Otomasi Penerimaan Lead PPDB melalui QR dan Link Resmi mencatat data calon siswa ke Sistem PPDB secara otomatis ketika calon siswa atau orang tua mengisi formulir melalui QR Code maupun tautan resmi yang disiapkan PIC Program. Tidak ada pencatatan manual pada tahap ini — pelakunya adalah sistem, bukan manusia.
Nilainya: seluruh lead dari Digital Campaign, Event Acquisition, dan Event Branding yang memiliki lead capture masuk ke satu sumber data yang sama, sehingga dapat diverifikasi dan ditindaklanjuti dalam SLA yang terukur. Konsekuensinya juga tegas: lead yang tidak masuk ke Sistem PPDB dianggap tidak valid dan tidak dapat diproses lebih lanjut.
Otomasi ini dirujuk oleh SOP Pengelolaan Event dan Acquisition Channel PPDB pada Langkah 3.1 (Menyiapkan QR/Link Resmi) dan Langkah 4.5 (Menerima Data Lead ke Sistem PPDB).
| Sistem | Peran dalam otomasi |
|---|---|
| Sistem PPDB | Penerima dan pencatat data lead; sumber data operasional utama PPDB |
| QR Code dan tautan resmi PPDB | Kanal input lead yang terintegrasi dengan Sistem PPDB |
Pemicu otomasi ini adalah message event: calon siswa atau orang tua mengirimkan data melalui formulir yang diakses lewat QR Code atau tautan resmi PPDB.
Pemicu terjadi kapan pun kanal resmi diakses — selama campaign digital berlangsung, selama event acquisition berjalan, maupun pada event branding yang menyediakan lead capture.
Data calon siswa yang diperoleh di luar QR Code atau tautan resmi tidak masuk ke alur ini, sehingga tidak tercatat sebagai lead yang dapat diproses.
| Parameter | Nilai |
|---|---|
| Kanal input resmi | QR Code dan tautan khusus yang disiapkan PIC Program per program |
| Prasyarat kanal | Terintegrasi dengan Sistem PPDB sebelum pelaksanaan program dimulai |
| Penanggung jawab penyiapan kanal | PIC Program |
| Atribut yang dicatat sistem | Data lead beserta program dan kanal asal |
| SLA verifikasi lead oleh Admin TU | Maksimal H+1 hari kerja sejak data masuk |
| SLA follow up lead oleh Admin TU | Maksimal H+2 hari kerja setelah verifikasi |
Kewajiban penggunaan QR atau tautan resmi menurut jenis aktivitas ditetapkan di Tabel Keputusan Klasifikasi Aktivitas dan Kebutuhan Kanal PPDB.
| Kondisi | Perilaku yang diharapkan |
|---|---|
| QR atau tautan belum terintegrasi dengan Sistem PPDB | Program tidak boleh dilaksanakan sampai integrasi selesai; PIC Program menyelesaikannya pada tahap persiapan |
| Lead diperoleh di luar kanal resmi | Lead dianggap tidak valid dan tidak dapat diproses lebih lanjut; tidak ada jalur pencatatan manual sebagai pengganti |
| Data lead masuk tidak lengkap | Lead tetap tercatat, lalu dinilai pada tahap validasi menggunakan Tabel Keputusan Validasi Lead PPDB |
| Sistem PPDB tidak dapat diakses saat pelaksanaan | Lead tidak dapat masuk; PIC Program mengeskalasikan kendala teknis dan pelaksanaan lead capture ditunda sampai kanal berfungsi |
Seluruh lead yang masuk tercatat di Sistem PPDB beserta program dan kanal asalnya. MMP memantau jumlah lead, status follow up, dan kepatuhan SLA secara berkala melalui monitoring funnel, serta melakukan evaluasi program minimal setiap minggu. Hasil monitoring menjadi dasar identifikasi kebutuhan penyesuaian channel, target, atau strategi program.