Ekstrakurikuler dan bina prestasi merupakan kegiatan pendidikan di luar mata pelajaran yang diselenggarakan Sekolah Yakobus. Ekstrakurikuler bertujuan memfasilitasi eksplorasi dan pengembangan minat peserta didik, sedangkan bina prestasi bertujuan mengembangkan potensi dan bakat peserta didik secara optimal serta menyiapkan mereka meraih prestasi di luar sekolah.
Kedua program dikelola melalui siklus tahunan yang sama — inisiasi, desain, perencanaan, persiapan, pelaksanaan, hingga evaluasi dan pelaporan — dengan pelaku dan sistem yang sebagian besar identik. Kebijakan Pengelolaan Program Kesiswaan ini menetapkan prinsip, kewenangan, dan batasan yang berlaku bagi kedua program, sehingga SOP turunannya dapat dilaksanakan secara konsisten.
Kebijakan Pengelolaan Program Kesiswaan ini bertujuan untuk:
Kebijakan Pengelolaan Program Kesiswaan ini berlaku untuk Unit Pendidikan Sekolah Yakobus dan mengikat dua program berikut:
| Program | Karakteristik | SOP turunan |
|---|---|---|
| Ekstrakurikuler | Kegiatan pendidikan di luar mata pelajaran untuk eksplorasi dan pengembangan minat peserta didik; melibatkan peminatan siswa | SOP Pengelolaan Ekstrakurikuler |
| Bina Prestasi | Kegiatan pendidikan di luar mata pelajaran untuk mengembangkan potensi dan bakat serta menyiapkan siswa meraih prestasi di luar sekolah; melibatkan seleksi peserta | SOP Pengelolaan Bina Prestasi |
Periode keberlakuan: sepanjang tahun, dimulai bulan Januari tahun ajaran (Y-1/Y) sampai Juni tahun ajaran (Y/Y+1).
Lokasi: Sekolah Yakobus dan lokasi kegiatan yang ditentukan.
Review kebijakan: setiap semester pada bulan Januari dan Juni.
Kebijakan Pengelolaan Program Kesiswaan ini beserta SOP turunannya tidak berlaku untuk:
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Ekstrakurikuler (Ekskur) | Kegiatan pendidikan di luar mata pelajaran untuk memfasilitasi eksplorasi dan pengembangan minat peserta didik secara optimal |
| Bina Prestasi (Binpres) | Kegiatan pendidikan di luar mata pelajaran untuk mengembangkan potensi dan bakat peserta didik serta menyiapkan mereka meraih prestasi di luar sekolah |
| PIC Program | Person In Charge Program — penanggung jawab utama pengelolaan dan koordinasi seluruh kegiatan program |
| Kepala Unit/Bagian | Pimpinan unit pendidikan yang bertanggung jawab atas kebijakan dan persetujuan program |
| RKT | Rencana Kerja Tahunan program |
| RAB | Rencana Anggaran Biaya — dokumen perencanaan keuangan pelaksanaan program |
| Peminatan | Proses pemilihan ekstrakurikuler oleh siswa sesuai minat dan bakat masing-masing |
| Pelatih / Pembina | Pelaksana kegiatan; internal (guru/staf sekolah) atau eksternal (direkrut dari luar sekolah) |
| Silabus | Rencana pembelajaran yang memuat capaian pembelajaran, tujuan pembelajaran, materi pokok, dan waktu pembelajaran |
| Rubrik Penilaian | Instrumen penilaian yang memuat kriteria dan indikator pencapaian siswa |
| Jurnal Kegiatan | Catatan harian pelatih/pembina yang mendokumentasikan presensi, materi, kegiatan, dan perkembangan siswa |
| Piket | Petugas yang memantau kelancaran pelaksanaan kegiatan pada jadwal pelaksanaan |
| AIMSIS | Academic Information Management System — sistem informasi akademik untuk pengelolaan data siswa dan nilai |
| Capaian Pembelajaran | Target kompetensi yang diharapkan dikuasai siswa setelah mengikuti program |
| SLA | Service Level Agreement — standar waktu dan kualitas layanan yang harus dipenuhi |
Pengelolaan program kesiswaan wajib menggunakan sistem berikut sesuai peruntukannya:
| Sistem | Peruntukan |
|---|---|
Sistem Pengelolaan Program (https://ws1-yakobus.theprime.id) |
Desain program, RKT, RAB, aktivitas, linimasa, dan persetujuan program |
Sistem Ekstrakurikuler / Bina Prestasi (https://sistem-kurikulum.theprime.id) |
Pendataan bidang, peminatan, jadwal, silabus, rubrik penilaian, registrasi pelatih/pembina, kehadiran, jurnal kegiatan, monitoring, dan laporan |
| Sistem Keuangan | Review dan persetujuan laporan bulanan serta pengajuan honor pelatih/pembina |
| Sistem HR | Pengajuan dan proses rekrutmen pelatih/pembina eksternal |
| AIMSIS | Input dan pengelolaan nilai program bagi siswa |
Hasil penilaian program wajib dipindahkan ke AIMSIS sesuai periode pelaporan agar terintegrasi dengan data akademik siswa.
Kewenangan persetujuan dalam pengelolaan program kesiswaan ditetapkan sebagai berikut:
| Objek keputusan | Pengusul | Pemberi persetujuan |
|---|---|---|
| Rentang waktu, sasaran, outcome, dan penunjukan PIC Program | — | Kepala Unit/Bagian |
| Kelayakan bidang ekstrakurikuler / bina prestasi | PIC Program | PIC Program (berdasarkan tabel keputusan) |
| RKT dan RAB program | PIC Program | Kepala Unit/Bagian |
| Rencana program (aktivitas, linimasa, pekan pelaksanaan, capaian pembelajaran) | PIC Program | Kepala Unit/Bagian |
| Silabus dan rubrik penilaian | Pelatih / Pembina | PIC Program |
| Laporan bulanan program | PIC Program | Kepala Unit/Bagian |
Keputusan yang bergantung pada kombinasi kondisi mengacu pada tabel keputusan yang ditetapkan bagi masing-masing program, bukan pada penilaian diskresioner.
Bidang ekstrakurikuler berkategori Prestasi, Khas Yakobus, dan Wajib otomatis memenuhi kriteria penyelenggaraan terlepas dari kuota. Bidang berkategori Pilihan wajib memenuhi kuota minimum per kelas dan kesesuaian anggaran.
Bidang bina prestasi berkategori unggulan dan potensial otomatis memenuhi kriteria. Bidang yang tidak berkembang dievaluasi lebih lanjut untuk dilanjutkan atau dihentikan, dengan mempertimbangkan ketersediaan ajang kompetisi minimal skala regional dan kesesuaian anggaran.
Seluruh siswa terdaftar wajib memiliki ekstrakurikuler. Apabila terdapat siswa yang belum terdaftar setelah peminatan tahap pertama, atau terdaftar pada ekstrakurikuler yang tidak memenuhi kriteria, unit wajib menyelenggarakan peminatan tahap berikutnya sampai seluruh siswa terdaftar.
Keikutsertaan dalam bina prestasi ditentukan melalui seleksi peserta oleh PIC Program, bukan melalui peminatan bebas.
Setiap bidang program wajib memiliki silabus dan rubrik penilaian yang disusun pelatih/pembina dan disetujui PIC Program sebelum pelaksanaan dimulai. Silabus wajib memuat capaian pembelajaran, tujuan pembelajaran, materi, dan waktu pelaksanaan yang terjadwal sesuai jumlah pekan kegiatan.
Pelatih/pembina wajib mengisi kehadiran siswa dan jurnal kegiatan pada hari pelaksanaan. Apabila pelaksanaan tidak sesuai rencana silabus, pelatih/pembina wajib mengisi kolom keterangan dengan penjelasan.
Penilaian siswa wajib dilaksanakan berdasarkan rubrik yang telah ditetapkan dan dipindahkan ke AIMSIS sesuai periode pelaporan.
Pelaksanaan kegiatan dipantau berlapis: Piket memastikan kehadiran pelatih/pembina dan keberjalanan kegiatan pada hari pelaksanaan, sedangkan PIC Program memastikan keterlaksanaan kegiatan, kehadiran siswa, dan pengisian jurnal paling lambat akhir minggu berjalan.
Laporan bulanan wajib disusun PIC Program paling lambat minggu ke-1 bulan berikutnya dan direview Kepala Unit/Bagian. Selisih antara rencana dan realisasi pelaksanaan maupun penyampaian materi wajib disertai catatan evaluasi.
Setiap tahapan proses terikat pada SLA yang ditetapkan di masing-masing SOP turunan. Eskalasi dilakukan dalam bentuk pengingat oleh pihak yang berkepentingan atas tahapan tersebut — PIC Program mengingatkan Kepala Unit/Bagian dan sebaliknya, serta PIC Program menghubungi HR untuk konfirmasi kendala rekrutmen pelatih/pembina eksternal.
Executive Director memantau keterlaksanaan SOP pada seluruh fase, memberikan arahan strategis, dan menangani eskalasi permasalahan sesuai kebutuhan.
| Peran | Akuntabilitas |
|---|---|
| Kepala Unit/Bagian | Menginisiasi program, menetapkan rentang waktu, sasaran, outcome, dan PIC Program; mereview serta menyetujui RKT, RAB, rencana program, dan laporan bulanan |
| PIC Program | Mengoordinasikan seluruh siklus program: penyusunan bidang, jadwal, RKT/RAB, rencana, persiapan, monitoring pelaksanaan, serta penyusunan laporan bulanan dan tahunan |
| HRD | Menerima pengajuan kebutuhan pelatih/pembina eksternal, melaksanakan rekrutmen, dan memastikan kualifikasi terpenuhi |
| Pelatih / Pembina | Menyusun silabus dan rubrik penilaian, melaksanakan kegiatan sesuai silabus, mengisi kehadiran siswa dan jurnal kegiatan, serta melaksanakan penilaian |
| Piket | Memastikan kehadiran pelatih/pembina dan keberjalanan kegiatan pada hari pelaksanaan, serta melaporkan hasil monitoring harian kepada PIC Program |
| Siswa | Mengikuti peminatan atau seleksi, mengikuti kegiatan sesuai jadwal, dan memenuhi capaian pembelajaran yang ditetapkan |
| Orang Tua | Memahami panduan program dan mendukung keikutsertaan siswa |
| Executive Director | Memantau keterlaksanaan SOP, memberikan arahan strategis, dan menangani eskalasi permasalahan |
Usulan yang tidak memenuhi ketentuan Kebijakan Pengelolaan Program Kesiswaan ini dikembalikan kepada pengusul untuk direvisi dan tidak dapat dilanjutkan ke tahapan berikutnya. Secara khusus:
SOP turunan yang mengoperasionalkan Kebijakan Pengelolaan Program Kesiswaan ini:
Tabel keputusan yang menjabarkan aturan penilaian:
Dokumen terkait di luar kebijakan ini: