SOP Pengelolaan Ekstrakurikuler ini bertujuan memberikan panduan kerja yang jelas dan terstandar bagi semua pihak yang terlibat, memastikan proses pengelolaan berjalan sesuai timeline dan standar kualitas, menetapkan peran serta batasan waktu pada setiap tahapan, memastikan kontrol kualitas melalui review dan persetujuan yang terstruktur, menciptakan akuntabilitas dan transparansi, memfasilitasi monitoring dan evaluasi berkala, serta menjamin integrasi sistem untuk efisiensi administrasi dan dokumentasi.
SOP Pengelolaan Ekstrakurikuler ini berlaku untuk Unit Pendidikan Sekolah Yakobus, sepanjang tahun mulai bulan Januari tahun ajaran (Y-1/Y) sampai Juni tahun ajaran (Y/Y+1). Prosesnya mencakup tujuh fase: inisiasi program, penjadwalan dan peminatan, desain program, perencanaan program, persiapan program, pelaksanaan dan monitoring, serta evaluasi dan laporan.
Program bina prestasi memiliki siklus terpisah yang diatur di SOP Pengelolaan Bina Prestasi. Rekrutmen pelatih eksternal mengikuti SOP Pemenuhan Karyawan. Pengecualian ditetapkan di Kebijakan Pengelolaan Program Kesiswaan.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Ekstrakurikuler (Ekskur) | Kegiatan pendidikan di luar mata pelajaran untuk eksplorasi dan pengembangan minat peserta didik secara optimal |
| PIC Program | Person In Charge Program — penanggung jawab pengelolaan dan koordinasi seluruh kegiatan ekstrakurikuler |
| Peminatan | Proses pemilihan ekstrakurikuler oleh siswa sesuai minat dan bakat |
| Ekskur Prestasi | Ekstrakurikuler yang berorientasi pada pencapaian prestasi kompetitif tingkat lokal, nasional, atau internasional |
| Ekskur Khas Yakobus | Ekstrakurikuler yang menjadi ciri khas dan identitas khusus Sekolah Yakobus |
| Ekskur Wajib | Ekstrakurikuler yang harus diikuti seluruh siswa tanpa proses pemilihan |
| Ekskur Pilihan | Ekstrakurikuler yang dapat dipilih siswa sesuai minat dan ketersediaan kuota |
| Kuota Minimum/Kelas | Jumlah siswa minimal agar suatu ekstrakurikuler dapat dilaksanakan |
| Kuota Maksimal/Kelas | Jumlah maksimal siswa per kelas agar pelaksanaan tetap optimal |
| Pelatih Internal | Guru atau staf sekolah yang ditunjuk sebagai pelatih ekstrakurikuler |
| Pelatih Eksternal | Pelatih dari luar sekolah yang direkrut untuk membimbing ekstrakurikuler tertentu |
| RKT | Rencana Kerja Tahunan program |
| RAB | Rencana Anggaran Biaya program |
| Silabus | Rencana pembelajaran yang memuat capaian pembelajaran, tujuan pembelajaran, materi pokok, dan waktu pembelajaran |
| Rubrik Penilaian | Instrumen penilaian yang memuat kriteria dan indikator pencapaian siswa |
| Jurnal Kegiatan | Catatan harian pelatih yang mendokumentasikan presensi, materi, kegiatan, dan perkembangan siswa |
| Piket | Petugas yang memantau kelancaran pelaksanaan ekstrakurikuler pada jadwal pelaksanaan |
| AIMSIS | Academic Information Management System — sistem informasi akademik untuk pengelolaan data siswa dan nilai |
| Linimasa Program | Garis waktu urutan dan jadwal pelaksanaan aktivitas dalam program |
| Capaian Pembelajaran | Target kompetensi yang diharapkan dikuasai siswa setelah mengikuti ekstrakurikuler |
| Peran | Tanggung Jawab dalam SOP ini |
|---|---|
| Kepala Unit/Bagian | Menginisiasi program; menetapkan rentang waktu, sasaran, outcome, dan PIC Program; mereview serta menyetujui RKT/RAB, rencana program, dan laporan bulanan |
| PIC Program | Menyusun jadwal dan peminatan, RKT dan RAB, rencana program, persiapan pelatih dan siswa, monitoring pelaksanaan, serta laporan bulanan dan tahunan |
| HRD | Menerima pengajuan kebutuhan pelatih eksternal, melaksanakan rekrutmen, dan memastikan kualifikasi pelatih terpenuhi |
| Pelatih | Menyusun silabus dan rubrik penilaian, melaksanakan kegiatan, mengisi kehadiran siswa dan jurnal, serta melaksanakan penilaian |
| Piket | Memastikan kehadiran pelatih dan keberjalanan kegiatan, serta melaporkan monitoring harian kepada PIC Program |
| Siswa | Melakukan peminatan, mengikuti kegiatan, dan memenuhi capaian pembelajaran |
| Orang Tua | Memahami panduan ekstrakurikuler dan mendukung keikutsertaan siswa |
| Executive Director | Memantau keterlaksanaan SOP, memberikan arahan strategis, dan menangani eskalasi |
https://ws1-yakobus.theprime.id) — desain program, RKT, RAB, aktivitas, linimasa, dan persetujuan programhttps://sistem-kurikulum.theprime.id) — peminatan, jadwal, silabus, rubrik penilaian, registrasi pelatih, kehadiran, jurnal, monitoring, dan laporanPemicu (Start Event): Timer event — siklus tahunan ekstrakurikuler dimulai pada Januari minggu ke-1, ketika Kepala Unit/Bagian memulai fase inisiasi program.
Pelaku dan Lane: Kepala Unit/Bagian, PIC Program, HRD, Pelatih, Piket, Siswa, Orang Tua, Executive Director.
Penomoran langkah mengikuti penomoran fase pada dokumen sumber (1.1 untuk fase inisiasi, 2.1 untuk fase penjadwalan dan peminatan, dan seterusnya) agar tetap dapat ditelusuri ke SOP asli.
Fase inisiasi bertujuan menentukan rentang waktu, sasaran, outcome, dan PIC program ekstrakurikuler. Seluruh aktivitas fase ini dimiliki lane Kepala Unit/Bagian dan dikerjakan pada bulan Januari melalui Sistem Pengelolaan Program.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Kalender akademik tahun ajaran berjalan
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian menentukan rentang waktu pelaksanaan program ekstrakurikuler untuk tahun berjalan.
Output (Data Object): Rentang waktu pelaksanaan program
SLA/Durasi: Januari
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 1.2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Rentang waktu pelaksanaan program, data siswa
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian menentukan sasaran program ekstrakurikuler, antara lain target siswa yang dilayani.
Output (Data Object): Sasaran program ekstrakurikuler
SLA/Durasi: Januari
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 1.3
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Sasaran program ekstrakurikuler
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian menetapkan outcome program ekstrakurikuler yang diharapkan.
Output (Data Object): Outcome program ekstrakurikuler
SLA/Durasi: Januari
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 1.4
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Rentang waktu, sasaran, dan outcome program
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian menentukan dan menunjuk PIC Program yang bertanggung jawab atas pelaksanaan, lalu menyampaikan informasi waktu, sasaran, dan outcome program kepadanya.
Output (Data Object): PIC Program ditetapkan dan menerima arahan program
Serah-terima (Message Flow): Kepala Unit/Bagian menyampaikan arahan program kepada PIC Program melalui Sistem Pengelolaan Program
SLA/Durasi: Januari
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.1
Fase penjadwalan dan peminatan bertujuan menentukan jadwal ekstrakurikuler, mengidentifikasi minat siswa terdaftar, menetapkan jenis ekstrakurikuler dan jumlah kelas, serta menentukan pelatih dari sumber internal.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Arahan program dari Kepala Unit/Bagian, daftar ekstrakurikuler tahun sebelumnya, ketersediaan ruang
Aktivitas: PIC Program menyusun rencana jadwal dan lokasi kegiatan untuk setiap ekstrakurikuler di Sistem Ekstrakurikuler.
Output (Data Object): Rencana jadwal dan lokasi kegiatan ekstrakurikuler
SLA/Durasi: Februari minggu ke-1, maksimal 5 hari kerja; eskalasi — Kepala Unit/Bagian mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program (diikuti Siswa)
Input (Data Object): Rencana jadwal dan lokasi kegiatan, daftar calon siswa kelas X, XI, dan XII
Aktivitas: PIC Program menyelenggarakan peminatan ekstrakurikuler tahap 1 melalui Sistem Ekstrakurikuler; siswa memilih ekstrakurikuler sesuai minatnya.
Output (Data Object): Data pilihan ekstrakurikuler siswa tahap 1
Serah-terima (Message Flow): Siswa menyampaikan pilihan ekstrakurikuler melalui Sistem Ekstrakurikuler
SLA/Durasi: Februari minggu ke-2, maksimal 5 hari kerja; eskalasi — Kepala Unit/Bagian mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.3
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Data pilihan ekstrakurikuler siswa tahap 1, kategori tiap ekstrakurikuler, alokasi anggaran
Aktivitas: PIC Program menilai ekstrakurikuler mana yang memenuhi kriteria penyelenggaraan berdasarkan kategori, kuota minimum, dan kesesuaian anggaran. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Penjadwalan dan Peminatan Ekstrakurikuler.
Output (Data Object): Daftar ekstrakurikuler yang memenuhi dan tidak memenuhi kriteria
SLA/Durasi: Februari minggu ke-3, maksimal 3 hari kerja, bersamaan dengan persiapan peminatan tahap 2; eskalasi — Kepala Unit/Bagian mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.4 (Gateway: Perlu Peminatan Tahap 2?)
Pelaku (Lane): PIC Program
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika seluruh siswa sudah terdaftar pada ekstrakurikuler yang memenuhi kriteria → Langkah 2.7 (Menentukan Jumlah Kelas per Ekstrakurikuler); jika terdapat siswa yang belum memiliki ekstrakurikuler atau memilih ekstrakurikuler yang tidak memenuhi kriteria → Langkah 2.5 (Menentukan Ekstrakurikuler Berkuota Tersedia). Kombinasi kondisi lengkap lihat Tabel Keputusan Penjadwalan dan Peminatan Ekstrakurikuler.
Penggabungan (Merge): Kedua jalur bertemu di Langkah 2.7.
SLA/Durasi: Februari minggu ke-3, maksimal 3 hari kerja
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Daftar ekstrakurikuler yang memenuhi kriteria, data keterisian kuota
Aktivitas: PIC Program menentukan ekstrakurikuler mana yang masih memiliki kuota tersedia untuk peminatan tahap 2.
Output (Data Object): Daftar ekstrakurikuler berkuota tersedia
SLA/Durasi: Februari minggu ke-3
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.6
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program (diikuti Siswa)
Input (Data Object): Daftar ekstrakurikuler berkuota tersedia, daftar siswa yang belum memiliki ekstrakurikuler
Aktivitas: PIC Program menyelenggarakan peminatan tahap 2 bagi siswa yang belum memiliki ekstrakurikuler melalui Sistem Ekstrakurikuler.
Output (Data Object): Data pilihan ekstrakurikuler siswa tahap 2
SLA/Durasi: Februari minggu ke-4
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.7
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Data pilihan ekstrakurikuler siswa, kuota maksimal per kelas
Aktivitas: PIC Program menentukan jumlah kelas per ekstrakurikuler berdasarkan jumlah peminat dan kuota maksimal per kelas.
Output (Data Object): Jumlah kelas per ekstrakurikuler
SLA/Durasi: Maret minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.8
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Rencana jadwal dan lokasi, jumlah kelas per ekstrakurikuler, daftar ekstrakurikuler baru dan yang ditutup
Aktivitas: PIC Program menilai perlu tidaknya penyesuaian jadwal berdasarkan penambahan ekstrakurikuler baru, perubahan jumlah kelas, dan potensi bentrok jadwal atau lokasi. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Penjadwalan dan Peminatan Ekstrakurikuler.
Output (Data Object): Keputusan jadwal tetap atau perlu penyesuaian
SLA/Durasi: Maret minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.9 (Gateway: Jadwal Perlu Disesuaikan?)
Pelaku (Lane): PIC Program
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika terdapat ekstrakurikuler baru, penambahan kelas, atau bentrok jadwal dan lokasi → Langkah 2.10 (Menyesuaikan Jadwal Ekstrakurikuler); jika tidak ada perubahan atau hanya terjadi pengurangan → Langkah 2.11 (Menentukan Pelatih Internal).
Penggabungan (Merge): Kedua jalur bertemu di Langkah 2.11.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Rencana jadwal, daftar ekstrakurikuler dan kelas terbaru
Aktivitas: PIC Program menyesuaikan jadwal dan lokasi ekstrakurikuler di Sistem Ekstrakurikuler.
Output (Data Object): Jadwal ekstrakurikuler hasil penyesuaian
SLA/Durasi: Maret minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 2.11
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Daftar ekstrakurikuler dan kelas final, data guru dan staf sekolah
Aktivitas: PIC Program menentukan pelatih dari sumber internal, yaitu guru atau staf sekolah, dan merekap daftar serta jadwal ekstrakurikuler.
Output (Data Object): Daftar pelatih internal serta rekap daftar dan jadwal ekstrakurikuler
SLA/Durasi: Maret minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3.1
Fase desain bertujuan memfinalisasi desain dan RAB program ekstrakurikuler.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Arahan program, daftar ekstrakurikuler dan jadwal final
Aktivitas: PIC Program menyusun Rencana Kerja Tahunan program ekstrakurikuler di Sistem Pengelolaan Program berdasarkan arahan yang diterima.
Output (Data Object): RKT program ekstrakurikuler
SLA/Durasi: Maret minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3.2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): RKT program ekstrakurikuler
Aktivitas: PIC Program menyusun Rencana Anggaran Biaya ekstrakurikuler secara detail.
Output (Data Object): RAB program ekstrakurikuler
SLA/Durasi: Maret minggu ke-2 sampai Maret minggu ke-3
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3.3
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): RKT dan RAB program ekstrakurikuler
Aktivitas: PIC Program menyampaikan usulan RKT dan RAB kepada Kepala Unit/Bagian untuk direview.
Output (Data Object): Usulan RKT dan RAB terkirim
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyerahkan usulan kepada Kepala Unit/Bagian melalui Sistem Pengelolaan Program
SLA/Durasi: April minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3.4
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Usulan output kunci, aktivitas, RKT, dan RAB dari PIC Program
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian menerima dan mereview usulan output kunci, aktivitas, dan RAB berdasarkan aturan yang berlaku.
Output (Data Object): Hasil review RKT dan RAB (disetujui / perlu revisi)
SLA/Durasi: April minggu ke-1, maksimal 3 hari kerja; eskalasi — PIC Program mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 3.5 (Gateway: RKT dan RAB Disetujui?)
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika usulan sesuai → Langkah 3.7 (Memberikan Persetujuan Final Desain Program); jika perlu perbaikan → Langkah 3.6 (Menyesuaikan RKT dan RAB).
Penggabungan (Merge): Jalur revisi kembali ke Langkah 3.4; kedua jalur bertemu di Langkah 3.7.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Catatan review dari Kepala Unit/Bagian
Aktivitas: PIC Program berdiskusi dengan Kepala Unit/Bagian dan menyesuaikan RKT serta RAB.
Output (Data Object): RKT dan RAB hasil penyesuaian
SLA/Durasi: April minggu ke-2, maksimal 3 hari kerja; eskalasi — Kepala Unit/Bagian mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 3.4
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): RKT dan RAB yang telah sesuai
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian memberikan persetujuan final terhadap desain program ekstrakurikuler dan menyampaikannya kepada PIC Program.
Output (Data Object): Desain program ekstrakurikuler disahkan
Serah-terima (Message Flow): Kepala Unit/Bagian menyampaikan desain yang telah disahkan kepada PIC Program melalui Sistem Pengelolaan Program
SLA/Durasi: Mei minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.1
Fase perencanaan bertujuan menentukan aktivitas dan linimasa, pekan pelaksanaan, dan capaian pembelajaran setiap bidang ekstrakurikuler.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Desain program yang telah disahkan
Aktivitas: PIC Program menyusun aktivitas dan linimasa program ekstrakurikuler secara detail di Sistem Pengelolaan Program.
Output (Data Object): Aktivitas dan linimasa program ekstrakurikuler
SLA/Durasi: Mei minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Aktivitas dan linimasa program, kalender akademik
Aktivitas: PIC Program menentukan pekan pelaksanaan ekstrakurikuler beserta hari dan waktu spesifiknya.
Output (Data Object): Pekan pelaksanaan ekstrakurikuler
SLA/Durasi: Mei minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.3
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Outcome program, daftar ekstrakurikuler
Aktivitas: PIC Program menyusun capaian pembelajaran atau target untuk setiap ekstrakurikuler di Sistem Ekstrakurikuler.
Output (Data Object): Capaian pembelajaran per ekstrakurikuler
SLA/Durasi: Mei minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.4
Tipe Task (BPMN): Call Activity
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Daftar kebutuhan pelatih per ekstrakurikuler, daftar pelatih internal yang tersedia
Aktivitas: PIC Program mengajukan daftar kebutuhan pelatih eksternal ke HRD melalui Sistem HR untuk diproses rekrutmennya.
Output (Data Object): Pengajuan kebutuhan pelatih eksternal tercatat di Sistem HR
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyerahkan pengajuan kepada HRD melalui Sistem HR
Rincian/turunan: Rekrutmen dijalankan sebagai sub-proses sesuai SOP Pemenuhan Karyawan; HRD melaksanakan rekrutmen maksimal 4 minggu sejak pengajuan dan memastikan pelatih memenuhi kualifikasi paling lambat Juni minggu ke-3
SLA/Durasi: Mei minggu ke-2; eskalasi — PIC Program menghubungi HRD untuk konfirmasi kendala
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.5
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Rencana program lengkap: aktivitas, linimasa, pekan pelaksanaan, capaian pembelajaran, dan kandidat pelatih internal
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian mereview rencana program ekstrakurikuler secara menyeluruh. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Review Rencana dan Kesiapan Program Ekstrakurikuler.
Output (Data Object): Hasil review rencana program (diterima / perlu revisi)
SLA/Durasi: Mei minggu ke-3, maksimal 3 hari kerja; eskalasi — PIC Program mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 4.6 (Gateway: Rencana Program Diterima?)
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika seluruh kondisi penilaian terpenuhi → Langkah 4.8 (Memberikan Persetujuan Final Rencana Program); jika terdapat kondisi yang tidak terpenuhi → Langkah 4.7 (Merevisi Rencana Program). Kombinasi kondisi lengkap lihat Tabel Keputusan Review Rencana dan Kesiapan Program Ekstrakurikuler.
Penggabungan (Merge): Jalur revisi kembali ke Langkah 4.5; kedua jalur bertemu di Langkah 4.8.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Umpan balik dan catatan revisi dari Kepala Unit/Bagian
Aktivitas: PIC Program merevisi rencana program sesuai masukan dan menyampaikannya kembali kepada Kepala Unit/Bagian.
Output (Data Object): Rencana program hasil revisi
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyerahkan rencana program revisi kepada Kepala Unit/Bagian
SLA/Durasi: Mei minggu ke-4
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 4.5
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Rencana program yang telah memenuhi seluruh kondisi
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian memberikan persetujuan final atas rencana program ekstrakurikuler.
Output (Data Object): Rencana program ekstrakurikuler disahkan
SLA/Durasi: Mei minggu ke-4
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5.1
Fase persiapan bertujuan memastikan kesiapan pelatih, peserta, serta sarana dan prasarana untuk pelaksanaan program.
Tipe Task (BPMN): Receive Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Pengajuan kebutuhan pelatih eksternal, hasil rekrutmen HRD
Aktivitas: PIC Program memastikan rekrutmen pelatih eksternal telah terpenuhi sesuai kebutuhan.
Output (Data Object): Daftar pelatih eksternal terekrut
Serah-terima (Message Flow): HRD menyerahkan hasil rekrutmen pelatih eksternal kepada PIC Program melalui Sistem HR
SLA/Durasi: Juni minggu ke-3, maksimal 4 minggu sejak pengajuan; eskalasi — PIC Program menghubungi HRD untuk konfirmasi kendala
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5.2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Daftar pelatih internal dan eksternal
Aktivitas: PIC Program meregistrasi data pelatih sesuai ekstrakurikuler yang diampu di Sistem Ekstrakurikuler.
Output (Data Object): Data pelatih terdaftar per ekstrakurikuler
SLA/Durasi: Juni minggu ke-3
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5.3
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Rencana program yang telah disahkan
Aktivitas: PIC Program menyusun panduan pelatih ekstrakurikuler yang memuat pedoman pengajaran dan aturan pelaksanaan, lalu mengunggahnya ke Sistem Pengelolaan Program.
Output (Data Object): Panduan pelatih ekstrakurikuler
SLA/Durasi: Juni minggu ke-3
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5.4
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Panduan pelatih ekstrakurikuler, daftar pelatih terdaftar
Aktivitas: PIC Program melakukan sosialisasi panduan kepada pelatih internal maupun eksternal.
Output (Data Object): Pelatih memahami panduan dan ketentuan pelaksanaan
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyampaikan panduan kepada seluruh pelatih
SLA/Durasi: Juli minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5.5
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Rencana program, jadwal ekstrakurikuler
Aktivitas: PIC Program menyusun panduan ekstrakurikuler untuk siswa dan orang tua, lalu mengunggahnya ke Sistem Pengelolaan Program.
Output (Data Object): Panduan ekstrakurikuler untuk siswa dan orang tua
SLA/Durasi: Juli minggu ke-1
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5.6
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Pelatih
Input (Data Object): Panduan pelatih, capaian pembelajaran, jumlah pekan ekstrakurikuler
Aktivitas: Pelatih menyusun silabus dan rubrik penilaian ekstrakurikuler di Sistem Ekstrakurikuler, lalu mengirimkannya kepada PIC Program.
Output (Data Object): Silabus dan rubrik penilaian per ekstrakurikuler
Serah-terima (Message Flow): Pelatih menyerahkan silabus dan rubrik penilaian kepada PIC Program melalui Sistem Ekstrakurikuler
SLA/Durasi: Penyusunan Juli minggu ke-1; pengiriman Juli minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5.7
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Silabus dan rubrik penilaian dari pelatih
Aktivitas: PIC Program mereview kelengkapan dan keselarasan capaian pembelajaran, tujuan pembelajaran, materi, penjadwalan materi, instrumen penilaian, serta kategori dan deskripsi rubrik. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Review Rencana dan Kesiapan Program Ekstrakurikuler.
Output (Data Object): Hasil review silabus dan rubrik penilaian
SLA/Durasi: Juli minggu ke-2, maksimal 3 hari kerja; eskalasi — Kepala Unit mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5.8 (Gateway: Silabus Disetujui?)
Pelaku (Lane): PIC Program
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika seluruh kondisi penilaian terpenuhi → Langkah 5.10 (Mereview Keterdaftaran Siswa); jika terdapat kondisi yang tidak terpenuhi → Langkah 5.9 (Meminta Revisi Silabus kepada Pelatih).
Penggabungan (Merge): Jalur revisi kembali ke Langkah 5.7; kedua jalur bertemu di Langkah 5.10.
Tipe Task (BPMN): Send Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Hasil review silabus dan rubrik penilaian yang belum sesuai
Aktivitas: PIC Program menghubungi pelatih untuk merevisi silabus dan rubrik penilaian; pelatih melakukan revisi di Sistem Ekstrakurikuler.
Output (Data Object): Silabus dan rubrik penilaian hasil revisi
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyampaikan catatan revisi kepada pelatih; pelatih mengembalikan hasil revisi melalui Sistem Ekstrakurikuler
SLA/Durasi: Juli minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 5.7
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Daftar siswa terdaftar, data keikutsertaan ekstrakurikuler
Aktivitas: PIC Program memastikan seluruh siswa sudah terdaftar di ekstrakurikuler. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Review Rencana dan Kesiapan Program Ekstrakurikuler.
Output (Data Object): Status keterdaftaran siswa
SLA/Durasi: Juli minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5.11 (Gateway: Seluruh Siswa Terdaftar?)
Pelaku (Lane): PIC Program
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika seluruh siswa sudah terdaftar di ekstrakurikuler → Langkah 5.13 (Mengoordinasikan Kesiapan Perlengkapan); jika terdapat siswa yang belum terdaftar → Langkah 5.12 (Melaksanakan Peminatan Susulan).
Penggabungan (Merge): Jalur peminatan susulan kembali ke Langkah 5.10; kedua jalur bertemu di Langkah 5.13.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Daftar siswa yang belum terdaftar, ekstrakurikuler berkuota tersedia
Aktivitas: PIC Program menyelenggarakan peminatan bagi siswa yang belum terdaftar di ekstrakurikuler.
Output (Data Object): Seluruh siswa terdaftar di ekstrakurikuler
SLA/Durasi: Juli minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 5.10
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Daftar kebutuhan alat, bahan, dan kostum per ekstrakurikuler
Aktivitas: PIC Program mengoordinasikan kesiapan kebutuhan perlengkapan ekstrakurikuler.
Output (Data Object): Perlengkapan ekstrakurikuler siap digunakan
SLA/Durasi: Juli minggu ke-2
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 5.14
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Panduan ekstrakurikuler untuk siswa dan orang tua, jadwal ekstrakurikuler final
Aktivitas: PIC Program menyosialisasikan panduan dan jadwal ekstrakurikuler kepada orang tua dan siswa.
Output (Data Object): Orang tua dan siswa memahami panduan dan jadwal
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyampaikan panduan dan jadwal kepada orang tua dan siswa
SLA/Durasi: Juli minggu ke-3
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6.1
Fase pelaksanaan dan monitoring bertujuan memastikan keterlaksanaan kegiatan ekstrakurikuler. Rangkaian Langkah 6.1 sampai 6.5 berulang setiap pekan pelaksanaan sepanjang tahun ajaran, dimulai paling lambat Agustus minggu ke-1.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Pelatih
Input (Data Object): Daftar peserta ekstrakurikuler, jadwal kegiatan
Aktivitas: Pelatih mengisi atau memeriksa kehadiran siswa pada Sistem Ekstrakurikuler.
Output (Data Object): Data kehadiran siswa
SLA/Durasi: Hari pelaksanaan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6.2
Tipe Task (BPMN): Manual Task
Pelaku (Lane): Pelatih
Input (Data Object): Silabus yang telah disetujui, perlengkapan ekstrakurikuler, siswa peserta
Aktivitas: Pelatih melaksanakan kegiatan ekstrakurikuler sesuai silabus dan rencana.
Output (Data Object): Kegiatan ekstrakurikuler terlaksana
SLA/Durasi: Hari pelaksanaan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6.3
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Pelatih
Input (Data Object): Realisasi kegiatan yang telah dilaksanakan, silabus
Aktivitas: Pelatih mengisi jurnal kegiatan sesuai aktivitas yang dilaksanakan. Apabila pelaksanaan tidak sesuai rencana silabus, pelatih mengisi kolom keterangan dengan penjelasan.
Output (Data Object): Jurnal kegiatan terisi
SLA/Durasi: Hari pelaksanaan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6.4
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Piket
Input (Data Object): Jadwal ekstrakurikuler hari berjalan
Aktivitas: Piket memastikan kehadiran pelatih dan keberjalanan pelaksanaan ekstrakurikuler, lalu mengirimkan laporan singkat monitoring harian kepada PIC Program.
Output (Data Object): Laporan monitoring harian
Serah-terima (Message Flow): Piket mengirimkan laporan monitoring harian kepada PIC Program melalui Sistem Ekstrakurikuler
SLA/Durasi: Hari pelaksanaan, maksimal 1 jam setelah kegiatan selesai
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 6.5
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Laporan monitoring harian Piket, data kehadiran siswa, jurnal kegiatan
Aktivitas: PIC Program memastikan kesesuaian antara laporan monitoring Piket, pengisian kehadiran siswa, dan pengisian jurnal oleh pelatih. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Monitoring dan Laporan Bulanan Ekstrakurikuler.
Output (Data Object): Status keterlaksanaan mingguan; permintaan konfirmasi atau pembaruan jurnal bila terdapat ketidaksesuaian
SLA/Durasi: H+1, maksimal akhir minggu berjalan; eskalasi — Kepala Unit mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 6.1 pada pekan pelaksanaan berikutnya; pada akhir bulan → Langkah 7.1
Fase evaluasi dan laporan bertujuan melakukan evaluasi berkala dan menyusun laporan pelaksanaan program untuk memastikan pencapaian target dan perbaikan berkelanjutan.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Data kehadiran, jurnal kegiatan, dan realisasi pelaksanaan satu bulan
Aktivitas: PIC Program menyusun laporan kegiatan ekstrakurikuler dalam satu bulan dan mengajukannya kepada Kepala Unit/Bagian untuk direview.
Output (Data Object): Laporan bulanan ekstrakurikuler
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyerahkan laporan bulanan kepada Kepala Unit/Bagian melalui Sistem Ekstrakurikuler
SLA/Durasi: Maksimal minggu ke-1 bulan berikutnya
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 7.2
Tipe Task (BPMN): Business Rule Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Laporan bulanan ekstrakurikuler
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian mereview laporan bulanan secara menyeluruh, mencakup persentase pelaksanaan, kehadiran peserta didik, penyampaian materi terhadap silabus, dan catatan evaluasi. Aturan penilaian ditetapkan di Tabel Keputusan Monitoring dan Laporan Bulanan Ekstrakurikuler.
Output (Data Object): Hasil review laporan bulanan
SLA/Durasi: Maksimal 3 hari kerja; eskalasi — PIC Program mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 7.3 (Gateway: Laporan Bulanan Disetujui?)
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Tipe Gateway: Exclusive (XOR)
Aturan: Jika laporan sesuai → Langkah 7.5 (Melaksanakan Penilaian Ekstrakurikuler); jika terdapat selisih realisasi tanpa catatan evaluasi → Langkah 7.4 (Merevisi Laporan Bulanan).
Penggabungan (Merge): Jalur revisi kembali ke Langkah 7.2; kedua jalur bertemu di Langkah 7.5.
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Catatan revisi dari Kepala Unit/Bagian
Aktivitas: PIC Program merevisi laporan bulanan sesuai masukan dan mengirimkannya kembali kepada Kepala Unit/Bagian.
Output (Data Object): Laporan bulanan hasil revisi
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyerahkan laporan revisi kepada Kepala Unit/Bagian
SLA/Durasi: Maksimal 3 hari kerja; eskalasi — Kepala Unit mengingatkan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → kembali ke Langkah 7.2
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Pelatih
Input (Data Object): Rubrik penilaian yang telah disetujui, data perkembangan siswa
Aktivitas: Pelatih melaksanakan penilaian ekstrakurikuler berdasarkan rubrik yang telah ditetapkan di Sistem Ekstrakurikuler.
Output (Data Object): Hasil penilaian siswa per ekstrakurikuler
SLA/Durasi: Sesuai periode penilaian
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 7.6
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Hasil penilaian siswa di Sistem Ekstrakurikuler
Aktivitas: PIC Program memindahkan hasil penilaian ekstrakurikuler ke sistem AIMSIS.
Output (Data Object): Nilai ekstrakurikuler tercatat di AIMSIS
SLA/Durasi: Sesuai periode pelaporan
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 7.7
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): PIC Program
Input (Data Object): Laporan bulanan sepanjang semester, hasil penilaian, data pelaksanaan program
Aktivitas: PIC Program menyusun laporan proses tahunan ekstrakurikuler di Sistem Ekstrakurikuler.
Output (Data Object): Laporan tahunan ekstrakurikuler
Serah-terima (Message Flow): PIC Program menyerahkan laporan tahunan kepada Kepala Unit/Bagian
SLA/Durasi: Akhir semester
Alur berikutnya (Sequence Flow): → Langkah 7.8
Tipe Task (BPMN): User Task
Pelaku (Lane): Kepala Unit/Bagian
Input (Data Object): Laporan tahunan ekstrakurikuler
Aktivitas: Kepala Unit/Bagian mengevaluasi laporan tahunan secara menyeluruh sebagai dasar perbaikan siklus program berikutnya.
Output (Data Object): Hasil evaluasi tahunan program ekstrakurikuler
SLA/Durasi: Akhir semester
Alur berikutnya (Sequence Flow): → End Event: Siklus Program Ekstrakurikuler Selesai
End Events:
Diagram berikut merangkum tujuh fase SOP Pengelolaan Ekstrakurikuler: inisiasi oleh Kepala Unit/Bagian, penjadwalan dan peminatan bertahap sampai seluruh siswa terdaftar, desain RKT dan RAB dengan siklus revisi, perencanaan aktivitas dan capaian pembelajaran, persiapan pelatih dan silabus, pelaksanaan mingguan yang dipantau berlapis oleh Piket dan PIC Program, serta evaluasi bulanan dan tahunan.
Tabel berikut merangkum SLA dan jalur eskalasi pada titik kontrol utama SOP Pengelolaan Ekstrakurikuler.
| Titik Kontrol | Penanggung Jawab | SLA | Eskalasi |
|---|---|---|---|
| Penyusunan jadwal dan lokasi ekstrakurikuler | PIC Program | Maksimal 5 hari kerja | Kepala Unit/Bagian mengingatkan |
| Pelaksanaan peminatan tahap 1 | PIC Program | Maksimal 5 hari kerja | Kepala Unit/Bagian mengingatkan |
| Review kelayakan ekstrakurikuler dan peminatan tahap 2 | PIC Program | Maksimal 3 hari kerja (bersamaan) | Kepala Unit/Bagian mengingatkan |
| Review usulan desain program (output, aktivitas, RAB) | Kepala Unit/Bagian | Maksimal 3 hari kerja | PIC Program mengingatkan |
| Revisi desain program | PIC Program | Maksimal 3 hari kerja | Kepala Unit/Bagian mengingatkan |
| Rekrutmen pelatih eksternal | HRD | Maksimal 4 minggu dari pengajuan | PIC Program menghubungi HRD untuk konfirmasi kendala |
| Review rencana program ekstrakurikuler | Kepala Unit/Bagian | Maksimal 3 hari kerja | PIC Program mengingatkan |
| Review silabus dan rubrik penilaian | PIC Program | Maksimal 3 hari kerja | Kepala Unit mengingatkan |
| Laporan monitoring harian | Piket | Maksimal 1 jam setelah kegiatan selesai | — |
| Monitoring pelaksanaan mingguan | PIC Program | Maksimal akhir minggu berjalan | Kepala Unit mengingatkan |
| Penyusunan laporan bulanan | PIC Program | Maksimal minggu ke-1 bulan berikutnya | — |
| Review laporan bulanan | Kepala Unit/Bagian | Maksimal 3 hari kerja | PIC Program mengingatkan |
| Revisi laporan bulanan | PIC Program | Maksimal 3 hari kerja | Kepala Unit mengingatkan |
Tabel berikut memetakan setiap fase SOP Pengelolaan Ekstrakurikuler ke periode pelaksanaannya dalam satu tahun ajaran.
| Fase | Bulan | Minggu | Keterangan |
|---|---|---|---|
| Inisiasi | Januari | Minggu ke-1 | Penetapan konsep awal program |
| Penjadwalan dan Peminatan | Februari – Maret | Februari minggu ke-1 hingga Maret minggu ke-1 | Pemilihan ekstrakurikuler oleh siswa dan penentuan kelas |
| Desain | Maret – Mei | Maret minggu ke-2 hingga Mei minggu ke-1 | Penetapan konsep dan persetujuan desain program |
| Perencanaan | Mei | Minggu ke-2 hingga minggu ke-4 | Penyusunan detail rencana pelaksanaan |
| Persiapan | Juni – Juli | Juni minggu ke-2 hingga Juli minggu ke-3 | Persiapan pelatih, silabus, dan perlengkapan |
| Pelaksanaan | Agustus – Mei | Sesuai jadwal mingguan | Pelaksanaan kegiatan ekstrakurikuler |
| Evaluasi dan Laporan | Bulanan dan akhir semester | Setiap bulan dan akhir semester | Monitoring, pelaporan, dan evaluasi |
SOP Pengelolaan Ekstrakurikuler ini tidak berlaku untuk kegiatan insidental ad-hoc, program bina prestasi serta kompetisi di luar program ekstrakurikuler sekolah, kegiatan pengembangan diri oleh pihak ketiga di luar koordinasi sekolah, dan manajemen perlengkapan. Ketentuan lengkapnya ditetapkan di Kebijakan Pengelolaan Program Kesiswaan.
Eskalasi per tahapan tercantum pada kolom "Eskalasi" di bagian Titik Kontrol dan Verifikasi. Executive Director memantau keterlaksanaan SOP pada seluruh fase, memberikan arahan strategis, dan menangani eskalasi permasalahan sesuai kebutuhan.
Lampiran eksternal pada dokumen sumber: Sistem Ekstrakurikuler, Panduan Sistem Ekstrakurikuler, dan Diagram BPMN Pengelolaan Ekstrakurikuler.