¶ IK Panduan Sistem Pengelolaan Ekstrakurikuler
Instruksi kerja ini adalah panduan resmi penggunaan Sistem Ekstrakurikuler (https://sistem-ekstrakurikuler.theprime.id) bagi pengguna dengan peran Super Admin. Dokumen ini memuat daftar menu yang tersedia serta panduan langkah demi langkah untuk setiap fungsi yang menjadi tanggung jawab peran tersebut, mulai dari login, pemeliharaan data master, pengelolaan data program, sampai modul pengelolaan per tahun ajaran dan rekapan peminatan siswa.
Peran Super Admin memiliki akses penuh terhadap seluruh modul sistem. Tanggung jawabnya meliputi pengelolaan akun pengguna dan peran (role), pemeliharaan master data (siswa, kelas, pelatih, tahun ajaran, dan ekstrakurikuler), pelaksanaan pencadangan data (backup) dan pemulihannya apabila diperlukan, serta dukungan kepada pengguna lain dalam mengatasi kendala operasional.
Memberikan acuan resmi penggunaan Sistem Ekstrakurikuler oleh Super Admin, menstandardisasi tata kelola pengelolaan ekstrakurikuler, dan mempermudah orientasi pengguna baru pada peran yang sama, sehingga seluruh langkah SOP Pengelolaan Ekstrakurikuler yang dijalankan di sistem dapat dieksekusi secara konsisten.
- Akun Super Admin pada Sistem Ekstrakurikuler sudah aktif (alamat surel dan kata sandi telah diterima).
- Unit yang akan dikelola sudah tersedia pada sistem.
- Data master siswa, kelas, dan tahun ajaran sudah lengkap dan akurat sebelum tahun ajaran baru dimulai — data master adalah fondasi seluruh fitur lainnya.
- PC atau handphone dengan peramban web (Chrome/Firefox/Edge terbaru).
- URL aplikasi:
https://sistem-ekstrakurikuler.theprime.id
- Akun Super Admin (surel dan kata sandi).
- Berkas CSV data siswa — bila akan melakukan impor data siswa.
Penomoran section pada instruksi kerja ini disusun ulang secara berurutan. Penomoran pada dokumen sumber tidak konsisten, sehingga tidak dipakai apa adanya. Isi dan urutan langkahnya tetap sama dengan dokumen sumber.
Aplikasi dapat diakses menggunakan PC maupun handphone melalui peramban web.
- Buka URL aplikasi
https://sistem-ekstrakurikuler.theprime.id pada peramban.
- Masukkan alamat surel pada kolom Email.
- Masukkan kata sandi pada kolom Password.
- Tekan tombol Login.
- Tekan tombol Logout pada pojok kiri bawah.
- Pastikan peramban kembali ke halaman Login.
Setelah berhasil login, Super Admin akan melihat tampilan utama aplikasi dengan tiga bagian besar sebagai berikut.
| Area |
Fungsi |
| Sidebar Kiri |
Daftar menu navigasi seluruh modul. |
| Header Kanan Atas |
Pemilihan unit yang dikelola. |
| Area Konten |
Tampilan utama berisi data, formulir, dan tombol aksi. |
- Gunakan Sidebar Kiri untuk berpindah antar modul.
- Pastikan unit yang benar sudah terpilih pada Header Kanan Atas sebelum mengelola data — seluruh data yang tampil mengikuti unit yang dipilih.
- Kerjakan pengisian data dan penekanan tombol aksi pada Area Konten.
Data master merupakan fondasi seluruh fitur lainnya. Pastikan data master telah lengkap dan akurat sebelum tahun ajaran baru dimulai.
Menu Data Siswa digunakan untuk mengelola daftar siswa pada unit tertentu.
- Gunakan fitur Filter Data untuk menyaring data siswa yang ditampilkan atau mencari nama siswa tertentu.
- Gunakan fitur Import CSV & Backup untuk mengimpor data siswa dan mencadangkan data siswa.
- Gunakan bagian Daftar Siswa untuk menampilkan daftar siswa pada unit tertentu; pada fitur ini data siswa juga dapat disesuaikan dan dihapus.
Menu Master Kelas digunakan untuk mengelola, menambah, atau menghapus kelas pada unit tertentu. Menu ini menampilkan daftar kelas beserta tombol aksi untuk menyesuaikannya.
Langkah tambah kelas:
- Klik Tambah Kelas.
- Buat Nama Kelas.
- Pilih Jenjang Pendidikan.
- Tentukan Level Kelas.
- Ceklis Aktif untuk memunculkan dan memfungsikan kelas tersebut.
- Klik Simpan Kelas; saat berhasil sistem akan kembali ke halaman daftar master kelas.
- Klik Ubah untuk menyesuaikan pengaturan kelas.
- Klik Hapus untuk menghapus kelas tersebut.
Menu Tahun Ajaran digunakan untuk mengelola, menambah, atau menghapus tahun ajaran pada unit tertentu. Menu ini menampilkan daftar tahun ajaran, rentang waktunya, dan tombol aksi untuk menyesuaikannya.
Langkah tambah tahun ajaran:
- Klik Tambah Tahun Ajaran.
- Buat Nama Tahun Ajaran.
- Atur Tanggal Mulai dan Tanggal Selesai.
- Ceklis Aktif untuk menetapkannya sebagai tahun ajaran aktif, atau abaikan jika bukan merupakan tahun ajaran aktif.
- Klik Simpan Tahun Ajaran; saat berhasil sistem akan kembali ke halaman daftar tahun ajaran.
- Klik Ubah untuk menyesuaikan pengaturan tahun ajaran.
- Klik Hapus untuk menghapus tahun ajaran tersebut.
Menu Back Up Manual digunakan untuk mencadangkan dan menghasilkan arsip ZIP yang berisi seluruh data master siswa, kelas, tahun ajaran, dan relasi siswa-kelas dalam format CSV. Berkas dapat disimpan dan didistribusikan ke pihak lain sesuai kebutuhan.
- Buka menu Back Up Manual.
- Klik Unduh Backup CSV (ZIP) untuk memulai pencadangan data.
- Simpan berkas ZIP hasil unduhan pada lokasi penyimpanan yang telah ditentukan.
Menu Manajemen User digunakan untuk mengelola akun pengguna sistem beserta perannya.
- Buka menu Manajemen User.
- Kelola daftar akun pengguna dan peran (role) sesuai kebutuhan unit.
Anomali dokumen sumber. Bagian Manajemen User pada User Guide Sistem Pengelolaan Ekstrakurikuler hanya berisi tangkapan layar tanpa satu pun langkah tertulis. Dua langkah di atas disimpulkan dari deskripsi tanggung jawab Super Admin di paragraf pembuka sumber, bukan dikutip dari langkah eksplisit. Langkah rinci (tambah/ubah/hapus akun, daftar peran yang tersedia) perlu dikonfirmasi ke pemilik dokumen sebelum dijadikan acuan operasional.
Modul Program memuat data master ekstrakurikuler dan data master pelatih yang dipakai berulang pada setiap tahun ajaran.
Halaman Ekstrakurikuler digunakan untuk menentukan kategori ekstrakurikuler (wajib, pilihan 1, atau pilihan 2), kuota minimal dan maksimal, serta tempat pelaksanaan ekstrakurikuler. Data master ekstrakurikuler digunakan tiap tahun ajaran sebagai pilihan saat pembentukan kelas ekstrakurikuler.
- Klik Ekstrakurikuler.
- Klik + Tambah Ekstrakurikuler.
- Isikan nama ekstrakurikuler.
- Ceklis kategori pilihan: wajib, pilihan 1, dan atau pilihan 2.
- Isikan kuota maksimal dan kuota minimal.
- Tentukan tempat pelaksanaan kegiatan ekstrakurikuler.
- Tentukan status keaktifan ekstrakurikuler.
- Jika diperlukan, isikan deskripsi tambahan untuk ekstrakurikuler tersebut.
- Klik Simpan; jika berhasil sistem akan kembali ke halaman data master ekstrakurikuler.
- Klik Edit jika ingin mengubah data ekstrakurikuler.
- Klik Hapus jika ingin menghapus ekstrakurikuler dari daftar.
Halaman Pelatih digunakan untuk meregistrasi data pelatih ekstrakurikuler. Data master pelatih digunakan untuk menentukan pelatih di kelas ekstrakurikuler.
- Klik Pelatih.
- Klik + Tambah Pelatih.
- Isi nama pelatih.
- Isi alamat surel pelatih. Surel ini juga akan digunakan sebagai akun pelatih untuk masuk ke Sistem Ekstrakurikuler.
- Buat kata sandi untuk masuk ke akun pelatih.
- Isi kontak dengan nomor HP pelatih.
- Tentukan status keaktifan pelatih.
- Jika diperlukan, isikan keterangan tambahan untuk pelatih tersebut.
- Klik Simpan; jika berhasil sistem akan kembali ke halaman data master pelatih.
- Klik Edit jika ingin mengubah data pelatih.
- Klik Hapus jika ingin menghapus pelatih dari daftar.
Modul Pengelolaan memiliki tahap berurutan: Pembuatan Jadwal → Pengelolaan Materi → Pemilihan → Persiapan → Monitoring → Laporan. Tab tampilan dapat dipilih sesuai tahap kegiatan yang sedang berjalan.
Pengelolaan ekstrakurikuler dibagi dan berlaku sesuai periode tahun ajaran. Menu ini digunakan untuk membuat pengelolaan tahun ajaran baru serta menyesuaikan pengaturan tahun ajaran berjalan.
- Klik Pengelolaan.
- Klik Tambah Tahun Ajaran.
- Buat nama tahun ajaran.
- Isi tanggal mulai dan tanggal selesai kegiatan ekstrakurikuler pada tahun ajaran tersebut.
- Pilih ekstrakurikuler yang akan menjadi pilihan atau dijalankan pada tahun ajaran tersebut.
- Klik Kelola Minggu Efektif.
- Tentukan minggu efektif pelaksanaan ekstrakurikuler pada tahun ajaran tersebut, lalu klik Selesai.
- Klik Tambah Tahun Ajaran; jika berhasil sistem akan kembali ke halaman pengelolaan ekstrakurikuler.
- Klik Edit jika ingin menyesuaikan pengaturan pengelolaan ekstrakurikuler pada tahun ajaran tersebut, lalu klik Simpan Perubahan.
- Klik Hapus Tahun Ajaran jika ingin menghapus tahun ajaran tersebut.
- Klik Hapus Kelas IX (kelas teratas) untuk menyesuaikan dan menghapus data siswa tingkat teratas pada pelaksanaan ekstrakurikuler semester genap. Fitur ini berlaku untuk unit SD, SMP, dan SMA.
Pembuatan jadwal mencakup pengaturan hari dan jam pelaksanaan kegiatan setiap ekstrakurikuler, generate hari dan jam ke pelaksanaan dalam rentang satu periode tahun ajaran, pembuatan jadwal tambahan, serta pengubahan, penonaktifan, dan penghapusan jadwal.
Langkah mengatur jadwal:
- Klik masuk ke Pengelolaan.
- Klik 1 Pembuatan Jadwal.
- Klik Atur Jadwal Hari & Jam Ekskur.
- Klik Atur Jadwal untuk mengatur jadwal setiap ekstrakurikuler.
- Pilih hari, lalu isi jam mulai dan jam selesai kegiatan ekstrakurikuler tersebut.
- Klik Simpan Jadwal.
- Klik Generate Semua untuk membuat jadwal setiap minggu sesuai jadwal masing-masing ekstrakurikuler dalam rentang waktu tahun ajaran ekstrakurikuler.
- Klik Ya! Lanjutkan.
- Jika berhasil, akan muncul pop-up Berhasil membuat jadwal.
Langkah ubah dan hapus jadwal:
- Jika ingin menghapus jadwal per satuan, klik Hapus. Akan muncul pop-up konfirmasi; klik Ya, lanjutkan.
- Jika ingin mengubah jadwal per satuan, klik Ubah. Akan muncul pengaturan jadwal; sesuaikan datanya lalu klik Simpan.
- Jika ingin menyesuaikan beberapa ekstrakurikuler sekaligus, gunakan fitur Filter Data.
- Ceklis beberapa ekstrakurikuler yang akan disesuaikan.
- Klik Ubah Status untuk menonaktifkan atau mengaktifkan jadwal.
- Pada pop-up yang tampil, pilih Status Baru, tuliskan Alasan Pembatalan, lalu klik Terapkan.
- Jika berhasil, sistem akan kembali ke halaman jadwal dan muncul pop-up Berhasil merubah status.
- Klik Hapus Terpilih untuk menghapus rencana kegiatan ekstrakurikuler.
- Jika berhasil, sistem akan kembali ke halaman jadwal dan muncul pop-up Berhasil menghapus.
Pengelolaan materi mencakup pengaturan capaian pembelajaran (CP) dan pengaturan rubrik penilaian ekstrakurikuler.
Langkah menambah capaian pembelajaran:
- Klik 2 Pengelolaan Materi.
- Klik Kelola CP & Rubrik.
- Klik Tambah CP untuk membuat CP.
- Masukkan deskripsi capaian pembelajaran.
- Klik + Tambah CP Lainnya untuk menambahkan CP, jika CP lebih dari satu.
- Klik Simpan CP; jika berhasil akan muncul pop-up Capaian pembelajaran berhasil ditambahkan dan sistem kembali ke halaman utama capaian pembelajaran.
Langkah ubah dan hapus capaian pembelajaran:
- Jika ingin mengubah CP, klik Edit. Akan muncul halaman edit capaian pembelajaran; sesuaikan pengaturan CP.
- Klik Simpan Perubahan; jika berhasil akan muncul pop-up Capaian pembelajaran berhasil diperbaharui dan sistem kembali ke halaman utama capaian pembelajaran.
- Jika ingin menghapus CP, klik Hapus. Akan muncul pop-up konfirmasi penghapusan CP; klik OK untuk melanjutkan.
- Jika berhasil, sistem akan kembali ke halaman utama capaian pembelajaran dan muncul pop-up Capaian pembelajaran berhasil diperbaharui.
Menu Pemilihan memiliki fitur tautan formulir peminatan, manajemen peminatan untuk setiap ekstrakurikuler, undangan siswa, serta penerimaan dan penolakan siswa ke daftar ekstrakurikuler.
- Klik 3 Pemilihan.
Langkah mendapatkan formulir minat:
- Klik Bagikan Form Minat untuk mendapatkan tautan peminatan.
- Klik Copy untuk menyalin tautan yang di-generate oleh sistem, lalu bagikan kepada siswa yang akan memilih ekstrakurikuler melalui pemilihan minat.
- Jika siswa sudah memilih ekstrakurikuler melalui tautan peminatan, siswa akan masuk ke Daftar Siswa di ekstrakurikuler tersebut.
Langkah mengatur detail peminatan per ekstrakurikuler:
- Klik Detail untuk mengatur peminatan setiap bidang ekstrakurikuler.
- Sistem akan menampilkan halaman per bidang ekstrakurikuler.
Langkah mengundang siswa:
- Klik Undang Siswa, jika ada siswa yang terpilih mengikuti ekstrakurikuler melalui jalur undangan.
- Pilih Unit, Kelas, dan Siswa, lalu klik Undang. Siswa yang diundang akan masuk ke Daftar Siswa di ekstrakurikuler tersebut.
Langkah membuat kelas ekstrakurikuler:
- Klik Buat Kelas, lalu ketikkan jumlah kelas yang akan dibuat.
- Klik Tambah Kelas untuk menyelesaikan pembuatan kelas; jika berhasil akan muncul pop-up Kelas baru berhasil ditambahkan.
Langkah pengkelasan siswa. Pengkelasan bertujuan mengonfirmasi dan memastikan siswa akan mengikuti kelas ekstrakurikuler tersebut.
- Pilih Nama Siswa lalu klik Assign ke Kelas.
- Pada pop-up yang muncul, klik OK untuk mengonfirmasi.
- Jika berhasil, muncul pop-up Siswa berhasil di-assign dan tampil daftar siswa yang sudah di-assign.
- Pilih Nama Siswa lalu klik Tolak Siswa.
- Pada pop-up yang muncul, klik OK untuk mengonfirmasi.
- Jika berhasil, muncul pop-up Siswa berhasil ditolak dan nama siswa yang ditolak akan kembali ke daftar siswa yang belum melakukan peminatan.
Menu Persiapan bertujuan meregistrasi pelatih terdaftar ke ekstrakurikuler yang diampu.
- Klik 4 Persiapan.
- Klik Kelola Kelas.
- Klik Tambah Pelatih.
- Pilih Pelatih lalu klik Simpan Pelatih.
- Jika berhasil, nama pelatih akan masuk ke daftar.
Menu Monitoring mencakup monitoring proses pelaksanaan per pekan, rekap laporan bulanan, pengajuan laporan bulanan, dan monitoring penilaian per semester.
- Klik 5 Monitoring.
Langkah monitoring pelaksanaan:
- Klik tab Monitoring Pelaksanaan untuk memantau keterlaksanaan kegiatan ekstrakurikuler pada pekan tersebut.
- Pilih Minggu ke- atau Rentang Tanggal untuk melihat keterlaksanaan di pekan lain.
Langkah monitoring bulanan:
- Klik tab Monitoring Bulanan untuk melihat rekap laporan bulanan dan membuat laporan bulanan.
- Tambahkan catatan dengan memilih ekstrakurikuler terkait, memberikan deskripsi pada kolom catatan, lalu klik + Tambah Catatan.
- Pastikan laporan sudah lengkap, lalu klik Ajukan Laporan Bulanan.
- Tambahkan catatan jika diperlukan, lalu klik Konfirmasi Ajukan.
- Lihat status dan riwayat pengajuan laporan pada bagian bawah halaman.
Langkah monitoring penilaian:
- Klik tab Monitoring Penilaian untuk melihat progres penilaian yang dilakukan pelatih.
Menu Laporan digunakan untuk melihat rekap laporan setiap bulan dalam periode pengelolaan ekstrakurikuler.
- Klik 6 Laporan.
- Klik Detail untuk melihat detail laporan per bulan.
Menu Rekapan Peminatan Siswa digunakan untuk memonitor proses peminatan siswa hingga seluruh siswa melakukan proses peminatan.
- Klik Rekapan Peminatan Siswa.
- Klik Download Rekapan untuk mendapatkan data hasil peminatan dalam format CSV.
- Periksa score card peminatan siswa yang ditampilkan sistem.
- Periksa grafik target dan realisasi siswa yang melakukan peminatan.
- Periksa grafik distribusi peminatan per ekstrakurikuler.
- Periksa daftar siswa yang belum melakukan peminatan, lalu tindak lanjuti dengan peminatan susulan bila masih ada siswa yang belum terdaftar.
- Data master siswa, kelas, dan tahun ajaran lengkap dan akurat pada unit yang dikelola, serta tercadangkan dalam arsip ZIP.
- Data master ekstrakurikuler dan pelatih terdaftar dan siap dipakai pada pembentukan kelas ekstrakurikuler.
- Tahun ajaran pengelolaan ekstrakurikuler terbentuk lengkap dengan daftar ekstrakurikuler dan minggu efektifnya.
- Jadwal hari dan jam setiap ekstrakurikuler tergenerate untuk satu periode tahun ajaran.
- Capaian pembelajaran dan rubrik penilaian tersedia untuk setiap ekstrakurikuler.
- Seluruh siswa terdaftar pada kelas ekstrakurikuler melalui peminatan, undangan, atau peminatan susulan.
- Pelatih teregistrasi pada kelas ekstrakurikuler yang diampu.
- Laporan bulanan terajukan dan rekap peminatan siswa dapat diunduh.
| Masalah |
Solusi |
| Data siswa tidak muncul di daftar |
Pastikan unit yang benar sudah terpilih pada Header Kanan Atas; periksa juga filter data yang sedang aktif. |
| Ekstrakurikuler tidak muncul sebagai pilihan saat setting tahun ajaran |
Pastikan ekstrakurikuler sudah terdaftar di Data Master Ekstrakurikuler dan berstatus aktif. |
| Jadwal tidak tergenerate setelah klik Generate Semua |
Pastikan hari dan jam setiap ekstrakurikuler sudah diatur dan disimpan, serta minggu efektif tahun ajaran sudah ditentukan. |
| Pelatih tidak muncul saat Tambah Pelatih pada menu Persiapan |
Pastikan pelatih sudah terdaftar di Data Master Pelatih dan berstatus aktif. |
| Siswa tidak dapat membuka tautan formulir minat |
Salin ulang tautan melalui tombol Bagikan Form Minat lalu Copy, dan pastikan tautan dibagikan utuh. |
| Laporan bulanan tidak dapat diajukan |
Pastikan seluruh data pelaksanaan dan catatan sudah lengkap sebelum menekan Ajukan Laporan Bulanan. |
| Akun pelatih tidak dapat login |
Periksa alamat surel dan kata sandi yang dibuat pada Data Master Pelatih, serta status keaktifan pelatih. |