¶ IK Panduan Sistem PPDB — Event dan Template Follow-up (Tim MPP)
Menjelaskan langkah-langkah granular yang dilakukan Tim MPP untuk mengelola dua data pendukung akuisisi calon murid pada sistem PPDB: Data Event (kegiatan akuisisi beserta QR Code dan daftar pesertanya) dan Data Template Followup (template pesan tindak lanjut kepada calon murid dan orang tua).
- Akun pengguna sistem PPDB sudah aktif dan memiliki peran Tim MPP.
- Data Tahun Ajaran sudah tersedia di sistem, karena setiap Event terikat pada satu Tahun Ajaran.
- Template Followup sebaiknya dibuat lebih dulu bila Event yang akan dibuat memerlukan Template Pesan Followup pada formulirnya.
- Browser (Chrome/Firefox/Edge terbaru).
- Akun sistem PPDB dengan peran Tim MPP.
- Rencana event: nama event, periode pelaksanaan (tanggal mulai dan selesai), dan deskripsi.
- Naskah pesan follow-up yang akan dijadikan template.
Data Event menyimpan kegiatan akuisisi calon murid beserta QR Code pendaftaran dan daftar peserta yang mendaftar melalui event tersebut.
- Klik menu Data Event pada navigasi menu Event.
- Sistem menampilkan halaman Kelola Event berisi daftar Event yang sudah terdaftar.
- Gunakan filter Tahun Ajaran dan Nama Event pada halaman tersebut untuk mempermudah pencarian dan pengelolaan data.
- Pada halaman Kelola Event, klik tombol + (Tambah Data).
- Sistem menampilkan formulir Event baru dengan isian: Nama Event, Tahun Ajaran, Periode Event (Tanggal Mulai dan Tanggal Selesai), Deskripsi, Status Aktif, dan Template Pesan Followup.
- Isi seluruh isian pada formulir.
- Klik tombol Simpan atau Simpan dan buat lagi di bagian paling bawah halaman.
- Verifikasi bahwa data Event baru tersimpan — sistem menyimpan data bila isian yang diinput valid.
Isian Template Pesan Followup pada formulir Event mengambil data dari Data Template Followup (bagian 2). Buat template yang dibutuhkan terlebih dahulu agar tersedia sebagai pilihan.
- Pada halaman Kelola Event, klik tombol Detail Event pada baris Event yang dipilih.
- Sistem menampilkan halaman detail Event yang memuat QR Code event dan Daftar Peserta yang mendaftar.
- Untuk mengunduh QR Code, klik QR Code yang ditampilkan.
- Klik Download QR Code untuk mengunduh berkas QR Code event.
- Pada halaman Kelola Event, klik tombol Ubah Data pada baris Event yang akan diubah.
- Sistem menampilkan formulir Event yang telah terisi data sebelumnya.
- Ubah data yang diperlukan.
- Klik tombol Simpan di bagian paling bawah halaman untuk menyimpan perubahan.
- Pada halaman Kelola Event, klik tombol Hapus pada baris Event yang akan dihapus.
- Sistem meminta konfirmasi melalui pop-up.
- Klik Ya, Hapus! untuk menghapus data dari sistem.
Data Template Followup menyimpan naskah pesan tindak lanjut yang dipakai Tim MPP untuk menghubungi calon murid dan orang tua, dan dapat ditautkan ke sebuah Event.
- Klik menu Data Template Followup pada navigasi menu Template Followup.
- Sistem menampilkan halaman Kelola Template Followup berisi daftar template yang sudah terdaftar.
- Pada halaman Kelola Template Followup, klik tombol + (Tambah Data).
- Sistem menampilkan formulir Template Follow Up baru dengan isian Nama Template Follow Up dan Pesan Follow Up.
- Isi Nama Template Follow Up.
- Susun isi Pesan Follow Up. Gunakan value dinamis berikut agar isi pesan menyesuaikan data penerima secara otomatis dan lebih personal:
{nama_ortu} — nama orang tua penerima pesan.{nama_anak} — nama calon murid.{unit_tujuan} — unit sekolah tujuan.{nama_event} — nama event terkait.
- Klik tombol Simpan atau Simpan dan buat lagi di bagian paling bawah halaman.
- Verifikasi bahwa data Template Followup baru tersimpan.
- Pada halaman Kelola Template Followup, klik tombol Ubah Data pada baris Template Followup yang akan diubah.
- Sistem menampilkan formulir Template Followup yang telah terisi data sebelumnya.
- Ubah data yang diperlukan.
- Klik tombol Simpan di bagian paling bawah halaman untuk menyimpan perubahan.
- Pada halaman Kelola Template Followup, klik tombol Hapus pada baris Template Followup yang akan dihapus.
- Sistem meminta konfirmasi melalui pop-up.
- Klik Ya, Hapus! untuk menghapus data dari sistem.
Setelah seluruh instruksi pada halaman ini dijalankan:
- Data Event untuk Tahun Ajaran berjalan sudah terdaftar lengkap dengan periode pelaksanaan, deskripsi, dan status aktifnya.
- QR Code tiap Event sudah diunduh dan siap dipakai pada materi promosi maupun pendaftaran di lokasi event.
- Daftar peserta yang mendaftar melalui setiap Event dapat dipantau melalui halaman Detail Event.
- Template Followup tersedia dan memakai value dinamis sehingga pesan tindak lanjut terpersonalisasi otomatis.
- Template Pesan Followup tidak muncul sebagai pilihan pada formulir Event. Template tersebut belum dibuat. Selesaikan bagian 2.2 (Menambahkan Template Followup Baru) terlebih dahulu, lalu ulangi pengisian formulir Event.
- Event yang dicari tidak terlihat pada daftar. Gunakan filter Tahun Ajaran dan Nama Event pada halaman Kelola Event — daftar mungkin sedang terfilter pada Tahun Ajaran lain.
- Value dinamis tercetak apa adanya pada pesan yang diterima. Periksa penulisan value dinamis pada Pesan Follow Up; penulisan harus persis seperti
{nama_ortu}, {nama_anak}, {unit_tujuan}, dan {nama_event}.
- Data baru tidak tersimpan setelah klik Simpan. Sistem hanya menyimpan bila seluruh isian valid. Periksa kembali isian wajib pada formulir, lalu klik Simpan ulang.