagihan calon murid. Periksa status nominal pada detail pembayaran — hanya nominal berstatus Ditampilkan yang masuk kalkulasi.