SOP Pengelolaan Bina Prestasi ini bertujuan memberikan panduan kerja yang jelas dan terstandar bagi semua pihak yang terlibat, memastikan pengelolaan berjalan sesuai timeline dan standar kualitas, menetapkan peran serta batasan waktu pada setiap tahapan, memastikan kontrol kualitas melalui review dan persetujuan yang terstruktur, menciptakan akuntabilitas dan transparansi, memfasilitasi monitoring dan evaluasi berkala, serta menjamin integrasi sistem untuk efisiensi administrasi dan dokumentasi.
SOP Pengelolaan Bina Prestasi ini berlaku untuk Unit Pendidikan Sekolah Yakobus, sepanjang tahun mulai bulan Januari tahun ajaran (Y-1/Y) sampai Juni tahun ajaran (Y/Y+1). Prosesnya mencakup enam fase: inisiasi program, desain program, perencanaan program, persiapan program, pelaksanaan dan monitoring, serta evaluasi dan laporan.
Berbeda dari ekstrakurikuler yang menggunakan peminatan bebas, keikutsertaan siswa dalam bina prestasi ditentukan melalui seleksi peserta oleh PIC Program. Program ekstrakurikuler diatur terpisah di SOP Pengelolaan Ekstrakurikuler. Rekrutmen pembina eksternal mengikuti SOP Pemenuhan Karyawan.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Bina Prestasi (Binpres) | Kegiatan pendidikan di luar mata pelajaran untuk mengembangkan potensi dan bakat peserta didik secara optimal serta menyiapkan mereka meraih prestasi di luar sekolah |
| Bina Prestasi Reguler | Bina prestasi yang menjadi program tahunan unit dengan rentang pembinaan lebih dari 1 semester, berorientasi prestasi kompetitif tingkat lokal, nasional, atau internasional |
| Bina Prestasi Lomba | Bina prestasi insidental dengan rentang pembinaan relatif singkat (maksimal 5 pertemuan), berorientasi prestasi kompetitif tingkat lokal atau nasional |
| PIC Program | Person In Charge Program — penanggung jawab pengelolaan dan koordinasi seluruh kegiatan bina prestasi |
| Pembina Internal | Guru atau staf sekolah yang ditunjuk sebagai pembina bina prestasi |
| Pembina Eksternal | Pembina dari luar sekolah yang direkrut untuk membimbing bina prestasi tertentu |
| Kuota Minimum/Kelas | Jumlah siswa minimal agar suatu bina prestasi dapat dilaksanakan |
| Kuota Maksimal/Kelas | Jumlah maksimal siswa per kelas agar pelaksanaan tetap optimal |
| RKT | Rencana Kerja Tahunan program |
| RAB | Rencana Anggaran Biaya program |
| Silabus | Rencana pembelajaran yang memuat capaian pembelajaran, tujuan pembelajaran, materi pokok, dan waktu pembelajaran |
| Rubrik Penilaian | Instrumen penilaian yang memuat kriteria dan indikator pencapaian siswa |
| Jurnal Kegiatan | Catatan harian pembina yang mendokumentasikan presensi, materi, kegiatan, dan perkembangan siswa |
| Piket | Petugas yang memantau kelancaran pelaksanaan bina prestasi pada jadwal pelaksanaan |
| AIMSIS | Academic Information Management System — sistem informasi akademik untuk pengelolaan data siswa dan nilai |
| Linimasa Program | Garis waktu urutan dan jadwal pelaksanaan aktivitas dalam program |
| Capaian Pembelajaran | Target kompetensi yang diharapkan dikuasai siswa setelah mengikuti bina prestasi |
| Peran | Tanggung Jawab dalam SOP ini |
|---|---|
| Kepala Unit/Bagian | Menginisiasi program; menetapkan rentang waktu, sasaran, outcome, dan PIC Program; mengajukan kebutuhan pembina eksternal ke HRD; mereview serta menyetujui RKT/RAB, rencana program, dan laporan bulanan |
| PIC Program | Menyusun daftar bidang dan pembina, RKT dan RAB, kuota/jadwal/lokasi, capaian pembelajaran, persiapan pembina, seleksi peserta, monitoring pelaksanaan, serta laporan bulanan dan tahunan |
| HRD | Menerima pengajuan kebutuhan pembina eksternal, melaksanakan rekrutmen, dan memastikan kualifikasi pembina terpenuhi |
| Pembina | Menyusun silabus dan rubrik penilaian, melaksanakan kegiatan, mengisi kehadiran siswa dan jurnal, serta melaksanakan penilaian |
| Piket | Memastikan kehadiran pembina dan keberjalanan kegiatan, serta melaporkan monitoring harian kepada PIC Program |
| Siswa | Mengikuti seleksi, mengikuti kegiatan, dan memenuhi capaian pembelajaran |
| Orang Tua | Memahami panduan bina prestasi dan mendukung keikutsertaan siswa |
| Executive Director | Memantau keterlaksanaan SOP, memberikan arahan strategis, dan menangani eskalasi |
https://ws1-yakobus.theprime.id) — desain program, RKT, RAB, aktivitas, linimasa, dan persetujuan programhttps://sistem-kurikulum.theprime.id) — pendataan bidang, jadwal, silabus, rubrik penilaian, registrasi pembina, kehadiran, jurnal, monitoring, dan laporanPemicu (Start Event): Timer event — siklus tahunan bina prestasi dimulai pada Januari, ketika Kepala Unit/Bagian memulai fase inisiasi program.
Pelaku dan Lane: Kepala Unit/Bagian, PIC Program, HRD, Pembina, Piket, Siswa, Orang Tua, Executive Director.
Penomoran langkah mengikuti penomoran fase pada dokumen sumber (1.1 untuk fase inisiasi, 2.1 untuk fase desain, dan seterusnya) agar tetap dapat ditelusuri ke SOP asli.
Fase inisiasi bertujuan menentukan rentang waktu, sasaran, outcome, dan PIC program bina prestasi. Seluruh aktivitas fase ini dimiliki lane Kepala Unit/Bagian dan dikerjakan pada bulan Januari melalui Sistem Pengelolaan Program.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Kalender akademik tahun ajaran berjalan
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian menentukan rentang waktu pelaksanaan program bina prestasi untuk tahun berjalan.
Output (Data Object): Rentang waktu pelaksanaan program
SLA/Durasi: Januari
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 1.2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Rentang waktu pelaksanaan program, data siswa berpotensi
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian menentukan sasaran program bina prestasi, antara lain target siswa yang dibina.
Output (Data Object): Sasaran program bina prestasi
SLA/Durasi: Januari
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 1.3
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Sasaran program bina prestasi
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian menetapkan outcome program bina prestasi yang diharapkan.
Output (Data Object): Outcome program bina prestasi
SLA/Durasi: Januari
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 1.4
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Rentang waktu, sasaran, dan outcome program
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian menentukan dan menunjuk PIC Program yang bertanggung jawab atas pelaksanaan, lalu menyampaikan informasi waktu, sasaran, dan outcome program kepadanya.
Output (Data Object): PIC Program ditetapkan dan menerima arahan program
Serah-terima (Message Flow): Kepala Unit/Bagian menyampaikan arahan program kepada PIC Program melalui Sistem Pengelolaan Program
SLA/Durasi: Januari
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.1
Fase desain bertujuan memfinalisasi bidang bina prestasi, daftar pembina, RKT, dan RAB program.
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Arahan program, riwayat capaian bidang bina prestasi tahun sebelumnya, informasi ajang kompetisi, alokasi anggaran
Aktivitas: PIC Program menyusun daftar bidang bina prestasi berdasarkan kategori bidang (unggulan, potensial, atau tidak berkembang), ketersediaan ajang kompetisi, dan kesesuaian anggaran. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Kelayakan Bidang dan Rencana Program Bina Prestasi.
Output (Data Object): Daftar bidang bina prestasi yang memenuhi kriteria
SLA/Durasi: Maret minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Daftar bidang bina prestasi, data guru dan staf sekolah
Aktivitas: PIC Program menyusun dan mengusulkan daftar pembina bina prestasi, baik dari sumber internal maupun kebutuhan pembina eksternal.
Output (Data Object): Usulan daftar pembina bina prestasi
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyampaikan usulan pembina kepada Kepala Unit/Bagian untuk direview
SLA/Durasi: Maret minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.3
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Arahan program, daftar bidang dan usulan pembina
Aktivitas: PIC Program menyusun Rencana Kerja Tahunan program bina prestasi di Sistem Pengelolaan Program berdasarkan arahan yang diterima.
Output (Data Object): RKT program bina prestasi
SLA/Durasi: Maret minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.4
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): RKT program bina prestasi
Aktivitas: PIC Program menyusun Rencana Anggaran Biaya bina prestasi secara detail.
Output (Data Object): RAB program bina prestasi
SLA/Durasi: Maret minggu ke-2 sampai Maret minggu ke-3
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.5
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Daftar bidang, usulan pembina, RKT, dan RAB
Aktivitas: PIC Program menyampaikan usulan bidang, pembina, RKT, dan RAB kepada Kepala Unit/Bagian untuk direview.
Output (Data Object): Usulan desain program terkirim
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyerahkan usulan kepada Kepala Unit/Bagian melalui Sistem Pengelolaan Program
SLA/Durasi: April minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.6
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Usulan output kunci, aktivitas, RKT, dan RAB dari PIC Program
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian menerima dan mereview usulan output kunci, aktivitas, dan RAB berdasarkan aturan yang berlaku.
Output (Data Object): Hasil review RKT dan RAB (disetujui / perlu revisi)
SLA/Durasi: April minggu ke-1, maksimal 3 hari kerja; eskalasi — PIC Program mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.7 (Gateway: RKT dan RAB Disetujui?)
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika usulan sesuai → Langkah 2.9 (Mengajukan Kebutuhan Pembina Eksternal ke HRD); jika perlu perbaikan → Langkah 2.8 (Menyesuaikan RKT dan RAB).
Penggabungan (Merge): Jalur revisi kembali ke Langkah 2.6; kedua jalur bertemu di Langkah 2.9.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Catatan review dari Kepala Unit/Bagian
Aktivitas: PIC Program berdiskusi dengan Kepala Unit/Bagian dan menyesuaikan RKT serta RAB.
Output (Data Object): RKT dan RAB hasil penyesuaian
SLA/Durasi: April minggu ke-2, maksimal 3 hari kerja; eskalasi — Kepala Unit/Bagian mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 2.6
Tipe Task (BPMN): Call Activity
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Daftar kebutuhan pembina per bidang, daftar pembina internal yang tersedia
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian mengajukan daftar kebutuhan pembina eksternal ke HRD melalui Sistem HR untuk diproses rekrutmennya.
Output (Data Object): Pengajuan kebutuhan pembina eksternal tercatat di Sistem HR
Serah-terima (Message Flow): Kepala Unit/Bagian menyerahkan pengajuan kepada HRD melalui Sistem HR
Rincian/turunan: Rekrutmen dijalankan sebagai sub-proses sesuai SOP Pemenuhan Karyawan; HRD melaksanakan rekrutmen maksimal 4 minggu sejak pengajuan dan memastikan pembina memenuhi kualifikasi paling lambat Juni minggu ke-3
SLA/Durasi: April minggu ke-2; eskalasi — PIC Program menghubungi HRD untuk konfirmasi kendala
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.10
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Daftar bidang, pembina, RKT, dan RAB yang telah sesuai
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian memberikan persetujuan final terhadap desain program bina prestasi dan menyampaikannya kepada PIC Program.
Output (Data Object): Desain program bina prestasi disahkan
Serah-terima (Message Flow): Kepala Unit/Bagian menyampaikan desain yang telah disahkan kepada PIC Program melalui Sistem Pengelolaan Program
SLA/Durasi: Mei minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3.1
Fase perencanaan bertujuan menentukan kuota, jadwal, lokasi kegiatan, aktivitas dan linimasa, pekan pelaksanaan, serta capaian pembelajaran setiap bidang bina prestasi.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Desain program yang telah disahkan, ketersediaan ruang dan waktu
Aktivitas: PIC Program menyusun kuota, rencana jadwal, dan lokasi kegiatan untuk setiap bina prestasi di Sistem Bina Prestasi.
Output (Data Object): Kuota, jadwal, dan lokasi kegiatan per bina prestasi
SLA/Durasi: Mei minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3.2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Desain program yang telah disahkan, kuota dan jadwal kegiatan
Aktivitas: PIC Program menyusun aktivitas dan linimasa program bina prestasi secara detail di Sistem Pengelolaan Program.
Output (Data Object): Aktivitas dan linimasa program bina prestasi
SLA/Durasi: Mei minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3.3
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Aktivitas dan linimasa program, kalender akademik
Aktivitas: PIC Program menentukan pekan pelaksanaan bina prestasi beserta hari dan waktu spesifiknya.
Output (Data Object): Pekan pelaksanaan bina prestasi
SLA/Durasi: Mei minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3.4
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Outcome program, daftar bidang bina prestasi
Aktivitas: PIC Program menyusun capaian pembelajaran atau target untuk setiap bina prestasi di Sistem Bina Prestasi, lalu menyampaikan rencana program lengkap kepada Kepala Unit/Bagian.
Output (Data Object): Capaian pembelajaran per bina prestasi dan rencana program lengkap
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyerahkan rencana program lengkap kepada Kepala Unit/Bagian
SLA/Durasi: Penyusunan Mei minggu ke-2; penyampaian Mei minggu ke-3
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3.5
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Rencana program lengkap: aktivitas, linimasa, pekan pelaksanaan, capaian pembelajaran, dan kandidat pembina internal
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian mereview rencana program bina prestasi secara menyeluruh, termasuk usulan pembina. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Kelayakan Bidang dan Rencana Program Bina Prestasi.
Output (Data Object): Hasil review rencana program (diterima / perlu revisi)
SLA/Durasi: Mei minggu ke-3, maksimal 3 hari kerja; eskalasi — PIC Program mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3.6 (Gateway: Rencana Program Diterima?)
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika seluruh kondisi penilaian terpenuhi → Langkah 3.8 (Memberikan Persetujuan Final Rencana Program); jika terdapat kondisi yang tidak terpenuhi → Langkah 3.7 (Merevisi Rencana Program). Kombinasi kondisi lengkap lihat Tabel Keputusan Kelayakan Bidang dan Rencana Program Bina Prestasi.
Penggabungan (Merge): Jalur revisi kembali ke Langkah 3.5; kedua jalur bertemu di Langkah 3.8.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Umpan balik dan catatan revisi dari Kepala Unit/Bagian
Aktivitas: PIC Program merevisi rencana program sesuai masukan dan menyampaikannya kembali kepada Kepala Unit/Bagian.
Output (Data Object): Rencana program hasil revisi
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyerahkan rencana program revisi kepada Kepala Unit/Bagian
SLA/Durasi: Mei minggu ke-4
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 3.5
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Rencana program yang telah memenuhi seluruh kondisi
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian memberikan persetujuan final atas rencana program bina prestasi.
Output (Data Object): Rencana program bina prestasi disahkan
SLA/Durasi: Mei minggu ke-4
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.1
Fase persiapan bertujuan memastikan kesiapan pembina, peserta, serta sarana dan prasarana untuk pelaksanaan program bina prestasi.
Tipe Task (BPMN): Receive Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Pengajuan kebutuhan pembina eksternal, hasil rekrutmen HRD
Aktivitas: PIC Program memastikan rekrutmen pembina eksternal telah terpenuhi sesuai kebutuhan.
Output (Data Object): Daftar pembina eksternal terekrut
Serah-terima (Message Flow): HRD menyerahkan hasil rekrutmen pembina eksternal kepada PIC Program melalui Sistem HR
SLA/Durasi: Juni minggu ke-3, maksimal 4 minggu sejak pengajuan; eskalasi — PIC Program menghubungi HRD untuk konfirmasi kendala
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Daftar pembina internal dan eksternal
Aktivitas: PIC Program meregistrasi data pembina sesuai bina prestasi yang diampu di Sistem Bina Prestasi.
Output (Data Object): Data pembina terdaftar per bina prestasi
SLA/Durasi: Juni minggu ke-3
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.3
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Rencana program yang telah disahkan
Aktivitas: PIC Program menyusun panduan pembina bina prestasi yang memuat pedoman pengajaran dan aturan pelaksanaan, lalu mengunggahnya ke Sistem Pengelolaan Program.
Output (Data Object): Panduan pembina bina prestasi
SLA/Durasi: Juni minggu ke-3
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.4
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Panduan pembina bina prestasi, daftar pembina terdaftar
Aktivitas: PIC Program melakukan sosialisasi panduan kepada pembina internal maupun eksternal.
Output (Data Object): Pembina memahami panduan dan ketentuan pelaksanaan
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyampaikan panduan kepada seluruh pembina
SLA/Durasi: Juli minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.5
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Rencana program, jadwal bina prestasi
Aktivitas: PIC Program menyusun panduan bina prestasi untuk siswa dan orang tua, lalu mengunggahnya ke Sistem Pengelolaan Program.
Output (Data Object): Panduan bina prestasi untuk siswa dan orang tua
SLA/Durasi: Juli minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.6
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Pembina
Input (Data Object): Panduan pembina, capaian pembelajaran, jumlah pekan bina prestasi
Aktivitas: Pembina menyusun silabus dan rubrik penilaian bina prestasi di Sistem Bina Prestasi, lalu mengirimkannya kepada PIC Program.
Output (Data Object): Silabus dan rubrik penilaian per bina prestasi
Serah-terima (Message Flow): Pembina menyerahkan silabus dan rubrik penilaian kepada PIC Program melalui Sistem Bina Prestasi
SLA/Durasi: Penyusunan Juli minggu ke-1; pengiriman Juli minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.7
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Silabus dan rubrik penilaian dari pembina
Aktivitas: PIC Program mereview kelengkapan dan keselarasan capaian pembelajaran, tujuan pembelajaran, materi, penjadwalan materi, instrumen penilaian, serta kategori dan deskripsi rubrik. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Kelayakan Bidang dan Rencana Program Bina Prestasi.
Output (Data Object): Hasil review silabus dan rubrik penilaian
SLA/Durasi: Juli minggu ke-2, maksimal 3 hari kerja; eskalasi — Kepala Unit mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.8 (Gateway: Silabus Disetujui?)
Pelaku (Lane): PIC Program
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika seluruh kondisi penilaian terpenuhi → Langkah 4.10 (Mengoordinasikan Kesiapan Perlengkapan); jika terdapat kondisi yang tidak terpenuhi → Langkah 4.9 (Meminta Revisi Silabus kepada Pembina).
Penggabungan (Merge): Jalur revisi kembali ke Langkah 4.7; kedua jalur bertemu di Langkah 4.10.
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Hasil review silabus dan rubrik penilaian yang belum sesuai
Aktivitas: PIC Program menghubungi pembina untuk merevisi silabus dan rubrik penilaian; pembina melakukan revisi di Sistem Bina Prestasi.
Output (Data Object): Silabus dan rubrik penilaian hasil revisi
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyampaikan catatan revisi kepada pembina; pembina mengembalikan hasil revisi melalui Sistem Bina Prestasi
SLA/Durasi: Juli minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 4.7
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Daftar kebutuhan alat, bahan, dan kostum per bina prestasi
Aktivitas: PIC Program mengoordinasikan kesiapan kebutuhan perlengkapan bina prestasi.
Output (Data Object): Perlengkapan bina prestasi siap digunakan
SLA/Durasi: Juli minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.11
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Panduan bina prestasi untuk siswa dan orang tua, jadwal bina prestasi
Aktivitas: PIC Program menyosialisasikan panduan dan jadwal bina prestasi kepada orang tua dan siswa.
Output (Data Object): Orang tua dan siswa memahami panduan dan jadwal
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyampaikan panduan dan jadwal kepada orang tua dan siswa
SLA/Durasi: Juli minggu ke-3
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.12
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program (diikuti Siswa)
Input (Data Object): Daftar siswa pendaftar, kuota per bina prestasi, kriteria seleksi
Aktivitas: PIC Program melaksanakan seleksi peserta bina prestasi melalui Sistem Bina Prestasi; siswa mengikuti seleksi sesuai bidang yang diminati.
Output (Data Object): Daftar peserta bina prestasi terpilih
Serah-terima (Message Flow): Siswa mengikuti seleksi melalui Sistem Bina Prestasi
SLA/Durasi: Juli minggu ke-3
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5.1
Fase pelaksanaan dan monitoring bertujuan memastikan keterlaksanaan kegiatan bina prestasi. Rangkaian Langkah 5.1 sampai 5.5 berulang setiap pekan pelaksanaan sepanjang tahun ajaran, dimulai paling lambat Agustus minggu ke-1.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Pembina
Input (Data Object): Daftar peserta bina prestasi, jadwal kegiatan
Aktivitas: Pembina mengisi atau memeriksa kehadiran siswa pada Sistem Bina Prestasi.
Output (Data Object): Data kehadiran siswa
SLA/Durasi: Hari pelaksanaan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5.2
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): Pembina
Input (Data Object): Silabus yang telah disetujui, perlengkapan bina prestasi, siswa peserta
Aktivitas: Pembina melaksanakan kegiatan bina prestasi sesuai silabus dan rencana.
Output (Data Object): Kegiatan bina prestasi terlaksana
SLA/Durasi: Hari pelaksanaan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5.3
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Pembina
Input (Data Object): Realisasi kegiatan yang telah dilaksanakan, silabus
Aktivitas: Pembina mengisi jurnal kegiatan sesuai aktivitas yang dilaksanakan. Apabila pelaksanaan tidak sesuai rencana silabus, pembina mengisi kolom keterangan dengan penjelasan.
Output (Data Object): Jurnal kegiatan terisi
SLA/Durasi: Hari pelaksanaan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5.4
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Piket
Input (Data Object): Jadwal bina prestasi hari berjalan
Aktivitas: Piket memastikan kehadiran pembina dan keberjalanan pelaksanaan bina prestasi, lalu mengirimkan laporan singkat monitoring harian kepada PIC Program.
Output (Data Object): Laporan monitoring harian
Serah-terima (Message Flow): Piket mengirimkan laporan monitoring harian kepada PIC Program melalui Sistem Bina Prestasi
SLA/Durasi: Hari pelaksanaan, maksimal 1 jam setelah kegiatan selesai
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5.5
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Laporan monitoring harian Piket, data kehadiran siswa, jurnal kegiatan
Aktivitas: PIC Program memastikan kesesuaian antara laporan monitoring Piket, pengisian kehadiran siswa, dan pengisian jurnal oleh pembina. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Monitoring dan Laporan Bulanan Bina Prestasi.
Output (Data Object): Status keterlaksanaan mingguan; permintaan konfirmasi atau pembaruan jurnal bila terdapat ketidaksesuaian
SLA/Durasi: H+1, maksimal akhir minggu berjalan; eskalasi — Kepala Unit mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 5.1 pada pekan pelaksanaan berikutnya; pada akhir bulan → Langkah 6.1
Fase evaluasi dan laporan bertujuan melakukan evaluasi berkala dan menyusun laporan pelaksanaan program untuk memastikan pencapaian target dan perbaikan berkelanjutan.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Data kehadiran, jurnal kegiatan, dan realisasi pelaksanaan satu bulan
Aktivitas: PIC Program menyusun laporan kegiatan bina prestasi dalam satu bulan dan mengajukannya kepada Kepala Unit/Bagian untuk direview.
Output (Data Object): Laporan bulanan bina prestasi
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyerahkan laporan bulanan kepada Kepala Unit/Bagian melalui Sistem Bina Prestasi
SLA/Durasi: Maksimal minggu ke-1 bulan berikutnya
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6.2
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Laporan bulanan bina prestasi
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian mereview laporan bulanan secara menyeluruh, mencakup persentase pelaksanaan, kehadiran peserta didik, penyampaian materi terhadap silabus, dan catatan evaluasi. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Monitoring dan Laporan Bulanan Bina Prestasi.
Output (Data Object): Hasil review laporan bulanan
SLA/Durasi: Maksimal 3 hari kerja; eskalasi — PIC Program mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6.3 (Gateway: Laporan Bulanan Disetujui?)
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika laporan sesuai → Langkah 6.5 (Melaksanakan Penilaian Bina Prestasi); jika terdapat selisih realisasi tanpa catatan evaluasi → Langkah 6.4 (Merevisi Laporan Bulanan).
Penggabungan (Merge): Jalur revisi kembali ke Langkah 6.2; kedua jalur bertemu di Langkah 6.5.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Catatan revisi dari Kepala Unit/Bagian
Aktivitas: PIC Program merevisi laporan bulanan sesuai masukan dan mengirimkannya kembali kepada Kepala Unit/Bagian.
Output (Data Object): Laporan bulanan hasil revisi
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyerahkan laporan revisi kepada Kepala Unit/Bagian
SLA/Durasi: Maksimal 3 hari kerja; eskalasi — Kepala Unit mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 6.2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Pembina
Input (Data Object): Rubrik penilaian yang telah disetujui, data perkembangan siswa
Aktivitas: Pembina melaksanakan penilaian bina prestasi berdasarkan rubrik yang telah ditetapkan di Sistem Bina Prestasi.
Output (Data Object): Hasil penilaian siswa per bina prestasi
SLA/Durasi: Sesuai periode penilaian
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6.6
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Hasil penilaian siswa di Sistem Bina Prestasi
Aktivitas: PIC Program memindahkan hasil penilaian bina prestasi ke sistem AIMSIS.
Output (Data Object): Nilai bina prestasi tercatat di AIMSIS
SLA/Durasi: Sesuai periode pelaporan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6.7
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Laporan bulanan sepanjang semester, hasil penilaian, data pelaksanaan program
Aktivitas: PIC Program menyusun laporan proses tahunan bina prestasi di Sistem Bina Prestasi.
Output (Data Object): Laporan tahunan bina prestasi
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyerahkan laporan tahunan kepada Kepala Unit/Bagian
SLA/Durasi: Akhir semester
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6.8
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Laporan tahunan bina prestasi
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian mengevaluasi laporan tahunan secara menyeluruh sebagai dasar perbaikan siklus program berikutnya.
Output (Data Object): Hasil evaluasi tahunan program bina prestasi
SLA/Durasi: Akhir semester
Alur berikutnya (Sequence Flow): → End Event: Siklus Program Bina Prestasi Selesai
End Events:
Diagram berikut merangkum enam fase SOP Pengelolaan Bina Prestasi: inisiasi oleh Kepala Unit/Bagian, desain bidang beserta RKT dan RAB dengan siklus revisi, perencanaan kuota dan capaian pembelajaran, persiapan pembina dan silabus yang diakhiri seleksi peserta, pelaksanaan mingguan yang dipantau berlapis oleh Piket dan PIC Program, serta evaluasi bulanan dan tahunan.
Tabel berikut merangkum SLA dan jalur eskalasi pada titik kontrol utama SOP Pengelolaan Bina Prestasi.
| Titik Kontrol | Penanggung Jawab | SLA | Eskalasi |
|---|---|---|---|
| Review usulan desain program (output, aktivitas, RAB) | Kepala Unit/Bagian | Maksimal 3 hari kerja | PIC Program mengingatkan |
| Revisi desain program | PIC Program | Maksimal 3 hari kerja | Kepala Unit/Bagian mengingatkan |
| Review rencana program bina prestasi | Kepala Unit/Bagian | Maksimal 3 hari kerja | PIC Program mengingatkan |
| Rekrutmen pembina eksternal | HRD | Maksimal 4 minggu dari pengajuan | PIC Program menghubungi HRD untuk konfirmasi kendala |
| Review silabus dan rubrik penilaian | PIC Program | Maksimal 3 hari kerja | Kepala Unit mengingatkan |
| Laporan monitoring harian | Piket | Maksimal 1 jam setelah kegiatan selesai | — |
| Monitoring pelaksanaan mingguan | PIC Program | Maksimal akhir minggu berjalan | Kepala Unit mengingatkan |
| Penyusunan laporan bulanan | PIC Program | Maksimal minggu ke-1 bulan berikutnya | — |
| Review laporan bulanan | Kepala Unit/Bagian | Maksimal 3 hari kerja | PIC Program mengingatkan |
| Revisi laporan bulanan | PIC Program | Maksimal 3 hari kerja | Kepala Unit mengingatkan |
Tabel berikut memetakan setiap fase SOP Pengelolaan Bina Prestasi ke periode pelaksanaannya dalam satu tahun ajaran.
| Fase | Bulan | Minggu | Keterangan |
|---|---|---|---|
| Inisiasi | Januari | Minggu ke-1 | Penetapan konsep awal program |
| Desain | Maret – Mei | Maret minggu ke-2 hingga Mei minggu ke-1 | Penetapan konsep dan persetujuan desain program |
| Perencanaan | Mei | Minggu ke-2 hingga minggu ke-4 | Penyusunan detail rencana pelaksanaan |
| Persiapan | Juni – Juli | Juni minggu ke-2 hingga Juli minggu ke-3 | Persiapan pembina, silabus, perlengkapan, dan seleksi peserta |
| Pelaksanaan | Agustus – Mei | Sesuai jadwal mingguan | Pelaksanaan kegiatan bina prestasi |
| Evaluasi dan Laporan | Bulanan dan akhir semester | Setiap bulan dan akhir semester | Monitoring, pelaporan, dan evaluasi |
SOP Pengelolaan Bina Prestasi ini tidak berlaku untuk kegiatan insidental ad-hoc, program kompetisi atau lomba di luar program bina prestasi, kegiatan pengembangan diri oleh pihak ketiga di luar koordinasi sekolah, dan manajemen perlengkapan. Ketentuan lengkapnya ditetapkan di Kebijakan Pengelolaan Program Kesiswaan.
Eskalasi per tahapan tercantum pada kolom "Eskalasi" di bagian Titik Kontrol dan Verifikasi. Executive Director memantau keterlaksanaan SOP pada seluruh fase, memberikan arahan strategis, dan menangani eskalasi permasalahan sesuai kebutuhan.
Lampiran eksternal pada dokumen sumber: Sistem Bina Prestasi, Panduan Sistem Bina Prestasi, dan Diagram BPMN Pengelolaan Bina Prestasi.