Tabel Keputusan Monitoring dan Laporan Bulanan Ekstrakurikuler ini digunakan pada fase pelaksanaan serta fase evaluasi dan laporan dalam SOP Pengelolaan Ekstrakurikuler, di dua titik keputusan:
| Bagian | Titik keputusan di SOP | Aktor | Frekuensi |
|---|---|---|---|
| 1 | Langkah 6.5 — Memastikan Keterlaksanaan Kegiatan, Kehadiran, dan Jurnal | PIC Program | Mingguan |
| 2 | Langkah 7.2 dan 7.3 — Mereview Laporan Bulanan | Kepala Unit/Bagian | Bulanan |
Kedua bagian di bawah memetakan kondisi hasil monitoring dan isi laporan ke tindakan yang harus diambil.
| No | Kondisi | Sesuai | Revisi atau Konfirmasi |
|---|---|---|---|
| 1 | Kehadiran pelatih sesuai dengan data dari Piket | Ya | Tidak |
| 2 | Pelatih ekstrakurikuler mengisi kehadiran siswa | Ya | Tidak |
| 3 | Pelatih mengisi jurnal sesuai silabus | Ya | Tidak |
| 4 | Pelatih mengisi kolom keterangan apabila kegiatan tidak sesuai rencana silabus | Ya | Tidak |
Ketentuan: status Sesuai apabila seluruh kondisi terpenuhi; perlu revisi atau konfirmasi apabila terdapat kondisi yang tidak terpenuhi.
| No | Kondisi yang Dievaluasi | Sesuai | Revisi |
|---|---|---|---|
| 1 | Persentase pelaksanaan ekstrakurikuler per bulan | Tidak | Tidak |
| 2 | Persentase kehadiran peserta didik per bulan | Tidak | Tidak |
| 3 | Persentase penyampaian materi berbanding silabus | Tidak | Tidak |
| 4 | Catatan evaluasi | Ya | Tidak |
Ketentuan yang berlaku:
Ketidakkonsistenan pada dokumen sumber. Tabel Bagian 2 disalin apa adanya dari SOP Pengelolaan Ekstrakurikuler V1.1 bagian 7.8. Pada dokumen sumber, baris 1 sampai 3 bernilai "Tidak" pada kedua kolom keputusan sehingga tidak menghasilkan keputusan apa pun, dan hanya baris 4 yang menentukan. Pembacaan yang konsisten dengan bagian Ketentuan adalah: baris 1 sampai 3 merupakan data yang dilaporkan (persentase realisasi), sedangkan keputusan ditentukan oleh ada tidaknya catatan evaluasi ketika realisasi tidak mencapai 100%. Konfirmasikan pembacaan yang benar kepada pemilik dokumen sebelum tabel ini dijadikan acuan operasional, lalu perbarui halaman ini beserta versinya.
Sesuai (Bagian 1): keterlaksanaan kegiatan minggu berjalan tercatat lengkap dan konsisten. PIC Program menutup monitoring minggu tersebut tanpa tindak lanjut.
Revisi atau Konfirmasi (Bagian 1): PIC Program mengonfirmasi ketidaksesuaian kepada Piket dan pelatih yang bersangkutan. Apabila kegiatan memang terlaksana namun jurnal belum diisi, pelatih diminta memperbarui jurnal. Apabila ketidaksesuaian berasal dari kesalahan monitoring, data monitoring yang disesuaikan. Apabila pelaksanaan tidak sesuai silabus dan kolom keterangan kosong, pelatih diminta melengkapinya.
Sesuai (Bagian 2): Kepala Unit/Bagian menyetujui laporan bulanan; PIC Program melanjutkan ke penilaian ekstrakurikuler dan pemindahan nilai ke AIMSIS.
Revisi (Bagian 2): Kepala Unit/Bagian mengirimkan catatan revisi kepada PIC Program. PIC Program melengkapi catatan evaluasi dan mengirimkan laporan revisi dalam maksimal 3 hari kerja untuk direview ulang.
Bagian 1 — Sesuai. Pelatih mengisi jurnal untuk 16 ekstrakurikuler, dan monitoring kehadiran pelatih dari Piket juga mencatat 16 ekstrakurikuler. Keputusan: sesuai.
Bagian 1 — Revisi karena selisih data. Pelatih mengisi jurnal untuk 15 ekstrakurikuler, sedangkan monitoring kehadiran pelatih dari Piket mencatat 16 ekstrakurikuler. Keputusan: konfirmasi kepada Piket dan pelatih yang tidak mengisi jurnal. Apabila ekstrakurikuler memang terlaksana, pelatih diminta memperbarui jurnal; apabila terjadi kesalahan monitoring, data monitoring yang disesuaikan.
Bagian 1 — Revisi karena kolom keterangan kosong. Jurnal terisi, namun pelaksanaan materi tidak sesuai rencana silabus dan pelatih tidak memberi penjelasan di kolom keterangan. Keputusan: pelatih diminta melengkapi kolom keterangan.
Bagian 2 — Laporan sesuai. Pelaksanaan dan penyampaian materi ekstrakurikuler 100% sesuai rencana, dan presensi siswa 100% terdata. Keputusan: sesuai.
Bagian 2 — Laporan perlu revisi. Pelaksanaan dan penyampaian materi ekstrakurikuler kurang dari 100%, dan tidak ada catatan evaluasi. Keputusan: lengkapi catatan evaluasi.
Tabel Keputusan Monitoring dan Laporan Bulanan Ekstrakurikuler ini bersumber dari Kebijakan Pengelolaan Program Kesiswaan: