SOP Pengelolaan Event dan Acquisition Channel PPDB ini bertujuan menjamin seluruh kegiatan event dan kanal akuisisi PPDB dilaksanakan secara terstruktur, terukur, dan terintegrasi dengan Sistem PPDB, sehingga menghasilkan lead yang valid, terverifikasi, dan ditindaklanjuti sesuai standar.
SOP Pengelolaan Event dan Acquisition Channel PPDB ini mencakup perencanaan program PPDB baik event maupun digital, penentuan target dan jenis aktivitas, persiapan dan pelaksanaan event atau campaign, pengelolaan dan tindak lanjut data lead, serta monitoring funnel dan evaluasi program.
Proses ini menghasilkan lead yang selanjutnya dikelola melalui SOP Prospect Management PPDB. Pengendalian operasional PPDB secara menyeluruh diatur di SOP Monitoring dan Pengendalian Operasional PPDB.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Lead | Data calon siswa yang masuk melalui QR, tautan, atau event, dan tercatat dalam Sistem PPDB |
| Awareness | Aktivitas peningkatan exposure tanpa target langsung berupa lead |
| Event Acquisition | Event dengan tujuan menghasilkan lead melalui interaksi langsung |
| Event Branding | Event dengan tujuan awareness, dengan atau tanpa lead capture |
| Digital Campaign | Aktivitas digital untuk menghasilkan lead |
| QR/Link Khusus | Media resmi untuk input lead ke Sistem PPDB |
| MMP | Unit Marketing, Media, dan Promosi yang mengelola program akuisisi PPDB |
| Tim Branding Strategy & Content | Pelaksana campaign digital dan penyedia materi promosi |
| SLA | Service Level Agreement — standar waktu tindak lanjut lead |
| Peran | Tanggung Jawab dalam SOP ini |
|---|---|
| Executive Director | Menyetujui program PPDB, baik yang tercantum dalam RKT maupun tambahan di luar RKT |
| Kepala MMP | Menentukan target dan jenis aktivitas program, menunjuk PIC Program, menyetujui proposal, dan melakukan evaluasi strategis |
| PIC Program | Menyusun detail operasional program, menentukan dan menyiapkan QR/link resmi, menyusun timeline dan kebutuhan sumber daya, serta mengoordinasikan pelaksanaan |
| Tim Branding Strategy & Content | Menyiapkan materi promosi dan melaksanakan campaign digital |
| Unit Terkait | Menyiapkan kebutuhan operasional dan melaksanakan event |
| Admin TU | Memverifikasi data lead dan melakukan follow up sesuai SLA |
| MMP | Memantau funnel dan melakukan evaluasi mingguan program |
| Sistem PPDB | Menerima data lead melalui QR/link resmi |
Pemicu (Start Event): Message event — Executive Director menyetujui program PPDB, baik program dalam RKT maupun program tambahan di luar RKT. Persetujuan tersebut menjadi dasar dimulainya perencanaan event PPDB.
Pelaku dan Lane: Executive Director, Kepala MMP, PIC Program, Tim Branding Strategy & Content, Unit Terkait, Admin TU, Sistem PPDB, MMP.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Executive Director
Input (Data Object): Usulan program PPDB dalam RKT atau usulan program tambahan di luar RKT
Aktivitas: Executive Director menyetujui program PPDB yang akan dilaksanakan.
Output (Data Object): Program PPDB disetujui
Serah-terima (Message Flow): Executive Director menyampaikan program yang disetujui kepada Kepala MMP
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 1.2
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Kepala MMP
Input (Data Object): Program PPDB yang telah disetujui
Aktivitas: Kepala MMP menetapkan target program: lead apabila fokusnya peningkatan jumlah calon siswa, atau awareness apabila fokusnya peningkatan exposure dan brand. Ketentuan klasifikasi ditetapkan di Tabel Keputusan Klasifikasi Aktivitas dan Kebutuhan Kanal PPDB.
Output (Data Object): Klasifikasi target program
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 1.3
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Kepala MMP
Input (Data Object): Klasifikasi target program
Aktivitas: Kepala MMP menetapkan jenis aktivitas PPDB — Digital Campaign untuk lead melalui media digital, Event Acquisition untuk lead melalui interaksi langsung, atau Event Branding untuk awareness tanpa fokus lead. Ketentuan klasifikasi ditetapkan di Tabel Keputusan Klasifikasi Aktivitas dan Kebutuhan Kanal PPDB.
Output (Data Object): Klasifikasi jenis aktivitas
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 1.4
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala MMP
Input (Data Object): Klasifikasi target dan jenis aktivitas program
Aktivitas: Kepala MMP menunjuk PIC Program yang bertanggung jawab atas pelaksanaan program.
Output (Data Object): PIC Program ditetapkan
Serah-terima (Message Flow): Kepala MMP menyampaikan penugasan beserta klasifikasi program kepada PIC Program
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.1
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Klasifikasi target dan jenis aktivitas program
Aktivitas: PIC Program menyusun format event atau campaign, channel yang digunakan, timeline pelaksanaan, dan kebutuhan program.
Output (Data Object): Draft proposal program
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.2
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Draft proposal program, klasifikasi jenis aktivitas
Aktivitas: PIC Program menentukan kebutuhan QR atau tautan resmi sesuai jenis aktivitas, dan memastikan kanal tersebut terintegrasi dengan Sistem PPDB. Aturan kewajiban penggunaan QR/link ditetapkan di Tabel Keputusan Klasifikasi Aktivitas dan Kebutuhan Kanal PPDB.
Output (Data Object): Kebutuhan channel program
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.3
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Draft proposal program dan kebutuhan channel
Aktivitas: PIC Program menyusun timeline detail pelaksanaan program.
Output (Data Object): Timeline program
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.4
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Timeline dan format program
Aktivitas: PIC Program menyusun kebutuhan sumber daya manusia, logistik, dan detail anggaran program.
Output (Data Object): Rencana kebutuhan program
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.5
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Draft proposal beserta kebutuhan channel, timeline, dan sumber daya
Aktivitas: PIC Program melakukan review internal terhadap proposal program.
Output (Data Object): Draft final proposal
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyerahkan draft final proposal kepada Kepala MMP
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.6
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala MMP
Input (Data Object): Draft final proposal program
Aktivitas: Kepala MMP mereview dan menyetujui proposal program.
Output (Data Object): Proposal program disetujui
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3.1
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Proposal program yang disetujui, kebutuhan channel
Aktivitas: PIC Program menyiapkan QR atau tautan khusus sesuai channel dan memastikan integrasinya dengan Sistem PPDB. QR atau tautan wajib digunakan pada seluruh aktivitas yang menghasilkan lead.
Output (Data Object): QR/link resmi siap digunakan
Rincian/turunan: Penerimaan lead melalui kanal ini dijalankan sistem — lihat Otomasi Penerimaan Lead PPDB melalui QR dan Link Resmi
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3.2 (Gateway paralel persiapan)
Pelaku (Lane): PIC Program, Tim Branding Strategy & Content, Unit Terkait
Tipe Gateway: Parallel (AND)
Aturan: Langkah 3.3, 3.4, dan 3.5 dikerjakan bersamaan oleh tiga lane yang berbeda. Ketiganya tidak saling bergantung.
Penggabungan (Merge): Seluruh jalur bertemu (join) di Tahap 4 — pelaksanaan hanya dimulai setelah koordinasi, materi promosi, dan kesiapan operasional selesai.
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Proposal program yang disetujui, timeline pelaksanaan
Aktivitas: PIC Program melakukan koordinasi dengan unit terkait untuk pelaksanaan program.
Output (Data Object): Kesepakatan pelaksanaan
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyampaikan rencana pelaksanaan kepada Tim Branding Strategy & Content dan Unit Terkait
Alur berikutnya (Sequence Flow): → join di Tahap 4
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Tim Branding Strategy & Content
Input (Data Object): Kebutuhan program dan QR/link resmi
Aktivitas: Tim Branding Strategy & Content menyiapkan materi promosi sesuai kebutuhan program.
Output (Data Object): Materi promosi
Alur berikutnya (Sequence Flow): → join di Tahap 4
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): Unit Terkait
Input (Data Object): Rencana kebutuhan program, kesepakatan pelaksanaan
Aktivitas: Unit terkait menyiapkan seluruh kebutuhan operasional pelaksanaan event.
Output (Data Object): Kesiapan event
Alur berikutnya (Sequence Flow): → join di Tahap 4
Pelaku (Lane): Tim Branding Strategy & Content, Unit Terkait
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika jenis aktivitas Digital Campaign → Langkah 4.2; jika Event Acquisition → Langkah 4.3; jika Event Branding → Langkah 4.4.
Penggabungan (Merge): Seluruh jalur bertemu di Langkah 4.5 (Menerima Data Lead ke Sistem PPDB), kecuali Event Branding tanpa lead capture yang berakhir pada End Event "Program Awareness Terlaksana".
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Tim Branding Strategy & Content
Input (Data Object): Materi promosi, QR/link resmi, timeline program
Aktivitas: Tim Branding Strategy & Content melaksanakan campaign digital sesuai rencana. Seluruh lead wajib masuk melalui QR atau tautan resmi.
Output (Data Object): Campaign berjalan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.5
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): Unit Terkait
Input (Data Object): Kesiapan event, materi promosi, QR/link resmi
Aktivitas: Unit terkait melaksanakan event sesuai standar PPDB, dengan menggunakan QR atau tautan resmi untuk lead capture.
Output (Data Object): Event berjalan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.5
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): Unit Terkait
Input (Data Object): Kesiapan event, materi promosi
Aktivitas: Unit terkait melaksanakan event sesuai tujuan awareness. Apabila terdapat lead capture, QR atau tautan resmi wajib digunakan; apabila tidak ada lead capture, penggunaan QR atau tautan tidak diwajibkan.
Output (Data Object): Event berjalan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.5 apabila terdapat lead capture; selain itu → End Event: Program Awareness Terlaksana
Tipe Task (BPMN): Service Task
Pelaku (Lane): Sistem PPDB
Input (Data Object): Pengisian data calon siswa melalui QR atau tautan resmi
Aktivitas: Sistem PPDB menerima dan mencatat data lead yang masuk melalui QR atau tautan resmi. Lead yang tidak masuk ke sistem dianggap tidak valid dan tidak dapat diproses lebih lanjut.
Output (Data Object): Data lead tercatat di Sistem PPDB
Rincian/turunan: Otomasi Penerimaan Lead PPDB melalui QR dan Link Resmi
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.6
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Admin TU
Input (Data Object): Data lead yang masuk ke Sistem PPDB
Aktivitas: Admin TU memverifikasi data lead pada Sistem PPDB.
Output (Data Object): Data lead terverifikasi
SLA/Durasi: Maksimal H+1 hari kerja sejak data masuk
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.7
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Admin TU
Input (Data Object): Data lead terverifikasi
Aktivitas: Admin TU melakukan follow up lead sesuai SLA yang ditetapkan.
Output (Data Object): Lead ditindaklanjuti
Rincian/turunan: Pengelolaan prospek selanjutnya mengikuti SOP Prospect Management PPDB
SLA/Durasi: Maksimal H+2 hari kerja setelah verifikasi
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.8
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): MMP
Input (Data Object): Data lead, status follow up, dan catatan kepatuhan SLA di Sistem PPDB
Aktivitas: MMP memantau jumlah lead, status follow up, dan kepatuhan SLA secara berkala.
Output (Data Object): Status funnel PPDB
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5.1
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): MMP
Input (Data Object): Status funnel PPDB, data pelaksanaan program
Aktivitas: MMP melakukan evaluasi program secara mingguan.
Output (Data Object): Laporan evaluasi mingguan
SLA/Durasi: Minimal setiap minggu
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5.2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): MMP
Input (Data Object): Laporan evaluasi mingguan
Aktivitas: MMP mengidentifikasi kebutuhan penyesuaian channel, target, atau strategi program.
Output (Data Object): Rekomendasi strategi
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5.3 (Gateway: Perlu Penyesuaian Strategi?)
Pelaku (Lane): MMP
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika diperlukan penyesuaian channel, target, atau strategi → kembali ke Tahap 2 (Perencanaan Program) untuk menyusun ulang detail operasional; jika tidak diperlukan → Langkah 5.4 (Melakukan Evaluasi Strategis).
Penggabungan (Merge): Jalur penyesuaian bergabung kembali di Langkah 2.1.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala MMP
Input (Data Object): Laporan evaluasi mingguan dan rekomendasi strategi
Aktivitas: Kepala MMP melakukan evaluasi strategis secara berkala terhadap efektivitas program.
Output (Data Object): Hasil evaluasi strategis
SLA/Durasi: Berkala
Alur berikutnya (Sequence Flow): → End Event: Program Event dan Acquisition Channel Selesai
End Events:
Diagram berikut merangkum alur SOP Pengelolaan Event dan Acquisition Channel PPDB: persetujuan program oleh Executive Director, klasifikasi target dan jenis aktivitas oleh Kepala MMP, perencanaan dan persetujuan proposal, persiapan QR/link dan operasional secara paralel, pelaksanaan menurut jenis aktivitas, penerimaan lead oleh sistem yang diverifikasi dan ditindaklanjuti Admin TU, serta evaluasi berkala yang dapat mengembalikan program ke tahap perencanaan.
| Titik Kontrol | Yang Diperiksa | Pemeriksa | Frekuensi | SLA |
|---|---|---|---|---|
| Klasifikasi program | Setiap program memiliki target lead atau awareness, dan jenis aktivitas terklasifikasi | Kepala MMP | Setiap program | — |
| Kebutuhan channel | QR/link resmi tersedia dan terintegrasi Sistem PPDB untuk aktivitas yang menghasilkan lead | PIC Program | Setiap program | — |
| Persetujuan proposal | Proposal lengkap dan disetujui sebelum persiapan dimulai | Kepala MMP | Setiap program | — |
| Penerimaan lead | Seluruh lead masuk melalui QR/link resmi dan tercatat di Sistem PPDB | Sistem PPDB | Setiap lead | — |
| Verifikasi lead | Data lead terverifikasi di Sistem PPDB | Admin TU | Setiap lead | Maksimal H+1 hari kerja sejak data masuk |
| Follow up lead | Lead ditindaklanjuti sesuai SLA | Admin TU | Setiap lead | Maksimal H+2 hari kerja setelah verifikasi |
| Monitoring funnel | Jumlah lead, status follow up, kepatuhan SLA | MMP | Berkala | — |
| Evaluasi program | Efektivitas program dan kebutuhan penyesuaian strategi | MMP | Minimal mingguan | — |
| Evaluasi strategis | Efektivitas program secara strategis | Kepala MMP | Berkala | — |
Lead yang tidak masuk ke Sistem PPDB dianggap tidak valid dan tidak dapat diproses lebih lanjut, tanpa terkecuali. Event Branding tanpa lead capture merupakan satu-satunya aktivitas yang tidak diwajibkan menggunakan QR atau tautan resmi.
Apabila hasil evaluasi mingguan menunjukkan kebutuhan penyesuaian channel, target, atau strategi, program dikembalikan ke tahap perencanaan untuk disusun ulang. Jalur eskalasi operasional PPDB secara umum diatur di Tabel Keputusan Eskalasi Operasional PPDB.
Referensi pada dokumen sumber: Proses Bisnis Administrasi PPDB, BPMN Pengelolaan Event dan Acquisition Channel PPDB, serta Business Rules PPDB (Target Program, Channel, QR Requirement).